В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы рассказали, как восстановить утерянные свидетельства о постановке на учет в фондах, как получить копию устава и дубликат свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ и др.
Не секрет, что в деятельности организации достаточно часто возникает ситуация, когда тот или иной документ оказывается испорчен или утрачен. Причины этого могут быть самыми различными – от безалаберности исполнителей до протечек труб и стихийных бедствий. Последствия могут оказаться очень серьезными.
Мы постараемся дать несколько советов, как коммерческой организации с наименьшими потерями выйти из данной ситуации.
В любой организации существует множество видов документов. Будучи юристом, условно разделю их на три больших блока. При этом отмечу, что Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, разработанный Росархивом 1 , содержит 12 разделов, но подобное деление также достаточно условно и разработано прежде всего с учетом потребностей архивных учреждений.
В первый из трех блоков входят так называемые «документы по общей или производственной деятельности»; к ним прежде всего относятся учредительные документы, локальные нормативные акты организации, протоколы, решения и приказы органов управления и т.п.
Во второй входит документация, связанная с трудовыми правоотношениями в организации. К нему относятся личные карточки работников, трудовые договоры, приказы по личному составу, должностные инструкции и т.п.
Третий по счету, но не по значимости блок – это бухгалтерская документация. К ней относятся первичные бухгалтерские документы, данные регистров бухгалтерского учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и т.п.
Стоит отметить, что подобное деление очень условно и отдельные документы могут одновременно являться первичными бухгалтерскими, регулировать трудовые отношения и производственную деятельность организации. Рассмотрим последствия утраты и способы восстановления документов из каждого блока в отдельности. В этом номере журнала разберемся с документами по «общей деятельности».
Документы по «общей деятельности»
Легального определения «документация по общей деятельности» в действующем законодательстве нет. По сути, все, что не является первичной бухгалтерской документацией и документацией, связанной с трудовыми отношениями, можно отнести именно к ним.
Из большого блока данных документов выделяются прежде всего учредительные документы организации. Действующее законодательство понимает данный термин достаточно узко:
Фрагмент документа
П. 1 ст. 52 Гражданского кодекса РФ
«Учредительные документы юридического лица»
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.
В деловой повседневной практике этот термин обычно толкуется более широко. К «учредительным документам» часто причисляют решения (протоколы) о создании организации, об утверждении устава или учредительного договора, свидетельства о внесении записей в Единый государственный реестр юридических лиц (свидетельства налоговой), а также извещения (свидетельства) о постановке на учет в фондах (ПФР, ФСС, ФОМС), договор с ФОМС. То есть тот набор документов, без которых функционирование организации невозможно. Действительно, не имея на руках протоколов, устава и свидетельств налоговой, невозможно ни открыть расчетный счет в банке, ни заключить договор с внимательным и серьезным контрагентом.
На фоне обострения борьбы налоговых органов с фирмами-«однодневками» просьба к партнеру предоставить копии свидетельств налоговой и устава практически стала правилом делового оборота. А отсутствие свидетельств о постановке на учет в фондах серьезно затрудняет сдачу отчетности организации и может привести к ощутимым штрафам.
Поэтому утрата данных документов может существенно осложнить повседневную работу организации. Вместе с тем процесс восстановления данных документов достаточно прост и полностью отработан.
Проще всего получить дубликаты свидетельств о постановке на учет в фондах. Они выдаются по письменному запросу организации любому ее сотруднику при предъявлении доверенности (см. Примеры 1 и 2).
Ниже мы продемонстрируем несколько запросов на изготовление разных документов из разных госорганов, к каждому из них нужно будет составлять аналогичную доверенность на право получения конкретным человеком готового документа для вашей организации. Хотя при массовом восстановлении документов можно одной доверенностью поручить представителю (или сразу нескольким доверенным лицам) представлять интересы организации и получать документы в нескольких госорганах (именно такую доверенность мы демонстрируем в Примере 2).
Представитель не обязательно должен быть должностным лицом вашей организации (если это так, то перед именем человека пишется «гражданин» или «гражданка», возможно использование сокращения «гр.», например, «гр. Ивановой Ольге Михайловне»). Если же представитель организации является ее должностным лицом, то данная должность в доверенности может быть указана, но может и отсутствовать, здесь нет жестких требований.
Указание паспортных данных генерального директора не является обязательным реквизитом доверенности, однако в ряде регионов это требуется при представлении интересов организации в налоговой инспекции. Так, данное требование неоднократно озвучивалось автору в ИФНС № 46 г. Москвы.
Немного сложнее обстоят дела с получением копий устава и дубликатов свидетельств о внесении записей в единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Необходимо заметить, что в настоящее время восторжествовала точка зрения, что оригинал устава организации существует только один и этот оригинал хранится в регистрирующих органах. Мы не будем здесь останавливаться на правовой оценке данного утверждения. Просто констатируем факт, что налоговая инспекция 2 при первичной регистрации юридического лица выдает на руки заявителю документ, на котором стоит штамп «копия» либо «копия верна», а на обороте указано «оригинал документа хранится в регистрирующем (налоговом) органе».
Таким образом, внешние контрагенты в принципе не узнают, выдаете вы им копию с документа полученного при регистрации юридического лица или изменений в устав или же с документа, полученного в инспекции федеральной налоговой службы (ИФНС) взамен утраченного.
Копия устава выдается в ИФНС по месту постановки организации на налоговый учет по запросу, сделанному в свободной форме (см. Пример 3). В ряде налоговых у заявителя могут попросить самостоятельно подготовить копию данного документа.
Это требование не является обязательным и связано, как правило, с плохим техническим оснащением конкретной инспекции, а поскольку ситуация в этом отношении в последние годы значительно улучшилась, слышать его приходится все реже и обычно в отдаленных регионах.
Предоставление копии устава – это платная услуга. Размер платы за предоставление копии документа, содержащегося в ЕГРЮЛ, составляет 200 рублей за каждый такой документ. Размер платы за срочное предоставление информации составляет 400 рублей за каждый документ 3 . Оплата может быть произведена через расчетный счет организации, при этом в налоговую необходимо предъявить платежное поручение с отметкой банка (синяя печать) о ее исполнении, или через банк от имени руководителя организации. Стоит отметить, что если платеж осуществляется от имени руководителя (физлица), то с этих сумм необходимо будет уплатить комиссию.
Реквизиты для оплаты государственной пошлины можно найти на официальном сайте налоговых органов www.nalog.ru.
Сложнее обстоит дело с получением копий свидетельств о внесении записей в ЕГРЮЛ. Это связано прежде всего с активными действиями налоговых органов, направленными на борьбу с фирмами-«однодневками» и рейдерами.
Во-первых, налоговые органы требуют, чтобы в заявлении был указан номер записи в ЕГРЮЛ, которая подтверждалась бы данным свидетельством (см. Пример 4). На первый взгляд, это может представлять проблему, поскольку именно данное свидетельство и утрачено, но эта проблема очень легко решается. Достаточно получить выписку из ЕГРЮЛ (соответствующий запрос показан в Примере 5). В данной выписке содержится информация о всех регистрационных действиях, которые совершались в отношении организации начиная с момента ее внесения в реестр.
Самой организации выписка выдается бесплатно в течение 5 рабочих дней или на следующий день после обращения за запросом (в этом случае необходимо заплатить те же 400 рублей). Выписку можно получить как в районной ИФНС по месту постановки на налоговый учет, так и в объединенных налоговых, осуществляющих регистрационные действия (в Москве это ИФНС № 46, в Санкт-Петербурге – ИФНС №15).
Еще одной серьезной проблемой при получении дубликатов регистрационных свидетельств может стать то, что заявления на восстановление утраченных свидетельств принимаются только лично от руководителя организации, поименованного в ЕГРЮЛ (именно такая практика сложилась в г. Москве). Выдача же может осуществляться и иному лицу по доверенности.
Необходимо понимать, что при выдаче нового свидетельства предыдущее теряет свою силу. В ЕГРЮЛ при этом делается запись: «Выданное свидетельство утрачено юрлицом» или «Выданное свидетельство о регистрации утрачено юридическим лицом». А значит, даже если утерянное свидетельство будет найдено, его значимость для организации уже равна нулю.
Как ни странно, но восстановить документы по общей деятельности, которые были только в распоряжении организации, зачастую бывает намного сложнее.
Например, в реальности практически невозможно восстановить ранее изданные приказы, особенно если они оказываются утраченными вместе с книгами регистрации; очень сложно восстанавливать утраченные локальные нормативные акты. Особенно это актуально для небольших организаций. В крупных фирмах всегда есть вероятность, что отдельные документы будут обнаружены у конкретных исполнителей.
Но и здесь могут возникнуть серьезные трудности, особенно если утраченными оказываются оригиналы документов, обязательных к ознакомлению. Работники достаточно часто отказываются подписывать восстановленные документы. Причем если они восстановлены «задним» числом, то главный аргумент – «почему я должен отвечать за то, что было «до», а если документ восстановлен текущим числом – «я не помню, что было в первом документе и не могу этот сравнить с предыдущим».
В результате восстановление документов может вообще утратить смысл. Ведь их главное назначение – фиксация информации и распределение зон ответственности – может оказаться недостижимым.
В следующем номере мы рассмотрим общий алгоритм действий руководства организации при утрате документов, а также более детально остановимся на последствиях утраты кадровых документов и первичной бухгалтерской документации, на способах их восстановления.
Сноски 3
Развернуть сноски
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 в ред. от 27.10.2003. Вернуться назад
- Функции регистрирующих органов в отношении коммерческих организаций в настоящее время исполняет Федеральная налоговая служба. Вернуться назад
- Это утверждено Постановлением Правительства РФ от 16.10.2003 № 630 (ред. от 09.03.2010) «О Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, Правилах хранения в единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей документов (сведений) и передачи их на постоянное хранение в государственные архивы, а также о внесении изменений и дополнений в Постановления Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 и 439». Вернуться назад
Энциклопедия решений. Как повторно получить лист записи ЕГРЮЛ, ЕГРИП (дубликат), в том числе вместо свидетельства о государственной регистрации
В подтверждение факта внесения записи в ЕГРЮЛ, ЕГРИП орган государственной регистрации выдает соответственно лист записи ЕГРЮЛ (форма N Р50007) и лист записи ЕГРИП (форма N Р60009), утв. приказом ФНС России от 12.09.2016 N ММВ-7-14/481@.
До 01.01.2017 при государственной регистрации юридического лица при создании либо гражданина в качестве индивидуального предпринимателя выдавалось соответствующее свидетельство и лист записи являлся приложением к нему, но после указанной даты при любой регистрации (в том числе при создании) выдается лист записи реестра.
Если по какой-то причине юридическое лицо, ИП, крестьянско-фермерское хозяйство без регистрации юридического лица утратили свидетельство о своей регистрации или лист записи ЕГРЮЛ, ЕГРИП они могут повторно получить лист записи соответствующего реестра. Свидетельство о государственной регистрации в настоящее время повторное не выдается.
Нормативно порядок повторного получения листа записи ЕГРЮЛ, ЕГРИП не установлен. В своих разъяснениях специалисты ФНС России указывают, что для этого необходимо обратиться с запросом в регистрирующий орган. Лист записи выдается повторно без внесения платы.
Как составить запрос о повторной выдаче листа записи ЕГРЮЛ, ЕГРИП (дубликата)
Запрос составляется в произвольной форме. Представляется, что при составлении запроса можно учесть положения Административного регламента предоставления ФНС государственной услуги по предоставлению сведений и документов, содержащихся в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, утв. приказом Минфина России от 15.01.2015 N 5н (далее — Регламент), и Порядка, форм и сроков предоставления содержащихся в ЕГРЮЛ и ЕГРИП сведений и документов_, утв. приказом Минфина России от 05.08.2019 N 121н (далее — Порядок N 121н).
В запросе следует сформулировать просьбу о повторном предоставлении листа записи ЕГРЮЛ или ЕГРИП с указанием следующей информации (п. 20 Регламента, п. 7 Порядка N 121н):
— полное или сокращенное наименование юридического лица либо фамилия, имя и отчество (при наличии) ИП, в отношении которого запрашивается лист записи;
— его ОГРН, ОГРИП, ИНН,
— номер контактного телефона, почтовый адрес или адрес электронной почты;
— способ получения листа записи (заявителем или его представителем, по почте, в электронной форме с использованием официального сайта ФНС России или Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).
Как подать запрос о повторной выдаче листа записи ЕГРЮЛ, ЕГРИП (дубликата)
Запрос о повторной выдаче листа можно подать (п. 21, 22 Регламента):
— в виде бумажного документа, который можно направить по почте, представить непосредственно в любой налоговый орган, уполномоченный на предоставление сведений из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, либо подать через МФЦ.
— в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).
В какой срок повторно выдается лист записи ЕГРЮЛ, ЕГРИП (дубликат)
Нормативно не установлено, в какой срок регистрирующий орган выдает дубликат листа записи ЕГРЮЛ, ЕГРИП. Представляется, что можно ориентироваться на срок 5 дней (п. 3 ст. 6 Закона о госрегистрации, пп.
1 п. 18 Регламента, п. 5 Порядка N 121н), но рекомендуем обратиться за информацией в налоговый орган, уполномоченный на предоставление сведений.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Информационный блок » Энциклопедия решений. Корпоративное право » — это совокупность уникальных актуализируемых аналитических материалов по наиболее популярным вопросам организации деятельности юридических лиц (АО и ООО)
Каждый материал подкреплен ссылками на нормативные правовые акты, учитывает сложившуюся судебную практику и актуализируется по мере изменения законодательства
Материал приводится по состоянию на декабрь 2020 г.
См. содержание Энциклопедии решений. Корпоративное право
При подготовке «Энциклопедии решений. Корпоративное право» использованы авторские материалы, предоставленные Л. Барковой, С. Борисовой, Е. Дмитриевой, П. Ериным, О. Ефимовой, А. Кузьминой, В. Павленко, В. Пенкиным, И. Разумовой, Е. Титовой, В. Тихонравовой, С. Широковым и др.
Что делать, если потеряли свидетельство о регистрации предприятия? Полезные советы
Хоть все предприниматели стремятся сохранить свои документы в идеальном порядке, но все же потеря таких важных бумаг может произойти. В случае потери свидетельства о регистрации предприятия, некоторые могут начать паниковать, теряться и не знать, что делать.
Однако, перед тем как забыть о своем бизнесе, стоит вспомнить несколько полезных советов о том, как вернуть свидетельство о регистрации предприятия и сохранить работу своего предприятия. Не стоит забывать, что свидетельство о регистрации является одним из важнейших документов для деятельности любого предприятия в России.
В данной статье будет более детально рассмотрено, что нужно делать в случае утери свидетельства о регистрации, а также какие действия и процедуры необходимо выполнить, чтобы минимизировать риски потери других важных документов в будущем.
Как восстановить свидетельство о регистрации предприятия?
Владельцы предприятий по разным причинам могут потерять свидетельство о регистрации. Что же делать в такой ситуации?
В первую очередь, нужно обратиться в налоговую инспекцию, где выдали свидетельство. При обращении необходимо предъявить паспорт и загранпаспорт, а также указать ИНН вашей компании.
В случае, если свидетельство было утеряно несколько лет назад и его копии также отсутствуют, в налоговой инспекции вы должны заполнить заявление на его восстановление с указанием причины утери.
Кроме того, вы можете обратиться в регистрационную палату. Здесь вы должны заполнить заявку и оплатить государственную пошлину за выдачу дубликата свидетельства о регистрации.
При получении дубликата свидетельства о регистрации, обязательно проверьте, чтобы все данные были указаны верно.
Также, чтобы избежать утери свидетельства о регистрации, следует хранить его в надежном месте и делать копии документа.
Необходимость восстановления свидетельства о регистрации может возникнуть в самые неподходящие моменты, поэтому лучше заранее подготовиться и знать, как справиться с этой проблемой.
Что делать, если потеряли свидетельство о регистрации предприятия? Полезные советы
Сообщить в налоговую инспекцию
Если вы потеряли свидетельство о регистрации предприятия, необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию. Для этого нужно обратиться туда лично или отправить заявление по почте.
В заявлении нужно указать все данные о своей компании, а также причину, по которой произошла потеря документа. Налоговая инспекция выдаст новое свидетельство о регистрации предприятия.
Не забудьте, что без документов, подтверждающих регистрацию компании, вы не сможете осуществлять предпринимательскую деятельность, открывать новые счета в банках и заключать договора с партнерами.
Как получить дубликат свидетельства о регистрации предприятия?
В случае, если было утеряно свидетельство о регистрации предприятия, необходимо обращаться в налоговую инспекцию или регистрирующий орган за новым документом.
При обращении необходимо иметь при себе паспорт главного руководителя предприятия и документы на основании, по которым предоставляется полномочие на проведение данной операции, также могут потребовать и другие документы, такие как доверенность или выписки из устава организации.
В некоторых случаях, для получения дубликата свидетельства могут потребоваться дополнительные документы, например, платежные документы о государственной пошлине.
- Важно: не допускайте фальсификации документов, если вы заметили какие-либо нарушения, обязательно обратитесь в правоохранительные органы.
Подписать заявление на выдачу копии
Если потеряли свидетельство о регистрации предприятия, необходимо как можно скорее обратиться в налоговую инспекцию и подписать заявление на выдачу копии. В заявлении необходимо указать причину потери свидетельства и желаемый способ получения копии.
Для оформления заявления потребуются следующие документы:
- паспорт руководителя предприятия;
- копия подтверждения регистрации предприятия;
- документ, подтверждающий полномочия руководителя предприятия.
Обратите внимание, что выдача копии свидетельства о регистрации предприятия может занять некоторое время. В зависимости от региона и грузности налоговой инспекции, это может занять от нескольких дней до нескольких недель.
Если срочно нужна копия свидетельства, можно оформить экспресс-заявку и получить ее в течение одного рабочего дня за дополнительную плату. Однако, стоит учитывать, что такой вариант является более дорогим, чем стандартный.
Важная информация: заплатить государственную пошлину
Если вы потеряли свидетельство о регистрации предприятия, необходимо оформить его повторно. Для этого нужно сначала обратиться в налоговую инспекцию, где при подаче заявления будет начат процесс восстановления документа.
После получения копии свидетельства нужно обратиться в Федеральную налоговую службу России и заплатить государственную пошлину за повторное выдачу документа. Размер пошлины зависит от многих факторов, включая вид юридического лица и признаки его деятельности.
Обратите внимание: если вы оформляете повторное свидетельство о регистрации предприятия в первый раз, вам может понадобиться профессиональное сопровождение в этом процессе. Не стесняйтесь обращаться за помощью к юристам или специалистам в области бухгалтерского учета.
Потеря свидетельства о регистрации предприятия — не редкое явление. Главное знать, как правильно решить эту проблему. Оформление повторного документа и уплата государственной пошлины — обязательные шаги на этом пути.
Дождаться выдачи копии свидетельства
Если вы потеряли свидетельство о регистрации предприятия, то вам необходимо обратиться в Федеральную налоговую службу. Для получения копии свидетельства необходимо предоставить некоторые документы, такие как паспорт, выписку из ЕГРЮЛ и документы, подтверждающие право на получение копии.
Выдача копии свидетельства может занять несколько дней. Вам необходимо дождаться выдачи копии, чтобы иметь документ, подтверждающий регистрацию вашего предприятия.
Важно отметить, что в случае утери свидетельства о регистрации предприятия вы не лишаетесь статуса юридического лица и не обязаны проходить процедуру регистрации заново.
Использовать сервис «Бизнес-лицензия» для восстановления свидетельства о регистрации
Если вы потеряли свидетельство о регистрации своего предприятия, не отчаивайтесь. Существует сервис «Бизнес-лицензия», который поможет восстановить ваше свидетельство.
Для этого вам необходимо зайти на официальный сайт сервиса, зарегистрироваться и получить доступ к личному кабинету. В разделе «Услуги» выбрать «Восстановление свидетельства о регистрации» и заполнить соответствующую форму.
Вам потребуется указать реквизиты вашего предприятия, а также загрузить скан-копию вашего паспорта. После этого ваш запрос будет обработан и вам на электронную почту будет выслано восстановленное свидетельство о регистрации.
Использование сервиса «Бизнес-лицензия» является быстрым и удобным способом восстановления потерянного свидетельства о регистрации, который позволит вам продолжать свою предпринимательскую деятельность без простоев и задержек.
Обратиться в МФЦ
МФЦ – многофункциональный центр государственных и муниципальных услуг. Если Вы потеряли свидетельство о регистрации предприятия, в МФЦ можно получить его дубликат.
Для этого необходимо обратиться в МФЦ с заявлением и паспортом. В заявлении укажите причину потери свидетельства о регистрации предприятия и заполните анкету. Также может потребоваться оплата государственной пошлины.
После рассмотрения заявления и проведения необходимых процедур, вам выдадут дубликат свидетельства о регистрации предприятия.
Обратитесь в МФЦ в удобное для Вас время. На сайте МФЦ можно предварительно записаться на прием и выбрать подходящий вариант получения дубликата свидетельства о регистрации предприятия.
Вести бухгалтерский учет без свидетельства
Наличие свидетельства о регистрации предприятия является важным документом, удостоверяющим его юридический статус и право на осуществление предпринимательской деятельности. Однако, в случае его утери или повреждения, необходимо принимать срочные меры для восстановления или получения нового экземпляра.
В процессе ведения бухгалтерского учета без свидетельства о регистрации предприятия могут возникать некоторые трудности. Во-первых, это может вызвать затруднения при заключении договоров с поставщиками и покупателями, так как отсутствие данного документа может вызвать недоверие со стороны контрагентов.
Во-вторых, в случае проверки налоговой инспекцией могут быть выявлены нарушения, связанные с отсутствием или неправильным оформлением свидетельства о регистрации предприятия. Поэтому, без этого документа необходимо быть готовым к дополнительным проверкам и сложностям при взаимодействии с государственными органами.
Таким образом, вести бухгалтерский учет без свидетельства о регистрации предприятия возможно, но может вызвать трудности в деловых отношениях и взаимодействии с государственными органами. Поэтому, в случае утери данный документ необходимо восстанавливать как можно скорее, чтобы избежать возможных проблем.