Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился, например, опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.
Примеры объяснительных записок:
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Зачем нужна объяснительная записка
Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.
Согласно ст. 193 ТК РФ, у работника есть 2 рабочих для предоставления объяснения. В ином случае работодатель вправе назначить провинившемуся сотруднику дисциплинарное взыскание, задокументировав это в соответствующем приказе.
Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем. Кроме того, документ служит доказательной базой в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.
Кому адресовывать объяснительную
Обычно объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству, например, начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д. Чаще это должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.
Когда писать объяснительную
Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.
За одно нарушение можно применить только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).
Правила составления объяснительной записки
Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:
- сведения о предприятии;
- информация о руководителе и провинившемся сотруднике;
- дата проступка;
- пояснения.
Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение, например, при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п. Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.
Если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.
Писать объяснительную можно от руки либо печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.
Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.
Инструкция по написанию объяснительной записки
Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании
В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.
- Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
- Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
- После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
- Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.
Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).
Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка. При этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать.
Много и очень подробно писать не надо, так как никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.
Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.
Объяснительная на имя директора
Объяснительная на имя директора – это документ, с которым работники предприятия могут обращаться к руководителю фирмы с целью разъяснения причин совершенного им проступка. Сегодня мы разберемся, в каких случаях потребуется составлять объяснительную, зачем она нужна, какие последствия могут быть предусмотрены для нарушителя трудовой дисциплины.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Объяснительная как документ
Объяснительная записка как документ широко используется в трудовых правоотношениях между работником и работодателем. В частности, Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает руководство организации взять объяснительную с сотрудника, нарушившего трудовую дисциплину. Без этого нюанса применить к нему дисциплинарное взыскание будет нельзя.
Нарушение установленного законодателем регламента может послужить основанием для отмены приказа директора, если подчинённый обратится с жалобой в трудовую инспекцию либо с исковым заявлением в суд общей юрисдикции.
В объяснительной работник-нарушитель разъясняет причины совершения им дисциплинарного проступка либо утверждает, что никаких норм он не нарушил, приводя аргументацию в пользу своей позиции. Решение о том, применять наказание в отношении подчинённого или же нет, решает руководитель компании. Таким образом, если сотрудник приведет доводы в пользу своей невиновности или обстоятельства, которые помогли бы ему избежать наказания, мера дисциплинарного взыскания может и не применяться.
Если не дать объяснения
Многие опрометчиво полагают, что, если не составить объяснительную записку по просьбе руководителя или сотрудника отдела кадров, директор вовсе не сможет вынести приказ о применении меры дисциплинарного взыскания. Доводим до сведения, что это не так.
На подготовку объяснительной работнику даётся два дня. Как только время истечёт, руководитель получит право принимать решение. Если на столе так и не окажется объяснительной, кадровик составляет акт об отказе дать объяснения, заверяет его автографами коллег, подтверждающих действительность прописанного на бумаге.
Такой акт способен заменить собой объяснительную работника с юридической точки зрения.
Мы бы советовали не лишать себя возможности оправдаться, даже если кажется, что шансов на избежание ответственности вовсе нет. Даже если директор всё же применит к вам санкцию, вы сможете попытаться её обжаловать через суд или трудовую инспекцию, а объяснительная выступит подтверждением вашей добросовестности.
Санкции от работодателя
Следует отметить, что работодатель имеет право применять в отношении своих подчинённых лишь исчерпывающий перечень наказаний, прямо перечисленный в 192 статье Трудового кодекса Российской Федерации. Санкции от директора именуются дисциплинарными взысканиями, могут выражаться в виде замечания, выговора или увольнения. Конкретная мера наказания будет определяться начальством исходя из характера совершенного проступка, степени его тяжести и прочих факторов.
Одним из таких обстоятельств как раз и выступит объяснительная записка нарушителя. Если правильно аргументировать свою позицию, наказания можно избежать вовсе.
На многих предприятиях в настоящее время практикуется система штрафов, когда за тот или иной дисциплинарный проступок из зарплаты вычитают денежные средства. Такое отношение к работникам ни в коем случае нельзя назвать уважительным. Более того, штрафы находятся на пограничном положении в смысле трудового законодательства.
Несомненно, работодатель не имеет права штрафовать своих сотрудников, однако если вычесть деньги из премиальной части заработной платы, это не будет считаться штрафом. Однородной судебной практики по данной категории споров не существует, так что, если вас оштрафовали на работы, можете попытаться оспорить приказ директора в судебном порядке, заявив исковое заявление в суд общей юрисдикции.
Инструкция по составлению объяснительной
Объяснительная на имя директора будет составляться в свободной форме вне зависимости от того, по какому поводу её попросили сформировать. Так, документ структурно разделяется на три элемента: шапку, часть с разъяснением причин проступка, дата и подпись работника-нарушителя.
В шапке исполнитель указывает ФИО руководителя компании-работодателя, его должность, полное наименование фирмы со ссылкой на организационно-правовую форму. Затем здесь же потребуется оставить ФИО самого работника, занимаемую им должность согласно штатному расписанию. Обозначать паспортные данные нет никакой необходимости, ведь документ носит исключительно внутренний характер, а все персональные данные сотрудника и так есть у предприятия.
Ниже по документу мы первым делом ссылаемся на сам инцидент, в результате которого и формируется настоящая объяснительная записка. Здесь человек может как признать свою вину в содеянном, так и не признать, утвердив, что не нарушил ни одну норму Трудового кодекса РФ, правил внутреннего трудового распорядка. В любом случае потребуется аргументировать свою позицию, ссылаться на факты, нормы действующего законодательства и так далее.
Если имеются какие-то документы, способные подтвердить вашу позицию, ссылаемся и на них, оформляем в качестве приложений к объяснительной.
Следующим шагом ставим дату составления записки, прописываем фамилию работника и его инициалы, подписываем итоговый вариант. Теперь, когда объяснительная полностью сформирована, можно передать её на рассмотрение директору. Как только начальник примет решение, вас уведомят о результатах под подпись.
Примерный образец
Как правильно написать объяснительную записку? Советы юриста, которые помогут защитить свои права на работе
На рабочем месте может случиться всякое, и далеко не всегда виновником происшествия является сотрудник. Объяснительная записка — это способ изложить свою точку зрения на возникшую проблему и этим при необходимости защитить свои права. О том, в каких случаях пишется объяснительная записка, как привести аргументы в свою пользу и возможен ли отказ от объяснительной, — в материале «Ленты.ру».
Что такое объяснительная записка?
Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник объясняет причины инцидента, произошедшего на рабочем месте. Она нужна, чтобы выяснить, кто виноват, и нужно ли применять наказание к провинившемуся сотруднику.
Юрист и профессиональный медиатор Людмила Зайцева в беседе с «Лентой.ру» отметила, что не нужно отказываться от предоставления пояснительной записки, иначе руководство может наложить дисциплинарное взыскание, не рассмотрев точку зрения сотрудника на возникший инцидент. В дальнейшем, при возникновении трудового спора по поводу этого дисциплинарного взыскания, работнику будет трудно доказать свою правоту в суде.
Если случилось так, что работник, например, опоздал на работу, либо было иное нарушение дисциплины труда с его стороны, либо произошел какой-то другой рабочий инцидент, сотрудник с помощью объяснительной записки может пояснить своему начальнику, почему это произошло
Людмила Зайцева юрист, профессиональный медиатор
Эксперт добавила, что объяснительная записка — это не просто письменный рассказ о произошедшем. Это документ, который может спасти сотрудника от незаконных действий работодателя. Поэтому крайне важно правильно составить объяснительную и привести аргументы в свою пользу.
В каких случаях пишется объяснительная записка?
Письменное объяснение, по словам Зайцевой, может потребоваться в ряде случаев, когда сотрудник нарушает трудовое законодательство.
В каких случаях может потребоваться объяснительная записка:
- отсутствие на рабочем месте;
- опоздание на работу или ранний уход без согласования с начальством;
- присутствие на работе в состоянии опьянения;
- невыполнение сотрудником своих трудовых обязанностей или выполнение их в неполном объеме;
- невыполнение поручения от руководства, которое не входит в перечень основных обязанностей сотрудника;
- нарушение техники безопасности на рабочем месте, закрепленной соответствующим нормативным актом;
- другие нарушения трудового законодательства.
Каждый конкретный случай нарушения трудового законодательства рассматривается в индивидуальном порядке. Например, чтобы обвинить сотрудника в том, что он пришел на работу нетрезвым, нужно медицинское заключение. Если для опоздания или отсутствия на рабочем месте есть уважительная причина, то, предоставив подтверждающие документы, сотрудник также может избежать наказания.
Практические случаи применения объяснительной записки
Ситуация 1. У Дмитрия в 8 утра прорвало трубу в квартире, а в 9:30 он уже должен был быть в офисе. На работе начальник попросил его написать объяснительную, так как Дмитрий в итоге опоздал на два часа. К объяснительной записке сотрудник приложил копию акта о заливе квартиры, таким образом доказав, что потоп действительно был, и произошел он не по его вине.
В результате начальник принял во внимание обстоятельства и не стал применять дисциплинарное взыскание по отношению к Дмитрию.
Ситуация 2. У Марии на работе произошел конфликт, который перерос в драку. Женщина нанесла своей оппонентке легкие травмы. В ходе разбирательств начальник заподозрил, что Мария пришла на работу в состоянии алкогольного опьянения.
Для того чтобы это доказать, на предприятие вызвали нарколога, который вынес подтверждающее заключение.
Сама Мария свою вину отрицала. В объяснительной записке она заявила, что вообще не пьет и что инициатором конфликта была другая сотрудница. Оппонентка, в свою очередь, написала, что Мария действительно была пьяна и первая полезла в драку.
Приняв во внимание показания обеих сторон, а также подтверждение нарколога, начальник Марии принял решение ее уволить.
Как работник узнает, что должен написать объяснительную?
Работодатель имеет право потребовать объяснительную записку, обратившись к подчиненному как в устной, так и в письменной форме. Конечно, лучше, если уведомление работника о необходимости предоставить объяснительную будет письменным — оно послужит доказательством того, что просьба действительно была составлена и передана сотруднику.
Также в письменном уведомлении может быть отмечен дедлайн — крайний срок, когда нужно предоставить записку. По закону, сотрудник должен написать объяснительную в течение двух рабочих дней, однако начальник может дать ему больше времени на составление записки.
рабочих дня
составляет срок предоставления объяснительной для сотрудника согласно российскому законодательству
Людмила Зайцева добавила, что если работодатель не дает положенное время на подготовку записки, например, просит ее уже на следующий день, то дисциплинарное наказание сотрудник сможет оспорить уже только на этом основании.
Единого образца письменного уведомления о даче объяснительной нет. Руководитель может составить его в свободной форме, главное, чтобы документ включал необходимую информацию.
Какую информацию необходимо указать в уведомлении для сотрудника:
- название компании или предприятия;
- фамилию, имя и должность сотрудника;
- суть проблемы, какое нарушение необходимо объяснить;
- просьбу предоставить объяснительную;
- подпись руководителя и дату отправки уведомления.
Такой документ можно вручить сотруднику лично, отправить по почте или зачитать вслух при специально созванной комиссии.
Какие есть виды объяснительных записок?
Объяснительная записка бывает двух видов — оправдательная и поясняющая действия других лиц.
Оправдательная записка
Оправдательная записка пишется в тех случаях, когда сотруднику нужно объяснить свое отсутствие на рабочем месте, бездействие в течение рабочего дня и другие собственные нарушения — прогулы, нетрезвое состояние, причинение материального ущерба компании или предприятию.
Объяснение действий других лиц
Такая объяснительная записка составляется, если в инциденте замешаны несколько человек и непонятно, кто из них виноват. В таком случае каждый сотрудник должен подробно описать, что произошло и кто за что отвечал. Руководитель сам проанализирует показания работников и сделает вывод о том, кого наказать.
Как правильно составить объяснительную записку?
По словам Людмилы Зайцевой, специальных требований к объяснительной записке в законодательстве тоже нет. Документ составляется в письменной форме, адресатом объяснительной обычно выступает директор компании или предприятия. Если речь идет о большой корпорации, писать объяснительную лучше своему непосредственному руководителю.
При составлении объяснительной лучше придерживаться некоторых правил.
Правила составления объяснительной записки:
- текст записки должен быть написан в официально-деловом стиле;
- информация об инциденте должна быть правдивой;
- в записке обязательно нужно указать дату оформления и поставить личную подпись с расшифровкой. Без этого записка не может считаться действительной.
Людмила Зайцева также советует придерживаться некоторых рекомендаций, чтобы объяснительная записка помогла обернуть ситуацию в пользу сотрудника.
Как написать объяснительную так, чтобы руководитель встал на вашу сторону?
1. Излагайте суть и причины произошедшего коротко, ясно и без лирических отступлений. Опишите ситуацию максимально полно, чтобы не оставлять места для дополнительных толкований. Не допускайте орфографических ошибок.
2. Если ссылаетесь на какой-то факт, то постарайтесь его подтвердить приложенным к пояснительной записке документом. Это могут быть пояснения свидетелей, фотографии либо видеоматериалы.
Например, если работник опоздал в связи с тем, что его квартиру залили соседи сверху, в объяснительной записке лучше не только письменно описать ситуацию, но и приложить справку из управляющей компании о прорыве трубы по данному адресу. Если опоздание связано с ДТП, прилагаются копии документов из ГИБДД, и так далее
Людмила Зайцева юрист, профессиональный медиатор
3. Не стоит винить в произошедшем коллег, опишите только те объективные обстоятельства, о которых известно вам. Свою вину лучше честно признать.
4. Объясняя произошедшее, не упоминайте о каких-либо компрометирующих обстоятельствах, не ухудшайте свое положение. Например, некоторые ситуации, в том числе факт отсутствия на рабочем месте, можно объяснить просто «личными обстоятельствами».
5. Если инцидент произошел на технически сложном производстве, то можно указать, какой отдел может внести ясность в произошедшее.
6. Объяснительную записку подготовьте в двух экземплярах. Один передайте руководителю в положенные сроки, второй сохраните на случай возникновения спора.
Пример объяснительной записки
При написании объяснительной записки лучше соблюдать определенный порядок и расположение текста.
1. В верхнем правом углу укажите ФИО и должность адресата — директора компании или непосредственного руководителя.
2. Под адресатом укажите свои ФИО и должность.
3. Ниже по центру укажите название документа «объяснительная записка» (пишется со строчной буквы).
4. Далее следует основная часть — изложите ситуацию, учитывая описанные выше рекомендации. Обязательно опишите причины, место и время возникновения инцидента. Постарайтесь привести аргументы в свою пользу.
5. В самом конце должна быть личная подпись с расшифровкой и дата составления записки.
Образец
Генеральному директору ООО «Компания»
И. И. Иванову
от старшего продавца
Петрова Петра Петровича
Я, Петров Петр Петрович отсутствовал на рабочем месте 1.11.2023 по причине того, что в моем доме прорвало трубу и затопило квартиру. Большое количество времени ушло на ожидание специалиста и установление причин аварии. В результате выяснилось, что трубу прорвало по вине управляющей компании.
Соответствующее заключение от специалиста прилагаю в качестве доказательства.
2 октября 2024 года
Сколько хранится объяснительная записка?
Как уже было сказано, работодатель обязан дать сотруднику на составление документа срок в течение двух рабочих дней. В этот срок не входят дни отпуска и пребывания на больничном.
За положенное время на составление записки начальство не имеет права назначать сотруднику наказание. Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.
За нарушение внутреннего трудового распорядка объяснительная записка хранится не менее года. Если документ подтверждает факт коррупции, он хранится более длительное время
Какое решение может принять работодатель?
После получения объяснительной работодатель, принимая во внимание указанные обстоятельства, решает, что делать с автором записки. Он может простить сотрудника за ошибку или признать его невиновность, если в записке указаны уважительные причины.
Согласно статье 192 Трудового кодекса РФ, за доказанное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право назначить дисциплинарное взыскание. Серьезный проступок может привести даже к увольнению.
Какое дисциплинарное взыскание может получить сотрудник:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Приказ о дисциплинарном взыскании составляется в течение 30 дней со дня, когда выявили нарушение. После этого работодатель обязан предоставить документ работнику для ознакомления и подписи.
Если работник будет не согласен с наложенным на него дисциплинарным взысканием, то он может, имея на руках объяснительную, оспорить действия работодателя в суде, трудовой инспекции, прокуратуре
Людмила Зайцева юрист, профессиональный медиатор
Эксперт добавила, что для применения дисциплинарного взыскания работодатель должен учесть тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен. Здесь объяснительная записка играет очень важное значение, заключила юрист.
Что будет, если сотрудник откажется предоставлять объяснительную?
Отказ сотрудника предоставить объяснительную записку, скорее всего, будет восприниматься как признание вины. То есть объяснительная может помочь избежать дисциплинарного взыскания, а вот если ее нет — работодателю ничто не помешает наложить санкции, к тому же еще более серьезные.
Писать или не писать объяснительную записку — личный выбор сотрудника.
Если сотрудник все же не собирается писать объяснительную, то он должен будет подписать составленный отделом кадров предприятия акт об отказе. Это документ, который подтверждает, что работодатель предоставил право дать объяснение и работник сам от него отказался.
Отказ от написания объяснительной записки можно составить только после истечения двух рабочих дней, отведенных на ее предоставление.
От объяснительной лучше не отказываться и изложить в записке все обстоятельства произошедшего, приложив необходимые документы
Людмила Зайцева юрист, профессиональный медиатор
Юрист подчеркнула, что от содержания объяснительной записки зависит дальнейшая судьба самого сотрудника и его коллег, если они также оказались причастны к инциденту. Таким образом важно ответственно отнестись к составлению документа, чтобы не допустить возможного нарушения прав со стороны работодателя.