Чтобы отправить работника в отпуск, сначала определяют количество отпускных дней. По общему правилу, нужно сложить дни основного и дополнительного отпусков, которые полагаются работнику. Но есть нюансы: исключить праздники, при необходимости перевести рабочие дни отпуска в календарные и др.
Разбираемся, как рассчитать отпускные дни с учетом различных особенностей.
В этой статье:
- Когда нужен расчет дней отпуска
- Расчет календарных отпускных дней
- Пропорциональный расчет отпускных дней
- Подсчет отпускного стажа
- Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях
- Перевод рабочих дней отпуска в календарные
- Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении
- Как накажут за неверный расчет отпускных дней
Когда нужен расчет дней отпуска
Работодатели рассчитывают количество отпускных дней для предоставления ежегодного отпуска и при увольнении работника. Порядок расчета в каждом случае будет разным.
Для большинства работников продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней (с учетом выходных) за рабочий год. Праздники не входят в дни отпуска (ст. 115, 120 ТК РФ, Письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).
Если работник ежегодно отгуливает все 28 дней, проблем не возникает. Сотрудник каждый год берет положенные дни, на него составляют приказ, а бухгалтер рассчитывает отпускные исходя из среднедневного заработка и количества дней отпуска.
Если же работник не отгуливает 28 дней за год, неиспользованные дни не сгорают. Отпуск нужно отгулять полностью, поэтому такие дни переносят на следующий год. Отпуск за прошлые периоды можно включить в график или предоставить по заявлению работника (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Обычно расчетом дней отпуска занимается кадровик. Он же составляет график отпусков исходя из информации по каждому работнику. А вот когда нужно определить компенсацию за неиспользованный отпуск, к расчетам подключается бухгалтер — увольняющемуся сотруднику надо рассчитать и выплатить деньги за неотгулянные отпускные дни.
Важно! Порядок расчета отпускных дней законом не определен. Каждый работодатель разрабатывает свои правила и утверждает их в локальных нормативах.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Расчет календарных отпускных дней
Независимо от того, сколько сотрудником отработано времени в рабочем году, в общем случае ему полагается полный отпуск (п. 2 Письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). При расчете дней отпуска нужно помнить два правила (ст. 120 ТК РФ):
- Праздничные нерабочие дни не учитываются в отпуске. К примеру, новогодние каникулы: если работник взял отпуск с 1 января на 14 дней, ему нужно выйти на работу только 23 января.
- Дни ежегодного основного и дополнительного отпусков суммируются. От первого дня отпуска отсчитывают нужное количество дней основного отпуска, а после окончания основного — нужное количество дней дополнительного отпуска.
Если у работника накопились дни оплачиваемого отдыха за несколько лет, прибавьте к текущему отпускному периоду неиспользованный отпуск за прошлые годы.
Пример
Сотрудника приняли на работу 1 августа 2022 года. В 2024 году он отгулял 21 день отпуска за первый год работы — с 01.08.2022 по 31.07.2023.
В декабре 2024 года кадровик составляет график отпусков на 2024 год. В этом графике нужно учесть, что:
- Сотруднику осталось отгулять 7 дней из отпуска за первый год. Их нужно использовать до 01.08.2024.
- За второй год сотруднику положен стандартный оплачиваемый отдых — 28 дней.
Работодатель может согласовать с работником разные варианты: или предоставить отпуск за второй год полностью, или частично перенести отпускные дни на следующий рабочий год — с 01.08.2024 по 31.07.2025, или можно отгулять все положенные дни периода 2024/2024 (суммарно это 35 дней) и с августа по декабрь 2024 взять авансом отпуск за третий рабочий год.
Пропорциональный расчет отпускных дней
Если надо рассчитать размер компенсации за неиспользованный отпуск или дополнительный отпуск «за вредность», количество дней определяют пропорционально фактически отработанному времени. Кроме того, пропорциональное предоставление дней ежегодного отдыха возможно, если согласуете с работником разделение отпуска на части (п. 1 ст. 115, ст.
122, п. 1 ст. 123, п. 1 ст. 125 ТК РФ).
Пример
Работник отработал в компании полгода. Ему полагается ежегодный отпуск в 28 дней. Этот отпуск можно разделить на части — использовать по две недели основного отпуска каждые полгода.
Формула расчета отпускных дней пропорционально отработанному времени может быть такой:
Продолжительность отпуска = Установленная продолжительность отпуска / 12 месяцев рабочего года × Число месяцев работы, за которые предоставляется отпуск
Если в результате расчета получилось дробное число — к примеру, 19,5 дней — его можно округлить до большего числа или же присоединить остаток к будущему отпуску. Округлять надо не по правилам арифметики, а в пользу работника: так вы не нарушите его права (Письмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17, Письмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).
Пример
Работодатель согласовал с работником разделение ежегодного отпуска. В июле 2024 года сотрудник отгулял 21 календарный день за 9 полностью отработанных месяцев. Эти дни рассчитали так: 28 календарных дней / 12 месяцев х 9 месяцев работы = 20,99 календарных дней.
Результат расчета округлили до 21 дня в пользу работника.
Подсчет отпускного стажа
Количество накопленных дней отпуска зависит от отпускного стажа. Каждому работнику положены 28 дней отдыха. У нового работника право на отпуск возникает только через шесть месяцев — он сначала должен отработать отпускной стаж.
Такой стаж начинают отсчитывать с первого рабочего дня у нового работодателя.
Отсчет отпускного стажа ведется не по календарным, а по рабочим годам. Так, если приняли нового сотрудника 10 марта 2024 года:
- первый рабочий год — с 10.03.2023 по 09.03.2024;
- второй рабочий год — с 10.03.2024 по 09.03.2025 и так далее.
Важно!Работодатель не обязан отправлять работника в отпуск, как только истекут эти шесть месяцев. Более того, по согласованию с работником можно предоставить отпуск и до того, как закончатся первые полгода работы — авансом (ст.
122 ТК РФ).
Не все периоды учитываются при расчете отпускного стажа:
- периоды работы;
- периоды, когда сотрудник не работал, но сохранял за собой должность — больничный, командировки, ежегодный отпуск, диспансеризация и др.;
- отпуск за свой счет — не больше 14 календарных дней за год;
- отсутствие на работе по вынужденным причинам, например, при незаконном увольнении;
- отстранение от работы, если не прошел обязательный медосмотр не по своей вине;
- служба по мобилизации.
- отпуск за свой счет — свыше 14 календарных дней за год;
- отпуск по уходу за ребенком;
- прогулы.
Пример
Сотрудница устроилась на работу 15 февраля 2021 года. До января 2024 года она работала без отпуска, а с 16.01.2023 написала заявление на отпуск. В 2022 году у нее был больничный — с 05.12.2022 по 19.12.2022.
Рассчитаем количество накопленных отпускных дней с учетом отпускного стажа.
В 2021-2022 годах сотрудница отработала полных 12 месяцев — с 15.02.2021 по 14.02.2022.
В 2022-2023 годах — 11 месяцев (с 15.02.2022 по 15.01.2023), так как больничный включают в расчет стажа.
Всего в расчетном периоде отработано 23 месяца. Число отпускных дней, положенных сотруднице: 28 дней / 12 месяцев х 23 месяца работы = 53,67 дня.
Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях
Расчет отпускных дней пропорционально отработанному времени обязателен для работников со срочным трудовым договором — на срок до двух месяцев или сезонников. Иногда в рабочих днях считают и дополнительный отпуск, в частности, «за вредность» — его определяют в зависимости от стажа в особых условиях труда.
Расчет дней отпуска временных и сезонных работников
Сезонным работникам и сотрудникам, которых приняли на срок до двух месяцев, отпуск предоставляют так — 2 рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 293, 295 ТК РФ). Отпускные дни рассчитывают по формуле:
Дни отпуска = 2 рабочих дня × количество месяцев работы
А вот при заключении срочного трудового договора в других случаях, к примеру, на время декрета основной сотрудницы, продолжительность ежегодного отпуска будет обычной — 28 календарных дней. Если же последний рабочий год неполный, отпуск посчитают пропорционально отработанным месяцам.
Расчет дней дополнительного отпуска
Каждая организация самостоятельно определяет порядок расчета и утверждает его в локальных нормативах. Если допотпуск установлен в рабочих днях, понадобится перевод в календарные дни.
Для расчета дополнительных дней отдыха можно использовать формулу, которую мы рассмотрели выше, подставив в нее продолжительность допотпуска. Так, если работнику положены льготы за работу на Крайнем Севере, ему предоставляют дополнительный отпуск в 24 календарных дня.
Пример
С работником согласовали разделение ежегодного дополнительного отпуска за работу на Крайнем Севере. В июле 2024 года ему предоставили отпуск на 16 календарных дней за 8 полностью отработанных месяцев. Их рассчитали так: 24 дня / 12 месяцев х 8 месяцев работы.
Перевод рабочих дней отпуска в календарные
Работникам предоставляют отпуск в календарных днях. Но в ТК РФ установлены случаи, когда отпуск предоставляют в рабочих днях — сезонным работникам (из расчета два рабочих дня за месяц работы) и тем, с кем заключили срочный договор на срок до двух месяцев.
Есть и другие нормативы, которые закрепляют отпуск в рабочих днях:
- Дополнительный отпуск работников с вредными условиями труда (Список, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиумом ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22). Если применяете этот список, включите его в коллективный и трудовой договор (Письмо Минтруда от 30.11.2018 № 15-1/ООГ-2919).
- Дополнительный отпуск за работу во вредных условиях при производстве алмазов, сверхтвердых материалов и инструментов из них (Список, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 04.04.1988 № 180/П-4).
- Ежегодный оплачиваемый отпуск в 18 рабочих дней осужденному на время отбывания исправительных работ (п. 6 ст. 40 УИК РФ).
- Ежегодный оплачиваемый отпуск судьям (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1).
- Ежегодный оплачиваемый отпуск в 36 рабочих дней (с учетом ежегодного допотпуска за работу в опасных условиях труда) для сотрудников организаций, которые занимаются диагностикой и лечением ВИЧ и для работников, которые работают с материалом, содержащими ВИЧ (Порядок, утв. Постановлением Минтруда от 08.08.1996 № 50).
Важно!Работодатель может ввести и другие случаи дополнительных отпусков в рабочих днях в локальном положении об отпусках (ч. 2 ст.
116 ТК РФ).
Если по нормативам допотпуск установлен в рабочих днях, его надо перевести в календарные. Порядок такого перевода закрепите в локальном акте.
Обычно делают так:
- пересчитывают рабочие дни по шестидневной рабочей неделе — независимо от графика работника;
- учитывают только рабочие дни по графику работника.
Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне
Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку
Отпуск «сезонникам» и «срочникам» с договором до двух месяцев
В счет двух рабочих дней отпуска, которые полагаются за каждый месяц работы, засчитайте только рабочие дни по графику работника.
Если же отработан неполный месяц, округлите в пользу работника. В законе такой порядок не прописан, но работодателя не накажут, если он будет действовать в пользу сотрудника. За отработанную половину месяца или меньше можно предоставлять один день отпуска, за отработку больше половины — два дня.
Общие календарные отпускные дни посчитайте с первого по последний день отпуска за исключением праздников (ч. 1 ст. 120, ст.
291, 295 ТК РФ).
Пример
Сотрудника приняли для выполнения сезонных работ в период с 01.06.2023 по 30.11.2023. Он работает пять дней в неделю и отдыхает в субботу, воскресенье.
С 01.11.2023 работник взял оплачиваемый отпуск за полгода работы. Ему положено 12 рабочих дней — по 2 дня за каждый отработанный месяц. В ноябре есть один нерабочий праздник — 04.11.2023.
С учетом графика работы и праздника последний день отпуска выпадает на 17.11.2023. Фактически общий период отпуска составит 17 календарных дней.
Отпуск по документам, действовавшим до ТК РФ — до 01.02.2002
Отсчитайте от даты начала отпуска количество рабочих дней этого отпуска по графику шестидневки, где воскресенье выходной (Письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ).
К примеру, так считают отпускные дни за вредные условия труда по спискам из Постановления № 298/П-22. Правильность таких расчетов для судей подтвердил ВС: поскольку единого механизма расчета нет, работодатели должны руководствоваться нормативами, которые действовали до ТК (Определение ВС от 25.11.2005 № 75-В05-8).
Пример
Работнику с 1 ноября 2024 года предоставили ежегодный дополнительный отпуск за вредность — 12 рабочих дней. От 01.11.2023 отсчитали 12 дней по календарю шестидневной рабочей недели, исключая нерабочий праздник 04.11.2023. Последний день отпуска — 15.11.2023.
Получается, что работнику предоставили дополнительный отпуск на 15 календарных дней.
Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении
Дни неиспользованного отпуска считают по специальному алгоритму.
Шаг 1. Считаем отпускной стаж. Отсчет ведется с первого рабочего дня в организации.
Шаг 2. Определяем период, за который нужно заплатить компенсацию. Не полностью отработанные месяцы нужно округлить: работа меньше половины месяца не учитывается, а половину и больше принимают за полный месяц.
Платите компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени, если отпускной стаж равен:
- 5,5 месяцев — по любой причине увольнения;
- от 5,5 до 11 месяцев — если увольнение не связано с особыми обстоятельствами: ликвидация, сокращение штата, призыв на военную службу (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169 в ред. от 20.04.2010).
Платите компенсацию в полном размере за год, если отпускной стаж равен:
- 11 месяцев и больше — по любой причине увольнения;
- 5,5 месяцев и более — если увольнение связано с особыми обстоятельствами.
Важно!Роструд полагает, что правило о полной компенсации распространяется на работников, которые проработали в компании меньше года. А за второй рабочий год компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени (Письмо от 04.03.2013 № 164-6-1).
А вот Минтруд считает, что полная компенсация положена работникам, которые отработали в организации не менее 11 месяцев как в первом, так и в следующих годах работы (Письмо от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717). Закрепите выбранный вариант в коллективном договоре.
Шаг 3. Рассчитываем количество отпускных дней, которые накопил работник с начала работы в компании. За один полностью отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска: 28 календарных дней отпуска / 12 месяцев в году (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).
Пример
Работник устроился в компанию 15 февраля 2024 года, а 15 июля 2024 года решил уволиться. Он полностью отработал 5 месяцев. Ему положено 11,67 дней: 28 дней / 12 месяцев х 5 месяцев работы.
Шаг 4. Вычисляем количество использованных дней отпуска за все время работы. Эти данные можно взять из раздела VIII личной карточки Т-2. Другой вариант — поднять кадровые приказы и выписать дни отпуска для конкретного работника.
Шаг 5. Рассчитываем число неиспользованных отпускных дней. Для этого применяем формулу (Письмо Минтруда от 28.10.2016 № 14-1/В-1074):
Число дней неиспользованного отпуска = Количество дней отпуска с начала работы — Количество дней использованного отпуска
Пример
Сотрудник начал работать 15 июля 2020 года. Он увольняется 20 июля 2024 года по собственному желанию. Периодов, которые не входят в отпускной стаж, у него нет.
Прав на дополнительный отпуск тоже не возникало. За время работы сотрудник отгулял:
- в 2021 году — 20 календарных дней;
- в 2022 году — 36 календарных дней;
- в 2024 году — 14 календарных дней.
Бухгалтер сделал расчет дней неиспользованного отпуска для компенсации:
- Вычислил стаж работы сотрудника в компании — 3 года и 6 дней. Излишек в 6 дней исключили из расчета и округлили отпускной стаж до 3 лет (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
- Рассчитал количество накопленных дней отпуска с начала работы — 84 дня (28 дней х 3 года).
- Определил количество использованных дней отпуска с начала работы — 70 дней (20 дней + 36 дней + 14 дней).
- Рассчитал количество дней, которые нужно компенсировать при увольнении — 14 дней (84 дня — 70 дней).
При увольнении работнику заплатят компенсацию за 14 неиспользованных дней отпуска.
Как накажут за неверный расчет отпускных дней
За неправильный расчет отпускных дней работодателю грозит материальная и административная ответственность (п. 1, п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
А если предоставить работнику отпуск меньше положенного, он может потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).
Если работодатель впервые нарушил правила, его могут привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
За повторное нарушение придется заплатить больше (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 3 лет;
- для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
- для организаций — от 50 000 до 70 000 рублей.
Работник вправе заявить о моральной компенсации. Работодатель и работник могут согласовать сумму возмещения. Если же стороны не смогли согласовать компенсацию, ее размер определит суд.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Как рассчитать отпускные
Когда человек уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель обязан минимум за три календарных дня до его начала выплатить отпускные.
Их рассчитывает бухгалтерия. Но сотруднику тоже полезно знать, откуда берутся все суммы и какое самое выгодное время для отпуска. Это поможет проверить расчеты бухгалтера и понять, какие есть способы получить больше.
Общая формула расчета
Отпускные считаются не так, как зарплата. Зарплату начисляют за отработанные дни, а отпускные — за календарные, которые умножают на среднедневной заработок.
Отпускные ≠ Зарплата
Рассчитать примерный размер отпускных легко: разделите зарплату на 29,3 — это среднее количество дней в месяце — и умножьте на количество дней отпуска.
Например, ваша зарплата — 100 000 рублей, а отпуск — 28 дней.
- 100 000 / 29,3 × 28 = 95 563 ₽
А вот подсчитать все вплоть до рубля сложнее: надо учесть несколько переменных — точный годовой доход за 12 месяцев, предшествовавших месяцу отпуска, и пропущенные дни.
Общая формула расчета отпускных выглядит так:
- Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска
Вся сложность в том, как рассчитать среднедневной заработок. Ниже расскажу о том, как это сделать, но если не хотите читать, а хотите считать, то вот вам калькулятор:
Вычислить доход за расчетный период
При подсчете дохода учитывают все выплаты за работу: оплату по ставке, переработки, премии за показатели, районный коэффициент.
Премии включаются не все и не всегда полностью, а только те, которые начислены за расчетный период — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска. Так, если отпуск начинается в июне, расчетный период будет с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. Если вы работаете в компании менее года, учитывают период с первого дня работы.
Например, годовую премию за предшествующий отпуску год включат полностью. С квартальными — сложнее.
Если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. А если расчетный период начинается с середины квартала, учтут премию только за полквартала. Например, премия выплачивается за первый квартал — январь, февраль, март, а расчетный период начинается с февраля.
Тогда в расчет отпускных пойдет ⅔ премии — сумма, приходящаяся на февраль и март.
Отпускные будут выше, если в последние 12 месяцев или уже во время отпуска всему персоналу организации или структурного подразделения повысили зарплату. Например, в прошлом году вы получали 55 000 ₽ в месяц, а с января — 60 000 ₽. Вы идете в отпуск в июле. Средний заработок посчитают так:
- За январь — июнь этого года включат в расчет зарплату по 60 000 ₽.
- За июль — декабрь прошлого года 55 000 ₽ умножат на коэффициент повышения зарплаты: 60 000 / 55 000 = 1,09. Получится 59 950 ₽.
Следовательно, отпускные будут больше.
Если зарплату повысили уже во время отпуска — пересчитают и доплатят отпускные с даты повышения зарплаты. Например, вы идете в отпуск с 3 по 30 марта. С 15 марта всем в организации повысили зарплату. Отпускные вам рассчитают и выплатят из среднего заработка, как обычно.
После повышения отпускные за период с 15 по 30 марта пересчитают с учетом повышающего коэффициента и доплатят.
Это касается только повышения зарплаты на той же должности. Если вас перевели на другую должность с другой зарплатой, никаких повышающих коэффициентов нет, но заработок посчитают на обеих должностях.
В доход за последние 12 месяцев не включают командировочные, компенсацию проезда, проживания и питания, материальную помощь, выплаты по отпускным и больничным, госпособия.
Получается, чем больше официальный доход, тем больше отпускные. У тех, кто получает часть зарплаты «в конверте», отпускные рассчитают только от белого дохода.
Оформление и расчет отпускных в 2024 году
Период отпусков в самом разгаре — это «жаркий» период для кадровых служб и отделов по расчету заработной платы.
Специалисты IT-компании Lad, которые занимаются автоматизацией кадрового учета и зарплатного блока на базе программных продуктов 1С подготовили небольшую «шпаргалку», опираясь на самые популярные вопросы, которые поступают от заказчиков.
Оформление отпуска
Рассмотрим сначала, когда выгодно брать отпуск, а когда можно потерять в деньгах. Присоединять ежегодный отпуск к праздникам удобно, но финансово невыгодно. В такие периоды сотрудник получает меньше обычного за месяц, в котором был отпуск и, соответственно, потеряете в деньгах. Если отпуск можно перенести, то лучше это сделать.
А когда в отпуск идти выгодно?Ниже 2 варианта — как определить, в каком месяце выгоднее взять отпуск.1 вариант.Если в месяце есть праздничные дни, то количество рабочих дней уменьшается. Чем меньше рабочих дней в месяце, тем больше зарплата за один рабочий день, поэтому зарплата за месяц вместе с отпускными будет ниже обычного оклада.
2 вариант.Выгоднее брать отпуск в месяце, где большее количество рабочих дней. Чем больше рабочих дней в месяце, тем меньше зарплата за один рабочий день. В 2024 году больше всего рабочих дней в августе — 23 рабочих дня. Также сотрудники могут получить больше, чем обычный оклад за месяц, если прибавят к отпуску один или два выходных.
Например, в месяце, где 20 рабочих дней, работодатель оплатит 18 дней из оклада, а 4 дня отпуска – из среднего заработка.
В сумме это получится выше обычной зарплаты. В этом случае сотрудник потратит 2 дня отпуска на выходные, но в деньгах выиграет.
Если во внутренних локальных актах работодателя предусмотрена обязанность написать заявление, то это нужно сделать в установленные организацией сроки. Заявление на ежегодный отпуск составляют в произвольной форме. В законодательстве нет требования о том, чтобы сотрудники писали заявления на отпуск. Если сотрудник идет в отпуск по утвержденному графику, то брать заявление не обязательно.
Но лучше это сделать, чтобы своевременно рассчитать и выплатить отпускные. Иногда бывает, что сотрудник просит предоставить отпуск авансом.
В этом случае, при увольнении работодатель может удержать средства за неотработанные дни отпуска, но не более 20% от суммы окончательного расчета.
Это прописано в ст.138 ТК. Если не хватает таких средств и сотрудник отказывается добровольно погасить задолженность, то работодатель может попробовать взыскать средства через суд. Чтобы минимизировать риски, можно попросить сотрудника, написать заявление с обязательством вернуть отпускныеза неотработанный отпуск.
Очередность оплачиваемых отпусков обычно определяется ежегодно на основании графика отпусков.
- несовершеннолетние;
- родители, в том числе приемные, опекуны или попечители, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- сотрудники, которые награждены знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР»;
- беременные перед или после отпуска по беременности и родам (по окончании отпуска по уходу за ребенком);
- сотрудники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет;
- участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность;
- Герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры ордена Славы;
- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
- супруг, который хочет воспользоваться отпуском во время отпуска по беременности и родам его жены;
- супруг военнослужащего, который хочет уйти в отпуск одновременно с отпуском другого супруга;
- сотрудники, которые получили или перенесли лучевую болезнь и другие заболевания, которые связаны с радиацией вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы, участники ликвидации катастрофы;
- один из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекун или попечитель), который сопровождает ребенка в возрасте до 18 лет для поступления в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности;
- сотрудники, которые претендуют на отпуск за первый рабочий год, при намерении работодателя включить их в график.
Изменить дату ежегодного отпуска по графику отпусков можно только по договоренности между сотрудником и работодателем. В ст.124 ТК написано, что инициатором переноса может быть как работодатель, так и сотрудник.
Выплата отпускных осуществляется так, чтобы оставалось еще 3 полных календарных днядо начала отпуска. Если нарушить правила выплаты отпускных, организации придется заплатить проценты за задержку и штраф.
Платежное поручение на отпуск оформляется по тем же правилам, что и платежное поручение на зарплату.
В поле 20 указывают код «1». Он означает, что с данной выплаты можно взыскивать суммы по исполнительным листамв пределах ограничений статьи 99 закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.
В поле 24 отражается назначение платежа— выплата отпускных. Прописывается сумма отпускных и реквизиты документа, на основании которого сотруднику перечислили отпускные.
Если перед выплатой с отпускных взыскали сумму по исполнительным листам, укажите эту сумму также в платежном поручении по специально установленным правилам.
Вне зависимости от применяемой системы налогообложения необходимо удержать НДФЛс отпускных при их выплате. Это обязывает всех работодателей делать абз.15 п.1 ст. 217 НК.
НДФЛ надо перечислить в бюджет в составе единого налогового платежа (ЕНП) в общие сроки, которые установлены законом от 14.07.2022 №263-ФЗ, и предусмотрено п. 6 статьи 226 НК.
С отпускных также начисляются страховые взносы в ИФНС и взносы на травматизм.
Страховые взносына обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование в ИФНС необходимо перечислить не позднее 28 числа следующего месяца.
Взносы на травматизмперечисляются в Социальный фонд не позднее 15 числа следующего месяца.
Расчет отпускных
Нерабочие праздничные дни, согласно производственного календаря не входят в количество оплачиваемых дней отпуска.
Если отпуск совпал с нерабочими праздничными днями, у работника увеличивается длительность отдыха. Количество оплачиваемых дней отпуска останется прежним.
Нерабочие региональные праздничные днитоже не входят в количество оплачиваемых дней отпуска. Это следует из статей 22, 120 ТК, статьи 4 закона от 26.09.1997 № 125-ФЗ. Однако в региональном документе могут быть установлены специальные положения о том, что праздник не исключается из отпуска.
Если в вашем регионе есть дополнительные нерабочие праздничные дни, лучше уточнить, что написано в региональном документе.
Когда в расчетном периоде есть дополнительные выходные из-за переноса выходных дней, то они не влияют ни на длительность отдыха в отпуске, ни на количество оплачиваемых дней отпуска. Это обычные выходные дни.
Период отпуска работник указывает в заявлении, при этом он может указать точные даты начала и окончания отпуска, в этом случае длительность отдыха и количество оплачиваемых дней отпуска может отличаться.
В приказе на отпуск отражают даты начала и окончания общего периода отдыха сотрудника без исключения праздников.
Количество дней отпуска записывают то, которое нужно оплатить. В него не входят праздники. Никаких пояснений о расхождении периода отдыха и количества дней отпуска в приказе делать не надо.
Разница обоснована нерабочими праздничными днями.
Премии в расчете отпускных
При расчете среднего заработка для отпускных учитываются премии, которые одновременно отвечают двум условиям:
- выплаты предусмотрены системой оплаты труда;
- премии начислены в расчетном периоде, в том числе и за другие периоды.
Порядок учета премий должен быть прописан в коллективном договоре, положении о премировании или отдельном приказе руководителя компании.
В расчет среднего заработка для отпускных могут входить месячные, квартальные и годовые премии. Об этом подробно прописано в п. 15 положения № 922.
Учет премий — это, пожалуй, самый сложный участок расчета отпускных. И к тому же с весьма неочевидными правилами. Потому возникает резонный вопрос: а можно ли упростить эти правила, разработав собственные?
Скорее, да, но только если правила расчета прописываются с учетом интересов сотрудников. Ведь отпуск работнику гарантирует ТК. И в нем же прописан общий порядок расчета среднего заработка.
Вместе с тем статья 8 ТК запрещает ухудшать положение работников по сравнению с теми нормами, которые гарантирует кодекс. Улучшать же его можно сколько угодно.
Чтобы свести риск к минимуму, необходимо прописать свою методику расчета отпускных в коллективном договоре или в положении об оплате труда.
Больничный лист в отпуске
При расчете отпускных расчетный период может включатьпериоды временной нетрудоспособности, в том числе по карантину на основании больничного листа. Эти промежутки времени при расчете среднего заработка для отпускных не учитываются.
Аналогичным образом не учитываются суммы, начисленные по больничным листам.
Работодатель должен оплатить больничный лист сотрудника, который заболел в оплачиваемом отпуске. Сам отпуск переносится или продлевается.
Основанием для переноса отпуска может быть заявление сотрудника о переносе дней отпуска. Чтобы продлить отпуск, как правило, достаточно устного сообщения работника о болезни. На основании этого сообщения издается приказ о продлении отпуска.
Не оплачивается больничный лист, если в отпуске заболел не сам работник, а его ребенок. Пособие положено только за период ухода, который не совпадает с отпуском.
Если больничный лист выдан в связи с карантином, пособие также не назначают. Во всех этих случаях отпуск не переносят и не продлевают.
Больничный, который приходится на дни отпуска без сохранения зарплаты, оплате также не подлежит.
Учет простоев
При определении отпускных расчетный период может включать периоды простоя и отпуска за свой счет. Все эти промежутки времени при расчете среднего заработка для отпускных также не учитываются. Аналогичным образом не учитываются суммы, начисленные за период простоя.
Неполное рабочее время и МРОТ
Сотрудникам, которые работают в режиме неполного рабочего времени, полагается точно такой же отпуск, как тем, кто работает на полную ставку. Стандартная продолжительность ежегодного отпуска – 28 дней.
Когда сотрудник работает как внешний совместитель на полставки, ему все равно надо предоставить 28 дней отпуска в году. Такие правила предусмотрены в ТК.
Если в течение года до отпуска работник трудился в режиме неполного дня или неполной недели, в расчет берутся все выплаты, которые были начислены ему в расчетном периоде. Далее по стандартному алгоритму – определяется средний дневной заработок в зависимости от того, полностью или нет отработан расчетный период.
С 1 января 2024 года федеральный МРОТ составляет 16 242 руб. Если работник трудится в режиме неполного дня или недели, сравнивается средний заработок с «неполным» МРОТ.
(16 242 руб. × 0,5).
Компенсация за неиспользованный отпуск
Компенсацию за неиспользованные дни отпуска сотрудник может получить только при увольнении. Сумму компенсации рассчитывают по тем же правилам, что и отпускные.
Если работник продолжает трудиться, заменить компенсацией можно только дни его дополнительного или удлиненного отпуска. Но не все. Например, нельзя компенсировать деньгами дополнительные отпуска беременным и несовершеннолетним.
Резерв на оплату отпусков
Правила создания резерва на оплату отпусков в 2024 году не изменились. В бухучете формировать резерв на отпуска обязаны все организации.
Исключение– субъекты малого и среднего предпринимательства, которые применяют упрощенные методы учета. В налоговом учете у организаций нет обязанности создавать резерв.
Этот вопрос каждая организация, которая применяет метод начисления, решает самостоятельно. При кассовом методе резерв не создают.
Отпуск с увольнением
Когда сотрудник хочет взять отпуск, а потом уволиться, работодатель вправе, но не обязан предоставить такой отпуск. Если работодатель идет навстречу работнику, он может заявить об отпуске с последующим увольнением в одном заявлении.
Датой увольнения при этом считается последний день такого отдыха, согласно ч. 2 ст. 127 ТК. Но рассчитаться с сотрудником нужно до его ухода в отпуск.
Трудовую книжку и другие документы также передаются сотруднику в последний день перед уходом в отпуск.
Отпуск с последующим увольнением можно предоставить работнику всегда, кроме случая, когда сотрудника увольняют за виновные действия.
Только в этой ситуации сотруднику придется отказать в отпуске — вместо него надо выплатить компенсацию за неиспользованные дни.
Отпуск многодетным
Сотрудникам, которые имеют трех или более детей до 18 лет, отпуск нужно давать в удобное для них времядо достижения младшим из детей 14 лет или одному из старших — 18.
Как только младшему исполнилось 14 или одному из старших – 18, сотрудник теряет право на льготу.
Согласовать новую дату отпуска с работодателем многодетные сотрудники могут в общем порядке. Чтобы изменить дату отпуска, необходимо попросить заявление у многодетного сотрудника, который имеет право на отпуск в удобное для него время. Это регламентировано ст.
262.2 ТК.
Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска. Затем оформляются дни отпуска как обычно и издается приказ о предоставлении сотруднику дней отпуска. Если оформляете отпуска приказами, внесите сведения об отпуске в личную карточку, график отпусков и табель.
- ежегодный оплачиваемый отпуск
- оформление отпуска
- расчет отпускных
- больничный листок
- вынужденный простой
- неполное рабочее время
- компенсация за неиспользованный отпуск
- формирование резервного фонда
- увольнение после отпуска
- многодетные семьи