Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.
Вам помогут документы и бланки:
- Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?
- Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?
- Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?
- Итоги
Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?
Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО).
Важно! С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).
В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).
В каком порядке бухгалтер должен принять авансовый отчет у работника, узнайте в Готовом решении от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Требования бухгалтерии к АО таковы:
- отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
- каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
- соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.
Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.
Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно?
Нужно ли работнику, сдавшему АО с перерасходом, писать заявление на возмещение такового? Обоснованно ли такое требование бухгалтерии?
Выплата перерасхода осуществляется на основании утвержденного АО. Никаких заявлений дополнительно писать не требуется — данная обязанность нигде законодательно не закреплена.
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Расчет наличными деньгами по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, оформите расходным кассовым ордером (РКО).
В строке «Основание» РКО укажите.
Подробнее смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Обоснованием того, что перерасход по авансовому отчету нужно выплачивать, являются следующие факторы:
- обоснованность расходов;
- документальное подтверждение каждого расхода;
- соответствие АО принятой у работодателя форме;
- утверждение АО руководителем.
О вопросах, возникающих при возмещении перерасхода по командировочным расходам, читайте в материале «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?».
Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику?
Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна.
Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.
Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Однако казначейство РФ и Минфин РФ придерживаются иной позиции (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554 и № 02-03-10/37209), считая выплату средств на карту сотрудника вполне допустимой.
Итоги
Для подтверждения факта перерасхода по АО нужно не только документально обосновать все расходы, но и осуществить их в соответствии с поставленной при выдаче средств задачей. Выплата перерасхода осуществляется после проверки АО бухгалтерией и утверждения его руководством. Основанием для выплаты является сам авансовый отчет.
Выплату можно осуществлять как наличными из кассы предприятия, так и переводом средств на карту сотрудника.
Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?
Если подотчетное лицо потратило свои деньги, сдало авансовый отчет, а работодатель возместил ему всю сумму в качестве перерасхода, проверяющие могут переквалифицировать такую выплату в доходы сотрудника, доначислить НДФЛ и взносы. Как правильно поступить в данной ситуации и избежать претензий налоговиков, читайте далее.
- Общие правила выдачи денежных средств под отчет
- Возмещаем затраты сотруднику правильно
- Что делать, если документы оформлены на работника?
- Итоги
Общие правила выдачи денежных средств под отчет
Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:
- Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.
Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.
- Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.
- В течение установленного работодателем количества рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.
Обратите внимание! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У требование о сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х рабочих дней было отменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.
Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте — «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».
Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.
Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.
После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.
Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Возмещаем затраты сотруднику правильно
Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст.
183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.
Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.
Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.
После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.
Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.
Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.
Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.
Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.
Бухгалтер отразил в учете следующие записи:
Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;
Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.
Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.
Что делать, если документы оформлены на работника?
Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.
Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп.
1 п. 1 ст. 220 НК РФ).
ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).
Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».
В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:
- Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
- Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.
Продолжение примера 2
Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.
Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:
- Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
- Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.
Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.
Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:
- Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
- Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
- Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.
Итоги
Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет.
На практике встречаются оба способа учета подобных операций.
Что делать, если авансовый отчет не сдан вовремя
Организация имеет право производить расчеты с другими лицами (и юридическими, и физическими) как в безналичном порядке, так и наличными деньгами (п. 2 ст. 861 ГК РФ). Расчеты в безналичном порядке чаще всего производятся платежными поручениями (ст. 862 ГК РФ).
При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке (п. 1 ст. 863 ГК РФ). Для расчетов наличными деньгами (если только получатель не приходит за ними непосредственно в кассу организации) плательщик должен выдать определенную сумму своему сотруднику. Такая выдача наличных денежных средств называется подотчетной.
Под отчет могут выдаваться, в частности, деньги на командировочные, хозяйственные, представительские и другие расходы.
Сотрудник, произведя в установленный срок расчеты, должен отчитаться перед родной конторой в целевом расходовании полученных им денежных средств, то есть подтвердить оправдательными документами, что деньги были потрачены именно на те цели, на которые и были выданы*.
*Индокитайский проиграл в польский банчок 7384 рубля 03 коп. казенных денег. Как Индокитайский ни вертелся, как ни доказывал в соответствующих инстанциях, что 03 коп. он израсходовал на пользу государства и что он может представить на указанную сумму оправдательные документы, ничто ему не помогло. И. Ильф, Е. Петров. «Золотой теленок», глава XI
Не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные деньги (или со дня выхода на работу после возвращения из командировки) получивший их работник должен предоставить авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств и приложить к нему подтверждающие (оправдательные) документы.
После проверки авансового отчета в бухгалтерии, подписания его главным бухгалтером и утверждения руководителем организации перерасход (если денег было потрачено больше, чем получено) выплачивается сотруднику.Если денег было потрачено меньше — остаток вносится в кассу.
Но далеко не всегда подотчетники свято блюдут кассовую дисциплину. И где-то кто-то кое-где порой нарушает установленный срок сдачи авансовых отчетов (на несколько дней, недель, месяцев, а то и лет).
По мнению Минтруда России (письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609), и Роструда (письмо от 24.01.2020 № ПГ/37606-6-1) в случае нарушения срока предоставления авансового отчета или невозврата остатка подотчетных средств работодатель вправе по окончанию месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник должен был отчитаться по полученному авансу, удержать эти деньги из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник вернулся из командировки, например, в середине сентября, и так и не представил авансовый отчет, то удержание можно будет произвести при расчете его зарплаты за октябрь, то есть в ноябре.
Если такового удержания в ноябре (из октябрьской зарплаты) произведено не будет, то данную подотчетную сумму, по мнению чиновников, следует считать доходом сотрудника также за октябрь со всеми вытекающими последствиями — удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов. Таких же выводов придерживается и финансовое ведомство (письма Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).
Однако, по нашему мнению, право удержать остаток невозвращенного подотчета из зарплаты не означает обязанность это сделать. Кроме того, следует принять во внимание, что ст. 230 НК РФ, которая однозначно определяет дату признания дохода, из которого необходимо удержать НДФЛ, такого критерия, как месяц, следующий за месяцем истечения срока подачи авансового отчета, не содержит.
И несоблюдение сотрудником (да и руководством) требований Порядка ведения кассовых операций, равно как и требований п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 еще не означает бесспорного получения им дохода, равно как и обязанности работодателя удержать из этого дохода НДФЛ. Доход возникнет, когда работодатель примет решение (оформленное распорядительным документом) считать эти деньги доходом. При этом также следует иметь в виду, что складывающаяся арбитражная практика все-таки признает, что выданные в подотчет сотрудникам (чаще всего — руководителям) денежные средства следует признать их доходом в случае их невозврата либо непредоставления оправдательных документов в течение длительного времени. (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.12.2015 № Ф02-6431/2015 по делу № А78-7155/2015, Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 по делу № А78-7155/2015, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 по делу № А66-8581/2015 и еще ряд других).
Но во всех этих делах речь, во-первых, идет о довольно крупных суммах (миллионах, а то и десятках миллионов рублей), и, во-вторых, действительно длительных сроках — полутора-двух, а то и больше годах. То есть руководители организаций (зачастую они же и собственники), перепутав личную шерсть с государственной, и считая, что деньги его конторы — его личные, попросту брали их в кассе. Кассир (или бухгалтер), естественно, не мог отказать хозяину.
Напомнить лишний раз, что деньги надо вернуть, или хотя бы отчитаться в их использовании, сами понимаете, нешуточный шанс лишиться работы. А уже предложение удержать с них НДФЛ повышает вероятность увольнения еще больше. Но когда речь идет о сотнях или тысячах рублей, за которые сотрудник, допустим, мотающийся месяцами по командировкам без заезда в родную контору, физически иногда не успевает отчитаться, возможность отбиться от претензий налоговиков несколько выше.
Хотя дать стопроцентной гарантии, естественно, нельзя.
Возможно, и для организации, и для сотрудника, будет проще, если остаток подотчетной суммы в полторы-две тысячи рублей, которые он действительно израсходовал по делу, но не получил подтверждающих документов, удержать из его зарплаты (либо присоединить к его облагаемому доходу). Потом это можно будет компенсировать премией.
Но выбор, как всегда, за руководством организации.
- авансовый отчет
- подотчет
- расчеты с подотчетными лицами