Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица, либо из головной организации в филиал и обратно, законодательно не урегулирована. В материале предлагаю ознакомиться с Порядком, разработанным мной в период работы в крупной ГК, где многие юридические лица имели филиалы и переводы были постоянным явлением Памятка разработана с учетом работы в версии 1С 8.3, при раздельном ведении баз учета
1.Общие положения
Филиал организации согласно п. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ не является самостоятельным юридическим лицом.
Его руководители могут быть наделены полномочиями решать кадровые вопросы (осуществлять прием, увольнение, перевод работников) в пределах своего филиала.
При этом, работодателем по отношению к работнику, принятому на работу в филиал, является головная организация, а в трудовом договоре с работником должно быть указано в качестве обязательного, условие о месте работы и структурном подразделении (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), в филиале организации.
В свою очередь, ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ определяет перевод на другую работу как постоянное или временное изменение трудовой функции и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если последнее было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Перевод работника из одного филиала в другой филиал, или из филиала в головной офис в пределах одного юридического лица — это перевод на другую постоянную работу в той же организациии возможен он только с письменного согласия работника.
Процедура перевода работников между филиалами одного юридического лица, либо из головной организации в филиал и обратно, законодательно не урегулирована.
2.Регистрация и передача кадровых документов.
Регистрация кадровых документов (т.е. дополнительного соглашения, приказа о переводе) должно быть произведена именно отделом кадров головного офиса юридического лица, так как у директора филиала нет полномочий на перевод работника в другой филиал.
1.Этап. Оформление заявления о переводе работника в другой филиал.
Заявление пишется на имя «Руководителя всех филиалов», т.е Директора юридического лица, или действующего от его имени по доверенности на подписание кадровых документов.
Ответственный – работник, который переводится.
Заявление должно быть написано в полном соответствии с решением Комитета по подбору персонала.
2.Этап. Передача заявления в Головной офис.
Заявление и другие документы, если они приняты у Вас в Компании, передаются в Головной офис на подпись Руководителю. Должны ли заявление также визировать руководители филиалов, между которыми происходит перевод работника – лучше предусмаотреть во внутренних документах (вписать здесь, если берете за образец) . На данном этапе передача осуществляется по электронной почте/с помощью системы электронного документооборота кадровыми работниками.
Ответственные – работники кадровых служб.
3.Этап. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.
Дополнительное соглашение оформляется в четырех экземплярах. (Один — остается у отдающего филиала, второй – у Головного офиса, третий – у принимающего филиала, четвертый – у работника).
Порядок подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору:
3.1.Работник кадровой службы отдающего подразделения после получения завизированного заявления и (дополнительных документов о переводе при необходимости) о переводе отправляет копии документов сотруднику ОК принимающего подразделения.
3.2.Работник кадровой службы принимающего подразделения после получения заявления визирует его, подтверждая, тем самым, наличие вакансии в подразделений, указанном в заявлении и пересылает документы в ответ, прикладывая выдержку из штатного расписания, либо информацию в произвольной форме следующего содержания:
3.2.1. Полные параметры оплаты по должности
3.2.2. Данные СОУТ по данной должности
3.2.3. График работы сотрудника
3.2.4. Другие необходимые сведения, которые необходимы для подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору (сведения о наличии специальных льгот и компенсаций, условия по работе в районах крайнего севера и т.д.).
3.3.Работник кадровой службы отдающего подразделения готовит дополнительное соглашение к трудовому договору и знакомит с ним работника.
4.Этап. Регистрация и издание приказа о переводе. .
В 1С отдающего подразделения делается проводка об увольнении сотрудника. Формируется справка по ссылке из приказа в 1С об увольнении «Как сотрудник использовал отпуск?» с указанием количества неиспользованных дней отпуска с обязательным отражением рабочих периодов. Данная справка проверяется, распечатывается и готовится для передачи в принимающий ОК.
Приказ регистрируется (присваивается номер) отделом кадров головного офиса юридического лица по запросу сотрудника кадровой службы отдающего подразделения. Оформляется по унифицированной форме Т-5 в трех экземплярах. (Один — остается у отдающего филиала, второй – в делах ОК Головного офиса, третий – у принимающего филиала).
Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения. Ответственный за надлежащее ознакомление работника, подписание комплекта документов у работника (дополнительное соглашение, приказ) – отдающее подразделение.
5.Этап. Внесение соответствующих записей в Книгу учета движения трудовых книжек.
В книгу учета движения трудовых книжек напротив записи о приеме ТК ставится запись «трудовая книжка передана в отдел кадров филиала/обособленного подразделения в г. ……», реквизиты приказа о переводе, на руки не выдается.
Ответственный – работник кадровой службы отдающего подразделения.
Сотрудник отдающего ОК должен обеспечить передачу трудовой книжки нарочно / курьерской службой, с обеспечением ее сохранности
6.Этап. Передача документов в принимающий филиал.
После оформления всех документов, они передаются для дальнейшего ведения и хранения в филиал, в котором будет работать работник. Так, в филиал передаются оригиналы документов:
- трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему, в т.ч., о переводе,
- трудовая книжка,
- личная карточка работника по форме Т-2,
- приказ о переводе на другую работу,
- справка о количестве дней неиспользованного отпуска с указанием периодов, заверенная подписью сотрудника ОК и печатью
- личное дело (если ведется).
- другие документы, имеющие значения для трудовой деятельности: непогашенные донорские справки, документы об установлении инвалидности и т.д.
Отдел кадров отдающего подразделения обязан обеспечить личную передачу документов по акту, либо пересылку документов со службой курьерской доставки, с обязательным отслеживанием пакета документов и страхованием на случай утраты.
В таком случае два экземпляра акта подписываются сотрудником отдела кадров отдающего подразделения, прикладываются к комплекту документов. После получения документов и проверки их комплектности отдел кадров принимающего подразделения обязан обеспечить передачу/пересылку оригинала акта со своей подписью.
7.Этап. Заведение сотрудника в программе 1С и оформление документов в принимающем подразделении
В 1С принимающий ОК делает проводку о приеме сотрудника. Неиспользованные отпуска вносятся остатком согласно полученной справке согласно Методическим рекомендациям по работе с программой 1С.
Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.
8.Этап. Внесение записи о переводе в трудовую книжку.
Сведения о переводе на другую постоянную работу должны быть внесены в трудовую книжку работника (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).
Такая запись должна быть внесена в трудовую книжку работника отделом кадров филиала/ОП, куда осуществлен перевод.
Запись о переводе на другую постоянную работу вносится в трудовую книжку следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата осуществления перевода работника; в графу 3 вносится запись о переводе работника на другую работу с указанием должности, структурного подразделения, наименования обособленного структурного подразделения; в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.
9.Этап. Внесение записи о переводе в личную карточку принимающим филиалом.
В соответствии с п. 12 Правил, с вносимой в трудовую книжку записью о переводе на другую постоянную работу работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, где повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. После внесения в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу» формы № Т-2 сведений о переводе работника на другую постоянную работу работодатель знакомит с ними работника под роспись в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки».
Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.
10.Этап. Внесение записи в книгу учета ТК и вкладышей к ним.
В Книгу учета трудовых книжек вносит запись о приеме трудовой книжки, где датой приема является дата перевода, указываются реквизиты приказ о переводе.
Ответственный – работник кадровой службы принимающего подразделения.
Обращайтесь, если возникли вопросы или нужны уточнения.
За разработкой документов и процедур для Вашей организации можно обратиться через форму обратной связи
Обособленное подразделение в 2024 году: что это и как открыть
У юрлиц много форм работы: головной офис, филиал и представительство, обособленное подразделение. Последняя форма вызывает вопросы: в чем смысл обособки, для каких целей его открывают и как оно работает. Разберем цели и правила открытия обособленного подразделения.
Если с филиалами и представительствами все понятно: они представляют организацию в месте, которое отличается от нахождения головного офиса, и представляют и защищают ее интересы. Об этом сказано в ст. 55 ГК РФ . Обособленное подразделение под эти критерии не подходит, это упрощенная форма работы организации в другом месте, вне офиса.
Обособленное подразделение — что это такое
Гражданский кодекс РФ не содержит развернутого определения обособленного подразделения (ОП). Это связано с тем, что ОП не вносят в ЕГРЮЛ, они не вправе выступать от имени организации. Термин ОП раскрывает налоговое законодательство, что обусловлено особыми правилами учета и уплаты налогов организации.
В соответствии с п. 2 ст. 11 НК РФ ОП — это территориально обособленное от организации место, где оборудованы рабочие места и ведется экономическая деятельность. Если территория не имеет оборудованных рабочих мест и организация не осуществляет взаимодействие через эту территорию, то такой объект не является обособленным подразделением (Письмо Минфина России от 18.08.2015 № 03‑02‑07/1/47702).
Закон не содержит ограничений по количеству рабочих мест ни для филиала, ни для обособленного подразделения.
Вот примеры, когда организации требуется регистрация ОП, а когда нет:
- Фирма набирает клининговый персонал. Уборщики осуществляют клининговые услуги в соседнем городе. В этом случае открытия ОП не требуется, поскольку персонал выезжает на объекты заказчиков — у них нет постоянных оборудованных рабочих мест. Такая же ситуация с электриками, сантехниками и штукатурами.
- Сотрудник работает вне офиса из дома. Это тоже не повод для открытия ОП — такой сотрудник трудится дистанционно.
- Организация занимается строительством. На стройплощадке установили бытовки, инструмент рабочим выдает работодатель. Стройка длится более одного года. В этом случае необходимо открыть ОП, поскольку имеются стационарные рабочие места.
- При выполнении дорожных работ ОП не открывают, поскольку работы выполняют «в поле», оборудованных рабочих мест нет.
- Организация открывает фирменные магазины — требуется зарегистрировать ОП на каждый магазин.
- В одном здании у организации находятся офис и кафе. Требуется открыть ОП, поскольку офис и кафе имеют разные адреса в пределах одного здания (Письма Минфина России от 06.09.
Обособленное подразделение вправе открыть расчетный счет.
Чем отличается филиал от обособленного подразделения
Отличия филиала от обособки мы собрали в таблице:
| Филиал | ОП |
|---|---|
| Выполняет функции головной организации | Не осуществляет функции головной организации |
| Сведения вносят в ЕГРЮЛ | Сведения не вносят в ЕГРЮЛ |
| Открывают по решению собственников организации | Для открытия достаточно решения руководителя |
| Для открытия заполняют форму С-09-3-1 | Для открытия заполняют форму Р13014 |
Филиал целесообразно открывать на территории, которая находится на значительном расстоянии от центрального офиса. Рассмотрим на примере отличия ОП от филиала. Организация занимается изготовлением и продажей газировки на розлив. Структура выглядит так:
- Головной офис. Здесь решают организационные вопросы, занимаются продажами и закупом.
- Обособленное подразделение, в котором находится производство. Оно располагается в том же городе, что офис, но находится в промзоне.
- Обособленные подразделения — фирменные магазины, в которых реализуют продукцию.
- Филиал в соседней области. Он занимается сбытом продукции в другом регионе и представляет интересы головного офиса.
Виды обособленных подразделений
Статья 55 ГК РФ содержит три вида ОП:
- Филиал.
- Представительство.
- Иные ОП.
Филиалы и представительства — это тоже ОП, но они выделены в отдельные формы. Простое ОП не имеет особого названия. Разница заключается в объеме полномочий.
Общие признаки всех ОП:
- территориально обособлены от головного офиса;
- имеют стационарные рабочие места;
- положения и порядок работы утверждает головной офис;
- не являются самостоятельными юрлицами.
Иные ОП, в отличие от филиалов и представительств, не выполняют никаких собственных функций. Сотрудники трудятся на оборудованных рабочих местах вне территории основного офиса юрлица. Филиалы и представительства осуществляют часть функций основного офиса организации:
- заключают сделки;
- участвуют в тендерах;
- нанимают персонал.
Открытие обособленного подразделения
Для открытия ОП требуется основание — решение руководящего органа. Такое решение вправе принять:
- директор;
- совет директоров;
- собрание участников.
Для филиала и представительства решение собрания участников обязательно.
В материале рассматривается процедура открытия простого ОП, не являющегося филиалом и представительством.
Самый простой способ — издание приказа директора об открытии ОП. В нем указывают:
- дату открытия обособки;
- место нахождения;
- наименование;
- руководителя обособленного подразделения;
- ответственных за работу по регистрации ОП.
Организация вправе разработать положение о работе ОП. В нем указывают цели и функции обособки.
Когда подготовительные работы завершены, ОП необходимо зарегистрировать в налоговой.
Регистрация обособленного подразделения в 2024 году
В течение одного месяца с даты открытия ОП необходимо направить сообщение о создании обособленного подразделения 2024 года в ФНС. Сообщение направляют по форме С-09-3-1:
В нем указывают:
- ИНН и КПП головной организации;
- наименование юрлица;
- код налогового органа;
- ОГРН организации;
- количество ОП, их наименование и адрес;
- ФИО руководителя организации, его ИНН;
- контактные данные.
Сообщение подают в ту налоговую инспекцию, в ведении которой находится территория, на которой открывают ОП. Документ передают нарочно в налоговую инспекцию, отправляют электронно на сайте ФНС или по телекоммуникационным каналам связи.
Срок на уведомление ФНС отсчитывают с даты открытия ОП, которая указана в приказе руководителя.
После регистрации ФНС направит заявителю уведомление об учете ОП. Обособленному подразделению присвоят КПП.
После того как ОП зарегистрировано, рекомендуем уведомить контрагентов, с которыми планируется сотрудничество.
Например, при заключении договоров поставки продукции для поставки по адресу ОП, необходимо внести новый адрес в договор.
Сообщение о создании ОП для контрагентов составляют в свободной форме. Вот пример:
Уведомляем, что 24.08.2023 ООО «Ppt.ru» открыло обособленное подразделение по адресу: Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1/1.
По данному адресу планируется закупка продукции. Просим отразить изменения в действующих договорах.
Если в зарегистрированном ОП планируется установка кассового аппарата, то при его регистрации необходимо указывать КПП, который присвоили ОП в налоговой. Он отличается от КПП головной организации.
Как закрыть обособленное подразделение
Если необходимость в работе ОП отпала, то требуется снять его с учета в налоговой и закрыть.
Для закрытия необходимо издать приказ руководителя и подать сообщение в налоговую. В ФНС сообщение о закрытии обособленного подразделения 2024 года подают по форме С-09-3-2.
После регистрации заявителю направят уведомление о снятии с учета ОП.
Сотрудников при закрытии ОП необходимо перевести в другое подразделение, в головной офис или уволить. Увольнение оформляют как при ликвидации организации ( Обзор, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 09.12.2020 ).
- Челозерцева Александра
2023-08-25 12:44:00
Учитывайте, что, при приеме работников на работу в обособленное подразделение, в трудовом договоре нужно указывать адрес обособки и указание на работу в ОП, а не в головном офисе. При переводе персонала из основного офиса в обособленное подразделение, необходимо внести изменения в трудовой договор и отчитаться по СФР по ЕФС-1.
После открытия обособленного подразделения на стационарных рабочих местах в течение одного года необходимо провести специальную оценку условий труда, а затем внести в трудовые договоры сведения о классе опасности рабочего места.
Вопрос: Как правильно оформить перевод сотрудника из филиала в головное подразделение организации? Местонахождение головной организации — г. Москва, филиал — г. Екатеринбург. Каков порядок передачи трудовой книжки, личного дела, личной карточки? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.)
Как правильно оформить перевод сотрудника из филиала в головное подразделение организации? Местонахождение головной организации — г. Москва, филиал — г. Екатеринбург. Каков порядок передачи трудовой книжки, личного дела, личной карточки?
Перевод работника из филиала в головное подразделение осуществляется с согласия работника на основании дополнительного соглашения к трудовому договору и оформленному в соответствии с ним приказа о переводе работника на другую работу (с использованием унифицированной формы N Т-5 или иной формы приказа, утвержденной работодателем). Также вносится соответствующая запись в трудовую книжку. Вопросы передачи личных дел, трудовых книжек и иных документов работника работников при переводе в другое структурное подразделение в пределах одного юридического лица законодательно не урегулированы. В целях обеспечения сохранности документов целесообразно передавать такие документы по акту приема-передачи.
Данные вопросы можно урегулировать локальным нормативным актом, например, инструкцией о кадровом делопроизводстве.
В соответствии со ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.
В соответствии со ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
В соответствии с п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила) в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
В соответствии с п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» приказ о переводе работника на другую работу заполняется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.