Станислав Джаарбеков, заместитель директора, председатель экспертного совета
Института развития современных образовательных технологий (ИРСОТ),
юрист, аттестованный аудитор, член Московской аудиторской палаты
Тема сегодняшнего Вестника – налогообложение расходов на аренду жилья для работника. Такая ситуация нередко возникает, когда мы приглашаем на работу специалиста из другого города или региона. Чтобы убедить его сменить место жительства, компания должна возместить ему расходы на аренду жилья. Это можно оформить как премию, дополнение к заработной плате, но тогда это дополнение будет облагаться всеми налогами, включая НДФЛ и страховые взносы.
Поэтому нередко поступают по-другому. Компания заключает договор с арендодателем, арендует жилье (квартиру или апартаменты), и работник проживает в этой квартире. Возникают вопросы: какими налогами облагаются данные выплаты и облагаются ли вообще, какие в этой ситуации могут быть риски, признаются ли такие расходы по налогу на прибыль?
Тему сегодняшнего Вестника я выбрал, потому что недавно вышло Письмо ФНС на эту тему от 17.10. 2017 № ГД-4-11/20938@. В письме говорится о налогообложении таких выплат как НДФЛ, так и страховыми взносами.
По НДФЛ. Сначала ФНС подводит идеологическую базу и говорит, что нет оснований не включать такие выплаты в доход, анализирует п.3. ст. 217 НК РФ («налогом не облагаются компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством»). Дальше ФНС делает вывод, что из ст.
169 ТК следует, что такая выплата, как компенсация расходов на аренду жилья не предусмотрена. И после всего этого ФНС делает хороший для налогоплательщиков вывод: все-таки НДФЛ такая выплата может не облагаться, потому что к такому выводу в свое время пришел Верховный Суд.
Был «Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации» (утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). В п.3 был рассмотрен аналогичный вопрос, и Верховный Суд сделал следующий вывод.
Если аренда жилья (квартиры) заключается преимущественно в интересах работодателя, то в этой ситуации НДФЛ не возникает, такую выплату этим налогом облагать не нужно.
Это хорошее для нас с вами разъяснение, но хочу обратить внимание, что ФНС с некоторой неохотой признала эту позицию. Посмотрите, какая формулировка применена: « Если расходы по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они предусмотрены трудовым договором (это само собой разумеется – СД), и производятся исключительно в интересах работодателя». И само ведомство ссылается на п.3 вышеупомянутого Обзора ВС РФ .
Давайте проанализируем эту ситуацию поглубже, так как, на мой взгляд, здесь есть определённые риски. Пункт 3 Обзора ВС РФ рассматривает следующую ситуацию: компания открыла филиал в другом городе. Далее, чтобы привлечь в филиал сотрудников – руководителей и специалистов из головного офиса, которые были необходимы для запуска и полноценной работы филиала, – организация предложила им хорошие условия, в том числе аренду квартир. При этом квартиры арендовались в зависимости от статуса сотрудника в компании. Налоговая при проверке суммы аренды включила в доход сотрудников и привлекла компанию к ответственности по ст.
123 НК РФ, как налогового агента за неудержание НДФЛ. В этом деле было несколько интересных выводов, у кого складывается или может сложиться подобная ситуация, рекомендую ознакомиться с Обзором. Верховный Суд отметил, что основной интерес тут был у работодателя. Суд признал, что работники получили некоторую выгоду от компенсации расходов на аренду жилья, но при этом основная выгода тут у работодателя: ему нужно было привлечь и удержать работников на новом месте.
Это была инициатива работодателя. В этой ситуации это очевидно. Когда открывается новый филиал, и там нужен сотрудник, ясно, что и перевод , и аренда квартиры для сотрудника входят в интересы работодателя. Этот важный момент подчеркнул и ВС (аренда квартиры для сотрудника – это интерес работодателя), это же подчеркивает и ФНС. Правда, на мой взгляд, ФНС эту мысль немного исказила и подала ее так: «исключительно в интересах работодателя».
Не бывает «исключительно в интересах работодателя». Если компания арендует для работника жилье, он тоже автоматически получает выгоду. Поэтому, мне кажется, что ФНС в тексте письма допустила неточность, но есть общий посыл, что такие выплаты могут не облагаться НДФЛ, думаю, что формулировку ФНС можно понимать с поправкой на реальное положение вещей.
В этом деле был еще интересный момент. Судьи отметили, что квартиры были арендованы в зависимости от статуса работника, и далее приведена такая фраза: «но без элементов роскоши». То есть судьи посмотрели, какие именно квартиры были арендованы: супер-фешенебельные или же квартиры для нормального проживания и с учетом статуса работника?
Убедились, что это были пригодные для проживания, хорошие квартиры, но не роскошные, и, поскольку основной интерес был у работодателя, то облагать такие выплаты НДФЛ не нужно.
Если у вас возникают подобные ситуации, обращайте внимание на детали: во-первых, выплата на аренду должна быть предусмотрена трудовым договором с работником, это формальная часть. Второй момент: посмотрите, насколько из ваших документов следует, что наем квартиры для работников был в интересах работодателя, и как это можно документально подтвердить. Если мы привлекаем сотрудника из другого города, который к нам переезжает, то выгода компании очевидна. Он живет в другом городе, он нам очень нужен, мы его привлекаем и снимаем ему квартиру.
Если сотрудник живет в том же городе, работает в нашей организации, а мы ему арендуем квартиру, то тут точно надо пояснять интерес работодателя. Такая ситуация тоже может быть, например, сотруднику неудобно ездить, и он из-за этого ищет другую работу. Или он несет большие расходы за аренду квартиру. Тогда, чтобы удержать его, мы можем снять ему квартиру. Но, как вы понимаете, в этом случае интерес работодателя не столь очевиден, поэтому может возникнуть вопрос: что это за доплата без НДФЛ?
Повышение зарплаты? Премия?
Поэтому в такой ситуации должны быть какие-то документы и пояснения, которые можно представить в ФНС и тем самым доказать, что все было проделано в интересах работодателя.
Второй момент, на который я уже обращал внимание, это то, что квартиры с элементами роскоши тоже попадают в категорию «рискованных». Если вы арендуете для сотрудника квартиру с элементами роскоши, очень дорогую (например, из-за местоположения), то тогда надо суметь объяснить, почему этому сотруднику была арендована такая квартира. Почему вы сняли не трехкомнатную квартиру 100 кв.м, а пятикомнатную в центре города, в дорогом районе? Тут могут быть риски, в том числе по НДФЛ. Поэтому, если вы хотите обосновывать такие выплаты, то исходя из документов, которые я вам назвал, то условие о съеме квартиры надо включить в трудовой договор, надо продумать пояснение, почему аренда этих квартир нам необходима, и квартиры должны быть без элементов роскоши.
Тогда мы выполняем все требования, согласно которым выплаты на аренду жилья не будут облагаться НДФЛ.
Еще лучше – когда такие выплаты идут напрямую арендодателю по прямому договору, а не выплачиваются сотруднику в виде компенсации. На первый взгляд, нет никакой разницы, но чисто психологически, мне кажется, спокойнее выплачивать арендную плату напрямую арендодателю. Прямой договор с арендодателем вызовет меньше вопросов у проверяющих органов.
Интересно, что до недавнего времени позиция контролирующих органов (несмотря на наличие Обзора судебной практики) была противоположной. Например, было письмо Минфина РФ от 3 октября 2017 г., № 03-04-06/64421. В этом письме Минфин говорил, что такие выплаты облагаются НДФЛ.
Так что в любом случае хорошо, что появилось письмо ФНС, где прямо указана возможность не облагать НДФЛ выплаты на аренду жилья, при перечисленных условиях.
В этом же письме ФНС говорит о страховых взносах. И тут нам повезло меньше. ФНС следует той же самой логике, ссылается на ст. 422 НК РФ, в которой определены суммы, не облагающиеся страховыми взносами. Далее, в ст.
422 есть пп2.п.1, где говорится, что не облагаются страховыми взносами компенсационные выплаты, не предусмотренные законодательством. Далее ФНС ссылается на ту же ст. 169 ТК, где говорят о том, что выплаты на аренду жилья не предусмотрены в расходах на переезд сотрудника.
И отсюда вывод: такие выплаты облагаются страховыми взносами.
Вроде бы по НДФЛ и страховым взносам нормы похожи, но разница в том, что в Обзоре позиция по НДФЛ высказана ясно, а по страховым взносам однозначного вывода нет, и, тем более, есть новая норма гл. 34 НК РФ, предусматривающая правила, которые заработали только с 2017 года. До 2017 были отдельные положительные решения в пользу налогоплательщиков по таким ситуациям, когда компания арендовала сотруднику квартиру, не облагала страховыми взносами, далее был спор с фондами.
Есть отдельные судебные решения, когда налогоплательщики выигрывали такие споры у фондов. Например, это Определение Верховного Суда РФ от 22.09.2015 по делу № 304-КГ15-5000.
Можно обосновать позицию, что такие выплаты страховыми взносами не облагаются, но ссылаться надо не на то, что эти выплаты не облагаются страховыми взносами, а на то, что они не являются объектом обложения, потому что это не часть выплат сотруднику. Или что они не связаны с его квалификацией или опытом. Можно ссылаться на старые судебные решения, где нормы были определены другим законом, 212-ФЗ.
Но хочу вас предупредить, что позиция в этом письме ФНС высказывается странная: НДФЛ может не облагаться такая выплата, при вышеназванных условиях, а страховыми взносами облагается всегда. И, если вы не будете облагать страховыми взносами выплаты на съем квартиры, будьте готовы свою позицию отстаивать.
По налогу на прибыль у нас тот же самый вопрос. Можно ли признать расходы на аренду жилья расходами по налогу на прибыль. Статья 255 НК РФ говорит, что любые выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором, признаются расходами.
И, если мы в трудовом договоре такую компенсацию предусмотрели, то она расходом признается. В 2016 году было несколько писем Минфина, которые эту позицию подтвердили. Например, Письмо Минфина России от 14.09.2016 № 03-04-03/53726.
При релокациии сотрудников организация компенсирует стоимость аренды жилья: налоговые последствия
В связи с релокацией сотрудников сотруднику компенсируется стоимость аренды жилья. Каков порядок составления документов, а также порядок налогообложения? Существует ли риск в том случае, если компенсация отнесена на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, в полном объеме, или необходимо только 20% от суммы начислений сотруднику?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
— Если возмещение аренды жилья сотрудникам является формой оплаты труда и условием трудового договора, то работодатель вправе учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли на основании пп. 25 ст. 255 НК РФ в полном объеме. Учет данных выплат в составе расходов на оплату труда предполагает начисление страховых взносов и исчисление НДФЛ.
В трудовом договоре необходимо указать сумму компенсации на оплату жилого помещения, которая рассматривается как часть зарплаты сотрудника.
Ограничение, предусмотренное ст. 131 ТК РФ, о том, что доля выплачиваемой заработной платы в неденежной форме не может превышать 20 процентов от начисленной месячной заработной платы, в данном случае не актуально, так как компенсация выплачивается работнику в денежной форме.
— Если отнести данные выплаты к выплатам социального характера без начисления страховых взносов и исчисления НДФЛ, то можно найти поддержку в суде. Однако выплаты социального характера учесть в расходах по налогу на прибыль не получится (п. 29 ст.
270 НК РФ).
Обоснование позиции:
Налог на прибыль
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
В главе 25 НК РФ отсутствует специальная норма, позволяющая учитывать в составе расходов по налогу на прибыль затраты, связанные с арендой жилья для работников. Поэтому данный вопрос является спорным.
Согласно письму Минфина России от 12.01.2018 N 03-03-06/1/823 возмещение расходов работника, связанных с удовлетворением его социально-хозяйственных потребностей, не может рассматриваться как расходы, осуществленные в рамках деятельности самой организации. Данные выплаты могут осуществляться только в качестве системы оплаты труда, принятой в организации.
В письме от 19.03.2021 N 03-15-06/19723 Минфин указывает: если расходы работодателя на возмещение затрат иногородних работников по найму жилого помещения являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре, такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов при условии их соответствия требованиям ст. 252 НК РФ.
Статьей 255 НК РФ определено, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Данной статьей установлен открытый перечень расходов на оплату труда работников.
Таким образом, суммы компенсации стоимости аренды жилья работнику, по нашему мнению, могут быть признаны в составе расходов по налогу на прибыль организаций, если эти расходы одновременно соответствуют следующим условиям:
- экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ);
- предусмотрены трудовым (коллективным) договором (пп. 25 ст. 255 НК РФ).
Смотрите Примерную форму дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации работнику расходов по найму жилья (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).
Подобные расходы учитываются для целей налогообложения на основании первичных учетных документов, подтверждающих расходы работника (договор аренды, платежные поручения по оплате аренды, расписки о получении денежных средств и др.) и их компенсацию работодателем.
Чтобы отнести затраты на расходы, следует оценить, соответствуют ли они ст. 252 и 270 НК РФ.
По мнению Минфина России, изложенному в письме N 03-03-06/1/34531 от 14.06.2016, ввиду того, что согласно п. 29 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников, то суммы возмещения организацией расходов на аренду квартиры работника, переехавшего на работу в другую местность, носят социальный характер, и такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (также письмо Минфина России от 14.01.2019 N 03-04-06/1153).
Но суды соглашаются с тем, что компенсация оплаты арендованного жилья производится в целях обеспечения исполнения иногородними работниками своих обязанностей, а не для удовлетворения их личных потребностей в жилье.
В постановлении АС Московского округа от 01.10.2015 N Ф05-11410/15 по делу N А40-6591/2015 суд указал, что расходы на наем жилых помещений для иностранных сотрудников соответствуют положениям ст. 255 НК РФ, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными. Данные расходы в любом случае могли быть учтены обществом на основании п. 25 ст.
255 НК РФ или подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как иные документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы, поскольку понесены для обеспечения деятельности организации.
В постановлении ФАС Центрального округа от 15.02.2012 N А35-1939/2010 суд также пришел к выводу о том, что расходы Общества на оплату аренды жилья сотрудников связаны с содержанием этих работников в целях обеспечения выполнения ими трудовых обязанностей, направлены на обеспечение производственного процесса, а не на удовлетворение социальных потребностей данных работников.
Смотрите также постановления ФАС ЦО от 29.09.2010 N А23-5464/2009А-14-233, ФАС ВСО от 14.03.2007 N А19-15320/06-15-Ф02-1153/07-С1, ФАС СЗО от 02.11.2007 N А56-47663/2006, ФАС ДО от 06.12.2006 N Ф03-А51/06-2/4410).
Отметим, что ограничение, предусмотренное ст. 131 ТК РФ (письмо Минфина России от 06.09.2013 N 03-03-06/2/36774), по нашему мнению, в данном случае не актуально, поскольку организация не предоставляет жилье для проживания работника (оплата труда в натуральной форме), а выплачивает компенсацию работнику в денежной форме. Кроме того, НК РФ не содержит норм, ограничивающих размеры, в которых заработная плата, выданная в натуральной форме, может признаваться расходом.
Страховые взносы и НДФЛ
Согласно письму ФНС России от 05.03.2021 N БС-4-11/2929@ компенсация расходов по найму жилых помещений (квартир) для сотрудников подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (смотрите также п. 2 письма Минфина России от 14.01.2019 N 03-04-06/1153, письма Минфина России от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 24.11.2020 N 03-15-06/102261, от 06.03.2019 N 03-15-07/14672, от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, от 19.02.2018 N 03-04-06/10129).
Минфин России считает, что сумма компенсации за жилье подлежит также обложению НДФЛ (письма Минфина России от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 02.11.2021 N 03-04-06/88846, от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, от 14.01.2019 N 03-04-06/1153, от 24.05.2018 N 03-04-06/35176, от 23.01.2018 N 03-04-06/3201). Аналогичного мнения придерживаются и налоговые органы (п. 1 письма ФНС России от 28.02.2018 N ГД-4-11/3931@).
Контролирующие органы объясняют это так: ввиду того, что ст. 169 ТК РФ не предусмотрены компенсационные выплаты в виде сумм возмещения расходов сотрудника, переехавшего на работу в другую местность, по найму жилого помещения, на указанные доходы (выплаты) положения п. 1 ст. 217 НК РФ и подп.
2 п. 1 ст. 422 НК РФ не распространяются, и такие доходы (выплаты) подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Но суды встают на сторону налогоплательщиков. Суды не признают оплату найма жилья объектом налогообложения страховыми взносами в случае, если работник переезжает в другую местность. Суды указывают, что выплаты призваны компенсировать расходы, связанные с вынужденным проживанием работника и членов его семьи в другой местности.
Данные выплаты имеют социальный характер (постановления АС Центрального округа от 15.10.2020 N Ф10-3427/2020 по делу N А83-11014/2019, АС Уральского округа от 21.02.2019 N Ф09-58/19 по делу N А47-6932/2018, АС Московского округа от 15.04.2021 N Ф05-6556/21 по делу N А40-297390/2019, от 14.12.2020 N Ф05-20633/20 по делу N А40-297395/2019 (в отношении взносов, уплачиваемых согласно Федеральному закону от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», определение Верховного Суда РФ от 21.03.2019 N 306-ЭС19-1713 по делу N А49-2007/2018).
Кроме того, при решении вопроса о налогообложении НДФЛ суммы компенсации расходов по найму жилья необходимо принимать во внимание и положения п. 1 ст. 41 НК РФ, то есть наличие экономической выгоды у налогоплательщика (работника), а также наличие признака удовлетворения именно его личных потребностей (подп. 1 п. 2 ст.
211 НК РФ). Иными словами, рассматриваемая выплата должна облагаться НДФЛ, если не имеется обстоятельств, свидетельствующих о том, что сотрудник не получает экономическую выгоду в результате предоставления ему такой компенсации.
В письме ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ разъяснено, что суммы возмещения организацией иногородним работникам расходов по найму жилого помещения, предусмотренные трудовым договором и производимые исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом, не облагаются НДФЛ. Суды признают расходы на аренду жилых помещений для сотрудников расходами, не связанными с системой оплаты труда и произведенными в интересах самого общества как работодателя. Смотрите постановления АС ПО от 03.06.2015 N Ф06-23993/2015, Ф06-23996/2015, ФАС УО от 08.06.2012 N Ф09-3304/12, ФАС ВСО от 11.09.2013 N А19-2330/2013.
Но учет данных выплат в составе расходов на оплату труда подразумевает начисление страховых взносов и исчисление и удержание НДФЛ. Поэтому если в рассматриваемой ситуации компенсация стоимости аренды жилья будет признана организацией не частью оплаты труда, а выплатой социальной направленности (без начисления страховых взносов и исчисления НДФЛ), то организация будет не вправе учитывать ее в составе расходов при налогообложении прибыли (Комментарий к письму Минфина России от 19.03.2021 N 03-15-06/19723 (А.В. Веселов, журнал «Нормативные акты для бухгалтера», N 10, май 2021 г.)).
К сведению:
Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу.
Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Налогообложение компенсации иногороднему работнику стоимости найма жилья;
— Энциклопедия судебной практики. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами (Ст. 422 НК);
— Энциклопедия решений. Налогообложение компенсации иногороднему работнику стоимости найма жилья;
— Вопрос: Иногородний работник организации самостоятельно снимает жилье у физического лица по договору аренды. Работник не относится к военнослужащим, педагогам, врачам и др. профессиям, которым компенсация найма жилья предусмотрена законодательством. Организация планирует предусмотреть в трудовом договоре ежемесячную компенсацию за наем жилья в размере, равном сумме арендной платы. Облагается ли данная компенсация страховыми взносами и НДФЛ?
Можно ли отнести данную компенсацию на расходы в целях налогообложения прибыли? Какие документы необходимо представить работнику для подтверждения оплаты жилья? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2019 г.);
— Вопрос: Какими налогами и страховыми взносами облагается компенсация найма жилья для генерального директора? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2021 г.);
— Вопрос: Облагается ли страховыми взносами компенсация иногороднему работнику стоимости аренды его жилья по трудовому договору? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.);
— Вопрос: Необходимость исчисления НДФЛ и страховых взносов с компенсации работнику стоимости проезда и оплаты за него проживания (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2020 г.);
— Вопрос: В организацию набираются работники, которые будут работать по графику, при этом такая работа не будет считаться вахтовым методом. Организация предполагает оплачивать места в общежитии и предоставлять питание работникам в соответствии со списком работников. Облагаются ли эти суммы страховыми взносами? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Школина Марина
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Налогообложение компенсации за аренду жилья сотруднику
Компенсация за аренду жилья сотруднику в части налогообложения оказывается вопросом, решаемым не всегда однозначно. Рассмотрим возможные варианты такой компенсации и их налоговые последствия.
- Варианты выплат за аренду жилья
- Компенсации по командировкам
- Компенсационные выплаты при работе в разъездах
- Компенсация по переезду для работы в другой местности
- Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
- Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
- Итоги
Варианты выплат за аренду жилья
Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций.
Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.
Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:
- наличия документального подтверждения;
- оценки вида расхода для целей налогообложения;
- способа осуществления выплат.
Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:
- принятие для включения в базу по прибыли;
- облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход сотрудника.
В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п.
1 ст. 170 НК РФ).
Работодатель может оплачивать аренду жилья для сотрудника, заключив договор с арендодателем напрямую, или компенсировать расходы работника. Как правильно оформить документы в обоих случаях, рассказал В. И. Неклюдов — инспектор по труду Нижегородской области. Изучите мнение чиновника, получив пробный бесплатный доступ к системе КонсультантПлюс.
Компенсации по командировкам
Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2016 № 03-04-06/58957).
При условии наличия документов, свидетельствующих о величине расходов на проживание, они не попадут ни под налог на доходы физлиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни под страховые взносы (п. 2 ст.
422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При отсутствии документов, подтверждающих такие расходы, от НДФЛ будут освобождены суммы, не превышающие в сутки:
- 700 руб. по поездке, осуществленной по территории РФ;
- 2500 руб. по загранкомандировке.
А вот в части страховых взносов аналогичной оговорки ни п. 2 ст. 422 НК РФ, ни п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ не содержат.
То есть при отсутствии подтверждающих расходы документов под обложение страховыми взносами попадет полная сумма компенсации расходов на проживание, оплаченных за время командировки.
Одним из вариантов предоставления жилья командированному (при частых поездках в одно и то же место) является наем работодателем жилья, которое сотрудник занимает во время пребывания в командировке. Учесть в базе по прибыли такие расходы работодатель вправе (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только за те периоды, когда в арендованном жилье проживал командированный работник (письмо УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@).
Причем в состав принимаемых расходов на таких же условиях можно включить и коммунальные платежи (письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).
Компенсационные выплаты при работе в разъездах
Аналогичная норма, обязывающая компенсировать расходы на проживание, в ТК РФ предусмотрена и в части работы разъездного характера (ст. 168.1). Расценивать такую компенсацию следует не как относящуюся к командировкам (ст.
166 ТК РФ), а как выплату, учитывающую выполнение работы в особых условиях.
Осуществляться такая выплата может 2 способами:
- как надбавка к зарплате — в этом случае размеры ее работодатель устанавливает самостоятельно, она полностью принимается в уменьшение базы по прибыли (п. 3 ст. 255 НК РФ) и как часть зарплаты подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами;
- по фактическим затратам работника, подтвержденным документально — в этом варианте она расценивается как компенсация расходов, вызванных необходимостью исполнения должностных обязанностей, полностью учитывается при определении базы по прибыли (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не попадает под налог на доходы физлиц и страховые взносы (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 закона 125-ФЗ).
Выбор способа компенсации закрепляется во внутреннем нормативном акте.
Подробнее о таком нормативном акте читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец 2024».
Компенсация по переезду для работы в другой местности
Еще одним видом компенсации, предусмотренным ТК РФ (ст. 169), является оплата расходов, вызванных сменой работником места проживания из-за смены работы. Расходы эти делятся на 2 вида:
- на собственно переезд;
- на связанные с обустройством на месте новой работы.
Среди них расходы на проживание прямо не поименованы, то есть уже в самом перечне есть неопределенность в возможности отнесения к ним платы за проживание работника. И именно ее использует Минфин России (письма от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531, от 19.09.2014 № 03-04-06/46997) для обоснования неотнесения затрат на оплату проживания для иногороднего работника к расходам, связанным с его обустройством.
Вместе с тем суды достаточно часто признают расходы, осуществляемые работодателем на жилье для работника из другого региона, относящимися к разряду выплат, имеющих компенсационный характер (определение ВС РФ от 25.03.2015 № 309-КГ15-602, постановления Арбитражных судов Московского округа от 13.10.2016 по делу № А40-221105/2015, Западно-Сибирского округа от 21.06.2016 по делу № А67-7145/2015).
Таким образом, соотнесение расходов, связанных с оплатой проживания работника, с расходами, относящимися к его обустройству на месте новой работы, с большой долей вероятности вызовет споры с проверяющими.
Как учесть аренду квартиры для иногороднего сотрудника, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).
Видами подобной оплаты могут быть:
- Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
- Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
- оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
- выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.
В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).
Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137):
- налогом на доходы физлиц (п. 1 ст. 210 НК РФ);
- страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется осуществлять удержание НДФЛ и с того дохода, который будет выплачиваться арендодателю-физлицу, не являющемуся ИП (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Для целей принятия в базу по налогу на прибыль расходы по оплате жилья могут быть учтены как:
- арендные платежи, если договор на аренду работодатель заключает от своего имени, причем учитывают их в базе по прибыли целиком (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- выплаты социального характера (письмо Минфина России от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531), за счет которых базу по прибыли уменьшить нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ);
- часть платы за труд (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253), которые в таком качестве возможно полностью учесть в базе по прибыли (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ).
Об особенностях учета расходов по оплате труда в числе снижающих базу по прибыли читайте здесь.
Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.
Итоги
Необходимость оплаты работнику расходов на проживание для работодателя может быть как обязательной, так и добровольной. Но при этом и в том, и в другом случае учет таких расходов в базе по прибыли и налогообложение их в качестве доходов работников может иметь варианты в зависимости от ряда факторов. Среди таких факторов наиболее существенными оказываются оценка расходов для целей обложения налогами и взносами, способ осуществления выплат, наличие документального подтверждения.