Микропредприятия могу вести кадровый учёт в упрощённом виде. Это значит, что они освобождены от обязательного ведения ряда локальных нормативных актов (ЛНА). Рассказываем об особенностях кадрового делопроизводства у микробизнеса, а также о том, какие кадровые документы для микропредприятия обязательны.
Какие предприятия относятся к микробизнесу
Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.
Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:
- размер доходов;
- численность наёмных работников;
- доля участия других юридических лиц в уставном капитале.
К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.
Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:
- Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
- Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
- Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.
На производственные и потребительские кооперативы, а также на фермерские хозяйства и индивидуальных предпринимателей распространяются только первые два условия: по численности штата и по размеру доходов.
Особенности кадрового документооборота у микропредприятий
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
При этом за Федеральный закон от 3 июля 2016 года разрешает микропредприятиям упрощённое ведение кадровых документов.
В частности, микропредприятия с работниками могут полностью или частично отказаться от принятия ЛНА, которые содержат нормы трудового права. К таким локальным нормативным актам относятся следующие документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- положение об оплате труда;
- график смен и другие ЛНА.
Перечень документов, которые не будут вестись, микропредприятие определяет самостоятельно. Однако при этом необходимо соблюдать обязательное условие — при приёме на работу в трудовой договор должны быть включены все пункты, регулируемые локальными нормативными актами.
Для микропредприятий разработана типовая форма трудового договора, утверждённая Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 № 858. В этом же постановлении регулируется порядок оформления типовой формы.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.
От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.
В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:
- личная карточка работника по форме T-2;
- штатное расписание по форме Т-3;
- графики отпусков по форме Т-7;
- положение о хранении и использовании персональных данных;
- журнал регистрации приказов;
- журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).
Цифровизация кадрового делопроизводства
Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.
Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.
Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2024 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.
Чтобы быстро перейти на «цифру» воспользуйтесь сервисом Астрал iКЭДО. Это позволит обеспечить всех сотрудников электронными подписями, а также подготовить среду для хранения электронных документов и работы с ними.
Кадровое делопроизводство с нуля
Любая организация, в которой есть сотрудники, должна организовать кадровое делопроизводство. В статье расскажем, как это сделать.
Что такое кадровое делопроизводство?
Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.
Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.
Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция
Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.
Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.
Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.
После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.
Обязательные внутренние документы
Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.
Документы, которые должны быть в организации:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персональных данных;
- график отпусков;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- табель учета рабочего времени.
Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:
- должностные инструкции;
- Положение об оплате труда и премировании;
- инструкция по кадровому делопроизводству;
- Положение о коммерческой тайне;
- Положение об аттестации;
- коллективный договор;
- Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
- Положение о командировках;
- личные дела сотрудников и т.д.
Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).
Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.
Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.
Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству
Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.
Документы, которые должны быть на каждого сотрудника
Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.
На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.
По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.
На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.
По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.
По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.
Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- приказы по личному составу;
- трудовая книжка (кроме совместителей);
- личная карточка;
- согласие на обработку персональных данных.
Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.
Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.
Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.
Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.
Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
Обязательные документы кадровой службы
Ведение кадровых документов — обязанность организаций и ИП с наёмными работниками. Перечень кадровой документации достаточно большой — в него входят бумаги, касающиеся общеорганизационных вопросов по штату сотрудников, расчётам и выплатам заработной платы, защите персональных данных. Проверкой кадровых документов занимаются такие контролирующие органы, как Федеральная налоговая служба, Социальный фонд России, Роскомнадзор, Государственная инспекция труда и прочие.
Рассказываем, какие кадровые документы обязательны для ведения в организациях и у индивидуальных предпринимателей.
Список обязательных кадровых документов
Ведением кадровой документации в небольших организациях занимается бухгалтер либо руководитель компании. Единого перечня обязательных кадровых документов законодательством РФ не предусмотрено, однако необходимость ведения конкретных документов существует в связи с тем, что контролирующие ведомства при проверке могут запросить необходимую им информацию.
Список документов, которые являются обязательными для компаний с работниками, содержит:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки работников;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение о персональных данных;
- согласия сотрудников на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы.
Трудовые договоры
Нанимая сотрудника, работодатель должен заключить с ним трудовой договор. Срок для оформления документа — в течение трёх дней с момента начала трудовой деятельности работника. Составляется два экземпляра: один получает работодатель, а другой — сотрудник.
Трудовой договор содержит следующие сведения:
- место работы;
- должность;
- дата начала работы;
- условия труда;
- режим работы и отдыха;
- оплата;
- характер работы;
- гарантии и компенсации.
В случае изменений условий труда (например, при повышении зарплаты), к трудовому договору составляется дополнительное соглашение.
Трудовые книжки
Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любой момент (п. 5 ст.
2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).
Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются Государственная инспекция труда и Социальный фонд России. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.
Если трудовые книжки сотрудников ведутся в бумажной форме, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это требование не распространяется на те компании, которые перешли на ЭТК полностью.
Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.
Если вы решили перевести кадровое делопроизводство в электронный формат, то в этом вам поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить своих сотрудников электронными подписями, а также всеми необходимыми инструментами для работы с электронными кадровыми документами.
Правила внутреннего трудового распорядка
Данные правила устанавливают режим работы и время отдыха, а также меры поощрения и взыскания, фиксируют права и обязанности сторон, регулируют порядок приёма и увольнения сотрудников. Новый сотрудник должен ознакомиться с этим документом под роспись.
Положение об оплате труда
Данный кадровый документ составляется, если в ООО или у ИП действуют разные системы оплаты труда или предусмотрены иные виды выплат, помимо окладов (денежные бонусы, премии). Положение об оплате труда содержит информацию о принципах оплаты труда, порядке индексации заработной платы и оплаты сверхурочных, условиях премиальных выплат и тому подобном.
Расчётный лист
В расчётных листах содержится информация о зарплате, которая причитается сотруднику:
- размеры каждой составной части;
- периоды, за которые выплачивается каждая часть;
- основания произведённых удержаний;
- общая сумма денежной выплаты.
Единой формы расчётного листа, установленной законодательством, не предусмотрено, поэтому работодатель разрабатывает форму самостоятельно и утверждает её приказом или иным кадровым документом.
Штатное расписание
Штатное расписание входит в перечень обязательной кадровой документации. В этом документе указываются структура, состав и численность штата: список структурных подразделений, должности и профессии с указанием классов, разрядов и так далее.
«Штатка» имеет большую важность, поскольку играет роль в разрешении спорных вопросов, касающихся оплаты труда, обоснованности расходов на привлечение работников со стороны и т.п.
График отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве. Его составлением занимается руководитель кадровой службы.
Срок составления — за две недели до наступления очередного календарного года. Затем составленный документ подписывает генеральный директор.
С графиком отпусков должны быть ознакомлены все сотрудники.
Положение о персональных данных
В Положении о работе с персональными данными работников фиксируются:
- состав персональных данных;
- правила обработки персональных данных;
- порядок передачи персональных данных третьим лицам;
- права и обязанности работников при обработке их данных и пр.
Унифицированной формы для Положения не предусмотрено законодательством, однако при составлении документа необходимо учитывать, что по своему содержанию он должен соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Ознакомление сотрудников с Положением о персональных данных под роспись является обязательным.
Согласия на обработку персональных данных
Обработка персональных данных сотрудника запрещена, если он не дал на это своё согласие. Поэтому работодателю необходимо предварительно получить согласие от каждого сотрудника в письменном виде.
В противном случае нарушителю грозит штраф (КоАП РФ ст. 13.11 в редакции Федерального закона от 24 февраля 2021 года № 19-ФЗ):
- для ООО — от 60 до 100 тысяч рублей;
- для ИП и должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей.
Табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени составляется по формам Т-12, Т-13 или по самостоятельно разработанной форме. В нём отражается время, отработанное каждым сотрудником. Ведение табеля учёта рабочего времени обязательно для каждого работодателя.
На основании данных о времени, взятых их табеля, происходит начисление заработной платы и заполнение расчётных листов.
Приказы
Некоторые приказы также относятся к обязательным кадровым документам. Они связаны с деятельностью компании в качестве работодателя. В их число входят приказы о приёме на работу, о премировании, о перевод, об увольнении и другие.