Автор: Анна Луценко, бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ» Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», апрель 2018 Случается, что по ошибке бухгалтера НДФЛ не был удержан у работника и не перечислен в бюджет. Что же делать в подобных случаях и как грамотно исправить возникшую ошибку с минимальными рисками?
Выплаты производятся в течение налогового периода
Рассмотрим два варианта с наглядными примерами: когда сотруднику в течение всего налогового периода (то есть года) производятся выплаты в денежной форме и когда таких выплат не предполагается. Пример № 1. Сотруднику Потапенко Г. Н. в июне 2017 г. были начислены и выплачены отпускные за 2 недели отпуска на общую сумму 28 673,00 руб. Потапенко Г. Н. является резидентом РФ. Из начисленных отпускных был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ 1600,00 руб.
Вычеты по НДФЛ сотруднику не предоставляются. Однако бухгалтером была допущена ошибка в расчете налога, поскольку сумма НДФЛ, подлежащая удержанию, должна быть равна 3727,00 руб. (28 673,00 руб. × 13%=3727,00 руб.). То есть налог с отпускных был удержан не в полном размере.
Недочет в расчете бухгалтером был обнаружен 1 декабря 2017 г. Потапенко Г.Н. продолжает работать и получает доход в денежной форме по настоящее время. В рассмотренной ситуации организации, как налоговому агенту, рекомендуется пересчитать суммы НДФЛ по сотруднику за период с июня 2017 г. по декабрь 2017 г. включительно и доудержать до конца налогового периода (то есть до конца 2017 г.) с денежных доходов сотрудника недостающую сумму НДФЛ 2127,00 руб. (к примеру, из заработной платы, премий, больничных и пр.) и перечислить ее в бюджет. Но при этом важно помнить, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна превышать 50% от выплачиваемого в денежной форме дохода сотруднику (п.
4 ст. 226 НК РФ). Далее, в связи с перерасчетом НДФЛ, нужно подать корректировочную декларацию 6-НДФЛ за полгода и 9 месяцев 2017 г., а до 2 апреля 2018 г. сдать декларацию 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ по итогам всего 2017 г. Обратите внимание: доудержать налог можно с облагаемых доходов сотрудника в денежной форме только лишь в рамках текущего налогового периода.
В 2018 г. удержания производить уже нельзя. Об этом свидетельствует Письмо ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@. То есть в описанном выше примере у бухгалтера есть возможность удержать недостающий НДФЛ в размере 2172,00 руб. с доходов Потапенко Г.Н. за декабрь 2017 г. Но если бы ошибка при неверном расчете налога была найдена, предположим, в феврале 2018 г., то, соответственно, работодателю удержать НДФЛ уже не представилось бы возможным. И в подобном случае в результате неправомерного неудержания НДФЛ по итогам истекшего налогового периода санкций ИФНС в виде штрафа и пеней работодателю не избежать. А обязанность по уплате неудержанной суммы НДФЛ перекладывается уже непосредственно на физлицо.
В свою очередь от организации, как налогового агента, требуется подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2» по данному сотруднику – в ней будет отражаться информация о неудержанных суммах налога с дохода физлица за налоговый период. Что же касается взыскания пеней при несвоевременном удержании, то тут есть два мнения – ВАС РФ и ФНС РФ. Так, ВАС РФ в своем постановлении № 57 30.07.2013 г. разъясняет, что с налогового агента, который не удержал налог, могут быть взысканы пени.
Однако ФНС РФ в своем письме № ЕД-4-2/13600 от 04.08.2015 г. утверждает следующее: в связи с тем, что перечисление НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается, то и оснований для взыскания неудержанного налога с налогового агента нет, а значит, нет и оснований для взыскания пеней, то есть если НДФЛ работодателем не был удержан, следовательно, и пеней быть не должно. Но поскольку мнения ВАС и ФНС расходятся, да и к тому же если неудержание НДФЛ не является обоснованным, то взыскание пеней налоговым органом с работодателя в случае несвоевременного удержания налога (как описано в примере 1) все-таки может быть допустимым. Напомним, что пеня рассчитывается исходя из 1/300 действующей ставки рефинансирования, суммы задолженности по налогу и количества просроченных для оплаты дней.
Если налоговая инспекция выставит требование об уплате пеней и штрафов, то их обязательно нужно будет погасить, в противном случае можно ожидать блокировку расчетного счета организации.
Выплат больше не предполагается
По-другому нужно действовать, если в течение оставшегося налогового периода выплата доходов работнику в денежной форме больше не производилась.
Пример 2. Сотруднику Романовой И. Д. 15 ноября 2017 г. был произведен расчет при увольнении (начислена и выплачена заработная плата за отработанные дни 20 500,00 руб. и начислена компенсация отпуска 12 650,00 руб.). Бухгалтер рассчитал сумму НДФЛ, подлежащую удержанию и перечислению в бюджет, в общем размере 2665,00 руб. Сумма, выплаченная на руки сотруднику, составила 30 485,00 руб. Бухгалтер допустил ошибку – сумма НДФЛ была удержана только лишь из заработной платы Романовой И. Д., а с суммы компенсации не отгулянного отпуска НДФЛ не был удержан и в бюджет не перечислен.
Неудержанный НДФЛ составил 1645,00 руб. В связи с тем, что сотрудник уволился и, соответственно, никаких доходов ему выплачиваться больше не будет, то и удержать недостающую сумму налога с сотрудника в течение налогового периода у работодателя не предвидеться возможным. В данной ситуации работодателю нужно в обязательном порядке предоставить в налоговый орган сообщение о невозможности удержать налог с физлица и сумме налога. Данные сведения предоставляются налоговым агентом в виде справок 2-НДФЛ с признаком «2» по каждому физлицу, в отношении которых не был удержан налог.
В рассматриваемом примере 2 справка 2-НДФЛ по сотруднику Романовой И. Д. должна быть подана организацией не позднее 1 марта 2018 г. После чего налоговый орган вышлет уведомление физлицу Романовой И.Д. о том, что она самостоятельно должна уплатить сумму НДФЛ в бюджет. В свою очередь, налоговому агенту по итогам 2017 г. также необходимо будет предоставить в общем порядке справки 2-НДФЛ по всем физлицам (работникам) с признаком «1» и декларацию 6-НДФЛ за 12 месяцев 2017 года в срок до 2 апреля 2018 г. Однако нельзя утверждать, что налоговой инспекцией не будет осуществлено взыскание пеней и штрафов с работодателя в результате неудержания сумм НДФЛ, этот риск сохраняется и в подобных случаях.
Об НДФЛ при выплате зарплаты за декабрь
Автор: Манохова С.В., редактор журнала Источник: Журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение» № 1/2023 В организации установлены сроки выплаты заработной платы: 27‑го числа текущего месяца – за первую половину месяца (аванс), 12‑го числа следующего месяца – за вторую половину месяца (окончательный расчет). В организации есть сотрудник, доход которого в 2022 году превысил 5 млн руб. (НДФЛ удерживается по ставке 15 %). По какой ставке нужно удерживать НДФЛ при выплате зарплаты за вторую половину декабря?
Как отразить зарплату за декабрь в налоговой отчетности? Что делать, если бухгалтерская программа формирует проводки по старым правилам?
Ставка налога
Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ суммы НДФЛ исчисляются налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.
Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных п. 4 ст. 226 НК РФ. С 01.01.2023 меняется налоговое законодательство в части определения даты фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ (поправки внесены Федеральным законом от 14.07.2022 № 263‑ФЗ в п. 2 ст. 223 НК РФ).
В частности, с 01.01.2023 датой фактического получения в денежной форме дохода в виде оплаты труда признается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, с 01.01.2023 дата исчисления НДФЛ с заработной платы и дата удержания исчисленного налога совпадают (если выплата производится в денежной форме).
До названной даты действовало правило о том, что при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ).
В связи с этим в отношении заработной платы дата исчисления НДФЛ и дата удержания налога не совпадали. Алгоритм применения новых норм в переходный период (при выплате заработной платы за декабрь 2022 года) подробно описан в Письме ФНС России от 09.11.2022 № БС-4-11/15099@. В соответствии с названном письмом заработная плата за декабрь 2022 года, выплаченная в январе 2024 года, является доходом налогового периода 2024 года.
Следовательно, оснований удерживать с сотрудника НДФЛ по ставке 15 % в январе 2024 года нет. В рассматриваемом примере нужно рассчитать доход сотрудника за 2022 год (заработную плату за январь – ноябрь 2022 года и за первую половину декабря 2022 года). Если его доход (без учета зарплаты за вторую половину декабря) превысил 5 млн руб. – НДФЛ с аванса за декабрь удерживается по ставке 15 %. При выплате зарплаты 12.01.2023 за вторую половину декабря применяется ставка НДФЛ 13 %.
Отражение в отчетности
Заработная плата, выплаченная 27.12.2022 за первую половину декабря 2022 года, отражается в годовой отчетности по НДФЛ за 2022 год. Доход в виде заработной платы, выплачиваемый 12.01.2023, является доходом 2024 года; соответственно, этот доход, а также НДФЛ с такого дохода подлежат отражению в разд. 1 и 2 расчета по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2024 года, а также в приложении 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к расчету по форме 6‑НДФЛ за 2024 год.
Бухгалтерский учет
Обязанность по уплате НДФЛ в бюджет у налогового агента и раньше, и сейчас возникает только после его удержания. В связи с этим организация вполне может сделать запись по начислению и удержанию НДФЛ с заработной платы за вторую половину декабря 2022 года в январе 2024 года – в момент выплаты зарплаты. Если организация сочтет целесообразным отразить указанную запись в бухгалтерском учете в декабре 2022 года, то сумма налога, отраженная в учете, должна соответствовать сумме, которую нужно будет фактически удержать при выплате дохода в январе 2024 года (то есть исчисленную с применением ставки 13 %).
Если программа настроена на то, чтобы начисление налога было произведено по ставке 15 % в декабре, такое начисление следует скорректировать – разницу отсторнировать в декабре, то есть внести ручную запись методом «красное сторно».
Как избежать штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ
В 2022-2023 годах действуют правила наложения штрафа за неуплату налога на налоговых агентов. Самый массовый «агентский» налог у нас НДФЛ. Давайте разберемся, как избежать штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ.
- НДФЛ перечислен с опозданием — как избежать штрафа
- Налог удержан, но не уплачен
- Налог не удержан
НДФЛ перечислен с опозданием — как избежать штрафа
Итак, вас могут оштрафовать на 20% от суммы налога, который вы в установленные сроки (п. 1 ст. 123 НК РФ):
- не удержали или удержали не полностью (по любой причине, в т. ч. неправильно его рассчитав);
- удержали, но не уплатили в бюджет полностью или частично.
В 2022 году общий срок уплаты НДФЛ — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Частный случай — это НДФЛ по отпускным и больничным, который можно перечислить в последний день месяца.
С 1 января 2024 года будет учитываться уплата не определенного налога (в том числе «агентского» НДФЛ), а единого налогового платежа (в данном случае та, которой будет достаточно для установления отсутствия задолженности агента перед бюджетом). А какие изменения в уплате НДФЛ действуют с 2024 года, мы рассказали здесь.
Избежать штрафа можно при условии, что вы (п. 2 ст. 123 НК РФ):
- вовремя подали 6-НДФЛ;
- отразили налог в отчете без искажений и занижений;
- уплатили налог с пенями до того, как узнали, что налоговики обнаружили просрочку или назначили вам выездную проверку за соответствующий период.
Поскольку штраф полагается за два разных действия: налог не удержали или налог не уплатили, то и меры, которые нужно принимать, чтобы штрафа не было, будут несколько различаться. Приведем их для каждой ситуации.
Налог удержан, но не уплачен
Несвоевременная уплата НДФЛ — как избежать штрафа. При обнаружении просрочки в кратчайшие сроки:
- посчитайте пени;
О том, как рассчитываются и уплачиваются пени с 2024 года, смотрите в нашем материале.
- уплатите налог и пени в бюджет;
Смотрите наш образец платежки на уплату НДФЛ для 2022 года. А о перечислении ЕНП с 2024 года мы подробно рассказали здесь.
- удостоверьтесь, что у вас вовремя сдан и правильно заполнен 6-НДФЛ за тот период, в котором завис налог.
Если же это просрочка текущего периода (то есть 6-НДФЛ вы еще не сдавали), до его окончания делать больше ничего не нужно. Сдадите по итогу верный отчет, и все условия освобождения от штрафа будут выполнены.
Главное, чтобы такие просрочки не были систематическими. Освобождение от ответственности вводилось для добросовестных агентов и непреднамеренных ошибок.
Эксперты «КонсультантПлюс» подробно рассказали о последствиях неуплаты НДФЛ налоговым агентом. Получите пробный доступ к системе бесплатно.
Налог не удержан
Если налог вы не удержали, приведенная выше схема расширяется. Вам потребуется:
- удержать НДФЛ из ближайшей выплаты работнику;
- уплатить его в бюджет, не забыв о пенях;
- подать уточненный 6-НДФЛ.
Всё это нужно делать быстро, пока налоговики не увидели вашу оплошность или не вознамерились вас проверять. Успеете до этого разобраться с НДФЛ — штраф можно избежать, даже если ошибка тянется из прошлого года (см. письмо ФНС от 24.04.2019 № БС-3-11/4119@).
А как быть, если сотрудник уже уволился? Увы, в этом случае штрафа не избежать. 6-НДФЛ вы скорректируете, но другое обязательное условие неприменения ответственности (об уплате налога и пеней) выполнить не удастся.
Значит, и оснований для освобождения от санкции нет. И не забудьте уведомить о неудержанной сумме налога ИФНС и работника. Если это прошлый год, придется подать и уточненную 2-НДФЛ.