С ростом бизнеса возникает потребность в расширении команды. Давайте разберем этот процесс пошагово и разберемся, как индивидуальному предпринимателю правильно оформить новых сотрудников.
Зачем нужно официальное оформление?
Иногда предприниматели заключают устные договоренности с работниками, согласно которым работник продает товары предпринимателя, а последний выплачивает ему вознаграждение.
На первый взгляд, это может показаться выгодным решением, поскольку предприниматель экономит на взносах, а с работника не удерживается НДФЛ. Однако, следует учитывать, что такие действия являются незаконными и могут привести к штрафам, неприятностям с налоговой и другими инспекциями.
| Ответственность | Что грозит ИП |
| Административная ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ | Штраф до 10 тысяч рублей |
| Налоговая ст. 122 НК РФ | Взыскание НДФЛ и страховых взносов со всех выплат работнику. Штраф — 40% от недоимки |
| Уголовная ст. 198 УК РФ | При недоимке более 2,7 млн рублей в совокупности за три года подряд — штраф на сумму до 300 тысяч рублей, исправительные работы или лишение свободы до 1 года |
При найме сотрудников важно учитывать не только потенциальные проблемы с трудовой инспекцией и налоговой, но и возможные конфликты с работником.
Заключение договора является важным этапом, на котором прописываются взаимные обязательства и условия работы. Его наличие защищает как работника, так и работодателя.
Если договора нет, работник вправе отказаться выполнять задачи, на которые рассчитывал работодатель при найме. Работодатель в такой ситуации не имеет законных средств воздействия на работника.
Кроме того, отсутствие официального оформления чревато тем, что сотрудник пожалуется в трудовую инспекцию. Закончится все штрафами и дополнительными расходами для работодателя.
Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем всегда заключать договор с работником и прописывать все условия работы максимально четко.
Какой договор заключить?
У работодатель есть два варината закрепления трудовых отношений работником: гражданско-правовой договор (ГПХ) и трудовой договор (ТД), в зависимости от характера работы.
Трудовой
Если Вам требуется сотрудник на постоянную работу, заключайте трудовой договор. В таком случае сотрудник становится штатным работником и обязан соблюдать правила внутреннего распорядка. Работодатель выплачивает зарплату два раза в месяц, удерживает страховые взносы и НДФЛ, оплачивает больничные и отпускные.
Гражданско-правовой
В гражданско-правовом договоре указывается конкретный перечень работ, объем и вознаграждение. При этом заказчик не обязан обеспечивать условия для работы и контролировать рабочий график исполнителя. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом.
Пошаговая инструкция по оформлению
Для оформления сотрудника необходимо разработать и принять несколько внутренних документов, которые называются локальными нормативными актами.
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда и премировании;
- положение о персональных данных сотрудников;
- документы по охране труда.
Для микропредприятий закон предусмотрел упрощенную процедуру приема работников, которая не требует разработки локальных нормативных актов. Вместо этого все данные вносятся в трудовой договор.
Микропредприятиями считаются ИП и компании, у которых выручка за предыдущий год составила менее 120 млн рублей и в штате числятся не более 15 сотрудников. Если ИП относится к микропредприятиям, то можно оформить сотрудника по упрощенной схеме.
Составление штатного расписания
Если у индивидуального предпринимателя еще не было опыта работы с персоналом, первый шаг — оформление штатного расписания. Этот документ отображает кадровую структуру ИП — должности сотрудников и их зарплаты. Штатное расписание представляется в унифицированной форме Т-3, ОКУД 0301017.
Здесь можно посмотреть образец штатного расписания.
В составе штатного расписания работодателя должны быть указаны следующие данные:
- полное наименование ИП, включая код ОКПО, присвоенный Росстатом на основании данных регистрации в налоговой системе
- названия структурных подразделений, их номера и коды должностей в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ)
- количество работников на каждой должности, включая оклад и надбавки. При этом оклад не должен быть ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ) в данном регионе.
Такой подход к составлению штатного расписания позволит работодателю более точно планировать свой бюджет на оплату труда, обеспечить прозрачность и четкость в организации работы компании.
Примечание. Штатное расписание можно составить в свободной форме.
Владельцу ИП не нужно вписывать себя в штатное расписание, так как согласно законодательству он не является работником своей компании.
Составление трудового договора
Чтобы оформить договор, нужно запросить у сотрудника документы:
| Для всех сотрудников | Для некоторых категорий сотрудников |
| паспорт;СНИЛС — если его нет, можно получить через социальный фонд;ИНН;трудовая книжка, если она есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р | документы воинского учета для военнообязанных, например, медицинский диплом у врача или права у водителя;справка об отсутствии судимости, например, для продавцов продуктов и непродовольственных товаров, парикмахеров, поваров |
Правильное составление трудового договора — это важный элемент юридической ответственности. Для ИП, нарушивших правила составления ТД, предусмотрены штрафы — до 10 000 ₽ за первое нарушение и до 40 000 ₽ за повторное. Поэтому, следует уделить особое внимание правильному оформлению договора, чтобы избежать таких нежелательных последствий.
В трудовом договоре необходимо указать ряд обязательных условий, таких как:
- ФИО сотрудника и его паспортные данные
- Информацию о работодателе, включая ФИО ИП и его ИНН. Дополнительно можно указать: банковские реквизиты ИП, населенный пункт и дату заключения договора, а также срок его действия – срочный/бессрочный. В случае срочного договора необходимо указать причину его заключения.
- Подразделение, филиал, основной или дополнительный офисы, адреса места работы, если основной офис находится в другом населенном пункте.
- Должность, профессию и специальность сотрудника, а также дата начала работы.
- Условия оплаты труда (оклад, систему премирования и порядок выплаты зарплаты, режим работы и отдыха, гарантии и компенсации за вредные условия труда, если они предусмотрены результатами специальной оценки).
- Государственное обязательное социальное страхование работника, а также характер работы — в офисе или удаленно.
Даже если не все обязательные условия были внесены в договор, он все равно будет иметь юридическую силу. Однако, чтобы избежать штрафных санкций, включите недостающие данные в дополнительное соглашение к договору.
Примечание. В договор можно включить любые другие условия, которые не ухудшают условия работы сотрудника: испытательный срок, улучшение бытовых условий для сотрудника и его семьи, должностные обязанности, если отсутствует должностная инструкция.
Помните, что дополнительные условия договора могут повлиять на права и обязанности сторон. Поэтому при составлении дополнительного соглашения, учитывайте все возможные последствия и проконсультируйтесь с юристом.
При заключении трудового договора Вы можете воспользоваться типовой формой или составить свой собственный документ. Договор подписывается в двух экземплярах, сотрудником и работодателем, в течение трех дней после начала работы.
Перед подписанием договора сотрудник обязан ознакомиться с:
- положением о коммерческой тайне и конфиденциальной информации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- должностной инструкцией;
- положением об оплате труда;
- другими локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью.
Оформление приказа о приеме на работу
Если работодатель решил оформить приказ на работу, сделать это можно по такой форме. Типовую форму приказа на работу можно найти здесь.
Отметим, что законодательство не требует обязательного оформления приказа. С 22 ноября 2024 года оформление приказа — это право работодателя, а не обязанность.
Запись в трудовой книжке
Согласно новым правилам, с 2024 года работодатели вправе заполнять бумажную трудовую книжку только для тех работников, которые уже имеют ее и хотят продолжить ее ведение. Но для новых сотрудников необходимости в оформлении бумажной трудовой нет.
Вместо этого, работодатель должен передавать информацию о своих сотрудниках в Социальный фонд РФ, используя форму ЕФС-1 с разделом 1 и подразделом 1.1. Это так называемая электронная трудовая книжка, которая не имеет физического экземпляра, а представляет собой электронный отчет.
Хотя термин неофициальный, он хорошо прижился среди работодателей. Обязательность предоставления отчета возникает при любых кадровых изменениях: прием на работу, перевод на новую должность, увольнение и другие.
Каждый сотрудник должен предоставить отчет после изменений его трудового статуса:
- при приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за датой подписания трудового договора или приказа о приеме на работу;
- при увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа об увольнении;
- в остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.
При заполнении бумажной трудовой книжки, важно соблюдать ряд правил:
- избегать сокращений и аббревиатур;
- строго заполнять поля формы, не выходя за их границы;
- использовать только арабские цифры.
Если трудовая книжка закончилась, вшейте вкладыш и продолжите нумерацию.
Составление личной карточки
Личная карточка — неотъемлемая часть информации о сотруднике, который работает в компании.
В ней указываются такие сведения:
- номер приказа;
- информация о паспорте и трудовой книжке, дипломе, СНИЛСе и военном билете.
Для составления личной карточки используется унифицированная форма Т-2, основанная на приказе о приеме на работу, паспорте или другом документе, удостоверяющем личность работника, трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности, СНИЛСе, военном билете (при наличии) и документе об образовании.
Примечание. Актуальный бланк личной карточки работника по форме Т-2 можно найти здесь.
Регистрация в ФСС
При найме сотрудников на работу ИП обязан оплачивать взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.
Для этого необходимо зарегистрироваться в фонде социального страхования в течение 30 дней после заключения трудового договора. Регистрация в фонде социального страхования обязательна при найме первого сотрудника.
Каждый фонд предъявляет свои требования к регистрации:
- Если Вы являетесь индивидуальным предпринимателем, то в Пенсионный фонд Вам регистрироваться не нужно, так как информация о Вас уже есть в их базе данных.
- Для регистрации в Фонде медицинского страхования необходима регистрация на общей системе налогообложения. Если Вы являетесь ИП на «упрощенке», то регистрацию в Фонде медицинского страхования проводит налоговая служба и Вы получите номер заказным письмом.
- Для регистрации в Фонде социального страхования необходимо заполнить заявление о регистрации, предоставить копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника, а также иметь с собой оригинал трудовой книжки. Кроме того, Вы должны получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой и узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.
После успешной регистрации в фондах, предприниматель получает уведомление с уникальным номером, по которому необходимо перечислять взносы.
Расчетный счет для ИП
Открытие счета для ИП за 20 минут
Порядок приема сотрудника на работу для ИП в 2024 году
Не каждый предприниматель успевает вести дела в одиночку. Однажды ИП заключает договор с работником, и это выводит его на новый уровень обязанностей и затрат. Многое зависит от типа договора, который определяет отношения между предпринимателем и сотрудником.
Расскажем об этом.
- Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
- Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
- Регистрируется в СФР как работодатель, если заключил договор ГПХ с подрядчиком.
Отличие гражданско-правового договора от трудового договора
Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.
Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретную работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка. Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в электронной трудовой книжке и бумажной при наличии, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачивает взносы в ФНС и ФСС.
Работодатель гарантирует работнику зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.
ИП-субъект малого предпринимательства может заключить с сотрудником срочный трудовой договор, если он на это согласится. Обычно для этого нужно дополнительно учитывать характер работы и условия ее выполнения, но от малого бизнеса такого не требуют (ч. 2 ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК РФ).
Это право есть у ИП с численностью сотрудников меньше 35 человек включительно, а у бизнесменов из розницы и бытового обслуживания — до 20 человек.
Плюс срочного трудового для работодателя в том, что сотрудника гораздо проще уволить и при этом не нужно будет платить компенсации.
По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон. Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки.
Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса. ИП может заключить с работником договор:
- подряда;
- агентирования;
- поручения;
- комиссии;
- возмездного оказания услуг.
Прием сотрудника и оформление документов
При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.
1. Запросите у работника список документов:
- Паспорт.
- Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справку СТД-Р или СТД-СФР) от прошлого работодателя.
- Страховое свидетельство — СНИЛС.
- Документы воинского учета.
- Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.
2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу.
Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму.
3. Подпишите с работником трудовой договор
Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию. Ознакомьте работника с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — при её наличии.
Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами.
Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».
Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе
4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу (по желанию)
Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ.
Важно! С ноября 2021 года приказ оформлять не обязательно (ст. 68 ТК РФ). Его заменяет трудовой договор.
Знакомить сотрудника с приказом под подпись тоже больше не придется.
5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2
Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».
6. Сделайте запись в трудовой книжке
Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, внесите в нее сведения о приеме на работу в течение недели. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование ИП. В табличной части в графе 2 — дата приема на работу, и в графе 1 — порядковый номер записи.
В графе 3 сделайте запись о приеме на работу и назначении на должность, а в графе 4 укажите дату документа-основания: трудового договора или приказа.
Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель не заводит ему бумажную трудовую книжку, а просто подает в СФР форму ЕФС-1 о приеме сотрудника. Аналогично с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых книжек еще у прошлого работодателя.
7. Подайте форму ЕФС-1 о трудоустройстве
Подайте в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника (Раздел 1.1 формы ЕФС-1). Это нужно сделать и для тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку, и для тех, кто полностью перешел на электронный формат.
Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или оформления приказа (распоряжения) о приеме. Документ будет ждать ПФР по месту регистрации ИП.
Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.
Регистрация нового работодателя в СФР
Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем. До 2024 года он должен был зарегистрироваться в бывшем Фонде социального страхования в течение 30 дней. С работниками на ГПХ регистрация была нужна только в случае, если за сотрудника платились взносы на травматизм.
С 2024 года при заключении трудовых договоров регистрироваться в СФР не нужно: фонд сам узнает из формы ЕФС-1, что ИП стал работодателем.
Заявление на регистрацию в фонде понадобится, только если ИП заключил с подрядчиком договор ГПХ и в нем есть условие об уплате взносов на травматизм (подп. 4 п. 1 ст. 6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Тогда предприниматель должен отправить в СФР документы:
- заявление о постановке на учет (форма из приложения № 1 к административному регламенту, утвержденному приказом ФСС от 22.04.2019 № 214(;
- копия договора ГПХ, в котором прописана обязанность платить взносы на травматизм;
- копия своего паспорта.
Если ИП опоздает с регистрацией на 90 дней, ему грозит штраф 5 000 ₽ , если больше трех месяцев — 10 000 ₽ .
Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!
Как вести персучет: новая инструкция в 2024 году
С 2 июня 2024 года действует новая инструкция по персучету. Одно из существенных изменений — теперь в инструкции установили срок регистрации в системе персучета работников и подрядчиков, у которых нет СНИЛС. На зарегистрированных физлиц работодатели и заказчики подают в СФР персотчеты.
За нарушения грозят штрафы. В статье рассказали, как по новым правилам взаимодействовать с фондом работодателям (заказчикам) и тем физлицам, которые самостоятельно платят за себя взносы.
Что вы узнаете
- Что изменилось в инструкции по персучету с июня 2024
- Как получить СНИЛС на работника (подрядчика)
- Как работодателям (заказчикам) отчитываться в СФР по персучету
- Как взаимодействовать с СФР тем физлицам, кто платит пенсионные взносы за себя сам
Что изменилось в инструкции по персучету с июня 2024
С 02.06.2023 действует новая инструкция по персучету, далее также — Инструкция (приказ Минтруда от 03.04.2023 № 256н). До этого действовала инструкция, утвержденная приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н.
Существенных изменений в порядке взаимодействия с СФР по персучету — три. Также есть технические изменения — инструкцию привели в соответствие с первоянварскими поправками: учли объединение ПФР и ФСС, введение единого тарифа и новой единой формы ЕФС-1. Все изменения смотрите в таблице.
Цель индивидуального (персонифицированного) учета не поменялась: персучет нужен для накопления сведений о заработке и стаже каждого застрахованного и для последующего назначения пенсии.
Изменения в инструкции по персучету в 2024 году
Дата, подтвержденная оператором ЭДО или СФР (по ТКС).
Дата размещения в личном кабинете (через ЛК) (п. 41 Инструкции)
Далее рассмотрим, как взаимодействовать с СФР с учетом трех существенных изменений, вступивших в действие с июня 2024.
Как получить СНИЛС на работника (подрядчика)
СНИЛС — это уникальный номер счета в системе пенсионного страхования, на котором отражается стаж, сведения о заработке и взносах граждан РФ или иностранцев, находящихся в РФ. На основании этих сведений формируются пенсионные права.
Если у вашего нового работника (подрядчика) нет СНИЛС, то обязанность по регистрации в системе персучета (присвоению СНИЛС) ложится на вас (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 10 Инструкции).
Нельзя отказать в приеме кандидату только из-за того, что у него нет СНИЛС. Требовать документ о регистрации в системе персучета (свидетельство СНИЛС или уведомление АДИ-РЕГ) вы можете, только если у кандидата уже есть СНИЛС.
- Получите от сотрудника заявление в свободной форме с просьбой открыть индивидуальный лицевой счет. Лучше оформить заявление сразу при трудоустройстве или заключении ГПД.
- Оформите анкету застрахованного лица (форма АДВ-1, утверждена постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п).
Анкету может заполнить сам работник (подрядчик) или вы на основании его паспортных данных. После заполнения работник (подрядчик) должен подписать бумажный вариант анкеты. Если нет возможности подписать анкету (длительная командировка, больничный или другая причина отсутствия), подписать можете вы сами.
При этом в анкете укажите причину, по которой сотрудник не смог ее подписать.
Способы подачи анкеты работодателем (заказчиком): электронно с ЭЦП страхователя через оператора ЭДО (бухгалтерскую программу) или личный кабинет на сайте СФР.
Какие есть риски, если принять работника без СНИЛС
Без СНИЛС работника вы не сможете сдать отчетность в СФР, в том числе отчитаться о приеме на работу или заключении ГПД. Поэтому имеет смысл попросить будущего работника сначала оформить СНИЛС самостоятельно, а потом устраиваться на работу. Если новичок сам, до трудоустройства, обращается в СФР за СНИЛС, то может обратиться в фонд лично или через МФЦ либо Госуслуги.
Срок сдачи отчета по трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1) — один рабочий день с даты приема на работу или заключения ГПД. Даже если вы отправите анкету на получение СНИЛС сразу в день приема, высока вероятность, что на следующий день фонд еще не пришлет уведомление о присвоении СНИЛС (срок ответа — 5 рабочих дней). Поэтому сначала нужно будет дождаться, когда фонд присвоит СНИЛС, и только потом сдать отчет.
За просрочку отчета грозит штраф — 500 рублей за каждого работника.
На каких работников и подрядчиков нужно оформлять СНИЛС
Оформить СНИЛС нужно физлицам, выплаты которым облагаются страховыми взносами по единому тарифу. Это все сотрудники по трудовым договорам, а также исполнители (подрядчики) по ГПД на выполнение работ, оказание услуг, передачу прав на произведения, авторского заказа (не оформленные как плательщики НПД). Гражданство физлица не имеет значения: СНИЛС должен быть как у граждан РФ, так и у работающих в России иностранцев (независимо от их статуса).
Вы не обязаны оформлять СНИЛС дистанционным работникам, они самостоятельно обращаются в СФР для регистрации в системе персучета (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
Перед оформлением СНИЛС убедитесь, что он действительно отсутствует и никогда не присваивался физлицу. У большинства граждан РФ и иностранцев, которые уже работали в России, СНИЛС есть. Номер лицевого счета открывается один на всю жизнь. Если человек потерял «зеленую карточку» со СНИЛС (свидетельства в таком виде выдавались до апреля 2019 года), забыл свой номер, изменил фамилию, переехал — подавать анкету на него не нужно (придет отказ).
Чтобы восстановить номер лицевого счета и получить документ о регистрации в системе персучета, работник должен обратиться в СФР сам или через работодателя по форме АДВ-3.
Как изменить сведения СНИЛС
Если у работника (подрядчика) меняются персональные данные из анкеты, нужно уведомить об этом Социальный фонд. Например, когда у сотрудницы новая фамилия после замужества. Работник может обратиться в фонд сам (лично или через МФЦ) либо через своего работодателя.
Во втором случае отказать ему нельзя. Действуйте так:
- Получите от сотрудника заявление в свободной форме о смене персданных.
- Оформите и подайте в СФР заявление об изменении анкетных данных (форма АДВ-2).
- Получите от СФР уведомление АДИ-РЕГ с новыми данными и выдайте его работнику под подпись.
Если работник сам обращался в СФР для смены данных, он должен предоставить вам уведомление АДИ-РЕГ. После того как получите АДИ-РЕГ с новыми данными, в отчетах по персучету указывайте новые данные физлица.
Как работодателям (заказчикам) отчитываться в СФР по персучету
С 2024 года в СФР в составе единой формы ЕФС-1 сдаются такие отчеты по персонифицированному учету (подразделы 1.1, 1.2 и 3 раздела 1):
- сведения о трудовой (иной) деятельности;
- страховом стаже;
- дополнительных взносах на накопительную пенсию.
Подробно о заполнении и сдаче персотчетов в СФР мы писали в статьях:
- СЗВ-ТД как часть единой формы ЕФС-1 с 2024 года
- Сведения о стаже с 2024 года: ЕФС‑1 вместо СЗВ‑СТАЖ
- Новый отчет ЕФС-1 с 2024 года
Способы сдачи отчетов в СФР (п. 34 Инструкции):
- Электронно с ЭЦП страхователя: через оператора ЭДО (бухгалтерскую программу), личный кабинет на сайте СФР, Госуслугах.
- На бумаге: лично в СФР, почтой ценным письмом с описью. С 02.06.2023 нельзя сдавать отчетность в СФР через МФЦ.
При численности застрахованных 11 человек и больше отчитывайтесь в СФР строго в электронном виде. При численности 10 и меньше — на выбор: электронно или на бумаге (п. 2 ст.
8 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). За сдачу бумажного отчета вместо электронного оштрафуют на 1 000 рублей (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Если вы ведете учет в СБИС, программа сама сформирует отчеты в СФР по данным учета. Перед отправкой СБИС проверит отчет по алгоритмам СФР и выдаст список ошибок. Вам останется исправить ошибки (если есть) и отправить отчет.
Попробовать СБИС Отчетность
Как исправить ошибки в персотчетности
Если в поданной вами отчетности Соцфонд выявит ошибки, то возможны следующие варианты в зависимости от вида ошибки:
- отчет принят с предупреждением;
- с ошибкой;
- отчет не принят.
Какая именно ошибка и что с ней делать дальше, вы увидите в протоколе приема персотчетности от СФР.
Коды видов ошибок в протоколе СФР
Отчет принят с предупреждением. Вносить исправления не нужно, но в следующий раз необходимо учесть при сдаче отчетности.
Например, указали неверный КПП
Отчет принят с ошибкой. Ошибку вам необходимо исправить. Если уложитесь в установленный срок — штрафа не будет.
Например, указали по работнику ФИО или СНИЛС, которые не совпадают со сведениями СФР
Отчет не принят. Необходимо отправить весь отчет заново.
Например, ошиблись в регномере страхователя, не указали СНИЛС сотрудника
При обнаружении ошибки в отчетности Соцфонд направит вам уведомление об устранении расхождений с описанием конкретной ошибки (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если отправите корректировку в течение 5 рабочих дней с даты получения уведомления, штрафа не будет. Поэтому важно правильно определить дату получения уведомления. Она зависит от формата уведомления (п.
41 Инструкции). Варианты такие.
Бумажное уведомление: датой получения уведомления считается шестой день с даты отправления заказного письма от СФР.
Электронное уведомление: с 02.06.2023 дату получения электронного уведомления от СФР определяем следующим образом. Если общение с фондом по ТКС (бухгалтерскую программу), то это дата, подтвержденная оператором электронного документооборота или СФР. Если фонд уведомляет через личный кабинет страхователя на сайте СФР — дата размещения в личном кабинете.
СБИС поможет не пропустить уведомления от СФР. Для этого настройте получение уведомлений любым удобным вам способом: хоть на электронную почту, хоть в мессенджеры.
Если вы самостоятельно обнаружите ошибки и исправите их до того, как заметит СФР, штрафа тоже не будет.
Чтобы скорректировать сведения за периоды до 2024 года, подавайте отчеты по тем формам, которые действовали в исправляемом периоде.
Если пропустите уведомление от СФР или не исправите ошибку в срок, оштрафуют должностное лицо, например директора фирмы, на 300–500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). За ошибочные сведения о страховом стаже также начислят штраф 500 рублей на организацию (ИП) за каждого работника, по которому допущена ошибка (ст.
17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Как взаимодействовать с СФР тем физлицам, кто платит пенсионные взносы за себя сам
Есть три категории физлиц-страхователей, которые платят за себя взносы. Далее по каждому случаю рассказали:
- нужно ли регистрироваться самостоятельно в Соцфонде,
- в каком размере и в какие сроки платить взносы,
- надо ли отчитываться по взносам.
Общее правило для обязательных фиксированных и добровольных взносов на ОПС: если зарегистрировались в течение года, то размер взносов пропорционален количеству календарных месяцев (дней), в течение которых вы были зарегистрированы как плательщик взносов.
Порядок для тех, кто в обязательном порядке уплачивает за себя взносы на ОПС
Уплата взносов на обязательное пенсионное страхование (ОПС) для некоторых физлиц (среди них — индивидуальные предприниматели) — требование закона, отказаться нельзя. За счет таких взносов формируется стаж для получения страховой пенсии, а также коэффициенты, от которых зависит размер пенсии.
- ИП (кроме плательщиков НПД);
- адвокаты;
- нотариусы
Фиксированный, утверждается на год в составе общей суммы взносов по единому тарифу (на ОПС и ОМС). На 2024 год общая сумма фиксированных взносов — 45 842 рубля.
Если годовой доход превысит 300 тысяч рублей, придется заплатить еще 1% с суммы превышения (максимум — 257 061 рублей)
Порядок для лиц, которые добровольно платят взносы на ОПС
Добровольная уплата взносов на ОПС позволяет «купить» страховой стаж и увеличить размер пенсии, востребована у самозанятых. Добровольные пенсионные взносы могут уплачиваться за другое лицо, например, за безработного родственника. Весь список возможных лиц содержится в статье 29 закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ.
- Россияне, работающие за границей.
- Плательщики НПД (самозанятые).
- ИП, которые хотят платить сверх обязательных взносов и др.
Минимум — 22% МРОТ на начало года, увеличенные в 12 раз. Уплата этой суммы дает право на включение в стаж полного года. Если уплатить меньше, штрафа не будет, но в стаж зачтется количество месяцев пропорционально уплаченной сумме.
Максимум — восьмикратный минимальный размер. Все, что уплатили сверх минимальной величины, идет на увеличение страховой пенсии за счет коэффициентов.
- минимальный размер взносов — 42 878,88 рублей (16 242 рубля х 22% х 12);
- максимальный размер взносов — 343 031,04 рублей (8 × 16 242 рубля х 22% х 12)
Порядок для лиц, которые добровольно вносят допвзносы на накопительную пенсию
Добровольная уплата дополнительных взносов на накопительную пенсию позволяет увеличить размер накопительной пенсии. Платить взносы можно самостоятельно или через работодателя (удержанием из зарплаты). Также работодатели могут за свой счет платить дополнительные взносы на накопительную пенсию работников.
- При самостоятельной уплате: ежеквартальное представление в СФР документов на уплату взносов в течение 20 рабочих дней после окончания квартала (п. 2 ст. 6 закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ).
- При уплате работодателем (за счет работника или за свой счет): ежеквартальная отчетность (подраздел 3 раздела 1 ЕФС-1) до 25 числа месяца, следующего за кварталом (п. 7 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ )
Электронный документооборот с СФР