Наступает горячая пора — сезон отпусков. Разберем некоторые спорные моменты, которые могут возникнуть у бухгалтера при предоставлении отпуска сотруднику.
«Отпускные» нюансы. Что нужно учесть бухгалтеру
В преддверии отпускной поры у бухгалтера могут возникнуть следующие вопросы:
- Может ли сотрудник отказаться от запланированного отпуска?
- Как больничный влияет на отпуск?
- Есть ли минимальная продолжительность отпуска, которую обязан предоставить работодатель, если ранее сотрудник отгулял его авансом?
- Может ли неотгуленный отпуск сгореть?
- Можно ли вместо отпуска выплатить сотруднику компенсацию?
Разберем детально каждую ситуацию.
Может ли сотрудник отказаться от запланированного отпуска?
Сотрудник может отказаться от запланированного графиком отпусков периода ежегодного отдыха только в ряде случаев.
График отпусков — локальный нормативный акт (ЛНА), который утверждает работодатель. В нем закрепляется очередность ухода в отпуск сотрудников в течение календарного года.
Его наличие обязательно для всех категорий работодателей, независимо от количества работников. Исключение предусмотрено только для микропредприятий, которые отказались от ведения ЛНА.
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю привлечением к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП.
График отпусков обязателен к исполнению не только для работодателя, но и для работника (ч. 1 ст. 123 ТК).
А это значит, что работник в большинстве случаев не может отказаться от запланированного отдыха без уважительной причины. К таким причинам относится:
- Пропуск срока уведомления работника о предстоящем отпуске.
Работодатель обязан напомнить своему сотруднику о предстоящем по графику отпуске не менее чем за 2 недели до него (ч. 3 ст. 123 и ч.
2 ст. 124 ТК).
Не менее чем за 3 дня до начала отпуска сотруднику должны быть выплачены отпускные (ст. 136 и ч. 2 ст.
124 ТК).
- Наличие у сотрудника права уйти в отпуск в удобное для него время.
К таким работникам относятся, например, те, у кого трое и более несовершеннолетних детей, при условии, что младшему из них еще не исполнилось 14 лет (ч. 4 ст. 123, ст.
262.2 ТК).
Но даже при наличии указанных выше условий, отказ от отпуска в текущем году (с переносом на следующий) запрещен (ч. 4 ст. 124 ТК):
- несовершеннолетнему сотруднику;
- если работник не отдыхал в течение двух лет подряд;
- если сотрудник занят на вредных и опасных работах.
Если отпуск не включили в график, а договоренность о нем была отражена в других документах или вообще на словах, то работник может отказаться от него без каких-либо последствий для себя.
В этом случае придется договариваться с сотрудником о переносе ежегодного отдыха на другой период.
Исключение предусмотрено для работодателей-микропредприятий. Они вправе не вести графики отпусков.
Если такой работодатель зафиксировал отпуск сотрудника в соглашении, то последний обязан его соблюдать (ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст.
189, ст. 309.2 ТК).
Если сотрудник отказывается от отпуска без уважительных причин, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за несоблюдение трудовой дисциплины.
Астрал iКЭДО — облачный сервис, который позволяет сэкономить время и удобно организовать все кадровые процессы компании. Подписывайте документы с сотрудниками в электронном виде, запускайте массовое ознакомление и согласование, храните кадровую документацию надежно и при этом сокращайте затраты на курьеров, почту, расходники.
Как оформить отпуск сотрудника, который отказывается идти в него
В обычном порядке:
- Уведомьте работника об отпуске не менее, чем за две недели до него.
- Издайте приказ на отпуск (необязательно).
- Внесите данные об отпуске в табель учета рабочего времени и личную карточку (если ведутся).
- Выплатите отпускные не позднее, чем за три дня до отпуска.
Указанные действия помогут подтвердить соблюдение процедуры предоставления работнику ежегодного отпуска.
Если сотрудник все равно вышел на работу во время отпуска, не отмечайте его явку в табеле и не выплачивайте ему за данный период работы зарплату.
Уведомления об отпуске в соответствии с графиком отпусков автоматически формируются в 1С при помощи модуля Астрал iКЭДО. Выберите нужный месяц и уведомление сформируется по нужным сотрудникам автоматически. Сотрудник получит документ в личный кабинет Астрал iКЭДО и сможет подписать его как с компьютера, так и со смартфона.
Оставьте заявку на демонстрацию модуля в 1С здесь
Как больничный влияет на отпуск?
Если отпуск совпал с больничным, то он подлежит переносу или продлению (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК, пп. «а» п. 17 правил об очередных и дополнительных отпусках, утв.
НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Если в связи с болезнью сотрудника, работодатель не смог уведомить его об отпуске или выплатить отпускные, нужно предложить работнику перенести отпуск на другой период.
Если он согласен на это, то соответствующие изменения нужно внести в график отпусков. Если работник не хочет переносить отпуск, нужно получить от него заявление, выплатить отпускные и издайте приказ на отпуск.
Не подлежит продлению или переносу отпуск, если (абз. 1 ч. 1 ст. 124 ТК):
- он оформлен с последующим увольнением;
- больничный взят для ухода за больным ребенком.
Не допускается требовать от сотрудника оформить отпуск на время больничного и вместо ежегодного отпуска оформить отпуск за свой счет.
Есть ли минимальная продолжительность отпуска, которую обязан предоставить работодатель, если ранее сотрудник отгулял его авансом?
Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника должен составлять не менее 28 календарных дней, при этом непрерывная его часть — 14 дней. То есть 14 календарных дней сотруднику нужно предоставить единоразово, а оставшиеся дни он может отгулять, когда ему будет удобно (по согласованию с работодателем).
На практике часто возникают ситуации, когда работник отгулял авансом свой отпуск на текущий или будущий год.
Нужно ли при составлении графика отпусков отражать в нем минимальный 14 дневный отпуск?
Да, нужно. Даже если работник отгулял уже весь отпуск авансом.
Трудовое законодательство не запрещает предоставлять отпуск сотруднику заранее, до наступления права на него. Сделать это можно как в текущем году, так и за последующие периоды.
Если сотрудник имеет право выбора удобного для него периода отпуска, то отказать ему в этом работодатель права не имеет, но только в отношении отпуска на текущий год.
Риск предоставления отпуска авансом заключается в сложностях обратного удержания отпускных, если сотрудник уволится ранее того, как отработает свой отгулянный авансом отпуск.
Подключите Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового делопроизводства с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников. Плюсы для работодателя: максимальная экономия ресурсов, минимум затрат на внедрение. Преимущества для сотрудников: исключение походов в отдел кадров или на почту, возможность быстро подписать и отправить любой документ.
Может ли неотгуленный отпуск сгореть?
Сгорание неотгуленного в прошлые периоды отпуска не предусмотрено трудовым законодательством.
Работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.
Если отпуск работника переносился, он имеет право его отгулять в текущем году.
Например, если работник не был в отпуске два последних года, он может обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении:
- 56 дней отпуска в текущем году — за прошлые 2 года;
- 28 календарных дней — в счет отпуска за текущий год.
Итого общая продолжительность отпуска такого сотрудника может составить 84 дня.
Отпуска за предыдущие периоды могут предоставлять в рамках графика или по соглашению между работником и работодателем (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).
Сгореть может отпуск, который предусмотрен ЛНА работодателя или отпуск за свой счет, предоставляемый отдельным категориям работников.
Можно ли вместо отпуска выплатить сотруднику компенсацию?
Компенсировать сотруднику можно только ту часть отпуска, что превышает 28 календарных дней. Неиспользованный отпуск подлежит компенсации только при увольнении (ч. 1 ст.
127 ТК).
- Ежегодный отпуск в 28 календарных дней.
- Минимальный дополнительный отпуск, который предоставляется за вредные и опасные условия труда.
- Дополнительный оплачиваемый отпуск беременным женщинам и несовершеннолетним сотрудникам.
В остальных случаях другие виды отпусков подлежат замене денежной компенсацией с письменного заявления работника.
Облачный сервис Астрал iКЭДО – оптимальное решение для организации кадрового электронного документооборота с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников.
Подключиться к сервису просто: оставьте заявку, а мы окажем всестороннее содействие в переходе на кадровый ЭДО. Вносить изменения в локальные акты намного удобнее, если в компании есть КЭДО!
Хотите попробовать сервис электронного кадрового документооборота?
Обмен КЭДО с выпуском УНЭП для сотрудников
Оставьте заявку
И мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KFTim
- #временная нетрудоспособность
- #компенсация за неиспользованный отпуск
- #ежегодный оплачиваемый отпуск
- #график отпусков
- #Калуга Астрал
- #перенос отпуска
Правила предоставления отпусков в 2024 году: что изменилось
С 1 января 2024 года вступают в силу обновленные правила предоставления отпусков сотрудникам. Компания-работодатель обязана учесть все нововведения, чтобы избежать претензий контролеров. Расскажем подробнее о новациях в процессе предоставления отпусков.
Ключевые изменения в 2024 году
В трудовое законодательство внесены изменения: компании обязаны предоставить демобилизованному гражданину очередной отпуск в любое удобное время. Новые правила действуют с 21 сентября 2022 года. Право взять отпуск вне графика сохраняется за сотрудником, который вернулся с военной службы, в течение шести месяцев.
При этом стаж работы не важен.
Количество дней отпуска, которые нужно предоставить демобилизованному, рассчитывают с учетом всего времени военной службы.
Например, если сотрудник был мобилизован 1 октября 2022 года, а вернется на работу 31 января 2024 (общий срок службы – 4 месяца), то к количеству дней отпуска, заработанных до призыва, нужно добавить 9 дней.
Дополнительно за мобилизованными сотрудниками сохраняется рабочее место со всеми положенными трудовыми гарантиями. В частности, если компания предоставляет дополнительные отпуска (например, за ненормированный рабочий день), то сотрудник вправе получить такой отпуск.
Кадровый документооборот по мобилизованным и прочим сотрудникам удобно вести в электронной форме. Это сокращает сроки оформления и согласования документов.
Правила предоставления отпусков в 2024
Большинство сотрудников в 2024 году имеет право получить ежегодные очередной отпуск длительностью 28 календарных дней.
При этом некоторым работникам полагается более продолжительный отдых.
Например, сотрудники младше 18 лет имеет право на отпуск в 31 календарный день, работающие инвалиды (независимо от группы) могут получить 30 дней отпускных. Для работников имеющих ученую степень кандидата наук положен отпуск 36 рабочих дней, а для докторов наук – 48 рабочих дней.
Очередность предоставления отпусков в 2024 году определяется графиком отпусков. График формируется организацией самостоятельно, на основании пожеланий сотрудников. Важно отметить, что подписанный график является обязательным к исполнению как работниками, так и работодателем.
При этом по личным обстоятельствам работник имеет право переносить дни оплачиваемых выходных. Для этого необходимо составить заявления на перенос дат и согласовать его с руководством. На основании этого документа будет скорректирован график.
Некоторые категории сотрудников имеют право получить отпуск вне утвержденного графика. К ним относятся несовершеннолетние работники, внешние совместители, беременные сотрудницы. Аналогичное правило предоставления отпусков действуют для сотрудников, которые были отозваны из предыдущего отпуска, почетных доноров, многодетных родителей (при наличии ребенка младше 14 лет).
В 2024 году продолжает действовать правило дробления отпусков: сотрудник имеет право отправиться отдыхать сразу на все дни, которые ему положены, а может – делить их на части. Основное правило – чтобы хотя бы одна часть отпуска была 14 календарных дней и более. Оставшуюся часть можно делить на любое количество дней.
В электронный документооборот можно перевести все документы по отпускам – от графика до оформления. Каждому сотруднику предоставляется свой личный кабинет. Сотрудники смогут сами запрашивать и скачивать документы: справки о доходах, для пособий, копию трудовой.
Кадровики освободят себя для выполнения других задач.
Переходите на КЭДО с компанией «Бизнес-легко!».
Особенности предоставления отпусков в 2024
Первый отпуск сотрудника предоставляется после полугода непрерывной работы в компании. Однако для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает исключение из этого правила. В частности, женщина, которая планирует уйти в декретный отпуск (или уже использует его) вправе уйти в очередной отпуск на выбор: либо перед декретом, либо сразу после него.
Эту же возможность имеет супруг беременной женщины, работник-совместитель, работники младше 18 лет и усыновители детей в возрасте до трех месяцев.
Внешним совместителям ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в одни даты с периодом отдыха по основному месту работы. Важно отметить, что продолжительность ежегодных отпусков по основному и дополнительному месту работы может не совпадать. Если отпуск на работе по совместительству короче, то работник может компенсировать недостающую часть дней, взяв отпуск за свой счет.
В 2024 году лучшими для отпусков являются март, август и октябрь. Последний летний месяц лидирует по количество рабочих дней в наступившем году – при пятидневной рабочей неделе работать придется 23 дня. Также выгодными для очередного отпуска являются и другие летние месяцы: в июне и июле по 21 рабочему дню.
Если работник планирует продлить праздничные дни, то можно взять отпуска в мае или январе. При этом отдыхать в первый месяц года наименее выгодно, т. к. рабочих дней значительно меньше, чем в другие месяцы.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
Пошаговый алгоритм предоставления отпуска
Типовой порядок предоставления отпуска включает ряд обязательных шагов. На старте процесса необходимо в письменной форме проинформировать сотрудника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Уведомление направляется, при условии, что сотрудник планирует отдых по утвержденному графику.
Срок информирования – две недели до начала отпуска. Формы и способы извещения определяются компанией самостоятельно, это могут быть отдельные документы (уведомления, ознакомительные листы, ведомости). Независимо от формы документа, в нем должны быть как минимум две подписи: представителя работодателя и непосредственно сотрудника.
Если работник хочет использовать отпуск вне графика – он обязан составить заявление в произвольной форме. Срок направления этого документа в кадровую службу законодательно не установлен. Минимально возможный срок – за три дня до предполагаемого начала отпуска, это связано с обязательством работодателя выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня.
Чтобы не было споров с сотрудниками и контролирующими службами, компания имеет право установить в локальных документах минимальный срок подачи заявления на отпуск.
Например, в коллективном договоре указать, что заявление должно быть направлено в отдел кадров минимум за 10 календарных дней до начала отпуска.
Второй шаг в процессе – составление приказа о предоставлении отпуска и его подписание у руководителя компании. Формат этого документа выбирается организацией самостоятельно: можно использовать типовую форму, можно – индивидуальный шаблон. Обязательными реквизитами являются сведения о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение и должность), информация об отпуске (даты начала и завершения, длительность), а также – общие реквизиты (дата приказа, его номер, сведения о компании-работодателе).
Следующий шаг – ознакомление работника с приказом. Он обязан подписать приказ в соответствующей графе и указать дату ознакомления.
Финальный этап предоставление отпуска – расчеты с сотрудником по денежным выплатам. Работодатель обязан рассчитать сумму к выплате, и, при необходимости, оформить записку-расчет. Основание для составления расчета является приказ о предоставлении отпуска.
Справку-расчет должны подписать представитель кадровой службы и бухгалтер, составивший документ.
Шаблон документа должен быть утвержден заранее: используется либо типовая форма Т-60, либо самостоятельно разработанный шаблон.
Отпускные нужно выплатить минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если окончание периода выплаты выпадает на выходной или праздничный день, отпускные надо выплатить накануне – в последний рабочий день.
Нарушение порядка выплаты отпускных влечет наложение административного наказания. За первичное нарушение будет штраф на организацию – до 50 тысяч рублей. Предприниматель или руководитель будет обязан заплатить от 1 000 до 5 000 рублей.
Повторное нарушение будет наказываться более существенными штрафами.
«Бизнес-легко!» предоставляет готовые решения для бизнеса. Кадровый ЭДО для отдела кадров и HR-менеджеров обеспечит создание документов, ведение учета отпусков, командировок и хранение личных дел.
Упростите себе работу — перейдите на КЭДО
Поможет чек-лист с понятными инструкциями.
Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно
Чтобы получить чек-лист, заполните форму:
- #отпуск
- #график отпусков
- #предоставление отпуска
- #кадровый ЭДО
- #2023
- #мобилизованные
- #Бизнес легко