Как исправить ошибку в больничном листе? Такой вопрос возникает у бухгалтера, допустившего неточность в бюллетене. Если работодателем в больничном листе допущена ошибка, на этот счет ФСС дает весьма четкие разъяснения.
В статье пойдет речь о том, какие недочеты надо устранять и как это правильно сделать.
- Допустимые ошибки в больничном в 2022-2023 годах
- Что делать, если работодатель испортил больничный
- Что делать, если в больничном не указаны некоторые данные
- Что делать, если больничный оформлен с ошибкой: в названии неверно указали форму собственности или неправильно указано наименование организации
- Как вносить исправительные записи в больничный (примеры)
- Как исправить ошибку в электронном больничном
- Итоги
Допустимые ошибки в больничном в 2022-2023 годах
Прежде всего отметим, что нижеследующее в статье касается только процедуры оформления больничных листов в бумажном виде. Они оформляются в отношении (ч. 28 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):
- работников, сведения о которых составляют государственную и иную тайну;
- лиц, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.
С 2022 года работодатели никак не участвуют в оформлении электронных больничных.
В свою очередь, предприятия должны выполнять много обязанностей в части обеспечения оборота электронных больничных листков. Узнать больше об этом вы можете в экспертном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.
Все ошибки, которые допустит работодатель при заполнении своей части бумажного листка нетрудоспособности, необходимо исправлять, руководствуясь установленными законодательством правилами. Но есть и недочеты, наличие которых не приводит к необходимости корректировать информацию, отраженную в больничном. Например, если в нарушение требований соцстраха данные внесены не печатными буквами, а прописными.
Или некоторые цифры или буквы вылезают за пределы ячеек. Главное требование — информация должна легко читаться.
Ознакомиться с примером отражения числовых показателей по расчету пособия в больничном вы можете в специальном материале от экспертов «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.
То же самое относится и к цвету чернил. Согласно п. 76 Условий и порядка оформления больничных, утвержденных приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н (далее — Условия), бланк можно заполнять только черной ручкой или с помощью компьютера. Это объясняется тем, что сам бланк изготовлен с несколькими степенями защиты, в том числе с содержанием синих волокон.
При сканировании заполненного бланка защитные волокна и информация, нанесенная синей ручкой, сливаются.
Однако существует судебная практика (применимая и в случае с применением действующего законодательства по аналогии), подтверждающая, что, например, подписание больничного листа чернилами ненадлежащего цвета не является причиной для отказа в оплате по больничному листу (например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2014 № А27-8345/2013).
В установленном порядке работнику и работодателю предоставляется доступ к данным по больничному листу.
Что делать, если работодатель испортил больничный
Согласно п. 85 Условий, если сотрудник организации допустил ошибку в заполнении граф бумажного листка нетрудоспособности, недопустимо использовать корректирующие средства. Для исправления ошибки следует зачеркнуть неверные данные и с обратной стороны бланка указать правильную информацию, которую необходимо заверить надписью «исправленному верить», подписью должностного лица и печатью (при наличии).
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Если вы заполнили строку, которая должна оставаться пустой, ошибочную запись зачеркните, а на оборотной стороне больничного листа напишите, например:…
Пример надписи смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Что делать, если в больничном не указаны некоторые данные
Подобный сценарий крайне маловероятен в случае с заполнением электронных больничных — общеобязательных с 2022 года. Все необходимые для расчета пособий сведения так или иначе отражены в базах данных ФСС (с 01.01.2023 — СФР), который предоставляет работодателям и медучреждениям программно-технические средства для работы с электронными больничными.
Вместе с тем при заполнении бумажного бланка могут наблюдаться упущения. В подобных случаях правомерно учитывать нижеследующее.
Отсутствие какой-то информации не всегда служит причиной для переоформления листка нетрудоспособности. Например, согласно информации ФСС «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)», приведенной на официальном сайте Фонда соцстраха, если в больничном неправильно указано наименование организации или оно вписано не полностью в разделе «Заполняется медорганизацией», это не приводит к выдаче дубликата при условии, что соответствующие сведения корректно приведены в разделе «Заполняется работодателем».
При этом если в больничном вовсе не указано место работы, то на этот счет однозначных разъяснений нет. Работодатель не имеет права заполнять ту часть бланка, которая предназначена для лечебных учреждений. А бланки с пустой графой в разделе для медучреждений о месте работы признаются заполненными с нарушением правил, что подтверждает и судебная практика (например, решение Кисловодского городского суда Ставропольского края от 29.01.2015 по делу № 2-88/2015).
Но, с другой стороны, есть судебная практика, подтверждающая и обратную позицию, что неполное заполнение своей части бланка медучреждением не служит причиной для отказа физлицу в социальном пособии (например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 12.05.2015 по делу № 11-4532/2015).
Сложившаяся практика говорит о том, что иногда медицинские учреждения оставляют незаполненным наименование работодателя, боясь сделать ошибку, потому как обычно сотрудники называют не название юрлица согласно уставу, а бренд компании или просто ошибаются в организационно-правовой форме своего предприятия. О сложностях оплаты пособий по таким больничным следует рассказать работникам, в отношении которых заполняются бумажные больничные, заранее и сообщить, что если в больничном не указано наименование организации, то предприятие не будет выплачивать по такому документу пособие. Для того чтобы предотвратить такие ситуации, рекомендуется выдавать сотрудникам справки с наименованием предприятия для представления в медучреждения при оформлении больничных.
О том, что делать, если был выдан дубликат, а реквизиты испорченного больничного уже отражены в продолжении листка нетрудоспособности, разъясняется во втором абзаце п. 3 письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956. Приведенные там рекомендации не противоречат п. 76 Условий.
Медицинская организация должна снять копию с испорченного листка и на ней сделать отметку с номером нового больничного или оформить справку о выдаче дубликата больничного с указанием реквизитов старого листка нетрудоспособности.
Письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575 указывает на недопустимость ситуаций, когда организация отказывается принять у сотрудника больничный лист по причине сомнений в его достоверности или в случае имеющейся ошибки. Соцстрах рекомендует обращаться в свои отделения за получением разъяснений.
Можно проверить корректность оформления электронного больничного на сайте ФСС.
Что делать, если больничный оформлен с ошибкой: в названии неверно указали форму собственности или неправильно указано наименование организации
Как уже отмечалось выше, если ошибку в наименовании организации допустило медицинское учреждение, необходимо руководствоваться следующими правилами:
- Если указанное с ошибкой наименование позволяет идентифицировать настоящего работодателя, такой больничный не считается испорченным.
- Если идентифицировать невозможно, необходимо направить сотрудника за дубликатом больничного в то медицинское учреждение, которое выдало первоначальный документ с ошибкой.
- Если поле «Место работы» медицинским учреждением заполнено не было, необходимо попросить сотрудника обратиться в медучреждение для дооформления больничного листа.
Но если ошибка в наименовании организации в больничном листе допущена работодателем, то необходимо внести исправления по установленным правилам.
Как вносить исправительные записи в больничный (примеры)
Как уже было отмечено выше, запись об исправлении ошибки вносится на обороте листка нетрудоспособности, а сама ошибка аккуратно зачеркивается. В таблице приведены примеры возможных исправлений.
Ошибочная запись после исправления
Исправление на обороте, заверяемое записью «Исправленному верить», подписью и печатью (при наличии)
Графу «Основное» считать незаполненной.
Исправление ответа на запрос ФСС
Больничный лист был получен из ФСС с периодом болезни 28.09.2022 по 07.09.2022. Сотрудник написал заявление что бы ему оплатили больничный с 29.09.2022. В больничном вручную исправили дату начала болезни и оплаты 29.09.2022, но в ответе в ФСС осталась дата начала больничного 28.09.2022 и ответ был отправлен. Прошла оплата с 28 и через неделю стало понятно, что надо отправить в ФСС правильную дату начала больничного. Поскольку в документе больничного дата указана верно, то исправили ответ ФСС и указали дату начала больничного 29.09.2022 и поставили признак исправление «5.
Перерасчет листка нетрудоспособности в случае ошибки в расчете работодателя». Ответ ФСС отправили и его приняли. Потом позвонили из ФСС и сказали, что они не видят признак исправления, они его приняли как первичный. Получается что ошибка либо с нашей стороны и признак исправления не выгрузился, либо он выгрузился, но почему то его не видят в ФСС.
Не сталкивались с подобной проблемой?
Обсуждение (9)
kuzmina_m Подписчик БухЭксперт8 :
У нас получилось сделать исходищее сообщение в фсс, на основании больничного, в нем поставили признак «Перерасчет», вручную указали идентификатор строки реестра, взяв его из первичного ответа P_5421100007_2022_10_10_58162248_0 и добавив к нему «:1», получилось так P_5421100007_2022_10_10_58162248_0:1. Исходящий запрос ФСС принял и прислал входящий запрос, отправли ответ на этот запрос с признаком исправления, но его не приняли. Ошибка «ERR_PR_1049: BATCH_NO, передаваемый в 101 сообщении, не соответствует BATCH_NO который был указан при инициации перерасчета».
Вопрос, куда копать дальше?
Юлия Щелкунова Сотрудник БухЭксперт8 :
Здравствуйте! Это очень частая жалоба, что ФСС как бы не видит принятые ответы на запрос.
Похоже, как-будто он их не может сопоставить с исходным БЛ. И у них такой ответ теряется (Это мои домыслы).
И так не можем разобраться, что они хотят… Вообще, если изначально посылали Ответ на запрос, то исходящее сообщение по идее не нужно. Просто отправляете новый отчет с признаком перерасчета и идентификатором из исходного ответа. (обратите внимание в ответе есть признак исправления и признак перерасчета (?), поставьте оба признака.
kuzmina_m Подписчик БухЭксперт8 :
Ответ они видят, но говорят что нет признака перерасчета. А где в ответе признак исправления и перерасчета? В исходящем сообщении есть признак перерасчета (см. скриншот), а где ответе признак перерасчета и исправления?
И можно ли как-то посмотреть данные выгрузки, которая уходит в ФСС?
Юлия Щелкунова Сотрудник БухЭксперт8 :
Я думаю, Вам нужно обновить базу. В новом релизе (у меня 3.1.23.165):
Исходящее сообщение:
Ответ на запрос:
kuzmina_m Подписчик БухЭксперт8 :
Обновились до рел. 3.1.23.167. Поле «Перерасчет» появилось, указали идентификатор P_5421100007_2022_10_10_58162248_0:1, но из ФСС пришел отказ «Ошибки (1): ERR_PR_1049: BATCH_NO, передаваемый в 101 сообщении, не соответствует BATCH_NO который был указан при инициации перерасчета».
Нашли на конференции 1С сообщение от 21.09.2022 https://partners.v8.1c.ru/forum/t/2082494/m/2082799 там написано Ответ от тех поддержки 1С: В текущих релизах название флажка неверное, т.к. этот признак перерасчета (параметр recalculation) теперь используется не только для непроактивных реестров. Пока в спецификации СЭДО в описании параметра recalculation указано: «Инициация перерасчета непроактивного пособия» в 109 сообщении.
ФСС в ближайшее время обновит спецификацию, изменив описание для этого параметра в спецификации примерно на такое: «Инициация перерасчета пособия» в 109 сообщении. Вам что ни будь известно обновили спецификацию СЭДО или нет?
По сообщениям народ выходит из положения отправкой реестра прямых выплат, но нам ответили в ФСС что даже не будут рассматривать такой вариант. Что еще можно сделать?
kuzmina_m Подписчик БухЭксперт8 :
Обновлись до рел. 3.1.23.167, поле «Перерасчет» появилось. Отправили ответ в ФСС, указали идентификтор «P_5421100007_2022_10_10_58162248_0:1», но сообщение не приняли, ошибка такая же «Ошибки (1): ERR_PR_1049: BATCH_NO, передаваемый в 101 сообщении, не соответствует BATCH_NO который был указан при инициации перерасчета
https://partners.v8.1c.ru/forum/t/2082494/m/2082799«. На конференции 1С есть ответ от 21.09.2022 https://partners.v8.1c.ru/forum/message/2082799 Ответ от тех поддержки 1С: В текущих релизах название флажка неверное, т.к. этот признак перерасчета (параметр recalculation) теперь используется не только для непроактивных реестров. Пока в спецификации СЭДО в описании параметра recalculation указано: «Инициация перерасчета непроактивного пособия» в 109 сообщении.
ФСС в ближайшее время обновит спецификацию, изменив описание для этого параметра в спецификации примерно на такое: «Инициация перерасчета пособия» в 109 сообщении. Вам что ни будь известно, обновилась эта спецификация или нет? По сообщениям, народ выходит из положения отправкой реестра прямых выплат, но в ФСС ответили, что не будут рассматривать такой вариант.
Что еще можно сделать?
Юлия Щелкунова Сотрудник БухЭксперт8 :
Ваш комментарий из-за ссылки пометился как спам. 🙁
Здесь в обсуждении, ниже, отписался другой пользователь, что все получилось после обновления. У Вас этот идентификатор (P_5421100007_2022_10_10_58162248_0:1) указан был в исходящем сообщении?
Grankin Подписчик БухЭксперт8 :
Да, дело было в релизе устаревшем, обновили и в пересчете указали идентификатор из исходящего сообщения и все полчилось.
Исправление в больничном листе работодателем
Допустима ли незначительная ошибка в больничном? Правильно – нет, поскольку при ее наличии Фонд социального страхования имеет право отказать работодателю в страховом возмещении. А что делать, если ошибка все-таки обнаружена?
Разберем несколько практических ситуаций.
Листок нетрудоспособности, или, как мы привыкли его называть, — «больничный» — уникальный документ. Почему? Потому что, во-первых, документ медицинский, подтверждающий нетрудоспособность работника в определенный период. Во-вторых, документ финансовый, и является основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
Опытный бухгалтер знает: к вопросам правильного заполнения больничного необходимо проявлять максимальное внимание.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Ой, а вот здесь ошибка в больничном!
Бланк листка нетрудоспособности состоит из двух разделов. Один из них заполняется медицинской организацией, в которой проходил лечение работник, второй — работодателем. Права на ошибку у врачей нет.
Совсем. По той простой причине, что действующее законодательство не предусматривает возможности внесения исправлений в раздел, заполняемый медиками.
Если медики допустили в больничном ошибку, то он считается испорченным и взамен него выдается дубликат листка нетрудоспособности. Это обстоятельство — настоящая головная боль для бухгалтера, поскольку изменить что-либо самостоятельно в данном разделе они не могут.
Пропущенная ошибка чревата тем, что в дальнейшем ФСС откажется оплачивать этот больничный за счет государственных средств. Поэтому работодатель зачастую предпочитает перестраховаться. И порой первая реакция бухгалтера — отправить работника обратно в поликлинику или больницу за дубликатом.
Однако так делать нельзя.
Далее прокомментируем распространенные вопросы бухгалтеров о порядке заполнения больничных на практике.
Исправления в больничном. Кто должен подписаться?
«Правильная запись подтверждается подписью» — такая формулировка содержит в пункте 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н), регламентирующем порядок внесения исправлений. Как видите, слово «подпись» употреблено в единственном числе.
Поэтому под исправлениями на больничном достаточно подписи руководителя или главного бухгалтера. Подписи обоих в данном случае не требуется.
Подпись иного лица под исправлениями возможна только тогда, когда руководитель или главный бухгалтер передали свои полномочия на подписание больничных другому сотруднику (сотрудникам) организации. Такое право у них есть, но делается это на основании доверенности, а не приказа, как практикуют многие работодатели. При этом печать, также, как и на лицевой стороне больничного, не обязательно должна быть гербовой.
Достаточно печати бухгалтерии или кадровой службы.
Если работодатель ошибочно заполнил строку, которая заполнению не подлежит
Как внести исправления в больничный в этой ситуации? Порядок выдачи листков нетрудоспособности не содержит ответа на этот вопрос, а на практике такая ситуация возникает нередко. Чаще всего ошибаются работодатели при заполнении строк «Дата начала работы» и «в т.ч. нестраховые периоды».
Между тем, в строке «Дата начала работы» указывается число, месяц и год, с которого работник должен был приступить к работе в случае аннулирования трудового договора, если заболевание или травма наступили в период со дня заключения трудового договора до его аннулирования. Редчайший случай на практике! Во всех остальных случаях эта графа не заполняется.
Разъяснения этой интересной ситуации мы найдем в письме ФСС России от 18.10.2012 № 15-03-14/05-12954. Так, в строке «в т.ч. нестраховые периоды» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом РФ от 12.02.1993 № 4468-1 с 1 января 2007 года. Таким образом, если работник никогда не проходил службу в указанных органах либо уволился из них до 1 января 2007 года строка «в т.ч. нестраховые периоды» также не заполняется.
Если эта строка все-таки по ошибке заполнена, следует зачеркнуть запись, а затем на оборотной стороне бланка сделать следующую запись – «Строку «Дата начала работы» считать незаполненной» и подтвердить подписью и печатью.
Перерасчет пособия по временной нетрудоспособности по просьбе сотрудника
Еще одна проблема, связанная с правильным заполнением больничного, возникает, когда работник обращается к работодателю с заявлением о перерасчете среднего заработка для пособия по временной нетрудоспособности в тех случаях, когда это приводит к увеличению пособия. Такое нередко происходит с новыми работниками, которые в двух предыдущих годах работали у другого работодателя и работник своевременно не предоставил новому работодателю справку о сумме заработной платы (утв. приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).
Представим, что такой работник представил справку. Бухгалтеру придется сделать перерасчет пособия за все прошлое время, но не более, чем за три года, предшествующих дню предоставления справки. Однако, больничный лист давно уже заполнен работодателем, и в том числе, строки, где указывается заработок для исчисления пособия и сумма пособия. Неужели все это необходимо исправлять?
Конечно, нет. Теоретически это возможно, но исправить, по меньшей мере, пять неверных записей абсолютно нереально, для этого на оборотной стороне бланка просто нет места.
Поэтому, уже заполненный на основании первоначальных сведений о заработке работника больничный следует оставить без изменений, а перерасчет суммы пособия произвести на отдельном листе.
Виды пособий
Экспресс-курс в Контур.Школе
Заполнение формы СЗВ‑ТД без ошибок. Практикум
Виды пособий (страховое обеспечения по обязательному социальному страхованию):
- пособие по временной нетрудоспособности;
- пособие по беременности и родам;
- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в мед. учреждениях в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребенка;
- ежемесячное пособие на ребенка до 1,5 лет.