При изменении паспортных данных возникает необходимость замены других документов или внесения в них определенной записи. Документация, не отражающая актуальные персональные данные о гражданине, становится недействительной. Чаще всего с такой ситуацией сталкиваются женщины, сменившие фамилию после замужества.
- 1. В каких случаях в трудовой меняется фамилия?
- 2. Правила и этапы внесения изменений
- 3. Какие документы являются основанием для внесения поправок в трудовую книжку?
- 4. В какие еще документы необходимо внести изменения?
- 5. Как делается запись при повторном браке?
- 6. Как исправить сделанную неправильно запись?
- 7. Видео по теме статьи
- 8. Комментарии посетителей по теме статьи
В каких случаях в трудовой меняется фамилия?
Самыми распространенными причинами для смены фамилии являются замужество и развод. После получения официального свидетельства из загса сотруднице необходимо уведомить о произведенных изменениях в персональных данных администрацию предприятия, где она осуществляет профессиональную деятельность, и предоставить сотруднику кадровой службы копию полученного документа.
Согласно установленному порядку, предусматривающему корректировку информации о работниках, существует два обстоятельства, влияющих на возможность поменять фамилию в трудовой книжке:
- если работником изменена фамилия или другие персональные данные, внесение соответствующей корректировки в трудовую производится кадровиком предприятия (учреждения, организации), где осуществлял профессиональную деятельность работник во время получения официального акта в государственном органе;
- если отметка об изменении персональных данных в трудовой книжке до момента увольнения работника не была проставлена, то разрешается производить запись об актуальных персональных данных на следующем месте трудовой деятельности.
Правила и этапы внесения изменений
Внесение изменений в трудовую книжку регламентируется «Инструкцией о ведении и хранении трудовых книжек». Данный документ считается основным пособием для работы сотрудников отдела кадров в любой организации. В нем подробно описан порядок действий при проставлении отметки о смене фамилии и представлен образец заполнения книжки:
- Внесение исправлений в строку для фамилии, расположенную на первом листе трудовой после обложки. Прежнюю фамилию зачеркивают ровной линией, а новую вписывают рядом или располагают сверху над зачеркнутой строкой.
- На внутренней стороне обложки вписывают основные данные свидетельства о браке (разводе), полученного в загсе. Запись должна вноситься компактно, чтобы осталось свободное место для данных следующего документа, если повторится факт смены личных данных. Также экономия места позволит произвести и другие аналогичные исправления.
- Под отметкой о реквизитах свидетельства о заключении брака сотрудник кадровой службы подтверждает правильность указанной информации подписью с расшифровкой. На корректировке ставится печать предприятия. Оттиск печати не должен закрывать произведенную запись.
- Отметка должна быть написана разборчиво, не допускаются исправления и подчистки при ее проставлении.
ЧИТАЕМ ТАКЖЕ: образец приказа о смене фамилии сотрудника в связи с заключением брака
Какие документы являются основанием для внесения поправок в трудовую книжку?
В качестве снования для изменения личных данных в трудовой книжке сотрудник предприятия должен предоставить специалисту по кадровому делопроизводству заявление и копии документации, подтверждающей необходимость замены паспортных данных. Такими документами являются:
- паспорт гражданина РФ;
- документ о рождении;
- официальный акт о заключении (расторжении) брака;
- иные документы, полученные в государственных органах.
Заявление может быть напечатано на принтере, печатной машинке или написано от руки. В правом верхнем углу указывается фамилия, имя и отчество руководителя предприятия, его должность, а также данные и должность сотрудника.
В тексте в произвольной форме излагается просьба сотрудника внести изменения, подтвержденные документами, в личное дело.
Также в заявлении указывается перечень документов, послуживших основанием для обращения. На заявлении работника ставится виза руководителя предприятия, после чего оформляется приказ об исправлении личных данных.
В какие еще документы необходимо внести изменения?
Помимо трудовой книжки изменение паспортных данных работника отражается в его личной карточке и трудовом договоре. В большинстве компаний сотрудники по кадровому делопроизводству при смене работником фамилии или иных паспортных данных оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору либо перезаключают его.
Некоторые работодатели вносят изменения в имеющийся трудовой договор, руководствуясь при этом статьей 57 Трудового кодекса. Однако согласно данной статье работодатель вправе вносить поправки в основные документы лишь в случае фиксирования недостающих данных. Изменение фамилии к данной ситуации не относится.
Изменение данных в личной карточке производится несколькими способами:
- Если основанием для смены фамилии послужило замужество, прежняя фамилия перечеркивается ровной линией, а новая пишется рядом или над ней. На внутренней стороне формуляра указываются реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки. Запись утверждается печатью и подписью ответственного сотрудника с расшифровкой и датой корректировки
- Специалист по кадровому делопроизводству заводит новую личную карточку для сотрудника, сменившего фамилию (имя, отчество). На старой карточке при этом производится отметка о замене.
Как делается запись при повторном браке?
В случае смены фамилии при заключения сотрудницей компании повторного брака процедура оформления документов в личном деле состоит из тех же этапов, что и при смене девичьей фамилии.
Если причиной изменения фамилии является повторный брак с одним и тем же человеком, основанием для корректировки служит свидетельство о браке. Этот факт должен быть упомянут в тексте корректировки. Также необходимо указать основные реквизиты документа.
Как исправить сделанную неправильно запись?
В инструкции о заполнении трудовых книжек содержится информация об исправлении ошибочных записей, но она не относится к титульному листу брошюры. Согласно 26 пункту инструкции фамилию работника можно изменить, основываясь на сведениях из полученных документов, имеющих юридическую силу, но вопрос ошибочных записей в данном документе не рассматривается.
При допущении ошибок в написании фамилии в трудовой книжке, которая выдается впервые, она уничтожается, а вместо нее заводится новая. При этом работодатель должен оплатить покупку нового экземпляра трудовой. Если книжка содержит неверные записи, оформленные на предыдущих местах профессиональной деятельности сотрудника, изменения вносятся с пометкой «исправленному верить».
Правильность корректировки подтверждается подписью и печатью.
Образец приказа о смене фамилии сотрудника в связи с заключением брака (замужеством), заявление работодателю
Сменить личные данные может любой человек вне зависимости от пола. Женщины и мужчины вправе взять фамилию своей второй половины при вступлении в брак. Также фамилию меняют после расторжения супружеских уз или просто по желанию.
Эта процедура влечет за собой соблюдение некоторых формальностей по месту работы гражданина.
- 1. Как правильно оформить заявление в отдел кадров о смене фамилии?
- 2. Структура приказа о смене фамилии сотрудника
- 3. Какие еще документы подлежат обновлению?
- 4. В каком порядке вносятся изменения?
- 5. Видео по теме статьи
- 6. Комментарии посетителей по теме статьи
Как правильно оформить заявление в отдел кадров о смене фамилии?
Для официально работающего человека смена фамилии сопряжена с необходимостью обращаться к работодателю для изменения его данных в документации предприятия. Оформлением бумаг занимается отдел кадров или бухгалтерия организации.
В законодательстве не закреплена процедура, предшествующая изданию приказа об изменении фамилии при замужестве или женитьбе. Однако трудовые инспекторы во время проверки требуют у работодателя предъявить приказ о смене фамилии и заявление от работника.
Заявление составляется в свободной форме. При написании заявления работник вправе попросить у ответственного лица образец. Ниже представлен пример.
Согласно общепринятым нормам в заявлении необходимо указать наименование предприятия, руководителя организации, название бумаги. В содержательной части излагают причины смены фамилии и просьбу изменить данные в учетной документации предприятия. В качестве приложений перечисляют документы, доказывающие правомерность производимых действий.
Далее ставится подпись и дата.
Структура приказа о смене фамилии сотрудника
Кроме заявления, сотрудник должен принести в отдел кадров подтверждающие документы. После вступления в брак необходимо предъявить следующее:
- свидетельство о семейном положении;
- новое удостоверение личности.
Форма и структура приказа на законодательном уровне не описана. На предприятии составляется документ в произвольной форме. В нем указываются:
- наименование и реквизиты предприятия;
- название;
- место и дата написания;
- основная часть с описанием оснований составления и распоряжением изменить данные работающего лица;
- подписи ответственных лиц и печать.
В различных организациях вид приказа может несколько отличаться. Специалисты рекомендуют указать ответственных за изменение данных в документах лиц и ознакомить работника с приказом под подпись. Образец:
Какие еще документы подлежат обновлению?
В обязательном порядке новая фамилия отражается в трудовой книжке работника (подробнее в статье: образец записи в трудовой при смене фамилии с заключением брака). Сотрудник отдела кадров (бухгалтерии) должен ее исправить. Для этого одной линией зачеркивают старую фамилию и записывают новую.
На внутренней стороне обложки указывается, на каком основании сделаны изменения, кто за это отвечает, ставится подпись руководителя и печать организации.
Помимо трудовой книжки, данные сотрудника должны быть изменены в ряде других документов. Обновлению подлежат:
- договор работника с организацией;
- документ, в котором ведется учет трудовых книжек;
- личная карточка работника;
- личное дело;
- отпускной график;
- медицинский полис;
- документы на автомобиль;
- удостоверение на управление машиной.
Помимо вышеперечисленных документов, работнику необходимо поменять карточку в банке для получения зарплаты и свидетельство о пенсионном страховании. Номер ИНН не изменится. Однако при изменении фамилии нужно обратиться в органы налоговой службы для изменения личных данных в базе налоговой организации и получить свидетельство с новыми данными.
Некоторые сотрудники работают с клиентами и поставщиками организации на основании доверенности. Другая фамилия влечет за собой необходимость переоформления документа согласно новым данным. При этом нужно сообщить всем заинтересованным лицам об осуществленных переменах.
В каком порядке вносятся изменения?
Изменения в трудовой книжке описаны выше. Вносить корректировки в другие документы нужно согласно установленному порядку. Исправления в личной карточке работника делаются согласно выданному приказу.
Новые данные сотрудника заносят и в журнал учета трудовых книжек, указав основание для корректировки – приказ о смене фамилии. В личное дело вкладывают копии нового паспорта и свидетельства о браке. Однако законодательно данные нормы не описаны.
ЧИТАЕМ ТАКЖЕ: сколько времени уйдет на замену ИНН при смене фамилии?
В связи с этим в различных организациях порядок внесения изменений в личное дело имеет собственные нюансы. Договор сотрудника с предприятием обычно изменяют путем заключения дополнительного соглашения. В нем указывают данные, подлежащие изменению, и основания для внесения корректировок.
Предприятия вносят их на свое усмотрение, так как единого образца не существует.
При изменении фамилии руководящих лиц (руководителя или бухгалтера организации) нужно сообщить об этом в налоговую организацию. Сведения об изменении личных данных вносятся в соответствующие регистры. Для внесения изменений в банковские реквизиты сотруднику необходимо обратиться в банк самостоятельно или в бухгалтерию предприятия.
Служащие банка или бухгалтер помогут написать заявление.
Смена СНИЛС возможна при помощи ответственного лица работодателя. Сотрудник отдела кадров или бухгалтерии поможет заполнить соответствующие документы и предоставит их в Пенсионный фонд. Для этого работник должен предоставить:
- копию личных документов;
- документ со старой фамилией;
- свидетельство о семейном положении.
Пенсионный фонд выдает новое свидетельство на протяжении 30 дней. Работодатель получает его и передает сотруднику. Если работник имеет полис о медицинском страховании, то его необходимо также изменить.
При смене фамилии нужно сообщить страховой организации новые данные. Срок извещения – 30 дней от срока изменений. Необходимые для изменения документы аналогичны тем, что предоставляются при смене СНИЛС.
Изменять водительские документы необходимо лично в органах ГИБДД. Стоимость процедуры – 2000 рублей. Получить новый документ можно в день обращения при предоставлении следующих документов:
- паспорт;
- фотография установленного размера;
- документ с неактуальными данными;
- свидетельство о семейном положении;
- чек об уплате государственного сбора.
Документы на автомобиль менять сразу же после смены личных данных нет необходимости. Однако продажа авто со старыми документами будет невозможна. Меняют паспорт авто в ГИБДД при оплате госпошлины и предъявлении документов, свидетельствующих об изменении фамилии.
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – это распорядительный документ, на основании которого изменяются личные данные сотрудника во всех имеющихся трудовых бумагах. Процедура предусматривается определённое процессуальное оформление.
Файлы для скачивания:
Смена фамилии
Смена фамилии сотрудником или сотрудницей предприятия всегда влечёт за собой определённое количество бумажной работы для работников кадровой службы. Им придётся внести изменения в трудовую книжку, трудовой договор, личную карточку и иные бумаги, в которых фигурирует ФИО молодожёна. Основанием для внесения правок послужит письменное заявление от лица на имя руководителя организации.
В обращении необходимо запросить изменение фамилии и приложить к нему копию паспорта, а также свидетельство о браке, выданное в ЗАГС.
Внесение изменений в трудовой договор
Если с внутренней документацией работника на предприятии всё более-менее просто, то вот в трудовой договор внести изменения в нарушение определённой процедуры нельзя. Дело в том, что смена фамилии не подразумевает изменения лица в договоре, однако требует определённых правок. Изменять трудовое соглашение нельзя, но можно составить и подписать к нему дополнительное соглашение.
Официальную бумагу так же, как и сам договор, должны подписать работник и работодатель.
Трудовая книжка
Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчётности. Работать с такого рода документами допускают только квалифицированных и опытных сотрудников. Обычно на предприятии этим занимается начальник кадровой службы.
По общему правилу вносить правки в трудовую нельзя, тем более запрещено делать это несанкционированно. Речь может пойти о возбуждении уголовного дела, так как ситуация подпадает под подделку документов.
На практике кадровик аккуратно зачёркивает текущую фамилию, прописанную в трудовой, и рядом пишет новую. На оборотной стороне обложки оставляется ссылка на приказ руководителя.
Основание и обоснование
Любой приказ руководителя фирмы должен иметь под собой основание и обоснования. Без этих двух элементов распоряжение не будет иметь юридической силы.
Под первым принято понимать законодательную основу принятия решения, выраженную в ссылке на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае необходимо сослаться на письменное заявление сотрудника (ФИО, дата) с приложенными к нему бумагами (копия паспорта, свидетельство из ЗАГС).
В качестве обоснования необходимо прописать действительную причину принятия решения. Здесь оставляем фразу «в связи с вступлением в брак». Аналогичная процедура будет и в случае развода.
Изменится только формулировка.
Кто пишет приказ
В теории написать приказ может абсолютно любой работник компании, имеющий общее представление о составлении распорядительной документации. Крайне редко руководитель берёт эту обязанность на себя. На практике задача в устной форме поручается кому-то из подчинённых. Это может быть юрист, секретарь, кадровик или бухгалтер. Всё зависит от конкретного случая.
Было бы логично доверить написание настоящего приказа кадровику, так как работа с личной документацией сотрудников входит в его прямые обязанности.
Форма документа
Органы государственной власти в настоящий момент не предъявляют особых требований к распорядительной документации организаций. Приказ о смене фамилии, как и многие другие официальные бумаги из этой категории, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Более того, организация вправе самостоятельно разработать собственный шаблон и использовать его на постоянной основе.
Смена фамилии – довольно-таки частое явление.
Отметим, что свободная форма распоряжения в свою очередь предъявляет к его содержанию определённые требования. Речь идёт о следующих моментах:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер);
- подписи всех упомянутых в тексте лиц за ознакомление с содержанием;
- расшифровка автографов;
- наличие основания и обоснования.
Написать текст можно одним из двух доступных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор делает ответственное за составление лицо с оглядкой на особенности документооборота на предприятии. Необходимо учесть, что вариант написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Первый шаг – обозначение реквизитов. В шапке приказа прописываем полное наименование предприятия-работодателя со ссылкой на его организационно-правовую форму. Этих сведений будет достаточно, так как официальная бумага носит внутренний характер.
Далее присваиваем распоряжению уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Второй шаг – мотивировка. Здесь необходимо обозначить имеющиеся основания и обоснование. Ссылаемся на полученное заявление, копию паспорта и свидетельство о браке.
Третий шаг – утверждение распоряжений. С красной строки пишется слово «приказываю» и по пунктам перечисляются следующие моменты:
- изменить фамилию сотрудника во всех документах. Нет необходимости оставлять полный перечень, так как кадровик знаком с процедурой;
- подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Эти обязанности может взять на себя руководитель лично.
Примерный образец
Как только все распоряжения будут отданы, можно переходить к подписанию. Свои автографы на официальной бумаге должны оставить все лица, упомянутые в тексте. Главная подпись принадлежит, конечно же, директору.
Приказ подлежит хранению в архиве организации в течение установленного законом срока (не менее 5 лет). По факту истечения этого периода времени документ может быть уничтожен.
Скачать документы:
- Бланк приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак
- Образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак
Приказ о смене фамилии сотрудника
В большинстве случаев смена фамилии происходит по результатам вступления в брак и замены добрачной фамилии на фамилию супруга (супруги). Небольшой процент составляют изменения анкетных данных граждан по результатам судебных решений о внесении исправлений в актовые записи о рождении.
Смена анкетных данных, в том числе и фамилий, влечет за собой замену всех документов. Соответственно, изменения вносятся и в данные гражданина по месту его работы. О том, как и на основании чего издается приказ о смене фамилии работника, мы поговорим ниже.
Основания для вынесения приказа
Разумеется, кадровая служба не отслеживает изменения в анкетных данных работников предприятия. То есть для того, чтобы сведения об изменении фамилии были внесены в личные дела работников, должны существовать письменные заявления этих работников.
Поскольку трудовые отношения тесно связаны со многими другими видами правоотношений, включая налоговые, жилищные, пенсионные и т.д., своевременное внесение изменений в трудовые документы – прежде всего, в интересах работника.
Заявление подается в кадровую службу предприятия с приложением документов, подтверждающих факт смены фамилии. Поскольку заявление о внесении изменений в личное дело может быть подано только после получения паспорта с новой фамилией, то к заявлению потребуется приложить:
- копию нового паспорта с новой фамилией;
- две копии документа, на основании которого фамилия была изменена, например, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака либо судебное решение.
Непосредственно при подаче заявления потребуется предоставить и оригиналы этих документов. Работник кадровой службы ознакомится с ними и заверит правильность копий.
Издание приказа
Унифицированной формы приказа о смене фамилия сотрудника не существует, то есть оформляется приказ в произвольной форме с соблюдением основных принципов делопроизводства и рекомендаций Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов.
В соответствии с вышеуказанным стандартом, приказ о смене фамилии должен содержать в себе:
- наименование предприятия (организации);
- реквизиты приказа – номер, место и дата издания;
- мотивировочную часть приказа, в которой следует указать основания его издания. В рассматриваемом случае следует указать, как, когда и на основании какого документа была изменена фамилия работника, и перечислить реквизиты подтверждающих документов;
- распорядительную часть приказа, в которой должно содержаться собственно распоряжение о внесение изменений в личные данные работника, дату, с которой кадровые и бухгалтерские документы предприятия должны содержать новые данные сотрудника;
- наименование подразделения или ФИО должностного лица, на которого возлагается обязанность исполнить приказ;
- подпись руководителя.
В какие документы вносятся изменения
Во исполнение приказа кадровая служба предприятия и бухгалтерия вносит изменения в части фамилии работника в следующие кадровые и бухгалтерские документы:
- в трудовую книжку в соответствии с Постановлением № 225 Правительства РФ от 16.04. 2003 года. Прежняя фамилия работника перечеркивается тонкой чертой, не препятствующей прочтению, и записывается новая фамилия. С переходом на электронную форму трудовых книжек перечеркивать ничего не потребуется, однако пока правила внесения изменений в электронный вариант практически не регламентированы. На внутренней стороне обложки указываются реквизиты приказа о смене фамилии;
- в личную карточку работника (Т-2);
- в личное дело с приложением копии документа о смене фамилии, например свидетельства о браке или о разводе;
- в трудовой договор. Как правило, составляется дополнительное соглашение;
- в свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- в банковскую карточку.