Утверждение внутреннего документа организации 2024

Когда его срок действия закончится, сотрудники должны будут перейти на сертификат физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). Разбираемся, что такое сертификат физлица, МЧД и как получить их в Контуре.

В этой статье:

• Сотрудникам нужны новые сертификаты и МЧД
• Сертификат физлица без дополнительной платы
• Чем сертификат физлица отличается от сертификата юрлица
• Частые вопросы про сертификат физлица от Контура
• МЧД: что это такое и как оформить
• Как перейти на новые правила с Контуром

Сотрудникам нужны новые сертификаты и МЧД

Летом 2024 года частично перенесли изменения в сфере электронной подписи, которые должны были случиться 1 сентября 2024 года. А именно: сотрудникам разрешили пользоваться сертификатами юрлица до конца их действия, максимальный срок — до 31 августа 2024 года. Но получать новые сертификаты юрлиц после 1 сентября 2024 года запретили.

Под сотрудниками мы понимаем всех, кто подписывает документы организации и при этом не является руководителем из ЕГРЮЛ: работников в штате, специалистов на аутсорсе, обслуживающих бухгалтеров и т.д. Этих лиц мы здесь и дальше в тексте будем называть просто «сотрудники».

Что это значит

Если у сотрудника закончится подпись юрлица до 1 сентября 2024 года, он может получить и пользоваться ей до конца срока действия. Если подпись закончится после 1 сентября 2024 года, сотрудник должен будет перейти на новую форму работы — для подписи документов от лица компании использовать электронную подпись физлица-работника и машиночитаемую доверенность.

Для соблюдения правил сотрудникам нужно:

• получить новый сертификат — на физлицо-сотрудника;
• оформить машиночитаемую доверенность у руководителя.

Руководитель может оформлять доверенность самостоятельно или делегировать этот процесс сотрудникам. Главное — МЧД должна быть подписана КЭП директора и создана в специальном сервисе. Таком как Контур.Доверенность.

Сертификат физлица без дополнительной платы

Чтобы обезопасить сотрудников и компании в переходный период, при выпуске сертификата юрлица в Контуре дополнительно выдаем сертификат физлица — платить за него не нужно. Это поможет компании не нарушить бизнес-процессы и подписывать документы правильно, несмотря на все изменения в законодательстве.

Сертификатам физлица и МЧД уже можно пользоваться в системах, которые перешли на новые правила: ФНС, СФР, Честный ЗНАК, ЭДО с контрагентами.

У каждой системы и портала — свои особенности и требования к МЧД. Если у вас возникают трудности с оформлением доверенности, вы всегда можете обратиться за помощью к экспертам Удостоверяющего центра.

Есть исключения: дополнительный сертификат физлица мы не выдаем к мобильным и ЕГАИС сертификатам.

Чем сертификат физлица отличается от сертификата юрлица

Сертификаты физического и юридического лица отличаются данными и способом применения.

Состав сертификата физлица

Сертификат физлица подтверждает, какой именно человек подписал документ. Но не указывает, от лица какой компании он это сделал. В нем есть данные только о владельце-физлице:

• фамилия, имя, отчество сотрудника,
• электронная почта и иногда место нахождения.

Применение сертификата физлица

Одним сертификатом сотрудник может совершать все цифровые действия: сдавать отчетность и подписывать акты компании, работать на аутсорсе у другой организации, подписывать личные документы. Но для этого ему понадобится одна или несколько машиночитаемых доверенностей. МЧД подтвердит, что сотрудник принадлежит к конкретной компании и обладает конкретными полномочиями — их руководитель может отозвать в любой момент.

Без МЧД сертификат физлица можно применять там, где подтверждать полномочия и принадлежность к компании не нужно. Например, для внутреннего документооборота компании или личных задач — например, так можно оформить развод через Госуслуги, обратиться в суд от своего имени, подписать заявление на получение канцелярии в организации и др.

Наталья оказывает бухгалтерские услуги двум компаниям. У нее есть один сертификат физлица и две МЧД на сдачу отчетности — от каждой организации на обслуживании.

Когда Наталья сдает отчетность «Ромашки», то подписывает ее своим сертификатом и прикладывает МЧД от руководителя «Ромашки». Отчетность «Пекарни» — подписывает тем же сертификатом, но МЧД прикладывает другую, от руководителя «Пекарни».

Вскоре Наталья решила купить квартиру. Для регистрации сделки она использует всё тот же сертификат физлица. Но уже без МЧД — ведь квартиру она покупает как физическое лицо, а не для целей компании.

Выпуск сертификата физлица

Получить сертификат физического лица сотруднику чуть проще, чем сертификат юрлица.

Для выпуска сертификата юрлица нужна бумажная доверенность от руководителя. Сертификат физлица сотрудник получает без нее, т.к. в сертификате нет данных об организации.

Выпуск дополнительного сертификата на сотрудника-физлицо в Контуре еще больше упрощает процесс. Пользователю не придется:

• заполнять данные — мы автоматически подставим их из сертификата на сотрудника,
• приезжать в офис для удостоверения личности: подтвердить ее можно, подписав заявление на выдачу действующим сертификатом. Посетить офис придется в исключительных случаях: если изменились данные для сертификата физлица, например, фамилия сотрудника, или у будущего владельца нет действующего сертификата КЭП.

Чтобы получить дополнительный сертификат физлица, выпустите сертификат юрлица на сотрудника до 1 сентября 2024 года.

Частые вопросы про сертификат физлица от Контура

Это квалифицированный сертификат электронной подписи, его владельцем является физическое лицо — сотрудник. От прежнего сертификата сотрудника он отличается тем, что не содержит никакой информации об организации.

Дополнительный сертификат позволяет вам пользоваться электронной подписью весь срок, который вы оплатили при покупке тарифа для сотрудника.

Дополнительный сертификат не может действовать дольше, чем сертификат юрлица. Они выпускаются по одному тарифу и заканчиваются в один день. Например, сертификат юрлица выпустили 10 декабря 2022 года и он действует год. Сертификат физлица выпустили позже — только 2 июня 2024 года.

Однако он закончится 10 декабря 2024 года.

Если вы выпустили сертификат юрлица на сотрудника, который заканчивается после 1 сентября 2024 года, вы получаете дополнительный сертификат.

1. Войдите в личный кабинет УЦ.
2. В нем найдите форму на выпуск сертификата физлица — мы перенесли ваши данные из сертификата юрлица.
3. Выпустите сертификат, чаще всего, это происходит онлайн и занимает 10-15 минут.

Выпустить дополнительный сертификат можно удаленно, поскольку есть действующий сертификат сотрудника, которым подтверждают личность. Исключения, при которых все-таки нужно приехать к нам в офис для подтверждения личности, — изменились данные,например, фамилия сотрудника, или нет действующего сертификата КЭП.

Да, если соблюдаются условия:

1. На токене хранятся сертификаты только одного человека — иначе закрытый ключ электронной подписи будет скомпрометирован.
2. На токене осталось свободное место — обычно можно записать не больше 15.
3. Вы и ваш работодатель оценили все риски при хранении разных сертификатов на одном токене. Например, понимаете, что при потере токена будут скомпрометированы и личный, и рабочий сертификат.

Да, можно. Для этого нужно изменить номер телефона в личном кабинете. Тогда заявка на сертификат будет привязана к новому номеру.

При этом форму на сертификат можно сохранить в любом из двух мест: оставить в кабинете организации или сотрудника, ответственного за выпуск сертификатов, либо перенести в кабинет физлица.

Часто бывают ситуации, что сертификат юрлица на сотрудника оформляет его коллега — бухгалтер или администратор. И именно его номер указывается в заявке на сертификат.

В сертификате физлица желательно привязать номер телефона истинного владельца. Это позволит ему самостоятельно управлять сертификатом.

МЧД: что это такое и как оформить

Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности на подписание документов, но не то же самое, что ее скан. С помощью МЧД руководитель разрешает сотруднику сдавать отчетность, подписывать документы или совершать другие цифровые действия от лица компании.

МЧД состоит из электронных файлов доверенности и подписи. Ее создают в специальных сервисах, в которых он хранится и передается другим компаниям. Но, при необходимости, файл МЧД можно скачать и пересылать по почте.

У одного сотрудника могут быть несколько МЧД:

• для разных компаний. Например, у обслуживающего бухгалтера будут доверенности от каждой организации, отчетность которой он сдает.
• для разных систем. Например, одна МЧД на сдачу налоговой отчетности, другая — для ЭДО с контрагентом, третья — для работы в Честном ЗНАКе.

Где получить МЧД

Оформляют МЧД в разных сервисах, в зависимости от места применения:

• для ЭДО с контрагентами — в Контур.Доверенности или в своей системе ЭДО;
• для отчетности — на официальных порталах ведомств, которые уже принимают МЧД: Честный ЗНАК, СФР, ФТС, Федресурс, ГИИС ДМДК. Доверенность для ФНС можно создать не только на портале налоговой, но и в Контур.Экстерне.

Создание и отправка МЧД

Как и бумажную доверенность, МЧД нужно заполнить и подписать у руководителя.После этого ее можно передать контрагенту вместе с подписанным документом либо отправить документ без доверенности, если принимающая сторона может посмотреть данные о МЧД через распределенный реестр ФНС.

Общий порядок выглядит так:

1. Руководитель заполняет форму доверенности. Указывает данные компании, ФИО сотрудника, его полномочия. Выставляет срок действия доверенности.
2. Подписывает МЧД своим сертификатом руководителя.
3. Если создание МЧД и подписание документа происходит в разных системах, то доверенность передают в отчетное ведомство или контрагенту.

Как перейти на новые правила с Контуром

Шаг №1: получить сертификат физлица

Заказать сертификат по тарифу для сотрудника: для торгов и для отчетности. При этом владельцем может быть:

• Юрлицо. Владелец получит два сертификата: на юрлицо и дополнительно на физлицо.
• Физлицо. Владелец получит один сертификат

Шаг №2: оформить МЧД

1. Понять, для каких целей нужна МЧД: отчетность, ЭДО с контрагентами, определенный портал.
2. Найти сервис для создания МЧД: для ЭДО подойдет Контур.Доверенность, для отчетности — Контур.Экстерн, а в скором времени и Контур.Доверенность. У некоторых порталов могут быть только внутренние сервисы, например, у Честного ЗНАКа или СФР.
3. Заполнить форму МЧД: обычно этим занимается руководитель, но в Контур.Доверенности часть работы может выполнить сотрудник.
4. Подписать МЧД — пока нет отлаженных механизмов передоверия, сделать это может только руководитель своим сертификатом электронной подписи.
5. Использовать МЧД: отправлять с документами файлом или, если принимающая сторона работает с распределенным реестром ФНС, — номером.

Мы выдаем сотрудникам дополнительный сертификат физлица. Чтобы получить его, оформите сертификат юрлица на сотрудника.

Обновляем обязательные приказы и документы в компании

Правительство продлило на 2024 год «санкционный» мораторий на плановые надзорные проверки по Постановлению от 10.03.2022 №336. Однако он не распространяется на внеплановые визиты инспектора, если работник пожалуется в прокуратуру, или на предприятии произойдет несчастный случай. Поэтому в начале года нужно провести ревизию всех обязательных документов и актуализировать их по необходимости, чтобы не было нарушений.

Разбираемся, какие приказы должны быть в организации в 2024 году.

Скачайте образцы документов для работы:

Перечень обязательных приказов и документов

Все документы организации можно условно разделить на несколько групп:

• организационно-распорядительные — приказы, распоряжения и указания постоянного или краткосрочного характера;
• локальные нормативные актыи локальные акты — внутренние регламенты, положения, порядки и другие документы, принятые с учетом мотивированного мнения профсоюза или без него;
• планы, графики и отчеты об их исполнении;
• записи по управленческой деятельности — табели учета рабочего времени, служебные записки, докладные, журналы регистрации инструктажей и пр.

Количество и состав документов зависят от видов деятельности компании, ее численности и организационной структуры. Но есть приказы и ЛНА, которые должны быть в любой организации, в том числе на малом предприятии.

Нормативно утвержденного списка необходимых приказов и локальных актов не существует. Кадровикам приходится самостоятельно изучать законодательные требования и планировать, какие документы необходимо издать. При этом некоторые организационно-распорядительные документы нужно обновлять каждый год, поскольку они по правилам издаются с ограниченным сроком действия.

Штатное расписание

В каждой компании есть локальный нормативный акт, который нужно регулярно обновлять. Это штатное расписание. В нем фиксируется распределение трудовых функций в организации, наименования должностей и профессий, установленные размеры оплаты труда.

Роструд разъясняет в письме от 22.03.2012 №428-6-1, что документ нужно актуализировать:

• при изменении в оргструктуре компании;
• переименовании должностей или профессий, названий отделов и служб;
• изменении окладов;
• сокращении штата или численности.

То есть если компания решит провести индексацию зарплат в связи с изменением МРОТ с 1 января 2024 года, то ей нужно будет издать приказ об изменении штатного расписания. Оно обновляется с периодичностью и в порядке, установленными работодателем.

Приказ об изменении штатного расписания,скачайте здесь

График отпусков

Это документ, который нужно обновлять каждый год по требованиям ст. 123 ТК РФ. Не позднее, чем за две недели до начала очередного календарного года работодатель утверждает график отпусков, в котором устанавливает очередность предоставления оплачиваемых дней отдыха работникам.

Приказ об изменении графика отпусков,скачайте здесь

Обратите внимание!Если компания оформляет график отпусков по унифицированной форме Т-7, то издавать приказ необязательно. Бланк уже содержит гриф утверждения руководителем.

Приказ о номенклатуре дел

Ежегодно с 1 января в компании вводят в действие список записей, локальных актов и приказов по основной деятельности, которые образуются в процессе работы. Такой перечень называется номенклатура дел.

Ее составляют для организации архивакомпании в текущем году. Номенклатура дел содержит список документов по управленческой деятельности, а также сроки и места их хранения. При ее составлении руководствуются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ«Об архивном деле…» и Приказом Росархива от 20.12.2019 №236«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».

Приказ о номенклатуре дел скачайтепо ссылке

Обратите внимание!Номенклатуру дел утверждают по организации и по каждому структурному подразделению. Ее составляют по принципу «снизу вверх».

Каждый отдел делает проект перечня документов по своей деятельности, а делопроизводитель на их основании составляет общую номенклатуру дел компании. Такой подход позволяет систематизировать все записи и «не потерять» какие-то архивные записи.

Приказы по назначению ответственных

В каждой компании есть два распределения обязанностей:

• по трудовым функциям;
• по ответственности за отдельное направление деятельности.

Первый вид распределения относится к постоянным. Его закрепляют в штатном расписании, трудовых договорах, положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях.

Есть также временное распределение — по ответственности за отдельное направление: за проведение инструктажей, за электрохозяйство и так далее. Его закрепляют в краткосрочных приказах, некоторые из которых нужно обновлять ежегодно.

Какие приказы по назначению ответственных должностных лиц могут быть обязательными для организации:

• о назначении ответственных за проведение инструктажа по охране труда — п. 11 Правил обучения охране труда по Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 №2464;
• об ответственных за производственный контроль на опасном производственном объекте, если организация эксплуатирует ОПО;
• о лицах, проводящих противопожарный инструктаж — п. 7 Порядка по Приказу МЧС России от 18.11.2021 №806;
• об ответственных за безопасную эксплуатацию зданий и сооружений, объектов электрохозяйства, теплоснабжения, систем пожарной защиты и т.п.

Конкретный список лиц, на которых нужно возложить ответственность за какое-то направление деятельности, определяется по законодательным и отраслевым требованиям. Он зависит от специфики компании.

Важно!С 7 января 2024 года действуют новые Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 N 811). По их требованиям компании должны определить:

• организационную структуру управления электроустановками*, распределение границ эксплуатационной ответственности и функций по обслуживанию и контролю за техническим состоянием ЛЭП, оборудования, устройств, зданий и сооружений электроустановок между структурными подразделениями и должностными лицами (п. 8);
• ответственного за электрохозяйство и его заместителя (п. 8);
• работников, имеющих право выполнения переключений в электроустановках, ведения оперативных переговоров и других работ, перечисленных в п. 12 ПТЭЭП.

Организации ежегодно, до 1 января, направляют в сетевую (энергоснабжающую) компанию сведения об ответственном за электрохозяйство и сведения об ответственных за выполнение переключений в электроустановках, ведение оперативных переговоров, а также имеющих право подачи и согласования диспетчерских и оперативных заявок на изменение технологического режима работы или эксплуатационного состояния ЛЭП, оборудования и устройств в составе электроустановок. Обратите внимание, что это новые требования с 2024 года.

*электроустановка — комплекс взаимосвязанного оборудования, устройств, зданий и сооружений, предназначенных для производства или преобразования, передачи, накопления, распределения или потребления электрической энергии.

Порядок работы с персоналом

В связи со вступлением в силу с 7 января 2024 года новых Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей (Приказ Минэнерго от 12.08.2022 N 811) компаниям придется издать ряд новых необходимых приказов по основной деятельности. Один из них — об утверждении Порядка работы с персоналом.

С 7 января 2024 года потребители электроэнергии – юрлица при подготовке работников руководствуются теми же правилами, что и электроэнергетические компании — Приказом Минэнерго от 22.09.2020 №796.В документе закреплено, что работа с персоналом проводится в соответствии с локальным актом «Порядком проведения работы с персоналом в организации», утвержденным руководителем или уполномоченным должностным лицом (п. 7).

Совет

Порядок работы с персоналом — это фактически адаптированный под компанию Приказ №796. Включите в него также обучение по охране труда по Постановлению №2464 и подготовку по пожарной безопасности по Приказу №806. Так вам не придется выпускать несколько локальных актов.

Инструкции по охране труда

С 1 января 2024 года начал применяться Приказ Минтруда от 29.10.2021 №772н,действие которого ранее было приостановлено Приказом Минтруда от 17.03.2022 №140н. Документ устанавливает основные требования к разработке и содержанию инструкций по охране труда (ИОТ), поэтому работодателю придется актуализировать ИОТ.

Обновить локальные акты нужно всем компаниям. Нормы ст. 309.2 ТК РФ о том, что НКО и микропредприятия могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, не освобождают от обязанностей по охране труда, в том числе по изданию ИОТ и проведению инструктажей.

На это указывал Роструд в разъяснениях на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Также эксперты ведомства отмечали, что инструкция по охране труда должна быть для каждой должности в компании. Допускается разработать один ЛНА для схожих должностей — например, ИОТ бухгалтера или ИОТ работников маркетингового отдела.

• программа вводного инструктажа — обновляется ежегодно;
• перечни работников для обучения по охране труда, стажировки и освобожденные от обучения по ОТ;
• приказы об утверждении форм записей результатов инструктажей;
• положение о системе управления охраной труда;
• план мероприятий по ОТ. Образецскачайте здесь.

В 2022 году вступило в силу много изменений трудового законодательства в части охраны труда, пожарной безопасности. В начале 2024 года проведите аудит внутренних документов и убедитесь, что они соответствуют актуальным нормативным требованиям.

Разобраться с важными изменениями в трудовом законодательстве в прошлом году поможет авторский курс .

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства.

Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.

ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п.

10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).

А конкретнее?

Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст.

86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.

Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
2. Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).
3. Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.
4. Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников (раздел VI ТК РФ).
5. Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
6. Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
7. Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда (раздел X ТК РФ).
8. Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
9. График отпусков (ст. 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными.

В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однаков письме Роструда от15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков.

В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.

Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Разработать, утвердить, согласовать

Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.

После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.

Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст.372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть.

В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.

Бланк локального нормативного акта содержит:

• название организации согласно учредительным документам;
• наименование документа (положение, правила и пр.);
• номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
• виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;
• специальная отметка, если есть приложения к документу;
• виза утверждения руководителем;
• дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.

И не забудьте о главном

Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).

В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:

• на предприятии утвержден новый локальный нормативный акт, касающийся непосредственно этого человека;
• изменившиеся условия труда работника требуют дополнительно урегулировать трудовые отношения.

Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:

• оформить отдельный журнал ознакомления работников с локальными документами;
• к каждому ЛНА в качестве приложения составить лист ознакомления;
• в качестве приложения к трудовому договору подготовить перечень ЛНА, с которыми знакомится сотрудник.

В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.

Сделать кадровый учет простым и эффективным
Сделать кадровый учет простым и эффективным
Поделиться

Раз в неделю — дайджест материалов, достойных внимания Актуальные материалы раз в неделю

Статьи по теме→

23 августа

16 августа

23 августа

16 августа

11 комментариев
Спасибо! кратко, четко, понятно!
2 Ответить
Благодарю снова и снова!
1 Ответить

Почему нет Положения об антикор. деятельности?
0 Ответить
Извините, но нужно ознакомиться не под «роспись», а «подпись»

5 Ответить

Настя, зачем вы вводите в заблуждение? Почитали хотя бы ТК перед тем, как написать что-либо. Если вы работник кадровой службы, не завидую вашей конторе. Все правильно в статье написано. «Роспись», а не «подпись».

Если не знаете ничего, зачем поправляете других? Настоящую ошибку пропустили, а придрались к тому, что и так верно было указано

9 Ответить
Мария, все правильно Настя написала.
3 Ответить

Мария, при чем здесь ТК. Вы хотите сказать, что Трудовой кодекс регулирует использование формулировок «под подпись» и под «роспись». Вы серьезно. Не завидую вашей конторе))))) И такому кадровому работнику, как вы))))

Подпись и роспись в документе: как правильно и в чем разница

Вы наверняка замечали: кто-то говорит «ознакомить под подпись», другие — «под роспись». Так как же писать и говорить правильно? Казалось бы, это равнозначные слова и можно использовать в речи и то, и другое в одинаковом смысле.

Но есть загвоздка: звучать одинаково не значит обозначать одно и тоже. Начнем с того, что «роспись» и «подпись» — это не синонимы. Употреблять одно слово вместо другого нельзя.

Сочетания «под роспись» или «под подпись» имеют разные значения.
Далее рассмотрим сферы, в которых используется слово «роспись», а затем — сферы функционирования слова «подпись».

В каких случаях употребляется слово «роспись»
Термин «роспись» употребляют в сфере судебного делопроизводства, но в весьма ограниченном смысле. Он имеет значение «список» или «перечень» по отношению и имуществу — «роспись имущества», «имущественная роспись».
Другая сфера употребления слова «роспись» еще более далека от делопроизводства — это дизайн интерьера. Здесь слово «роспись» приобретает новое значение — «украшение внутренних частей здания, потолка или колонн». Например, «художественная роспись», «роспись потолка в византийском стиле», «роспись стен».

Роспись наносят не только на потолок и стены. Ею часто украшают посуду и другие предметы быта. Например, «хохломская роспись» или «роспись по дереву».

Здесь значение слова «роспись» искусствоведческое: «орнамент», «узор», «украшение».

В каких случаях употребляется слово «подпись»
Сразу отметим случай употребления слова «подпись» в области искусства — в значении «информация об авторе под картиной или скульптурой». На выставках, в музеях мы встречаем большое количество подписей под предметами искусства или экспозициями.
Самое распространенное значение слова «подпись» — это средство идентификации человека. Подпись представляет собой уникальную последовательность символов, написанных от руки. Чаще всего это инициалы или часть фамилии человека.

Законодательство никак не регламентирует содержание текста подписи.
Термин «подпись» встречается в ст. 19 ГК РФ. Там он наравне с паспортом, именем и местом жительства человека рассматривается как самостоятельное индивидуализирующее его средство.

Таково главное отличие между словами «роспись» и «подпись».
Образец подписи гражданина РФ засвидетельствован в его паспорте. Основная сфера использования подписи — придание юридической силы документам различного вида и назначения: от заявления работника до крупного договора. Подпись — один из ключевых реквизитов любой деловой бумаги.

Как изменится электронный документооборот с 2024 года для бюджетного учета

Объясняем, что нового будет в ЭДО и чего ждать дальше.

С 2024 года в силу вступают положения приказа Минфина России от 15.04.2021 года № 61н. По этому приказу все субъекты учета государственных финансов обязаны перейти на электронный вариант оформления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

Состав новых документов

• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)
• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)
• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)
• Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)
• Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442)
• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433)

2. для учёта начисления доходов, в т.ч. для администраторов и главных администраторов доходов бюджета:

• Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)
• Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432)
• Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837)
• Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838)

3. для отражения движения дебиторской и кредиторской задолженностей:

• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)
• Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета _______ (ф. 0510437)
• Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)
• Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446)

4. для организации инвентаризации:

• Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)
• Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)

Кроме того, с 2024 года будут использованы в работе регистры учета:

• Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213)
• Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095)
• Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)

Научим всему, что необходимо для работы в 2024 году на ОСНО. Вы сможете вести учет организаций и подразделений, сдавать отчетность без ошибок и штрафов, брать клиентов на бухгалтерское обслуживание. От первички до отчетности: экспертный курс и официальное удостоверение о профподготовке.

Посмотрите бесплатно урок и записывайтесь.

Требования подписям новых электронных документов

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью либо простой электронной подписью.

Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения или уполномоченного им лица.

Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, ответственный за формирование электронного документа не заполняет.

Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них и квалифицированной ЭП.

В электронных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет руководитель учреждения (уполномоченное лицо).

В случае, если документ требует подписание комиссионно, то правила приказа № 61н требуют заполнения Листа голосования, который также содержится в формах приказа № 61н.

Лист голосования подписывается членами комиссии простой ЭП и председателем комиссии ЭЦП. При подписании членами комиссии листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отображаются подписи членов комиссии.

Квалифицированные ЭП, помимо руководителя, потребуются для главного бухгалтера, кассира и председателей комиссий.

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

До 8 сентября действует 77% скидка на курс с официальным удостоверением о повышении квалификации. , начало обучения 11 сентября

Алгоритм перехода на ЭДО с 2024 ода

В бухгалтерских программах (например, в 1С:БГУ) есть возможность с 2024 года перейти на ЭДО. Для этого в конфигурации БГУ прописываются роли пользователям, ответственным за оформление и подписание электронных документов, которые путем доступа в программу под своим логином и паролем могут осуществить заполнение документа и подписание его простой ЭП, а при необходимости и наличии ключа и сертификата – квалифицированной ЭП.

При переходе к использованию электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо провести подготовительные мероприятия организационного и технического характера.

Мероприятия организационного характера

1. определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов, идентифицировав, кто из них подписывает простой, а кто квалифицированной электронной подписью
2. определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете
3. внести дополнения в график документооборота, правила документооборота и технологию обработки учетной информации, информацию об особенностях порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов
4. разработать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных ЭП
5. разработать регламент обеспечения архивного хранения электронных документов с наделением данных функций соответствующих сотрудников учреждения
6. инструктаж работников (ответственных лиц и членов Комиссии) на предмет порядка работы в программных продуктах, позволяющих заполнять и подписывать электронные документы

Мероприятия технического характера

1. обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью
2. дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц, подписывающих электронные документы (членов комиссии, ответственных лиц и пр.)
3. подготовить рабочие места с доступом в программу бухгалтерского учета, где должностные лица будут формировать электронные документ (при отсутствии облачной системы)
4. подготовить сервер, жесткие диски или предусмотреть иные варианты хранения электронного архива в двух экземплярах для обеспечения сохранности электронных документов, например на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, в информационной системе архива (см. п. 7.1 Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24)?

Сложности перехода

Многие учреждения не смогут перейти полноценно на приказ 61н. Почему? На это влияют:

• условия низкой компьютерной грамотности ответственных сотрудников учреждений, которые должны самостоятельно заполнять электронные документы, их недостаточная организационная дисциплина;
• ограниченность бюджетов организаций госсектора на обновление и настройку программных продуктов, а также закупку дополнительных мощностей для работы и хранения электронного архива.

Обращаем внимание, что переход наприказ № 61нявляется обязательным с 2024 года.

Однако в приложении № 5 п. 6 приказа № 61н указано, что в случае отсутствия организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов и регистров учета применяются формируются на бумажном носителес одновременным представлением бухгалтеру электронного образа (скан копии) такого документа.

Поскольку Минфин России постепенно вводит еще документы в приказ № 61н, которые начнут использоваться с 2024 года (приказ Минфина от 28.06.2022 г. № 100н), то организационно выгоднее и по трудозатратам, и по ресурсозатратам взять паузу: т.е. с 2024 года, формировать документы по приказу № 61н на бумаге, подписывать «живыми» подписями и в бухгалтерию передавать бумажный вариант и его скан-копию.

Для сведения рисков замечаний со стороны контрольных органом рекомендуем:

• направить руководителю служебную записку о необходимости организации перехода на ЭДО;
• совместно со ИТ-специалистами, контрактной службой и пр. компетентными работниками собрать информацию в виде коммерческих предложений о стоимостной оценке настройки программных продуктов и стоимости компьютерной техники для обеспечения перехода на ЭДО;
• сформировать заключение, что отсутствуют технические возможности для реализации ЭДО в 2024 году.

• бюджетный учет
• ЭДО
• переход на ЭДО
• электронный документооборот

Автор: Мария Беляева, старший преподаватель Департамента общественных финансов Финансового университета, член Института профессиональных бухгалтеров России, член Института внутренних аудиторов