Печати в трудовой книжке при приеме на работу при увольнении дело 2024

При трудоустройстве сотрудника на работу ранее делались соответствующие записи в трудовую книжку и готовились иные кадровые документы. С переходом на цифровой носитель произошли изменения.

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью. Разбираемся, как заполняется электронная трудовая книжка при приеме, какие особенности ведения существуют.

Как работать с электронной трудовой

Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ были внесены изменения в ТК в части оформления сведений о трудовой деятельности. С 2024 все работодатели (юридические лица или индивидуальные предприниматели) ведут электронную трудовую книжку, прием и увольнение сотрудников оформляется не на бумаге (ст. 66.1 ТК).

ТК не предполагает материального носителя, реализуется в цифровом виде и содержит сведения, аналогичные бумажному носителю, которые хранятся в базе данных СФР (ранее Пенсионный фонд).

• Определите ответственное лицо за ведение ТК в цифровом виде, прием работника с электронной трудовой книжкой и сдачу отчета ЕФС-1 в СФР. Как правило, таким лицом является кадровик, бухгалтер или иной специалист по решению руководства.
• Издайте приказ о назначении ответственного лица и ознакомьте с ним под подпись.
• Внесите соответствующие изменения в должностную инструкцию и трудовой договор.
• Установите или скачайте на сайте СФР программное обеспечение для сдачи и проверки отчета.

Сведения ЭТК физическими лицами просматриваются через личный кабинет гражданина, сервис Госуслуги, специальные приложения для смартфонов.

Как заполнить электронную трудовую книжку при приеме сотрудника

При приеме на работу сотрудник предоставляет ТК на бумажном носителе, если не принято решение о ведении ЭТК (для сведений до 2021 года), сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты от 10.11.2022 № 713, на основании которых и вносятся данные о трудоустройстве, имеющемся стаже работника (для лиц, которые ведут ЭТК, а также для всех категорий граждан по информации о профессиональной деятельности с 2022 года и позднее).

Сведения о своей профессиональной деятельности застрахованное лицо получает одним из следующих способов:

• у прежнего работодателя;
• через МФЦ;
• в подразделении СФР;
• через портал Госуслуги.

Специалист кадровой службы или иной ответственный сотрудник оформляет прием на работу с электронной трудовой книжкой, как и с бумажным вариантом, – на основании письменного заявления вновь принимаемого работника.

Составляется труд. договор, работник знакомится под подпись с должностной инструкцией и иными локальными актами. Различий в оформлении приема на работу в зависимости от формы ведения ТК для физического лица нет.

Обратите внимание, что сама по себе цифровая ТК кадровиком не заполняется и не ведется.

Работником организации-работодателя при приеме сотрудника с электронной трудовой книжкой передаются данные, отраженные в отчете ЕФС-1, содержащие информацию по кадровому мероприятию, в СФР в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

А о том, как отразить в ЕФС-1 договор ГПХ узнаете из разбора. И сможете скачать чек-лист с основными моментами.

При сдаче отчетности через коммуникационные системы связи (ЭДО) применяется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Список центров размещен на сайте Минцифры.

Нюансы заполнения ЭТК

Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
• дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
• место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
• вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
• занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение; вид труд. функции;
• код выполняемой работы;
• дата, номер приказа или иного документа-основания;
• основания увольнения.

Образец СТД-РБланк СТД-СФР

В чем особенности заполнения и ведения ТК в цифровом виде:

• сведения о награждениях и поощрениях не вносятся в ЭТК. Наличие такой информации важно при получении звания ветерана труда;
• нет информации об образовании до начала труд. деятельности;
• если сведения не переданы работодателем в СФР, информация не отразится в ЭТК;
• отказ сотрудника от перехода на цифровой вид ТК не предполагает освобождения организации от ее ведения в цифровом виде. Просто одновременно с электронной книжкой организация ведет учет и в бумажной варианте;
• лицам, впервые принимающимся на работу, заводят только ЭТК – требование одновременного ведения ТК на бумажном носителе не предусмотрено законом.

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством (Приказ Минтруда России №320н).

СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере кадровых ситуаций, как оформляются записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

1. Отразите данные работника: ФИО и дату рождения.
2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
4. Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2021».
4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.
5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

1. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
2. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графе 4 укажите дату заявления.

• в графу 12 — внесите запись из трудовой;
• в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за №2 недействительна».
3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения из свидетельства о смерти.
2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Новая форма трудовой книжки с 2024 года: порядок заполнения

С 2024 года действует новая форма трудовой книжки. Расскажем о порядке ее заполнения и нюансах хранения.

Новая форма трудовой книжки применяется с 1 января 2024 года. Приказом Минтруда № 320Н от 19.05.2021 принята новая форма не только трудовой книжки, но и вкладыша к ней, а также порядок ведения и хранения.

Для чего нужен новый бланк

Начиная с 2021 года, на сотрудников, которых принимают впервые, бумажные трудовые книжки не заводят. По «старым» работникам, которые не захотели перейти на электронный вариант трудовых книжек, кадровые службы продолжают вести их в бумажном формате.

Когда же использовать новую форму?

Новая форма трудовой книжки применяется, если:

• Сотрудник потерял бумажную трудовую и просит дубликат путем подачи соответствующего заявления.
• В трудовую книжку работника внесена некорректная запись, и он подал заявление на выдачу дубликата согласно п. 30 порядка № 320Н.
• Место в старой трудовой книжке закончилось. Вкладыш, который нужно использовать для дальнейших записей, должен быть выдан по новой форме.

Только для этих особенных ситуаций работодателю пригодятся трудовые и вкладыши новой формы. Те трудовые книжки, которые ведутся по старым формам, заменять на новые не нужно.

Внедряйте кадровый электронный документооборот от Такском, чтобы сократить время кадровой службы на создание, обработку и поиск документов, а также время руководителя и всех сотрудников на подписание документов. Кроме того с КЭДО экономятся средства компании на доставке документов, хранении, бумаге и оргтехнике.

Что изменилось

В целом изменения имеют скорее технический характер. Вот что откорректировали:

1. Вносят сведения только о законченном образовании.
2. Рядом с местом для печати появилась пометка «При наличии». Таким образом устраняется расхождение с действующим законодательством, согласно которому печати у организации может и не быть. Пометка «При наличии» появилась и у графы «Отчество».
3. Разворотов сведений о работе стало больше, а сведений о награждениях – меньше. Раньше их было поровну, а теперь 14 и 7 соответственно.
4. В графе 3 таблицы «Сведения о работе» добавились сведения о том, что нужно заполнять не только статью и пункт закона, но и часть статьи.
5. На титульном листе вкладыша внесли аналогичные изменения. Также во вкладыше теперь стало 12 разворотов для сведений о работе и 5 – для награждений.

Правила заполнения

Общие правила указаны в том же порядке № 320Н:

• Для заполнения используются световодостойкие чернила синего, черного, фиолетового цветов. Согласно п. 3 порядка для часто повторяющихся записей разрешено использовать штампы. Например, о приеме, переводе, увольнении.
• Сокращения недопустимы, все слова пишутся полностью.
• Даты записываются цифрами: по две цифры для числа и месяца, четыре цифры – для года.
• Записи вносятся на основании документов: кадровых (приказов) и личных (паспорта, диплома).
• Срок внесения записей – не больше пяти рабочих дней после оформления приказа работодателя. Исключений здесь два: сведения об увольнении записываются в тот же день, запись о приеме на работу – на шестой рабочий день согласно ст. 66 ТК.

Работать в КЭДО от Такском удобно и просто:

1. Сотрудникам оформляются электронные подписи.
2. Создаются документы ЭДО для сотрудников.
3. Кадровый специалист создает документы в сервисе, отправляет их сотрудникам на ознакомление и подпись.
4. Сотрудник нажатием одной кнопки в мобильном приложении или ПК подписывает документ.
5. Кадровый специалист отслеживает статус документа в режиме онлайн.

Кто изготавливает

С 1 января 2024 начал действовать еще один нормативный акт: приказ Минфина № 55н от 11.04.2022 «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».

Новшества из этого приказа:

• Бланки трудовых книжек – это защищенная полиграфическая продукция (ЗПП), которая имеет уровень защиты «В». Из защищенной полиграфии это минимальный уровень защиты. Тем не менее, такая продукция изготавливается только в соответствии с установленными техническими требованиями.
• Выпуском и продажей такой ЗПП может заниматься любая организация, которая имеет соответствующую лицензию. То есть, приобретать новые бланки трудовых книжек нужно у тех производителей, которые имеют на это право.

Отдельные ситуации

• Бумажная трудовая дистанционного работника ведется только по его желанию, а также по факту предоставления ее работодателю. Это установлено пунктом 2 порядка.

Подключите КЭДО от Такском и оформляйте кадровые документы в отношении дистанционных сотрудников без долгого ожидания оригиналов и их утери.

• Данные о работе по совместительству вносятся по желанию сотрудника на его основном месте работы. Для этого необходимы документы, которые подтверждают факт совмещения, в первую очередь, трудовой договор. Для таких сотрудников хронологический порядок заполнения трудовой книжки необязателен. Возможно занесение информации блоками по местам работы.

Как хранить

Работодатель должен вести учет трудовых книжек, которые хранятся у него, а также чистых бланков трудовых и вкладышей к ним. Это указано в пунктах 39,40 порядка.

Раньше для этого применялись утвержденные формы:

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
• Приходно-расходная книга по учету чистых бланков.

С 1 сентября 2021 года эти формы не являются обязательными к применению. Работодатель может использовать самостоятельно разработанные формы. Однако, если эти книги уже заведены, их можно продолжать вести, пока они не закончатся.

Как верно заполнить платёжку по единому налоговому платежу?

Забирайте статью-подсказку бесплатно

Заполните форму ниже, отправим статью на ваш e-mail:

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8K7Nnu

• #Такском
• #трудовая книжка
• #бумажная трудовая книжка
• #2023