Возмещение работодателем средств потраченных на обучение 2024

Дистанционка уверенно вошла в деловую жизнь. Теперь никого не смущает, что участники одной команды могут быть разбросаны по городам и странам. А вот законодательство за жизнью не успевает. Например, в вопросах компенсации за использование личного имущества.

Подробности – в статье.

Лукавый ответ Минтруда

• выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование таких средств;
• возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размер определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

При этом компенсация и возмещение должны быть экономически обоснованы, а первичка составлена в соответствии с законом о бухучете (письмо Минтруда от 05.12.2022 № 14-2/ООГ-7551).

Только так и осталось непонятно – обязан работодатель платить компенсацию или это дело добровольное?

Надо договариваться

Часть экспертов полагает, что работодатель обязан выплачивать компенсацию. Есть арбитры, которые полагают, что компания обязана просто обеспечить удаленщика всем необходимым (определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.12.2021 № 88-21596/2021). Тогда, по идее, и компенсации не нужны.

Однако обычно дистанционщики используют собственное оборудование, а программами работодателя пользуются через удаленный рабочий стол.

Строго говоря, все эти нюансы оговариваются сторонами еще до заключения трудового договора.

Расчет налогов

НДФЛ

Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в статье 217 НК.

Там указаны все виды компенсационных выплат, установленных законодательством России, связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. Так что компенсации дистанционщикам НДФЛ не облагаются.

Страховые взносы

Суммы, которые не облагаются страховыми взносами, указаны в статье 422 НК. Так, не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством России компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей.

Так что компенсации и взносами не облагаются (письмо Минфина от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895).

Сумма компенсации

Сумма компенсации – самый сложный вопрос. Проблема – как отделить личные расходы удаленного сотрудника от расходов, которые он понес в пользу компании. Ведь сотрудник находится дома, и использует оборудование, электричество и интернет и для того, и для другого.

Эксперты считают, что работодатель вправе предусмотреть в коллективном или трудовом договоре любой способ возмещения указанных расходов. Например:

• фиксированную сумму;
• процент от соответствующих расходов по квитанции;
• пропорцию по времени использования оборудования.

Если установить размер компенсации расходов в фиксированном размере, то подтверждающие документы и не потребуются. Проверить этот вариант, конечно, можно. Но вряд ли его примут налоговики.

Они укажут на нормы статьи 252 НК.

Инспекторы настаивают, что организация должна располагать копиями документов:

• на приобретение или аренду оборудования работником;
• на расходы, которые понесены при использовании оборудования в служебных целях.

Подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством. Из них должно быть четко видно, какие расходы и на какие цели были произведены.

Выводы

Так как практически выполнить условия о подтверждающих документах крайне трудно, суммы компенсации – незначительны, то вопрос о компенсациях на практике просто не поднимается. Большинство удаленщиков обходятся без них.

• дистанционная работа
• компенсация расходов
• трудовые отношения

Какие расходы работника компенсирует работодатель

Бывают ситуации, когда сотрудники используют для работы личное имущество, например, телефон или автомобиль, либо тратят свои деньги на нужды фирмы. Рассказываем, что и как работодатель может компенсировать, какими документами это оформить и как учесть в расходах.

Какие затраты работодатель обязан компенсировать

Затраты работника, которые нужно обязательно возместить, указаны в Трудовом кодексе, например:

• расходы по использованию личного имущества работника — ст. 188 ТК РФ;
• расходы в служебных командировках — ст. 168 ТК РФ;
• расходы, связанные с разъездным характером работы — ст. 168.1 ТК РФ;
• расходы по использованию личного имущества при дистанционной работе — ст. 312.6 ТК РФ.

В отдельных случаях нужно компенсировать и другие затраты: на переезд по работе в другую местность, обучение, приобретение электронной подписи для ЭДО.

Размеры и порядок возмещения возмещаемых расходов нужно прописать в локальных нормативных актах — в положениях, приказах.

Но и не обязательные для возмещения затраты можно компенсировать. Например, затраты на занятия спортом, питание, аренду жилья для иногороднего сотрудника, оплату детского сада. Работодатель исходя из своих финансовых возможностей сам решает, что и в каких размерах он будет компенсировать.

Но не все расходы можно учесть при расчёте налога.

Как работодателю подготовить отчётность в СФР и ИФНС в 2024 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Использование личного автомобиля в служебных целях

Компенсация за использование в работе личного автомобиля положена работникам, у которых трудовая функция связана с разъездами, например, курьеру, водителю, экспедитору. Автомобиль считается личным, если он:

• принадлежит человеку на праве собственности;
• находится в общей собственности супругов по п.1 ст. 256 ГК РФ.

То есть, если работник использует автомобиль жены, ему тоже положена компенсация.

В законах не прописано, обязательно ли платить компенсацию, если работник арендует автомобиль или управляет им по доверенности. В этом случае он тоже принадлежит водителю на законном основании, но возможны споры с проверяющими.

По ст. 188 ТК РФ кроме компенсации за использование и износ автомобиля, нужно возмещать расходы связанные с эксплуатацией, например, на бензин и другие ГСМ, техобслуживание, текущий ремонт. Работодатель может сам решить, как их оплачивать: отдельно или включить в компенсацию как её переменную часть.

Какие документы нужны

Условие о выплате компенсации за использование личного имущества можно включить трудовой договор или в допсоглашение к нему. Там же можно прописать размер выплаты.

Компенсации за использование личного автомобиля обычно устанавливают в виде фиксированной ежемесячной суммы. Если работник был на больничном или в отпуске, компенсацию нужно рассчитать пропорционально отработанному времени, по аналогии с окладом.

Для оформления компенсации работник должен предоставить:

• копию паспорта транспортного средства (ПТС);
• копию свидетельства о заключении брака, если это автомобиль супруга.

Для обоснования расходов нужны документы, подтверждающие использование автомобиля для служебных поездок — путевые листы, авансовые отчёты.

Если вы перечисляете компенсации безналично, в платёжном поручении в поле 20 «Наз. пл.» указывайте:

• код «2», если это регулярная выплата;
• код «4», если выплата за разовую поездку, например, в командировку.

Как учесть в расходах

Компенсацию за личный автомобиль можно учесть в расходах при расчёте налога на прибыль, а также на УСН с объектом «Доходы минус расходы».

На общем режиме её относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией — пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. На упрощёнке компенсация входит в закрытый перечень расходов — пп.

12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

И на общем режиме, и на УСН компенсацию за легковой автомобиль нужно учитывать в пределах норм:

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Всё, что сверх норм, тоже можно выплачивать работнику, только эти суммы нельзя учесть в налоговых расходах.

Если в сумму компенсации вы включили затраты на эксплуатацию, например, на ремонт ГСМ, они учитываются в пределах той же нормы.

Если ГСМ для личного автомобиля вы оплачиваете отдельно, на УСН их нельзя учесть в расходах, а на ОСНО есть два варианта учёта:

1. В материальных расходах, если эксплуатация автомобиля связана с основной деятельностью. Например, вы оказываете транспортные услуги.
2. В прочих расходах, связанных с производством и реализацией, если автомобиль нужен для периодических служебных поездок.

Специальных норм для расходов на ГСМ в Налоговом кодексе нет, но и списывать их безлимитно нельзя. Чтобы избежать проблем при проверках, лучше использовать законодательно утверждённые нормативы. Например, из Методических рекомендаций Минтранса.

В них прописаны базовые нормы на 100 км для конкретных моделей легковых автомобилей, а также повышающие коэффициенты в зависимости от местности, времени года, численности населённого пункта, использования кондиционера и других условий.

Сверхнормативное потребление ГСМ тоже получится списать, если его экономически обосновать. Например, перерасход топлива может быть вызван длительным движением с низкой скоростью по загруженным дорогам. Это можно подтвердить путевыми листами, объяснительной запиской водителя.

Компенсацию за автомобиль, который работник арендует или управляет им по доверенности, лучше не учитывать в налогообложении. В этом вопросе есть неопределённость и большой риск, что такие расходы не примут при проверке.

Исключение — автомобиль супруга, который в их общей собственности. В этом случае компенсацию учитывают как обычно, в пределах норм.

Как ещё можно оформить компенсацию

Как вариант, можно заключить с работником договор аренды автомобиля. В этом случае вместо компенсации нужно выплачивать арендную плату, а она учитывается в расходах на УСН в полном объёме по пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Лимиты расходов на неё не распространяются.

Расходы, связанные с эксплуатацией, в том числе на ГСМ и текущий ремонт, несёт арендатор — п. 2 ст. 616 ГК РФ. Тогда их можно будет учесть при расчёте налога на УСН в составе:

• материальных расходов, если они связаны с основной деятельностью;
• расходов на содержание служебного транспорта, если автомобиль периодически используется для служебных поездок.

В расходы по налогу на прибыль тоже можно полностью принять арендную плату и затраты на ГСМ арендованного автомобиля.

Служебные переговоры с личного телефона

Стоимость служебных переговоров с личного телефона и само его использование тоже нужно компенсировать. Список должностей сотрудников, которым для работы нужна мобильная связь, можно утвердить приказом.

Какие документы нужны

Конкретного порядка возмещения и норм для таких расходов нет, поэтому его можно установить самостоятельно, например:

1. Прописать размер компенсации за телефон и служебные звонки в отдельном пункте трудового договора или допсоглашения.
2. Выплачивать её отдельным приказом исходя из фактических расходов.

Порядок использования личных телефонов в служебных целях можно утвердить внутренними документами, например, должностными инструкциями, правилами внутреннего распорядка. Приказом можно установить лимит расходов на переговоры по мобильному телефону.

Для обоснования расходов нужны подтверждающие документы:

• копия договора об оказании услуг связи между работником и оператором;
• детализированные счета операторов связи;
• чеки ККТ, чеки платёжных терминалов;
• заявление от работника в свободной форме.

Пример заявления о компенсации расходов

Если вы перечисляете компенсацию платёжным поручением, укажите в нём:

• код дохода «2», если компенсация систематическая;
• код дохода «4», если выплата разовая.

Как учесть в расходах

Компенсацию за переговоры с личного телефона и его использование нельзя учесть в расходах на УСН, так как таких затрат нет в закрытом перечне из п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

На общем режиме её можно учесть в прочих расходах на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Вместо оформления компенсации за использование личного имущества лучше заключить с работником договор аренды телефона.

В этом случае текущие расходы на его содержание, в том числе ремонт и служебные звонки, можно включить в сумму арендной платы. А она учитывается в расходах УСН по пп. 4 п. 1 ст.

346.16 НК РФ.

Перерасход денег, выданных под отчёт

Если сотрудник по предварительной договорённости потратил свои деньги на рабочие нужды, он может составить авансовый отчёт. Его затраты отразятся как перерасход, который нужно возместить.

К авансовому отчёту работник прикладывает документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ или услуг:

• товарный чек;
• расходная накладная;
• акт выполненных работ;
• акт об оказании услуг;
• счёт-заказ.

Вместе с ними должны быть документы, подтверждающие оплату. Например, кассовый чек, бланк строгой отчётности (БСО), квитанция об оплате.

Ещё сотруднику нужно написать заявление о компенсации расходов.

Пример заявления о возмещении перерасхода

Авансовый отчёт нужно проверить и утвердить, а затем выплатить компенсацию перерасхода. После выплаты на титульном листе делают запись в строке «Перерасход выдан» с номером, суммой и датой платёжного документа.

Расходы в служебных командировках

Согласно ст. 168 ТК РФ работнику, направленному в командировку нужно возместить расходы:

• на проезд к месту назначения и обратно;
• на гостиницу или аренду жилья;
• суточные;
• другие согласованные затраты работника в служебной поездке.

Работодатель может и сам приобрести билеты, оплатить гостиницу, произвести любые другие расходы, связанные с командировкой.

Какие документы нужны

По затратам работника нужны документы, подтверждающие расход и его оплату. Деньги возвращают аналогично возмещению перерасходу подотчётных средств — по утверждённому авансовому отчёту.

Не нужны подтверждающие документы о расходе суточных. Их выплачивают за каждый календарный день нахождения в служебной поездке и работник распоряжается этими деньгами по своему усмотрению.

Размеры возмещений по командировкам работодатель устанавливает самостоятельно, например, в положении о командировках. В нём можно указать конкретный перечень затрат и прописать, что такие расходы возмещаются при условии их подтверждения документами. Либо можно принимать решение о компенсации в индивидуальном порядке, по заявлениям работников.

Как учесть в расходах

Норм для суточных нет, работодатель может внутренними документами утвердить любую сумму и учитывать её в расходах. Но есть лимит для обложения НДФЛ и страховыми взносами в п. 2 ст. 422 НК РФ:

• 700 руб. за день для поездки в России;
• 2500 руб. за день для заграничной поездки.

Сверхлимитная часть — это доходы работника, которые облагаются НДФЛ и взносами.

Расходы на командировки на упрощёнке учитываются в том же порядке, что и для расчёта налога на прибыль — п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Суточные можно учесть в размере, который вы установили самостоятельно в локальных актах.

Другие командировочные расходы можно учесть, если они экономически оправданы и подтверждены документами.

Использование личного имущества на удалёнке

Согласно ст. 312.6 ТК РФ нужно выплачивать дистанционному работнику компенсацию за использование в работе личного или арендованного им оборудования и программно-технических средств, средств защиты информации. А ещё возмещать сопутствующие расходы — электроэнергию, интернет и другое.

Какие документы нужны

Порядок, размер сроки выплат можно прописать во внутренних документах, например, в положении о дистанционной работе, а также в условиях трудового договора или в допсоглашении к нему.

Туда же можно включить перечень расходов к возмещению. Либо не перечислять их, а добавить условие, что возмещаете затраты работника по предварительному согласованию.

Для обоснования расходов нужны подтверждающие документы. Например, при возмещении оплаты интернета — копия договора с провайдером, счёт, квитанция об оплате услуг.

Как учесть в расходах

На ОСНО компенсацию и возмещение расходов работнику на удалёнке можно полностью учесть в расходах на оплату труда или в прочих расходах.

В закрытом перечне для УСН такие расходы не числится, поэтому учесть их нельзя. Если провести их как оплату труда, возможны споры с проверяющими.

С дистанционным работником, который использует свой компьютер в служебных целях, тоже можно заключить договор аренды. Рассчитайте арендную плату с учётом стоимости интернета, тогда всю сумму можно будет учесть в расходах при УСН.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KHTUC

• #расходы
• #учет
• #кадры
• #компенсация
• #командировочные расходы
• #служебная командировка
• #мое дело
• #Мое Дело.Бюро

Статья 249 ТК РФ. Возмещение затрат, связанных с обучением работника (действующая редакция)

В случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателя, работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем на его обучение, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено трудовым договором или соглашением об обучении.

Статья 248 Статья 249 Статья 250
Постоянная ссылка на документ
URL документа [ скопировать ]
HTML-код ссылки для вставки на страницу сайта [ скопировать ]
BB-код ссылки для форумов и блогов [ скопировать ]
в виде обычного текста для соцсетей и пр. [ скопировать ]
Скачать документ в формате

Комментарий к ст. 249 ТК РФ

1. Комментируемая статья определяет порядок и условия возмещения работодателю затрат, связанных с обучением работника, если работник увольняется без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении за счет средств работодателя.

В соответствии с комментируемой статьей такая обязанность возникает у работника при наличии следующих обязательных условий:

1) работник направлен на обучение работодателем;

2) обучение осуществлялось за счет средств работодателя;

3) работник уволился с работы до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении работника за счет средств работодателя;

4) причина увольнения не является уважительной;

5) условие об обязанности работодателя оплатить обучение, а работника отработать после обучения определенный срок предусмотрено трудовым договором или специальным соглашением об обучении, заключенным в письменной форме.

2. Инициатива в направлении на обучение за счет средств работодателя может исходить как от работодателя, так и от самого работника. Условие об обязанности работодателя оплатить обучение, а работника отработать после обучения определенный срок может быть включено в трудовой договор при его заключении или оформлено специальным соглашением в период его работы у данного работодателя. Конкретный срок, который работник должен отработать после обучения, определяется по соглашению сторон.

3. Комментируемая статья не устанавливает перечня причин, которые признавались бы уважительными при увольнении работника до истечения срока, обусловленного сторонами.

По сложившейся практике к таким причинам относятся:

— болезнь или инвалидность работника, препятствующие продолжению работы;

— нарушение работодателем законодательства о труде, коллективного или трудового договора;

— заболевание ребенка или других близких членов семьи;

— переезд мужа (жены) в другую местность и др.

В каждом конкретном случае уважительность причины досрочного увольнения с работы определяет работодатель. Однако, если работник не согласен с оценкой уважительности причины, данной работодателем, он может обратиться в суд. Вопрос об уважительности причины увольнения работника до истечения срока, обусловленного сторонами, может быть решен судом и при рассмотрении требования работодателя о взыскании с работника затрат, связанных с обучением работника.

При оценке причин досрочного расторжения трудового договора следует учитывать ст. 80 ТК, которая относит к уважительным причинам, обусловившим невозможность продолжения работы, зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию, установленное нарушение работодателем законодательства о труде и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора.

4. В соответствии с комментируемой статьей работник, обучившийся за счет средств работодателя и без уважительных причин уволившийся с работы, не отработав после обучения установленного трудовым договором или соглашением срока, обязан возместить понесенные работодателем на его обучение расходы, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени.

Иные правила могут быть установлены трудовым договором или соглашением об обучении. Однако при этом должны соблюдаться общие требования, закрепленные в ч. 2 ст. 232 ТК. В соответствии с ними договорная ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем — выше, чем это предусмотрено ТК или иным федеральным законом.

Из данных положений исходят и суды при рассмотрении соответствующих споров.

Так, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда РФ признала законными решение Дальнегорского районного суда Приморского края от 26.12.2011 и Определение судебной коллегии по гражданским делам Приморского краевого суда от 06.03.2012 об отказе ОАО «Тернейлес» в удовлетворении иска к М. о взыскании с него расходов, понесенных ОАО на его обучение, в полном объеме.

Разрешая спор, суд, сославшись на положения ст. 249, произвел расчет суммы, подлежащей возмещению истцу, пропорционально фактически не отработанному ответчиком после окончания обучения времени, а не в полном объеме затраченных на прохождение процесса обучения средств, как требовал истец. При этом суд указал на то, что условие ученического договора, в котором предусмотрено полное возмещение работником стоимости обучения, а не пропорционально отработанному после окончания обучения времени, противоречит требованиям ст.

249, а также ст. 232 ТК, в соответствии с которой трудовым договором может конкретизироваться материальная ответственность сторон, но ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем — выше, чем это предусмотрено ТК или иными федеральными законами (Определение Верховного Суда РФ от 28.09.2012 N 56-КГ12-7).

Источник комментария:

Отв. ред. Ю.П. Орловский «КОММЕНТАРИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ», изд.6-е АКТУАЛИЗАЦИЯ

ОРЛОВСКИЙ Ю.П., ЧИКАНОВА Л.А., НУРТДИНОВА А.Ф., КОРШУНОВА Т.Ю., СЕРЕГИНА Л.В., ГАВРИЛИНА А.К., БОЧАРНИКОВА М.А., ВИНОГРАДОВА З.Д., 2014