Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами — это документ с договоренностью контрагентов об обмене информацией удаленно с помощью специального программного обеспечения. Оформляется путем заключения отдельного договора либо включения нового пункта в существующий.
Когда и кому необходимо заключать такое соглашение
Каждый предприниматель и организация самостоятельно решает, какой документооборот удобнее: бумажный или электронный. Взаимодействие с государственными органами все больше переходит в эл. формат, что подталкивает к мысли о возможности перехода на электронный документооборот между организациями и индивидуальными предпринимателями. Последние изменения, как в жизни, так и в законодательстве, заставляют чаще задумываться об экономии времени и оптимизации ресурсов.
Что такое ЭДО, чем он отличается от обмена скан-копиями и каковы правила перехода на ЭДО, разберем подробнее. Сейчас почти в каждом договоре прописывается условие о возможности обмена бумагами через направление их скана на эл. почту контрагента. Этот порядок добавляет оперативности в передаче данных, но ЭДО не является. Обычно за скан-копией следует отправление другой стороне договора того же документа в бумажном виде для собственноручного подписания.
Есть ситуации, когда обмена сканированными документами недостаточно, например, в случае первички.
Переход на электронное взаимодействие предполагает наличие у участников контракта эл. подписи при ЭДО, которая позволяет считать эл. документы равнозначными бумажным, подписанным собственноручно, то есть подписывать то же самое в распечатанном виде не требуется. ЭЦП различаются по статусу (ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»):
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Подписание квалифицированной ЭЦП гарантирует равнозначность эл. документа бумажному в силу указания на это в законе № 63-ФЗ, за исключением случаев, когда, по требованиям законодательства, допускается только бумажная форма. Простая и неквалифицированная эл. подписи гарантируют эквивалентность электронной и бумажной форм, если это предусмотрено нормативными правовыми актами или соглашением между участниками эл. взаимодействия (ст. 6 ФЗ об эл. подписи).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы получить электронную подпись для ЭДО.
Во всех случаях нужно ли соглашение об электронном документообороте? Нет, не во всех. Если речь идет о подписании документов простой или неквалифицированной подписью, оно требуется. Исключение: если их применение допустимо по требованиям правовых норм.
Использование квалифицированной подписи придает юридический статус эл. документу в силу указания на это в законе, но не исключает право сторон заключить дополнительный договор по ЭДО или внести условия о переходе на него в существующий.
Как договориться с контрагентами о переходе на е-документооборот
Использование ЭДО достигается обоюдным желанием сторон, иначе смысла в этом нет, так как теряются все связанные с этим плюсы по обмену данными. Чтобы заинтересовать партнера и склонить его в свою сторону, направьте письмо с соответствующим предложением, указав преимущества такого обмена.
Образец такого письма:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Генеральному директору ООО «Общество»
Уважаемый Иван Иванович!
Сообщаем Вам, что ООО «Ppt.ru» переходит на документооборот в электронной форме (далее — ЭДО) с использованием программного обеспечения «…» компании «…».
Преимущества использования ЭДО:
- оптимизация времени на подготовку, согласование, отправку и регистрацию документов;
- круглосуточный контроль за движением бумаг, оперативность в решении возникающих текущих вопросов;
- минимизация рисков потери корреспонденции.
Направляем Вам проект соглашения об ЭДО между юрлицами для предварительного ознакомления и рассмотрения вопроса его подписания.
Приложение на 4 л. в 1 экз.
«20» октября 2020
Что написать в соглашении
Какие условия включить в соглашение об электронном документообороте с контрагентом:
- предмет, без договоренности о предмете договор не считается заключенным;
- определение используемых терминов и понятий;
- положения о виде ЭЦП и равнозначности эл. документов бумагам на бумажных носителях;
- права и обязанности сторон, их взаимодействие с удостоверяющим центром;
- срок действия;
- способы идентификации уполномоченного лица для случаев подписания простой или неквалифицированной подписью;
- ответственность сторон;
- иные положения, например о порядке разрешения споров, реквизиты сторон.
Как грамотно заключить договор дистанционно в электронной форме без ЭЦП
В условиях разразившегося «бумажного» кризиса электронный документооборот получил новый стимул для развития. Да, не хотелось бы, чтобы в стране умерло производство бумаги и надеюсь, что скоро эта проблема будет решена, но дальнейшее развитие ЭДО может упростить (облегчить) многие процессы не только в корпоративных и государственных сферах, но и в сфере обычного гражданского оборота.
Большинство договоров, которые заключаются между обычными гражданами, между предпринимателями и клиентами, можно легко заключить в электронной форме и без ЭЦП. Российское законодательство прямо говорит о такой возможности.
К таким договорам относятся те, для заключения которых не требуется нотариального заверения и регистрации в публичных реестрах.
Пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса говорит о том, что договор в письменной форме может быть заключен путём составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абзаца второго пункта 1 статьи 160 настоящего Кодекса. Абзац второй пункта 1 статьи 160 Гражданского кодекса говорит о том, что письменная форма сделки считается соблюденной в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Чтобы грамотно всё оформить, достаточно включить в договор пункты следующего содержания (и выполнить указанные в них условия):
«Настоящий Договор заключен Сторонами путём акцепта оферты. Офертой является направление Исполнителем Заказчику проекта настоящего Договора в электронной форме по электронной почте. Акцептом является внесение Заказчиком предусмотренной пунктом _____ Договора предоплаты со ссылкой на данныи Договор. С момента внесения предоплаты (акцепта оферты) Договор считается заключенным и вступает в действие.
В целях определения актуальной (действующей) редакции Договора в случае его обсуждения Сторонами каждая новая редакция Договора обозначается новым (уникальным) номером. Актуальной (действующей) редакцией Договора является редакция, утверждённая Сторонами посредством обмена сообщениями по электронной почте».
или (более надёжный вариант):
«Настоящий Договор заключен Сторонами дистанционно путём совершения следующих конклюдентных деиствий, обеспечивающих надлежащую идентификацию Сторон: Для заключения настоящего Договора каждая из Сторон осуществляет со своего банковского счёта на банковский счёт другой Стороны денежный перевод в размере 105 рублей (*может быть указана любая символическая сумма) с указанием в назначении платежа кода „Договор № ____“. Платеж должен быть совершен с использованием банковских данных Сторон, указанных в настоящем Соглашении. В целях определения актуальной (действующей) редакции Договора в случае его обсуждения Сторонами каждая новая редакция Договора обозначается новым (уникальным) номером.
Актуальной (действующей) редакцией Договора является редакция, утверждённая Сторонами посредством обмена сообщениями по электронной почте».
Указанные способы заключения договора в электронной форме отвечают вышеуказанным требованиям законодательства, а именно позволяют воспроизвести договор на материальном носителе в неизменном виде (содержание договора фиксируется сторонами в переписке по электронной почте) и позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю на заключение договора. Схема с использованием символических платежей для идентификации контрагента довольно давно обкатана в том числе различными сервисными компаниями (такси, каршеринг, доставка еды и так далее), она также применима для заключения договоров в иных сферах правоотношений.
P.S. Конечно, вероятность мошенничества со стороны злоумышленников не исключается ни при обозначенном способе заключения договора, ни при других (более традиционных способах). При заключении договора лучше проверить благонадёжность контрагента с помощью открытых источников, а получив символический платёж в рамках действий по заключению договора, сверить реквизиты отправителя платежа с реквизитами контрагента, указанными в договоре.
Так или иначе, процедуры предварительной проверки контрагента никто не отменял при любом способе заключения договора. С уважением, предприниматель, инвестиционный и корпоративный юрист Евгений Рябов [email protected] t.me/eriabov
- составление договоров
- подписание договора
- электронный документ
- электронный документооборот
Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?
В статье про договор для фрилансеров не написано, как «подписать» договор удаленно. Я нахожусь на Бали, а заказчик — в Мурманске. Доставка почтой нереальна, заказывать «Ди-эйч-эль» — лишние расходы денег и времени.
Что нужно прописать в договоре, чтобы потом с ним идти в суд? Опустим момент перелета Бали — Россия.
Только после просмотра фотографий с Бали и поиска дешевых билетов Москва — Денпасар смогли подготовить ответ 🌊.
По закону договор в письменной форме можно заключить, обменявшись документами по обычной почте, телеграфу, телефону или электронной почте, если понятно, что документ направила именно сторона договора.
Использование факсимильной подписи, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается, если стороны согласовали ее использование.
Поэтому вы можете заключить договор, обменявшись его подписанными сканами по электронной почте. Предварительно в договор необходимо включить пункт, что вы признаете юридическую силу такого обмена, и указать адреса электронной почты, которые будут подтверждать подписание договора уполномоченным лицом.
Включите в договор пункт про электронную подпись
Чтобы подписать договор по электронной почте, включите в него, например, такой пункт:
- Настоящий Договор, дополнительные соглашения, приложения и акты к нему могут быть подписаны Сторонами путем обмена их сканированными подписанными копиями по электронной почте:
- от Подрядчика с электронного адреса [ адрес электронной почты ]; от Заказчика с электронного адреса [ адрес электронной почты ].
- Документы, направляемые с указанных адресов Сторон, считаются подписанными простой электронной подписью — электронным адресом. Стороны подтверждают получение писем путем ответа на них с указанных адресов.
- Стороны признают юридическую силу за электронными письмами и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью.
Обязательно укажите, какие электронные адреса являются простой электронной подписью и подтверждают заключение договора уполномоченным лицом.
Распечатайте, распишитесь, отсканируйте и направьте
После этого, чтобы заключить договор, распечатайте его, распишитесь, отсканируйте и направьте заказчику с того адреса электронной почты, который указан в договоре.
Заказчик же должен распечатать скан договора с вашей подписью, расписаться, отсканировать и направить вам.
Вы с заказчиком обязательно должны обменяться подписанными сканами именно с тех адресов, которые указаны в договоре. Иначе впоследствии договор могут признать незаключенным.
Совет
Если чувствуете, что клиент проблемный, лучше согласуйте расходы на обмен бумажными подписанными оригиналами через «Ди-эйч-эль» или любую другую курьерскую службу, чтобы наверняка. Хотя, конечно, никто не застрахован, что проблемный клиент не начнет доказывать в суде, что синяя подпись и печать вовсе не его.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Задать вопрос
А подпись должна быть на всех листах или только на последнем?
Отредактировано
Artur, можно на последнем, главное, чтобы подписанные документы были идентичны
Сам столкнулся с этим вопросом, может кому-то будут полезны мои выводы. Суд наверняка не признает факсимильную подпись, если до этого вы оба не подписали ручками бумажку о правомерности такого удобства в обмене документами между собой. Что вполне разумно, однако не решает задачу избавления от корреспонденции.
Склоняюсь к варианту использования оферты и акцепт через предоплату (пусть даже смешную), тогда подтвердить намерения заказчика, в случае чего, можно через банк.
Дмитрий, а что значит «суд наверняка не признает факсимильную подпись. » ?
Расскажите подробности своего дела. Вариант с офертой это хорошая альтернатива, но не обязательная.
Я к чему это всё пишу: существует огромная масса судебной практики, признающая легальность использования изложенного в статье способа подписания договоров.