Трудовая книжка подтверждает факт занятости и стаж работника. Она имеет значение для будущей пенсии сотрудника и относится к документам, предъявляемым при приеме на работу. Тем не менее в законодательстве есть ряд случаев, когда гражданин может легально работать без нее.
Рассмотрим, когда трудовая книжка не нужна, а когда за ее отсутствие работодателя оштрафуют.
В этой статье:
- Законна ли работа без трудовой книжки
- Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Трудовой договор с дистанционным работником
- Потеря или порча трудовой книжки
- Трудовой договор с совместителем
- Работодатель — физическое лицо без статуса ИП
- Работа по найму менее шести дней
- Договор ГПХ
- Ответственность
- Что в итоге
Законна ли работа без трудовой книжки
Для трудоустройства кандидат должен представить кадровику обязательные документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Один из них — трудовая книжка (далее — ТК).
Она содержит сведения о предыдущих местах работы, а также поощрениях работника в ходе трудовой деятельности.
Бумажную ТК не предъявляют только те, кто оформляется впервые или уже перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК) — сведения о трудовой деятельности (СТД). Новичкам, которые принимаются на работу с 2021 года, ЭТК заводит работодатель. Сотрудники, которые перешли на электронный формат в предыдущей организации, приносят кадровику СТД с прошлого места работы (ст.
66.1 ТК РФ).
Также Трудовой кодекс содержит еще несколько случаев, когда бумажная ТК может не предъявляться при трудоустройстве:
- работодатель — физическое лицо без статуса ИП (ст. 66 ТК РФ);
- работник устраивается на пять дней и меньше (ст. 66 ТК РФ);
- сотрудник оформляется по совместительству (ст. 283 ТК РФ);
- заключается дистанционный трудовой договор (ст. 312.2 ТК РФ);
- кандидат заявил об утере или порче бумажной трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ);
- заключается договор гражданско-правового характера — ГПХ (ст. 11 ТК РФ).
Рассмотрим эти исключения подробнее.
Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне
Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Кандидаты, которые до трудоустройства нигде раньше не работали, ТК не имеют. По правилам им ее заводит работодатель (ст. 65 ТК РФ).
С 2021 года бумажные ТК для новичков не оформляются (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Работодатель сразу ведет на них сведения о трудовой деятельности в электронном формате.
Сотрудники, которые до 2021 года уже трудились, переходили на ЭТК добровольно, по письменному заявлению. Если они сделали это по предыдущему месту работы, то при трудоустройстве на новое место они предъявляют СТД.
Сведения можно получить у бывшего работодателя или в МФЦ. СТД в электронном виде должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации.
Кадровик не может требовать бумажную трудовую книжку с тех, кто впервые устраивается на работу, или с лиц, перешедших на ЭТД.
Трудовой договор с дистанционным работником
Работодатель может не вести ТК для «удаленщиков» (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
В этом случае факт занятости будет подтверждаться трудовым договором (ТД) с дистанционным работником.
Условие о том, что трудовая книжка не ведется, включают в ТД или соглашение. Так кадровик избежит вопросов от ГИТ.
Исключение о необязательности трудовой книжки действует только для «дистанционщиков». На надомников оно не распространяется.
Потеря или порча трудовой книжки
Бывают ситуации, когда кандидат на трудоустройство заявлений о переходе на ЭТК у прошлого работодателя не писал, но и на новое место работы бумажный документ не принес. Он всегда может заявить, что трудовую книжку потерял, или она испорчена.
В этом случае кадровик оформляет новый документ по письменному заявлению работника (ст. 65 ТК РФ). Правила для дубликата ТК установлены Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (раздел V).
Кадровик вносит в документ сведения о трудоустройстве. Данные о предыдущих местах работы указывается одной записью об общем стаже, без расшифровки должностей и организаций-работодателей.
Трудовой договор с совместителем
ТК ведется по основному месту работы. Совместители при трудоустройстве ее не предъявляют (ст. 283 ТК РФ).
Основной работодатель вносит записи о другом месте работы в ТК по желанию работника (п. 11 Порядка по Приказу Минтруда № 320н). Исключение — случай, когда сотрудник от него уже уволился.
Тогда работник имеет право попросить внести запись о совместительстве в трудовую книжку в той организации, где он оформлен совместителем.
Что важно помнить кадровику:
- нельзя принимать на работу по совместительству лиц моложе 18-ти лет (ст. 282 ТК РФ);
- в те дни, когда работник занят по основному месту работы, продолжительность его рабочей смены не может превышать четыре часа (ст. 284 ТК РФ);
- если труд связан с опасными или вредными условиями труда, то от кандидата нужно попросить справку о характере и условиях труда в другой организации (ст. 283 ТК РФ).
Важно. Запрещено принимать совместителя на «вредную» работу, если у основного работодателя он трудится в таких же «вредных» условиях (ст. 282 ТК РФ).
Работодатель — физическое лицо без статуса ИП
Граждане без регистрации в качестве индивидуального предпринимателя имеют право принимать на работу по трудовому договору других граждан. Например, так оформляют помощников по хозяйству или нянь для ребенка.
Работодатель — физическое лицо без статуса ИП не имеет права заводить трудовые книжки и вносить записи в уже имеющиеся ТК (ч. 2 ст. 309 ТК РФ). Факт трудовых отношений подтверждается трудовым договором, зарегистрированным в уведомительном порядке в органах местного самоуправления (ст.
303 ТК РФ).
Но такой работодатель не освобожден от других обязанностей:
- оформить ТД в письменной форме;
- уплачивать за работника страховые взносы;
- направить в СФР сведения для СНИЛС, если сотрудник его не имеет.
Работодатели — ИП ведут трудовые книжки работников по найму в общем порядке (ч. 1 ст. 309 ТК РФ).
То есть для них действуют те же правила, что и для организаций.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Работа по найму менее шести дней
Кадровик должен внести запись о трудоустройстве в ТК для всех работников, которые проработали больше пяти дней, и для них это место работы является основным (ст. 66 ТК РФ). То есть на сотрудников, которые заключили трудовой договор на меньший срок, это правило не распространяется.
ТК РФ не содержит ограничений по минимальной продолжительности работы. Но для заключения срочного трудового договора должны быть законные основания (ст. 59 ТК РФ).
Например, сотрудника нанимают на выполнение работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя: монтажа конструкций или пусконаладки оборудования.
Даже без оформления трудовой книжки работодатель обязан сообщать в СФР о приеме на работу нового сотрудника. Сведения по форме ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 подаются в течение одного рабочего дня после трудоустройства.
Договор ГПХ
ИП или организация могут принять сотрудника по гражданско-правовому договору, без оформления трудовых отношений. В этом случае нормы ТК РФ не применяются, в том числе и в части ведения трудовой книжки (ст. 11 ТК РФ).
Договор ГПХ заключают для тех работ, которые не носят постоянного характера. Нельзя пытаться замаскировать под гражданско-правовые фактические трудовые отношения, чтобы не расширять штат или не страховать сотрудника «от травматизма».
Верховный Суд РФ насчитал 14 признаков, при которых договор ГПХ имеет признаки трудового:
- достижение сторонами соглашения о личном выполнении исполнителем определенной, заранее обусловленной трудовой функции в интересах, под контролем и управлением работодателя;
- подчинение сотрудника правилам внутреннего трудового распорядка, графику работы (сменности);
- обеспечение работодателем условий труда;
- выполнение работником трудовой функции за плату;
- устойчивый и стабильный характер договорных отношений;
- подчиненность и зависимость труда;
- выполнение работы только по определенной специальности, квалификации или должности;
- наличие дополнительных гарантий сотруднику, установленных законами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими трудовые отношения;
- выполнение работы в соответствии с указаниями работодателя;
- интегрированность исполнителя в организационную структуру заказчика;
- признание таких прав работника, как еженедельные выходные дни и ежегодный отпуск;
- оплата работодателем расходов, связанных с поездками исполнителя в целях выполнения работы;
- осуществление периодических выплат работнику, которые являются для него единственным и (или) основным источником доходов;
- предоставление инструментов, материалов и механизмов работодателем.
Основание: п. 17 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15.
Договор ГПХ может быть признан трудовым по добровольному решению заказчика или по решению суда. С иском может обратиться как исполнитель, так и налоговая, страховой фонд. Например, суд переквалифицировал договор ГПХ в трудовой в деле № А27-26540/2020 (Решение АС Кемеровской области от 12.04.2021).
В этом случае заказчику начислят все не уплаченные ранее страховые взносы со штрафом.
Ответственность
Мы перечислили случаи, когда работа без трудовой книжки является законной. Во всех остальных ситуациях работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства. Это предупреждение или штраф для ИП от 1 000 до 5 000 рублей; для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей (ст.
5.27 КоАП РФ).
При этом неоформление трудовой книжки не избавляет работодателя от выполнения обязанностей по ТК РФ: вовремя оплачивать труд работника и предоставлять ему установленные законом льготы, гарантии.
Что в итоге
ТК обязательно предъявляется при трудоустройстве.
В законодательстве есть ограниченный перечень случаев, когда бумажная трудовая не предоставляется:
- работник трудоустраивается впервые;
- сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде;
- работодатель — физическое лицо без статуса индивидуального предпринимателя;
- заключается договор сроком менее шести дней;
- принимается совместитель;
- заключается договор с дистанционным работником;
- трудовая книжка утеряна или испорчена;
- исполнитель принимается по договору ГПХ.
Во всех остальных случаях наличие ТК обязательно. За ее неоформление работодателя могут привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа.
Работник устраивается без трудовой, как узнать подавал ли он заявление о переходе на электронный формат
13.06.2022 распечатать В ПФР есть сведения о дате подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую. Эти данные указаны в форме СЗВ-ТД, которую работодатель сдает в фонд.
У бухгалтера или кадровика могут возникнут сомнения в необходимости оформить новую бумажную трудовую книжку взамен утерянной работнику со стажем, когда он по возрасту явно не может быть молодым специалистом, впервые поступившим на работу.
- Либо свою трудовую в бумажном формате.
- Либо сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР в электронном виде.
- Либо сведения по форме СТД-Р, которую он получает от прежнего работодателя при увольнении.
Если работник просит оформить новую бумажную трудовую по причине ее утраты, потери и т.п. есть смысл проверить не писал ли он ранее заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.
Как проверить какой формате трудовой должен быть у работника: бумажный иди электронный
Если в работника нет бумажной трудовой и нет СТД-Р от прежнего работодателя, сведения о трудовой деятельности он может получить в ПФР.
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР, которые хранятся в электронном формате, работник может в ПФР:
- на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом,
- в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
В форме, полученной от ПФР есть данные о переходе работника на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Кроме того, работодатель направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности работника по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», которая утверждена постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 г. № 730п.
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД предусматривает передачу в ПФР сведений о дате подачи работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Таким образом, в ПФР есть сведения о дате подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую.
В случае отсутствия у принимаемого на работу сотрудника бумажной трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить дубликат трудовой книжки.
О переходе на электронные трудовые: напоминание
Молодым специалистам, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, можно оформить только электронную трудовую в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, бумажные трудовые книжки им не оформляют. Если принимается на работу сотрудник, уже имеющий опыт работы и потерявший свою трудовую, ему нужно оформить дубликат.
По 31 декабря 2020 года включительно каждый работник мог подать письменное заявление о продолжении ведения его бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.
Если работник не подал ни одно из заявлений до 31 декабря 2020 г., организация, в которой он работает, продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде.
—> Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Прием на работу в 2024 году: пошаговая инструкция, полный список документов
- Найм в 2024 году: пошаговое руководство
- Перечень документов для устройства на работу в 2024 году
- Трудоустройство в 2024 году: нужна ли трудовая книжка
- Вариант 1. Прием на работу работника впервые
- Вариант 2. Сотрудник с трудовой книжкой, с записью о выборе ЭТК
- Вариант 3. Сотрудник с трудовой книжкой без отметки о выборе ЭТК
С 2024 года в нашей стране применяются новые правила приема на работу. Специалисту по кадрам и бухгалтеру необходимо получить и проверить ряд документов от новичка на предприятии. В статье мы поясним, как нанять сотрудников в 2024 году, какие нужны документы, и как быть с трудовыми книжками.
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Законодатели скорректировали порядок, правила приема на работу в 2024 году. Основное нововведение связано с переводом работников на электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с ними изменился перечень документов для подачи заявления о приеме на работу, а также правила их оформления.
А комплект документов для приема на работу сотрудников состоит не менее чем из 3-х документов (приказ, трудовой договор, согласие на обработку персональных данных).
Найм в 2024 году: пошаговое руководство
Шаг 1. Получить все необходимые документы от новичка при приеме на работу в 2024 году, в соответствии со статьей 65 ТК РФ . Важно! Мы не рекомендуем хранить копии личных документов работника в организации. Это может вызвать опасения у контролеров данных в отношении соблюдения законодательства об обработке персональных данных.
Шаг 2. Ознакомьте нового работника с внутренними местными порядками работодателя. Это правила, касающиеся осуществления труда и оплаты труда персонала. Например:
- с регулированием заработной платы;
- ПВТР;
- коллективным соглашением;
- положением о бонусах;
- поездками в командировку;
- положением о расчетах с ответственными лицами;
- другими документами.
Шаг 3. Подпишите трудовой договор.
Шаг 4: Утвердите приказ о найме на 2024 год (или другую форму приказа).
Шаг 5. Сделайте запись в трудовой книжке, если за сотрудником сохранено право на сохранение бумажной формы.
Шаг 6. Оформите персональную карту. Вы можете использовать стандартную форму (Т-2) или разработать и утвердить собственную форму.
Шаг 7. Представить СЗВ-ТД 2024 для приема на работу не позднее одного рабочего дня со дня утверждения приказа о приеме на работу.
Обратите внимание , что процедура отличается для иностранных работников. В частности, необходимо подать уведомление о приеме на работу иностранного работника в Департамент миграции МВД.
Перечень документов для устройства на работу в 2024 году
Чтобы работодатель правильно устроил прием на работу новичка, он должен получить все необходимые документы для трудоустройства. При этом некоторых бумаг может не оказаться на руках у нового сотрудника. Это возможно, если он устраивается на работу в 2024 году впервые, и у новичка нет обычного опыта работы.
Какие документы и сведения нужны при приеме на работу в 2024 году — важный перечень и условия:
- Документ, удостоверяющий личность. Для совершеннолетнего работника таким документом является гражданский паспорт. Если гражданин оформлен на работу и не достиг 14-летнего возраста, то предоставляют свидетельство о рождении. Если у человека нет общегражданского паспорта, он вправе предоставить другой документ, удостоверяющий его личность. Например, справку, выданную на период оформления нового паспорта.
- Сведения о трудовой деятельности. Это трудовая книжка (бумажный бланк), или сведения о трудовой деятельности (ЕТК). Данная информация предоставляется только сотрудниками с опытом работы. Трудовые документы при приеме на работу впервые в 2024 году не предоставляются. Работодатель сам устроит на новую работу новичка без опыта работы.
Важно! С 1 января 2024 г электронные трудовые книжки выдаются только при приеме на работу впервые. Работодатель не имеет права заводить бумажную форму, это регулируется п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ .
- Страховое свидетельство СНИЛС (пластиковая зеленая карта) или новая форма АДИ-РЕГ, подтверждающая регистрацию граждан в системе обязательного пенсионного страхования. Такие документы при приеме на работу в 2024 году предоставляют опытные работники. Образец формы АДИ-РЕГ в 2024 году:
Если у новичка нет опыта работы, первый работодатель должен зарегистрировать его в ПФР. Эти правила найма 2024 года не распространяются на удаленных работников. Им придется самостоятельно получать АДИ-РЕГ в территориальном отделении Пенсионного фонда по месту жительства.
- Документы о воинском учете. В статье 65 ТК РФ , регламентирующей перечень документов, которые требуются при приеме на работу в 2024 году, указано, что работник предоставляет сведения о воинском учете. Требование является обязательным только для лиц, подлежащих призыву на военную службу, и лиц, подлежащих обязательной воинской повинности. Остальные работники не обязаны подавать документы на воинский учет.
- Сведения об образовании (при необходимости). Документы об образовании, опыте работы, квалификации предоставляются работодателю в случае необходимости подтверждения уровня профессионализма для выполнения трудовых функций. Ориентировочный перечень документов для устройства на работу в 2024 году, для подтверждения профессиональных навыков:
- диплом об образовании (высшее, среднее специальное и т.д.);
- сертификаты и дипломы о получении/повышении/подтверждении квалификации;
- квалификационные аттестаты по окончании профессиональных курсов, тренингов, семинаров;
- иные документы, подтверждающие уровень образования, квалификации, знаний, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
- Дополнительная документация. В зависимости от спецификации будущей должности, от работника могут потребовать предоставить дополнительный перечень документов при приеме на работу в 2024 году. Это могут быть справки об отсутствии судимости, справки об отсутствии административной ответственности за употребление наркотиков и другие документы, предусмотренные ТК РФ и др. законодательными актами.
Важно! Работодатель не вправе требовать представления документов и сведений, не предусмотренных статьей 65 ТК РФ ..
Трудоустройство в 2024 году: нужна ли трудовая книжка
Самый главный вопрос при приеме на работу в 2024 году — трудовая книжка: нужна она, или нет. Как изменились правила трудового законодательства с введением электронных трудовых книжек? Законен ли отказ в приеме на рабочее место, если новичок не предоставил информацию о трудовой деятельности?
Вот три наиболее сложных ситуации с трудовой книжкой при приеме на работу:
Вариант 1. Прием на работу работника впервые
Если человек принимается на работу впервые в 2024 году, трудовая книжка в этом случае не нужна. Работодатель обязан открыть электронную ТК для новичка без опыта работы. В 2024 году первый раз для работников нельзя заводить бумажную форму. Чтобы зарегистрировать работника без трудовой книжки в 2024 году, нужно одновременно подать отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД на нового работника.
Срок представления СЗВ-ТД — не позднее одного рабочего дня со дня утверждения приказа о приеме на работу.
Вариант 2. Сотрудник с трудовой книжкой, с записью о выборе ЭТК
Если вы принимаете на работу опытного работника, вы обязаны предоставить информацию о его трудовой деятельности. В этом случае потребовать от работника:
- бланк СЗВ-Р, который должен быть выдан предыдущим работодателем;
- форму СЗВ-ПФР, которую гражданин получит в территориальном отделении пенсионного ведомства;
- бумажная трудовая книжка, с отметкой о том, что работник выбрал ЭТК (подал соответствующее заявление на предыдущем рабочем месте).
Так нужно ли иметь трудовую книжку при приеме на работу в 2024 году, если работник выбрал ЭТК? Да, нужно. Бумажная книжка предоставляется новому работодателю только для ознакомления и/или подтверждения опыта и квалификации работника.
Кроме того, только на основании записей из трудовой книжки новый работодатель сможет получить информацию о страховом стаже.
Важно! При наличии в трудовой книжке записи о том, что работник выбрал ЭТК на прежнем месте работы, новый работодатель не имеет права брать бумажную книжку на хранение, как и вносить записи в этот документ.
Когда вы принимаете на работу работника в 2024 году, вы трудовую книжку с отметкой об избрании ЭТК переносите в личную карточку. То есть, переписать все трудовые записи из книжки в личное дело работника (форма Т-2). Эта информация может потребоваться, если вы получите запрос от ПФР на предоставление информации по форме СЗВ-К.
Работодатель сохраняет полученные от работника формы СЗВ-Р и СВЗ-ПФР.
Вариант 3. Сотрудник с трудовой книжкой без отметки о выборе ЭТК
Если вы принимаете на работу опытного сотрудника, который решил сохранить трудовую книжку в бумажном формате, потребуйте этот документ при приеме на работу в 2021 году. Помните, что было возможно сохранить бумажную форму в 2024 году в трех случаях:
- если гражданин не работал весь 2024 год;
- подал соответствующее заявление предыдущему работодателю;
- не представил каких-либо заявлений по определению способа заполнения книжки.
При подаче заявления о приеме в 2024 г. трудовая книжка остается у работодателя. С этого момента работодатель несет ответственность за сохранность документа и правильность учета трудовой деятельности работника.
Важно! Работник может в любой момент отказаться от внесения записей в документе в бумажном виде. Хотя переходный период закончился в 2021 году. Право перехода на ЭТС для сотрудников не ограничено во времени.
Воспользоваться этим правом можно у любого работодателя ( п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ ).