Запись в трудовой книжки ип 2024 Вожгора

Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.

Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:

неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
неточное название должности;
пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:

фамилию, имя, отчество;
дату рождения;
сведения об образовании;
наименование профессии или специальности сотрудника;
информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п.

7 Порядка, утв. приказом № 320н).

В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление.

Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Обратите внимание: такие правила актуальны для исправления информации не только в трудовых, но и во вкладышах к ним (п. 32 Порядка, утв. приказом № 320н).

Образец исправления в трудовой книжке 2024 г.

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно.

По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:

Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные.

Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю.

Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе требуется указать новую специальность или дополнительное образование, то ничего зачеркивать нельзя. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные (п. 8 Порядка, утв. приказом № 320н).

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

ответственное лицо признает записи недействительными;
расписывается;
затем ставит печать (при ее наличии).

Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).

В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику.

Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:

при первичном заполнении были допущены ошибки;
из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
замазан или нечетко виден номер документа;
внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

2022-01-14 22:24:16

Если не сложно ответьте на вопрос. В трудовой книжке о прохождении военной службе по контракту неверно указали серию военного билета вместо АС написали АФ.Эта ошибка в будущем может на что-то повлиять и что делать?

2022-01-17 03:35:55
Ирина, может, реквизиты документа на руках и в документе, этот период могут не зачесть
2022-03-22 11:10:40

Ошибки в трудовой особенно чреваты проблемами при обращении за пенсией. Если неправильно сделано исправление в трудовой книжке ошибочной записи в дате, имени, фамилии, то Пенсионный фонд РФ вправе признать недействительной книжку, в которой указаны противоречивые или ошибочные данные. А работодателю грозят штрафы: за ошибки, сделанные впервые, — до 50 тысяч рублей, за повторные – до 70 тысяч (части 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ).

2022-03-27 20:18:14

Здравствуйте. К кому обратиться, что исправили ошибки в электронной трудовой книжке, если организации уже нет.

2022-06-14 10:39:46

Здравствуйте, если при заполнении записи о смене фамилии неправильно указали организацию, как это правильно исправить

2022-08-22 08:01:22

если в другой республики неправильно в трудовой внесен месяц даты рождения что делать и как нужно исправить

2022-08-22 09:49:48

Наталья, к правопреемнику, если его нет, в архив за документами, если и там ничего нет, через пфр можно попробовать, если там сведения есть, если вообще ничего нигде нет — только в суд, но там тоже документы нужны.

2022-08-22 10:08:00
Ксения, признать запись недействительной и внести новую?
2022-08-22 10:10:06
яна, посмотрите пункт 30 порядка, утвержденного приказом минтруда от 19.05.2021 № 320н

2022-08-25 07:10:43

Здравствуйте, организация не работающая с круглой печатью, завела трудовую книжку — печати на титульном листе нет. Считается ли это ошибкой или это подходит под исключение?

2022-08-25 09:49:48
Софа, если нет печати значит ее нет, это не ошибка
2022-09-02 09:45:46

Добрый день, подскажите пожалуйста, в трудовой книжке плохо прославилась печать об переименовании организации, можно ли дописать от руки не пропечатанные строки/буквы от руки, если исправления будут одинаковы и не будут искажать печать

2022-09-02 12:37:21
Володя, я бы этого не делал, в пфр и так будут сведения
2022-10-12 06:31:56
Софа, работнику следует выдать справку, что организация не работает с печатью.

2022-11-11 17:45:48

Добрый вечер! Подскажите, пожалуйста, как исправить запись в трудовой книжке: запись об увольнении внесли, но забыли внести запись о переводе на другую должность?

2022-11-15 10:53:21

Добрый день! Подскажите пожалуйста, можно ли одной формулировкой исправить три подряд идущие некорректные записи в трудовой книжке?

2022-11-16 14:40:52
Shepeleva, отмените запись и внесите пропущенную потом опять по увольнению, я бы так сделал
2022-11-16 14:41:30

Елена, типа записи за номером 12, 13 и 14 считать недействительными? полагаю что да, можно
2022-11-22 13:53:52

Добрый день. В трудовой внесла порядковый номер и дату, больше ничего не указала (ни перевода ни номер приказа). Перевода не было, как правильно поправить?

2022-11-22 14:31:03
Оксана, признайте запись недействительной
2022-12-02 08:21:56

Добрый день! В трудовой книжке в сведениях о награждениях поставили номер записи и дату не в той строке (нужно было строкой ниже, т.к. в графе 4 напротив этой записи номер приказа от предыдущей записи). Как исправить?

2022-12-04 11:24:45
Елена, признайте запись недействительной
2022-12-30 13:27:54

Добрый день. Трудовую книжку завел работодатель, который после реорганизации в форме преобразования, осуществляет деятельность на сегодняшний день. В строке № 1 (предшественником этого работодателя) внесена запись «аттестат» вместо нужного «Диплом № 235678» в графе основания документа строки № 1 трудовой книжки.

Вопрос: можно ли заявить действующему работодателю о признании недействительной записи в части строки № 1, то есть записи в строке № 1 в части только в графе «основания — документ» просить заменить на слово «Диплом № 235678» в трудовой книжке? И ещё можно ли просить сразу суд об этом, если есть к этому работодателю другие исковые требования по не предоставлению справки по Списку № 2, дающей право на досрочную пенсию? Будет ли судом, расценено незаявление работодателю об исправлении неточности в трудовой книжке, как непредъявление досудебного требования об исправлении неточности в трудовой книжке?

2023-01-23 06:25:12

Добрый день, в трудовой книжке некорректно внесена запись о переименовании организации (штамп поставлен вверх ногами), но запись была внесена без номера, следом за ней уже есть следующая запись (под номером), нужно ли исправлять запись о переименовании и как это сделать, если она без номера?

2023-01-24 17:02:28
Елена, некорректно не равно неправильно, ну и что что штамп перевернут, читаемый же
2023-05-19 10:06:46

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста. В причине увольнения внесли запись «Пункт 3, Часть 1, Статья 77, Трудовой кодекс Российской Федерации, ЗАЯВЛЕНИЕ» — считается серьезной ошибкой?

2023-05-22 10:36:13

Алёна, если написали именно так то да, это ошибка, сокращать нельзя, признайте запись недействительной и впишите заново и правильно

2023-06-18 05:29:15

Добрый день! При увольнении поставили печать на печать в одном месте. Судя по всему изначально поставили печать другой организации а поверх нее правильную. К тому же теперь плохо видно Ф.И.О.

И подпись подписанта.
Что теперь нужно сделать?

2023-08-16 09:23:50

Добрый день! В 2017 году было по приказу переименование должности с секретаря на делопроизводителя. В 2020 с вводом ЭТК внесен только приказ о приеме, который был в 2002 году. Сейчас при увольнении указан код ОКЗ 4120. Сотрудник просит внести изменения в ЭТК о том, что в 2017 году должность переименована, т.к. это есть в бумажной трудовой.

Надо ли это делать? Если да, то как внести изменения в ЭТК в 2017 год?

Как ИП нанять сотрудника. Пошаговая инструкция по оформлению

С расширением бизнеса приходит необходимость в поплнении штата. Разберем пошагово, как происходит наем сотрудника индивидуальным предпринимателем и что нужно учесть при этом.

Найм сотрудника ИП. Общие положения

Перед тем, как перейти непосредственно к пошаговой процедуре найма сотрудника, скажем пару слов о лимитах наемного персонала для ИП в разных ситуациях. Максимальное количество работников, которых ИП может принять в штат, зависит от нескольких факторов.

Система налогообложения

На УСН максимальное количество сотрудников составляет – 130 человек (АУСН – 5 человек). На ПСН – 15 человек.

Обратите внимание, что в расчет берется не реальное количество сотрудников, а их средняя численность, которая вычисляется по определенной формуле. При этом в ней учитываются внешние совместители и исполнители по ГПД.

Кроме того, как нанимать сотрудников, нужно знать, как платить взносы и налоги. Об этом рассказали эксперты на вебинаре «Клерка» по всем новым правилам 2024 года для ИП.

Отнесение ИП к субъектам МСП

Если ИП рассчитывает на господдержку для субъектов МСП, он должен отвечать определенным условиям, одно из которых – ограниченное количество сотрудников. Для микропредприятий лимит по работникам составляет – 15 человек, для малых предприятий – 100 человек, для средних – 250 человек.

Пошаговая инструкция для ИП по найму сотрудника

Получение от работника документов.
Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
Заключение трудового договора.
Оформление приказа о приеме на работу.
Направление в СФР отчета ЕФС-1 о принятом работнике.
Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе).
Направление в СФР сведений о застрахованном лице.
Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
Оформление личной карточки сотрудника.

Рассмотрим более подробно каждый из указанных выше шагов.

Шаг 1. Получение от работника документов

При приеме на работу сотрудник обязан предоставить вам следующие документы:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Представление иного документа должно быть обусловлено определенными причинами, такими как, например, недостижение возраста 14 лет, утрата паспорта или его замена, наличие иностранного гражданства.

К иным документам относятся, в частности, свидетельство о рождении, временное удостоверение личности, паспорт иностранного гражданина.

Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.

Если сотрудник продолжает вести трудовую книжку на бумаге, он предоставляет ее работодателю вместе со справкой СТД-Р с предыдущего места работы или СТД-СФР, взятую в СФР лично.

Если трудовая книжка сотрудника ведется в электронной форме, то он предоставляет только сведения о трудовой деятельности, полученные с предыдущего места работы или запрошенные в СФР.

Если работник устраивается на первую работу к ИП, то указанные документы он не предоставляет, а трудовая его начинает вестись в электронной форме.

Если сотрудник с опытом работы не принесет справку о трудовой деятельности и трудовую книжку (если она ведется на бумаге), то учесть его трудовой стаж, полученный ранее, будет невозможно.

Рекомендуйте сотруднику обратиться за получением такого документа к предыдущему работодателю или в СФР.

СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Сотрудниками, зарегистрировавшимися в данной системе до 01.04.2019 года, предоставляется пластиковая карточка СНИЛС. А теми, кто встал на учет позднее, – уведомление о регистрации по форме АДИ-РЕГ.

Если сотрудник вообще не регистрировался в системе индивидуального (персонифицированного) учета, за него это делает работодатель. Подробнее об этом будет сказано ниже.

Предоставляется только военнообязанными лицами и теми, кто подлежит призыву на воинскую службу.

Если работа требует специальных знаний, работник обязан предоставить документ об образовании или наличии необходимой квалификации.

К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем общем образовании, диплом (о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и магистрата).

Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют практически всегда.

В заявлении работник излагает свою просьбу о приеме на работу к ИП на конкретную должность и с определенного числа.

Требовать составление этого документа от работника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.

Кроме указанных выше документов, у работника можно запросить в определенных случаях справку об отсутствии судимости, справку о том, является или не является он подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, справку о доходах (для вычетов по НДФЛ).

Шаг 2. Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.

Перед подписанием трудового договора сотрудника нужно ознакомить с локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК).

Такими документами являются:

Правила внутреннего трудового распорядка.
Положение об оплате труда и премировании.
Правила и инструкции по охране труда.
Правила хранения и использования персональных данных.
Должностная инструкция.
Коллективный договор.
Иные документы.

ИП, являющиеся субъектами МСП, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться от ведения ЛНА. Но вместо них они обязаны прописать все существенные условия в трудовом договоре.

Ознакомление сотрудника с ЛНА производится под роспись на листе ознакомления с указанием ФИО работника и даты ознакомления. Кроме этого, такую отметку можно сделать и в трудовом договоре.

Шаг 3. Заключение трудового договора

Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в двух экземплярах в срок не позднее 3 дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остается у работодателя, а один у работника. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, подтверждающую получение своего экземпляра документа.

Допускается заключение договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами.

ИП-микропредприятие, отказавшийся от ведения ЛНА, должен заключить с сотрудником типовой договор, в котором будут отражены условия, которые в обычном порядке регламентируются ЛНА. Если работодатель не отказывается от ЛНА, то и заключать договор по типовой форме он не обязан.

В трудовой договор с сотрудником нужно включить все обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК.

Шаг 4. Оформление приказа о приеме на работу

Прием на работу оформляется трудовым договором. По своему усмотрению, ИП может на основании договора оформить приказ о приеме на работу.

Этот документ составляется по форме Т-1 (для одного работника) или Т-1а (для нескольких работников). Допускается разработка собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.

При заполнении приказа по форме № Т-1 нужно учесть следующие моменты:

Дата приказа не обязательна должна совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ.
Если с сотрудником заключен бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не нужно.
Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием (если оно есть).
Условия приема и характер работы, а также размер оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре.
Данные об испытательном сроке вносятся только, если он предусмотрен трудовым договором.
Подписать приказ может как ИП, так и его уполномоченное лицо.

Если на работу принимаются несколько сотрудников, рекомендуем составить отдельно на каждого работника приказ по форме Т-1, а не общий Т-1а по всем.

Связано это с тем, что форма Т-1а содержит персональные данные каждого работника о сумме заработной платы. И это может вызвать определенные проблемы, так как с приказом должен быть ознакомлен каждый работник, в него включенный.

Шаг 5. Направление в СФР отчет СЗВ-ТД о принятом работнике.

После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.

Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приеме на работу или трудового договора (если приказ не оформлялся).

Заполнению в данном случае подлежит только Титульный лист и подраздел 1.1 (аналог отмененного СЗВ-ТД).

Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.

Шаг 6. Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе)

Как было сказано выше, при отсутствии у сотрудника регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета работодатель обязан самостоятельно зарегистрировать его в СФР.

Если ИП принимает работника на дистанционную работу и обмен документами происходит с таким работником в электронной форме, то регистрировать его в СФР не нужно.

В этом случае сам работник должен обратиться в Социальный фонд с анкетой по форме форме АДВ-1. Единственное исключение из этого – если работник выбрал регистрацию в СФР через работодателя (п. 2 письма ПФР от 28.06.2019 № 09-19/13246).

Работодатель должен передать сведения о работнике в территориальный орган СФР, потом получить там же документ о регистрации и передать его сотруднику.

Для регистрации работника в СФР потребуется направить в территориальный орган СФР анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 . Потом следует получить в том же органе документ, подтверждающий регистрацию, и передать его работнику.

Шаг 7. Направление в СФР сведений о застрахованном лице

После получения от работника сведений о застрахованном лице их нужно передать в СФР в трехдневный срок.

Сведения направляются в фонд в электронной форме через систему социального электронного документооборота – СЭДО (постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010)

СЭДО – бесплатный электронный сервис, интегрированный в бухгалтерские программы. Для подключения к нему необходимо в бухгалтерской программе включить данную опцию.

Требования к порядку обмена документами и их форма размещены на сайте СФР, в разделе СЭДО.

Шаг 8. Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)

Внесение записи в бумажную трудовую книжку производится только, если работник продолжает ее вести.

Для сотрудников,которые впервые принимаются на работу, автоматически начинают оформляться электронные трудовые книжки, а точнее, на них формируются сведения о трудовой деятельности.

Запись в трудовую книжку нужно внести в срок не позднее 5 рабочих дней с даты вынесения приказа о приеме на работу или подписания трудового договора (если приказ не оформлялся).

Данные вносятся в книжку световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения не допускаются.

Шаг 9. Оформить личную карточку сотрудника

Личная карточка сотрудника оформляется по желанию ИП. Делать это в обязательном порядке – не нужно.

Личная карточка составляется по унифицированной форме Т-2 на основании следующих документов:

Приказа о приеме на работу.
Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника.
Трудовой книжки (если она ведется) или сведений о трудовой деятельности.
СНИЛС.
Военного билета (при его наличии).
Документа об образовании.

СЗВ-ТД как часть единой формы ЕФС-1 с 2024 года

С 2024 года самостоятельный отчет СЗВ-ТД, на основании которого формировались электронные трудовые книжки, отменили. Но у работодателей по-прежнему есть обязанность подавать сведения о трудовой деятельности работников. Только теперь эти сведения вошли в Единый отчет (ЕФС-1), который нужно сдавать в Фонд пенсионного и социального страхования.

Как правильно заполнить новый отчет, в чем его отличия от СЗВ-ТД — расскажем в статье.

Что вы узнаете из статьи

Кто должен сдавать сведения о деятельности сотрудников
По какой форме и в каком виде отчитываться
Куда и в какие сроки сдавать отчет
Как заполнить отчет
Как подать отмену или корректировку
Как накажут за ошибки

Кто должен сдавать сведения о деятельности сотрудников

Раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчета ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД с 2024 года) заполняют и сдают организации и ИП, у которых есть сотрудники по трудовым договорам и/или исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД).

По каким кадровым событиям отчитываться за работников

Отчет по трудовым договорам (в том числе на совместителей, дистанционщиков и надомников) сдается только в том случае, когда произошло одно или несколько событий:

Прием/увольнение.
Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
Приостановление/возобновление договора в связи с мобилизацией.
Перевод на другую постоянную работу.
Переименование работодателя.
Установление (присвоение) новой профессии или квалификации.
Запрет занимать должность.

По каким ГПД отчитываться за исполнителей (подрядчиков)

Отчет по ГПД сдается при заключении/прекращении договора.

Отчитываться нужно не по всем ГПД, а только по тем, что перечислены в законе (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996):

На выполнение работ (оказание услуг).
Авторского заказа.
Об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.
Издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Подавать сведения по ГПД — это новшество с 2024 года. До 2024 аналогичные сведения по форме СЗВ-ТД не нужно было подавать по исполнителям ГПД. Если у вас есть переходящие договоры, заключенные до 2024 года, то отчитаться по ним нужно будет только при расторжении.

Подавать «входящие» данные по всем имеющимся договорам на 01.01.2023 не нужно.

Когда не надо отчитываться

Не нужно подавать сведения о трудовой деятельности:

Если не было событий, перечисленных выше. То есть нулевой отчет не подается.
По другим кадровым мероприятиям, не указанным выше. Например, если издали приказ о совмещении должностей, на изменение оклада.
По ГПД на покупку имущества у физлица или аренду помещения.
По договорам с самозанятыми (плательщиками НПД), предпринимателями.

По какой форме и в каком виде отчитываться

Сведения о трудовой деятельности входят с 2024 года в состав Единого отчета ЕФС-1. Бланк и электронный формат утверждены постановлениями Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п и № 246п соответственно.

Новый отчет ЕФС-1 — громоздкий, так как содержит в себе сразу несколько отчетов. Но СБИС разделил «слона» на части. Сведения о трудовой деятельности работников остались на своем законном месте в разделе «Трудовые книжки».

Если кадровик и раньше имел доступ к этим данным, то и в 2024 году сможет заполнять отчет по новой форме.

Удобно отчитываться со СБИС

Состав отчетности

В рамках отчета по трудовой деятельности (аналог СЗВ-ТД до 2024 года) нужно заполнить и сдать:

Титульный лист.
Подраздел 1 раздела 1 (сведения о физлице).
Подраздел 1.1. раздела 1 (сведения о трудовой деятельности).

Остальные разделы ЕФС-1 заполняйте, только если у вас есть соответствующие сведения. Причем все разделы новой формы можно заполнять и сдавать по-отдельности. Например, если вы перевели сотрудника на другую должность в марте 2024, вы можете сдать подразделы 1 и 1.1 по нему отдельно от раздела 2 (аналог формы 4-ФСС) за 1 квартал.

По всем мероприятиям 2022 года отчитывайтесь по старой форме СЗВ-ТД в прежние сроки. Например, если уволили сотрудника 30 декабря 2022 — подайте СЗВ-ТД не позднее 9 января 2024. А если перевели на другую должность 20 декабря 2022, отчитайтесь на позднее 16 января 2024 (с учетом переноса).

Формат сдачи отчета

Сдавайте отчет электронно, если у вас трудится более 10 человек (в том числе по ГПД). Если у вас 10 работников и меньше, то можете отчитываться или электронно, или на бумаге — как вам удобнее (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Бумажный отчет можно сдать лично, через уполномоченного представителя или по почте ценным письмом с описью вложения.

Куда и в какие сроки сдавать отчет

Отчет подавайте в Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР) по месту регистрации. Если у вас есть обособленные подразделения, которые имеют свой счет в банке и сами выплачивают вознаграждения работникам, то ЕФС-1 по подразделению подавайте отдельно по месту его регистрации.

Сроки сдачи подразделов 1 и 1.1 формы ЕФС-1 зависят от мероприятия, которое отражаете в отчете (п. 5, 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Информацию о дедлайнах привели в таблице.

Приостановление, возобновление трудового договора.

Если крайний срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, вы можете сдать отчет в ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ). Например, если примите сотрудника 13 января 2024, то отправить отчет нужно не позднее 16 января 2024.

Когда сдаете отчет при увольнении сотрудника, то кроме самого увольнения укажите все предыдущие кадровые мероприятия, по которым не отчитывались.

Сотрудник переведен на другую должность 9 января 2024, а 30 января 2024 уволен. На дату увольнения сведения о переводе еще не подавались, так как срок их подачи — 27 февраля 2024 (с учетом переноса). Поэтому в сведениях об увольнении, которые нужно сдать не позднее 31 января 2024, будет отражен и перевод.

Как заполнить отчет

Титульный лист

На титульном листе формы ЕФС-1 заполните общие данные о своей организации или ИП.

В качестве регистрационного номера, пока новый фонд налаживает свою работу, указывайте имеющийся регистрационный номер в ПФР.
Коды статистики, ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны для заполнения только для госучреждений при предоставлении сведений в подразделе 1.3 формы ЕФС-1.
Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняйте, только если подаете корректировку за правопреемника.

Подраздел 1 раздела 1

Этот подраздел содержит данные конкретного сотрудника (исполнителя по ГПД), по которому вы подаете сведения о трудовой (иной) деятельности. Заполните столько подразделов 1 и 1.1 раздела 1 — по скольким работникам подаете сведения.

Кроме обычных данных, таких как ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, с 2024 года обязательно нужно указать статус в РФ (код статуса застрахованного лица) и гражданство (код страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира).

Коды статусов застрахованного лица (п. 3.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п) 

Код	Категория застрахованного лица
ГРФ	Граждане РФ
ПЖИГ	Иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ
ВЖИГ	Иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие иностранцы, которым предоставлено временное убежище
ВПИГ	Иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории РФ
ВКС	Иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ

Подраздел 1.1 раздела 1

В первом блоке (он располагается до таблицы) отражаются сведения о подаче заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или отказе от нее (о предоставлении сведений о трудовой деятельности). Нужно проставить дату подачи заявления по соответствующей строке. Этот блок заполняется только по основным сотрудникам.

На совместителей и исполнителей по ГПД сведения о подаче заявления не заполняются, так как они не представляют вам такое заявление.

Второй блок (таблица) — сведения о трудовой деятельности — содержит данные о кадровых мероприятиях, формирующие электронные трудовые книжки, или о заключении/прекращении ГПД.

Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности

Разд. 4 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Таблица 10 Приложения к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.

Код «РКС» — если сотрудник работает на Крайнем Севере.

Код «МКС» — если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Не заполняется, если сотрудник работает не в северной местности

Код «РКС» — если исполнитель работает на Крайнем Севере.

Код «МКС» — если исполнитель работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Не заполняется, если исполнитель работает не в северной местности

Наименование должности и структурного подразделения (если в трудовом договоре прописано конкретное подразделение). Если подаете сведения по совместителям, укажите, что сотрудник является совместителем.

Заполняйте, если подаете отчет с мероприятиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».

Если подаете отчет с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», то в этой графе впишите прежнее и новое наименование и дату переименования

Заполняйте, если подаете отчет с мероприятиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ»

Код выполняемой функции из классификатора ОКЗ в формате «XXXX.X».

Дополнительно укажите код вида ГПД

Код и полное наименование причины увольнения.

Заполняйте, если подаете отчет с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ»

Коды для заполнения сведений о трудовой деятельности

Код наименования мероприятия 
Нормативная база: п. 4.4 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Код	Наименование мероприятия	Полное наименование мероприятия
1	ПРИЕМ	Прием на работу
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)	Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью
7	ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ	Приостановление действия трудового договора в связи с мобилизацией (ст. 351.7 ТК РФ)
8	ВОЗОБНОВЛЕНИЕ	Возобновление действия трудового договора в связи с мобилизацией (ст. 351.7 ТК РФ)
9	НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ	Начало периода работы по договору гражданско-правового характера
10	ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ	Окончание периода работы по договору гражданско-правового характера

Коды видов договоров гражданско-правового характера 
Нормативная база: п. 4.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Код	Вид договора
ДГПХ	Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ	Договор авторского заказа
ДОИП	Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	Издательский лицензионный договор
ЛДПИ	Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе

Коды основных причин увольнения 
Нормативная база: Приложение к Порядку заполнения ЕФС-1.

Код	Пункт и статья ТК РФ	Наименование
п3ч1с77тк	Пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ	Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п1ч1с77тк	пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ	Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
п2ч1с77тк	пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ	Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
ч1с71тк	часть 1 статьи 71 ТК РФ	Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации

Образцы заполнения сведений о трудовой деятельности

Как подать отмену или корректировку

Задача	Как действовать
Отменить сведения
О подаче заявления	Заполните новый отчет с теми же данными о подаче заявления. Но напротив проставьте отметку в поле «Признак отмены»
О трудовой деятельности	Заполните новый отчет с теми же данными. В графе 11 «Признак отмены записи» проставьте отметку «Х»
Исправить сведения
О подаче заявления	Сформируйте новый отчет и в нем укажите правильную дату подачи заявления
О трудовой деятельности	Подайте новый отчет. В первой строке продублируйте неправильные сведения с отметкой в графе 11, а следующей строке укажите верные сведения

Как накажут за ошибки

За несдачу сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 ЕФС-1), а также просрочку или ошибки в отчете накажут должностное лицо (не самого работодателя). Как правило, это руководитель организации. Возможная санкция: предупреждение или штраф от 300 до 500 руб. (ч. 2 ст.

15.33.2 КоАП РФ).

Штраф, на первый взгляд, небольшой, но за ним могут подтянуться более серьезные проблемы. Фонд передает информацию в трудовую инспекцию, и та может заинтересоваться работодателем — начнет искать нарушения трудового законодательства.

СБИС поможет избежать возможных ошибок и просрочки при сдаче ЕФС-1:

Напомнит о сроках сдачи отчета по итогам месяца любым удобным вам способом: хоть по электронной почте, хоть по смс.
Проверит отчет перед отправкой по алгоритмам СФР и выдаст список ошибок. Исправьте их и только после этого отправляйте отчет.
Подтянет в отчет кадровые мероприятия за нужный период, если ведете кадровый учет в СБИС. Вам останется только проверить.

Автоматическое заполнение ЕФС-1