До 2024 года ИП-работодателям приходилось самостоятельно вставать на учет в ФСС и сниматься с учета. С 2024 года ПФР и ФСС объединились в единый Социальный фонд (СФР), и теперь порядок регистрации ИП-работодателей упростили. Также новшества коснулись организаций с обособленными подразделениями. Мы проанализировали новый порядок регистрации и снятия с учета страхователей (приказ Минтруда от 07.12.2022 № 768н).
В статье расскажем подробно о порядке постановки на учет в Соцфонде и снятия с учета с 2024 года.
Из статьи вы узнаете
- Что изменилось в регистрации работодателей с 2024 года
- Кто должен регистрироваться в СФР самостоятельно
- Порядок и сроки регистрации организаций и ИП в СФР
- Как узнать о факте регистрации в СФР
- Как сняться с учета в СФР
- Как проверить, что СФР снял организацию (ИП) с учета
- Основное, что нужно знать о регистрации в СФР
Что изменилось в регистрации работодателей с 2024 года
Два выгодных нововведения для предпринимателей и одно — для организаций с обособленными подразделениями, которые открыли счет в банке, сами начисляют и делают выплаты сотрудникам.
Изменения для ИП
Отменили заявление о регистрации в качестве страхователя при заключении трудовых договоров
До 2024 года при найме своего первого сотрудника предприниматели должны были подать заявление о регистрации в ФСС, чтобы встать на учет в этом фонде. На подачу такого заявления закон давал 30 календарных дней со дня заключения договора. В Пенсионный фонд заявление не подавали — ПФР узнавал о найме сотрудника из формы СЗВ-ТД.
С 2024 года ФСС и ПФР объединились в единый Социальный фонд. В Соцфонд сдается аналог бывшей формы СЗВ-ТД — сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1. Из этого отчета фонд узнает о том, что ИП стал работодателем, поэтому дополнительно заявлять о факте трудоустройства сотрудников не требуется.
Отменили заявление о снятии с учета
До 2024 года с учета по соцстрахованию предпринимателей снимали по заявлению. Заявления подавали, если расторгли:
- последний трудовой договор;
- последний ГПД, в котором была прописана уплата взносов на травматизм.
С 2024 года Соцфонд снимает с учета в проактивном режиме, то есть без каких-либо заявлений. Теперь фонду достаточно для этого одной отчетности.
Если ИП расторг последние договоры концом 2022 года и не подавал заявление о снятии с учета, рекомендуем уточнить в своем отделении СФР, сняли ли ИП автоматически с учета по соцстрахованию или нужно подать заявление. В законе нет переходных положений для такой ситуации. Если ИП будет продолжать числиться страхователем по соцстрахованию, от него фонд будет ждать нулевые сведения о взносах на травматизм (бывший отчет 4-ФСС), а ФНС — нулевой расчет по страховым взносам (РСВ).
Изменения для организаций с самостоятельными ОП
Отменили заявление о снятии с учета
До 2024 года с учета по соцстрахованию обособленные подразделения снимали по заявлению.
С 2024 года Соцфонд снимает с учета без подачи заявления, на основании данных из ФНС.
Кто должен регистрироваться в СФР самостоятельно
Возможны только два случая, когда поставить на учет работодателя нужно самостоятельно, по заявлению. Один случай актуален для ИП, второй — для организаций. Эти случаи не новые, прописаны они в законе уже не первый год, и с 2024 года по ним применяется прежний порядок.
Вот эти ситуации.
Предприниматель без работников должен встать на учет в СФР самостоятельно, если:
- заключил с физлицом гражданско-правовой договор (ГПД, ГПХ) на выполнение работ, оказание услуг, авторского заказа;
- в договор включили условие об уплате взносов на травматизм.
Стороны ГПД могут быть заинтересованы договориться о страховании по травматизму, если выполнение работ (оказание услуг) травмоопасно: исполнитель (подрядчик) использует сложные механизмы, транспортные средства, электрическую энергию высокого напряжения, взрывчатые вещества.
Организации сами ставят на учет свои обособленные подразделения (ОП), которые открыли счет в банке, начисляют и делают выплаты в пользу физлиц.
Фонд на основании заявления регистрирует заявителя только по травматизму. По другим видам страхования фонд регистрирует автоматически на основании данных из ФНС.
В какой срок и как встать на учет
| Кто должен встать на учет | ИП без работников при заключении ГПД с условием уплаты взносов на травматизм | Организация по месту нахождения подразделения, которое открыло счет в банке и рассчитывается с персоналом |
| Как встать на учет | Подать в СФР заявление о регистрации в качестве страхователя — физического лица, заключившего ГПД | Подать в СФР заявление о регистрации в качестве страхователя — юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения |
| В какой срок нужно подавать заявление | В течение 30 календарных дней со дня заключения ГПД | В течение 30 календарных дней со дня создания обособки |
| Куда подавать заявление | По месту жительства ИП | По месту нахождения подразделения |
| По какой форме подавать заявление, пока СФР не утвердил новый бланк | Из приложения № 1 к административному регламенту, утвержденному приказом ФСС от 22.04.2019 № 214. К заявлению требуется приложить копию ГПД, в котором прописана обязанность платить взносы на травматизм | Из приложения № 1 к административному регламенту, утвержденному приказом ФСС от 22.04.2019 № 217 |
| Нормативная база | Подп. 4 п. 1 ст. 6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ | Подп. 2 п. 1 ст. 6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ |
Если с заявлением опоздать, грозит штраф. Размер санкции зависит от времени просрочки. Если документы задержали на 90 календарных дней или меньше, оштрафуют на 5 000 ₽. Если опоздали более чем на 90 календарных дней, штраф — 10 000 ₽ (ст. 26.28 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Также возможен административный штраф от 500 до 1 000 ₽ (ст. 2.4 и 15.32 КоАП).
Способы регистрации в СФР
Документы, необходимые для регистрации в СФР, можно представить:
- электронно — через «Госуслуги» с ЭЦП;
- на бумаге — в СФР, через МФЦ или по почте.
При личном посещении фонда или МФЦ нужен паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность. Подать документы может и уполномоченный представитель. Тогда нужен документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность.
Порядок и сроки регистрации организаций и ИП в СФР
Для уже действующих компаний и ИП
Компании и ИП с сотрудниками, которые были зарегистрированы в ПФР и ФСС по состоянию на конец 2022 года, не обязаны подавать заявление на регистрацию в новом фонде. СФР автоматически, в беззаявительном порядке, поставил на учет действующих страхователей.
Для вновь созданных компаний и ИП
По общему правилу Социальный фонд ставит компании и ИП на учет в фонде автоматически. При этом в качестве работодателей фонд ставит на учет организацию сразу после ее создания, а ИП — только после заключения предпринимателем первого трудового договора или договора ГПХ. Об этом событии Соцфонд узнает из отчетности.
Чтобы Соцфонд своевременно поставил ИП-работодателя на учет, важно вовремя подавать сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Срок сдачи сведений — день приема работника или заключения ГПД либо следующий рабочий день. Отчет в электронном виде должны подавать страхователи, у которых работает более 10 человек, включая нанятых по ГПД. Даже если сотрудников меньше, с электронной отчетностью удобно отслеживать статусы документа: доставлен, принят. Первичный отчет всегда под рукой.
При необходимости можно скорректировать данные.
Попробовать СБИС Отчетность
Как выгодно оформить сотрудников
Есть несколько способов оформить сотрудников и снизить затраты на оплату труда. Вместо трудового договора заключать договоры ГПХ или привлекать самозанятых. Арендовать работников у другой фирмы. Платить серую зарплату или вообще не оформлять работников официально.
Разбираемся, сколько стоит такая экономия и как уменьшить риски.
Рассказываем в статье
- Выплаты при разных схемах
- Способ 1. Работа всерую
- Способ 2. Трудовой договор
- Способ 3. Гражданско-правовой договор
- Способ 4. Договор с самозанятым
- Способ 5. Аутстаффинг
- Частые вопросы
Выплаты при разных схемах
По договору гражданско‑правового характера (ГПХ, ГПД) не придется платить отпускные, оплачивать три первых дня больничного, сверхурочные, взносы на травматизм 0,2%. Не нужно оценивать рабочее место по СОУТ.
У самозанятого не надо удерживать НДФЛ и платить за него страховые взносы. А «черная» зарплата без оформления работника еще выгоднее. Но надо учитывать и риски.
Прикинем затраты на сотрудника при разных схемах работы. Во всех случаях он получит на руки 30 тысяч рублей.
| Ваши расходы | В том числе | |
|---|---|---|
| Черная зарплата | 31 915 | Затраты на обналичку 6‑15% |
| Трудовой договор | 44 897 | НДФЛ 13% Взносы 30,2% |
| ГПХ | 44 828 | НДФЛ 13% Взносы 30% |
| Самозанятый | 31 915 | НПД 6% |
| Аутстаффинг | договорные | — |
Способ 1. Работа всерую
Если оформить сотрудника на работу на МРОТ, а остальное платить «в конверте», тогда в любой момент можно прекратить неофициальные выплаты и работник уволится сам. Или не заключать с сотрудником договор вообще, тогда расстаться с ним можно за минуту.
Но это риски. По жалобе работника в инспекцию труда или прокуратуру оштрафуют за неоформление трудового договора. 5-10 тысяч рублей — штраф для ИП, 50-100 тысяч — для организаций.
По иску работника суд обяжет заключить трудовой договор, внести запись в трудовую книжку, выплатить отпускные, уплатить НДФЛ и страховые взносы. А если сумма неуплаченных налогов будет выше 2,7 млн рублей, могут привлечь к уголовной ответственности.
Нужно где-то брать наличные денежные средства для выплат «в конверте». А это чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »
Снизить риски сложно.
Способ 2. Трудовой договор
При оформлении сотрудника на работу по трудовому договору можно схитрить. Им устанавливают оклад в размере МРОТ, а остальное доплачивают премиями. Премию платят за результат работ.
Когда нет результата, как, например, в коронавирусные нерабочие дни, нет премии.
Чтобы не тратить время на ознакомление работников с приказами о премиях, отпусках или инструкциями, автоматизируйте кадровый документооборот в СБИС.
Your browser does not support the video tag.
Риски
Налоговая может не принять расходы на премирование. И доначислить налог на прибыль. Или единый налог по УСН с объектом Доходы минус расходы.
Как уменьшить
Точнее формулируйте условия о премировании.
- Не вводите много условий для получения одной премии, лучше введите несколько видов. «Премия назначается за достижение 110% от запланированной выручки и при условии, что превышение достигнуто за счет увеличения точек продаж». С такой формулировкой налоговики смогут сказать, что премии выросли из-за точек продаж, открытых в прошлом году. А значит, премирование не обосновано.
- Не ставьте одну премию в зависимость от другой. В организации было 2 вида премий. За достижение показателей KPI и, кроме этого, премия за отдельные успехи. Показатели KPI не достигли, поэтому фирма выплатила только вторую премию. Взяла ее в расходы по налогу на прибыль. Налоговая провела лингвистическую экспертизу формулировок и посчитала: вторая премия не имеет «самостоятельного характера» и невозможна без первой. А значит, уменьшение налога на прибыль неправомерно. Дело А40-248663/2017.
Способ 3. Гражданско-правовой договор
Есть трудовые договоры с приказами о приеме и записью в трудовую книжку. А есть договоры на оказание услуг или выполнение работ. Их еще называют договорами гражданско-правового характера ГПХ
или гражданско-правовой договор ГПД
На такие договоры не распространяется Трудовой кодекс. Поэтому вам не придется оплачивать отпуск, больничный. Платить можно меньше МРОТ и не 2 раза в месяц, а реже.
С сотрудником можно расстаться в любой момент, главное пропишите порядок расторжения в договоре ГПХ.
Риск
ГПХ-договор могут переквалифицировать в трудовой по жалобе сотрудника. Инспекция труда оштрафует организацию на 50-100 тысяч рублей за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми. Суд может признать отношения трудовыми, взыскать отпускные или восстановить на работе уволенного.
Как снизить риски
- Не переводите массово. Не правильно за 1 месяц уволить всех сотрудников и заключить с ними договоры ГПХ. Лучше увольнять в течение года или заключать только с новичками.
- Не используйте в договоре формулировки из Трудового кодекса: работник, должность, прием на работу, увольнение, зарплата. Правильнее — исполнитель, объем и результат работ, заключение договора, расторжение, вознаграждение.
- Не устанавливайте сотруднику режим работы.
- Конкретизируйте объем услуг. Не просто бухгалтерские услуги, а количество отчетов. Не просто грузчик, а разгрузка 10 фур.
- Платите 1 раз в месяц. Выплаты 2 раза в месяц слишком похожи на аванс и зарплату.
- На каждую выплату подписывайте с сотрудником Акт оказанных услуг. Акты можно подписывать с мобильного телефона, если выпустить электронные подписи для внутреннего электронного документооборота.
Расскажем и покажем за 30 минут
- как отказаться от бумаг
- как начать подписывать акты и договоры удаленно
- какие электронные подписи для сотрудников выбрать
ИП нанимает сотрудника в 2024 году: какие нужны документы
- 14.02.2023
- 2 минуты
Если индивидуальные предприниматель нанимает сотрудника, то сразу же превращается в работодателя, а это уже другие требования для документов и отчетов. Рассказываем, что нужно оформить при найме работников.
Трудовой договор
Это нужно, чтобы прописать и закрепить условия работы, заработную плату, график и другие условия сотрудничества. Обычно подписывают два экземпляра: для сотрудника и работодателя.
Для заключения трудового договора нужно взять у сотрудника:
- Паспортные данные
- СНИЛС
- ИНН
- Трудовую книжку (при наличии)
- Военный билет (для мужчин)
- Выписку СТД-Р или СТД-ПФР (для тех, у кого нет трудовой книжки или для тех, кто перешел на электронную).
Кроме этого, работодатель имеет право запросить дополнительные документы. Например, диплом об образовании, медицинскую книжку или справку об отсутствии судимостей.
Трудовой кодекс разрешает нанимать сотрудников на испытательный срок на 3 месяца. Для руководителей и главбухов этот срок можно продлить до 6 месяцев. В это время можно платить меньше и предупреждать об увольнении за 3 дня, а не за 2 недели.
Но трудовой договор все равно нужно заключать.
Если нанимать сотрудников без трудового договора, то ИП может получить штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Если контролирующие органы снова найдут нарушение, то штраф увеличится.
Штатное расписание
Этот документ заводят для того, чтобы понять, сколько человек работает на ИП и какую работу они выполняют. Себя в качестве работника указывать не нужно. Обычно используют стандартную форму Т-3, в которой прописывают:
- Название отдела.
- Должность.
- Оклад.
- Надбавки.
- Месячная зарплата.
Штатное расписание — это документ, который нужно обязательно оформлять, если есть наемные сотрудники.
Приказ о приеме на работу
С октября 2021 года работодатели могут не издавать приказ о приеме на работу. Достаточно будет оформления трудового договора. Если есть необходимость для этого, то можно использовать стандартную форму или использовать свою.
Запись в трудовой книжке
Это нужно сделать, если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и он не писал отказ в пользу электронной. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то все сведения теперь собираются в электронном виде.
Отправка информации в СФР (Социальный фонд России)
Это обязательное условие при приеме всех сотрудников. На следующий день нужно отправить сведения о трудовой деятельности в рамках отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности»).
Личная карточка
Это тоже необязательное условие и работодатель заполняет карточку по желанию. В ней прописывают основную информацию о сотруднике. Например, ФИО и паспортные данные.
Для этого есть стандартная форма Т-2.
Первая зарплата
Сумма зарплаты не должна быть меньше, чем МРОТ. В 2024 году это 16 242 рубля. Бывает, что региональный МРОТ больше федерального показателя.
Тогда ИП должен ориентироваться на региональный размер МРОТ.
Читайте нашу статью про МРОТ в 2024 году.
Отчеты за сотрудников
ИП должен отправлять отчеты за сотрудников в ФНС:
- Расчет 6-НДФЛ. До 25 апреля, июля, октября. До 25 февраля следующего года по итогам года.
- Расчет по страховым взносам. До 25 апреля, июля, октября, января
- Персонифицированные сведения о физических лицах. 1 раз в месяц до 25 числа.
Остальные отчеты сдают в СФР. В нашей статье можно прочитать, когда и как это сделать.