Не было бы счастья, да несчастье помогло. Эта пословица как нельзя лучше описывает ситуацию с дистанционной работой, которая, «благодаря» эпидемии коронавируса, за последние годы из диковинки превратилась в самое обыденное явление. Причем плюсы такой организации труда почувствовали как сотрудники, так и работодатели.
Так что многие компании не спешат отказываться от этой практики. Но может ли на удаленку перейти руководитель организации? Или ему нужно работать по адресу, указанному в ЕГРЮЛ?
Давайте разбираться.
Есть ли у директора возможность работать удаленно
Да, такая возможность есть. Но нужно учитывать требования закона. Разберемся, что есть по этому вопросу в гражданском и трудовом законодательстве.
Дистанционный руководитель и ГК РФ
- можно связаться с организацией;
- есть визуальные признаки, свидетельствующие о нахождении организации: вывески, объявления, реклама, почтовый ящик и т.д.;
- располагается единоличный исполнительный орган в лице руководителя компании (п. 39 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ № 1 (2022), утв. Президиумом Верховного Суда РФ 01.06.2022)
Получается, что по ГК РФ место нахождения компании привязано к месту нахождения руководителя. А сам руководитель, по общему правилу, должен располагаться по адресу, указанному в ЕГРЮЛ.
Это значит, что заключение с руководителем организации трудового договора о дистанционной или надомной работе автоматически приведет и к изменению адреса компании: им будет считаться тот, по которому располагается дистанционный руководитель (письмо ФНС от 01.11.2013 № СА-4-7/19613@). То есть появляется необходимость внести изменения в учредительные документы и (или) ЕГРЮЛ, что приводит к образованию по месту фактического нахождения организации обособленного подразделения со всеми вытекающими последствиями.
Руководитель может подписать отчет дистанционно
Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.
Дистанционный руководитель и ТК РФ
С точки зрения трудового законодательства дело обстоит иначе.
Дистанционная работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Но мы уже выяснили, что место нахождения организации, как работодателя, всегда следует за местом нахождения ее руководителя. Так что руководитель никак не может работать «вне места нахождения работодателя» (ст. 312.1 ТК РФ).
Кроме того, по правилам ст. 20 ТК РФ руководитель является представителем работодателя. А значит, рабочее место директора всегда будет находиться под контролем работодателя, так как для этих целей руководитель и есть работодатель.
В случае с директором компании не выполняются основные условия, которые в силу ст. 312.1 ТК РФ должны быть присущи дистанционной работе: выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Таким образом, с точки зрения ТК РФ, с руководителем организации в принципе невозможно заключить договор о дистанционной работе.
Не подойдет здесь и договор о надомной работе, так как он предполагает выполнение работы из материалов и с использованием инструментов и механизмов и предполагает обеспечение надомников сырьем, материалами и полуфабрикатами, а также вывоз готовой продукции (ст. 310 ТК РФ). Управление же организацией ничего подобного не подразумевает.
К тому же, как мы помним, по правилам ГК РФ место нахождения работодателя следует за местом нахождения руководителя. Поэтому если по трудовому договору директор работает из дома, то на этот же адрес должна переехать и организация. А значит руководитель будет работать уже не на дому, как это предусмотрено ст.
310 ТК РФ, а в месте нахождения работодателя.
Как оформить удаленную работу директора
Итак, официальная работа на дистанционке для руководителя закрыта. Но это не значит, что при выполнении своих обязанностей он должен всегда находиться в офисе по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а работать в других местах только через механизм командировки.
Дело в том, что статья 57 ТК РФ требует указать в трудовом договоре место работы. Под ним понимается определенная местность, то есть населенный пункт в целом (Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).
Конкретный же адрес, по которому располагается рабочее место, в трудовой договор вносить не обязательно.
Более того, по правилам ТК РФ нахождение рабочего места может эпизодически меняться. Ведь рабочее место — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).
То есть, в отличие от места работы, которое должно оставаться постоянным, так как указано в трудовом договоре, конкретное рабочее место в процессе работы может меняться, оставаясь в пределах населенного пункта — места работы.
Получается, что указанное в трудовом договоре место работы руководителя должно соответствовать месту нахождения компании, зафиксированному в учредительных документах. А по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, должно быть основное рабочее место начальника. Но при этом нормы, обязывающей директора постоянно находиться на этом рабочем месте, законодательство не содержит.
Соответственно вполне допустим вариант, когда рабочее место директора по тем или иным причинам (переезд, ремонт, обстоятельства личного характера) временно находится по иному адресу в пределах того же населенного пункта. Этот факт можно оформить распорядительным документом (приказом) со ссылкой на ст. 209 ТК РФ.
При этом важно, чтобы по юридическому адресу даже в отсутствие там руководителя была обеспечена связь с юридическим лицом (т.е. прием корреспонденции и посетителей, в т.ч. проверяющих), а также имелись вывески, таблички, почтовый ящик организации и т.п.
Подведем итог: руководитель может работать в удаленном формате, но не юридически, а фактически. При этом должны выполняться три условия:
- по трудовому договору место работы директора совпадает с местом нахождения компании, указанным в ее учредительных документах и ЕГРЮЛ;
- реальное рабочее место начальника находится в том же населенном пункте;
- по юридическому адресу имеются соответствующие вывески и таблички, постоянное рабочее место директора, а также присутствие лиц, уполномоченных от имени компании принимать корреспонденцию и посетителей.
При такой организации работы у налоговой и трудовой инспекций не будет оснований для претензий.
Как руководителю подписывать документы в Контур.Экстерне
С 2022 года руководители и ИП получают сертификаты только от удостоверяющего центра ФНС, их закрытые ключи некопируемые. Это значит, чтобы подписать отчетность, бухгалтеру надо брать у руководителя специальный носитель с его сертификатом или отчитываться по доверенности. Но эти варианты не всегда удобны, а иногда просто невозможны.
В Экстерне для таких ситуаций есть специальный сервис подписания отчетов руководителем.
Эксперт Вячеслав Гулин за несколько минут расскажет вам о сервисе и покажет, как он работает.
Гендиректор в отпуске: правовые последствия
Генеральный директор тоже человек и периодически имеет право уходить в отпуск. На этот период не стоит оставлять компанию обезглавленной, разумнее передать полномочия руководителя другому сотруднику. В данной подборке рассказано, как это правильно сделать.
Поступить так целесообразно еще и потому, что нахождение гендиректора в отпуске не является поводом остановить проверку, продлить официальный срок и так далее. Это проиллюстрировано на примерах из судебной практики. Но если гендиректор все же хочет сохранить бразды правления и в отпуске, то в начале подборки он найдет объяснение, почему имеет на это полное право.
В 2024 году УСН пользуются много организаций. Это выгодный, удобный спецрежим, но и трудный, с постоянными изменениями законодательства. Но бухгалтеры путаются в упрощенке, поэтому мы создали программу профессиональной переподготовки «Главный бухгалтер на УСН».
В курсе 13 тестов, письменные домашние задания, более 20 чек-листов и гайдов по изменениям. Эксперты по бухгалтерскому и налоговому учету научат всему, что нужно знать при работе с УСН.
Посмотреть бесплатный урок
Гендиректор может работать и в отпуске, если захочет
Как правило, если гендиректор уходит в отпуск, то чтобы именно отдыхать, а не работать. Поэтому он временно делегирует полномочия своему заместителю или другому сотруднику. Вместе с тем возможны ситуации, когда руководитель захочет работать и в отпуске. Скажем, у него будет время заниматься рабочими делами, а доверять компанию никому другому он не хочет даже на пару недель.
Тогда возникает вопрос: имеет ли гендиректор право работать в отпуске? Будет ли он вправе дистанционно раздавать указания подчиненным, и будут ли иметь юридическую силу документы, подписанные им во время ежегодного отпуска? В Трудовом кодексе написано, что ежегодный отпуск — это один из видов времени отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106, 107, 114).
Казалось бы, исполнение трудовых обязанностей этой нормой исключено, но это не так. Термин «свободен» означает освобожден. От чего освобожден?
Очевидно, что от обязанности, поскольку невозможно быть освобожденным от прав, их обычно лишают, но это не тот случай. Значит, любой работник, в том числе гендиректор, не обязан работать в отпуске и принудить его к этому собственники компании не могут. Дальше в указанной норме написано, что время отпуска сотрудник может использовать по своему усмотрению. Можно ли распространить свое усмотрение на работу? Почему нет?
Ведь запрета на работу в отпуске в данной норме не содержится. А ведь мог бы. Например, выходные дни и нерабочие праздничные дни тоже являются видом отдыха, но в отношении них в кодексе прямо написано, что трудиться в эти дни запрещается.
Привлечь сотрудника к работе в это время них можно только с его письменного согласия и только в случае необходимости выполнения непредвиденных работ (ст. 113).
Вывод: работать во время отпуска гендиректору можно.
Еще один аргумент в пользу этого: работать в период освобождения от службы на определенный срок для отдыха — это все равно что работать во время обеденного перерыва. Он тоже является видом отдыха, в его отношении кодекс также не содержит запрета работать (ст. 108). Едва ли можно себе представить, чтобы кто-то потребует признать ничтожным документ, подписанный директором во время обеда. Нонсенс.
С отпуском ситуация выходит аналогичная. Аргумент третий: данный вывод подтверждают суды. По их мнению, запрет на исполнение работником своих должностных обязанностей во время его нахождения в очередном отпуске, действующим законодательством не предусмотрен (Постановление ФАС Московского округа от 24.05.2010 № КА-А41/5089-10, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.05.2012 № 33-6076/2012, Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.01.2015 № 33-4778/2014).
Более того, судьи полагают, что на время нахождения в отпуске полномочия за гендиректором сохраняются даже при назначении исполняющего обязанности. Поэтому подписание сделки руководителем в этот период не является основанием для признания ее недействительной (постановления Арбитражных судов Московского округа от 04.10.2017 № Ф05-12743/2017, Поволжского округа от 14.01.2010 № А12-6003/2009, Северо-Кавказского округа от 12.01.2010 № А32-408/2009). Резюме: факт нахождения в отпуске руководителя общества не лишает его прав и полномочий выступать от имени общества, представлять его интересы во всех вопросах, которые определены законом. Любые документы, подписанные от имени общества руководителем, обладают полной юридической силой.
Но если он все же хочет делегировать свои полномочия.
Передача полномочий гендиректора оформляется приказом
Руководитель ООО, уходя в отпуск, издал приказ «О временном исполнении обязанностей», возложив свои обязанности на другого сотрудника. Один из двух участников общества, имеющий долю в уставном капитале 50 процентов, не согласился с приказом. По его мнению, компетенция назначать руководителя, как постоянного, так и временного, принадлежит только общему собранию участников общества. Об этом сказано в ст. 40 Закона об ООО.
Мотивируя таким образом, учредитель потребовал в суде признать упомянутый приказ недействительным. Однако суд отказал. Арбитры дали понять, что никто не оспаривает право общего собрания участников назначать единоличный исполнительный орган. В то же время полномочия назначать временного заместителя могут быть предоставлены гендиректору уставом ООО.
В данном случае в уставе общества прописано, что в полномочия генерального директора общества включаются в том числе издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении. Таким образом, уставом предусмотрено, что на период своего временного отсутствия (в том числе на период отпуска) гендиректор назначает временно исполняющего обязанности. Такое назначение оформляется приказом. Следовательно, издав оспоренный приказ, гендиректор действовал в пределах своей компетенции и правомерно наделил другого работника правом осуществлять полномочия единоличного исполнительного органа общества. Данное решение не нарушает требований закона об ООО.
Постановление ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № А12-25625/2012Примечание редакции:Однако одного приказа для делегирования всех полномочий руководителя будет мало. Он дает исполняющему обязанности гендиректора только трудовые права начальника. Для совершения же сделок еще требуется доверенность.
Это подчеркивается в судебной практике: судьи пишут, что из содержания приказа, согласно которому директор возложил обязанности гендиректора на исполняющего обязанности директора, не следует, что последний был наделен полномочиями на совершение сделок от имени общества (Постановление Арбитражного суда Центрального отпуска от 02.02.2015 № Ф10-4918/14).
Передача полномочий оформляется еще и доверенностью
Гендиректор ОАО выдал другому сотруднику нотариальную доверенность на исполнение своих полномочий, включая право подписывать от имени общества бухгалтерские и иные отчетные документы, предусмотренные действующим законодательством. Акционеры обратились в суд с иском о признании этой доверенности недействительной. Они сослались на то, что она как односторонняя сделка, совершенная обществом, является недействительной на основаниях, указанных в ст. 173, 174 ГК РФ, так как была совершена без согласия органов юрлица и в ущерб интересам общества. Также имели место обстоятельства, которые свидетельствовали о недобросовестных совместных действиях представителя и гендиректора в ущерб интересам общества.
Однако суд отказал в удовлетворении иска, решив, что выдача доверенности неуполномоченным лицом не доказана, равно как и нарушение прав акционеров выдачей спорной доверенности. Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.01.2018 № Ф10-5609/2017
Примечание редакции:Справедливости ради заметим, что у судов нет единого мнения о том, вправе ли гендиректор выдавать доверенность исполняющему обязанности, не получив на это разрешения от общего собрание участников или акционеров. Некоторые судьи все же считают, что такое разрешение необходимо и без него доверенность недействительна (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.01.2019 № Ф05-22748/2018).
Во избежание разногласий в уставе общества нужно прописать, кто именно наделен полномочиями назначать исполняющего обязанности гендиректора на время его очередного отпуска — гендиректор или общее собрание участников (акционеров).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод не пускать проверяющих в офис
В компанию с внеплановой выездной проверкой наведались представители Росаккредитации. Организация являлась испытательной лабораторией, и в отношении нее данный госорган был уполномочен проводить контрольные мероприятия. Однако сотрудники фирмы отказались пропустить должностных лиц ведомства на свою территорию, перекрыли им доступ к помещениям и не дали ознакомиться с требуемыми документами. Свои действия мотивировали тем, что генеральный директор находится в отпуске.
В его отсутствие никто другой не уполномочен представлять интересы организации при проведении проверки. Проверяющие не согласились с такой аргументацией и составили в отношении организации протокол по ч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ за воспрепятствование проверке. Судья назначила штраф 30 тыс. рублей. Компания его оспорила, но безуспешно.
Суды отвергли довод об отпуске директора, указав, что в нарушение требований ч. 5 ст. 12 закона № 294-ФЗ компания не исполнила возложенные на нее обязанности и не предоставила должностным лицам контролирующего органа возможности провести проверку. Постановление Московского городского суда от 11.03.2019 № 4а-363/2019Примечание редакции:Суды солидарны в этом и подчеркивают — главное, чтобы компания была своевременно и надлежащим образом предупреждена о дате, времени и месте проведения проверки.
В таком случае она обязана обеспечить возможность для ее проведения, в том числе позаботиться, чтобы на месте присутствовал либо руководитель, либо любое другое уполномоченное им лицо (постановления Самарского областного суда от 05.06.2017 № 4а-529/2017, Московского городского суда от 19.09.08.2014 № 4-а-409/2014).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод для продления срока на обжалование
Непосредственно гендиректору компании как должностному лицу выписали штраф по ст. 15.19 КоАП РФ за нарушение требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на финансовых рынках. Со дня вручения или получения копии постановления у него было 10 суток для обжалования (30.3 кодекса). Однако он пропустил этот срок и подал жалобу позже. Одновременно его защитник, который направил жалобу в суд, попросил признать уважительной причину пропуска срока — гендиректор и защитник находились в отпусках.
Судьи отказали. Они решили, что нахождение в отпусках не свидетельствует о невозможности своевременной реализации привлекаемым к административной ответственности лицом права на обжалование постановления по делу об административном правонарушении. Иные доказательства, подтверждающие уважительность причин пропуска предусмотренного законом срока обжалования, отсутствуют. Таким образом, объективных препятствий для своевременной подачи жалобы у гендиректора не имелось.
Постановление Верховного Суда РФ от 06.03.2019 № 78-АД19-3Примечание редакции:Это типичная позиция судей. Отпуск гендиректора уважительной причиной пропуска срока они не признают. В частности, потому, что такая позиция изложена в п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 11.12.2012 № 29 (постановления Арбитражных судов Московского округа от 28.02.2018 № Ф05-2450/2018, Поволжского округа от 23.09.2015 № Ф06-580/2015, Восточно-Сибирского округа от 31.08.2011 № А78-7255/2010).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод для отсрочки исполнения предписания
Федеральная служба по финансовым рынкам выписала компании штраф 500 тыс. рублей за неисполнение ранее выданного предписания. Считая указанное постановление незаконным, общество обратилось в арбитражный суд. В качестве одного из аргументов в пользу его отмены компания указала на то, что исполнить предписание в срок было невозможно в связи с отсутствием генерального директора — в тот период он находился в отпуске.
Суд отклонил этот аргумент, так как данное обстоятельство представляет для общества внутренний организационный характер. В то же время сработал другой довод: административный орган допустил существенное нарушение порядка и процедуры привлечения общества к ответственности — по итогам рассмотрения дела объявил только резолютивную часть постановления, а в полном объеме изготовил его два дня спустя и еще через пять дней направил постановление обществу. Это является нарушением ч. 1 ст. 29.11 КоАП РФ, в силу которой постановление объявляется немедленно по окончании рассмотрения дела. Нормы кодекса не предусматривают возможности оглашения только резолютивной части постановления и в дальнейшем его изготовления в полном объеме.
Данный вывод соответствует правовой позиции, изложенной в п. 29 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5. Следовательно, такое процессуальное действие, как «объявление резолютивной части постановления» и «изготовление постановления в полном объеме» является существенным и неустранимым нарушением, приводящим к невозможности определить точную дату вынесения постановления. В соответствии с пунктом 4 ч. 1 ст. 30.7 КоАП РФ это служит основанием для отмены постановления по делу. Постановление ФАС Московского округа от 12.05.2014 № Ф05-2992/14
Нахождение гендиректора в отпуске — повод для отмены протокола и постановления
ФМС оштрафовала компанию на 400 тыс. рублей за нарушение миграционных норм (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ). Организация обратилась в суд с требованием признать постановление незаконным и отменить его, поскольку в день составления протокола гендиректор находился в отпуске. Компания направила в ФМС сообщение об этом, дополнительно пояснив, что доверенности он никому не оставил.
Но чиновники проигнорировали это сообщение. Судьи поддержали компанию и отменили штраф, решив, что процедура привлечения к ответственности была нарушена, так как протокол составлен в отсутствие законного представителя общества. В качестве обоснования судьи сослались на положения ст. 28.2 КоАП РФ, предполагающей участие законного представителя юрлица при составлении протокола, а также п. 24 Постановления Пленума ВАС РФ от 02.06.2004 № 10, предписывающего госорганам принимать достаточные меры для извещения лица, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, либо его законного представителя о составлении протокола в целях обеспечения возможности воспользоваться правами, предусмотренными ст. 28.2 КоАП РФ.
Арбитры подчеркнули, что поскольку гендиректор общества ввиду нахождения в отпуске не был извещен о составлении протокола, у него отсутствовала возможность выдать доверенность на представление интересов компании какому-либо другому сотруднику компании. Постановление ФАС Московского округа от 20.04.2011 № КА-А40/3167-11Примечание редакции:Данное решение вынесено до выпуска упомянутого в примечании к одному из предыдущих обзоров Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 11.12.2012 № 29, которое назвало отпуск гендиректора сугубо организационной проблемой самой компании. Возможно, поэтому в данном деле судьи еще встали на сторону компании. Хотя есть еще один аргумент, имеющий значение: Постановление ФАС Московского округа касается КоАП РФ, в то время как в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ разъясняются нормы АПК РФ. [/box]
Гендиректора нельзя уволить, пока он находится в отпуске
В период пребывания руководителя организации в отпуске или его временной нетрудоспособности трудовой договор с ним не может быть расторгнут по п. 2 ст. 278 ТК РФ (в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о досрочном прекращении трудового договора). Обоснование: увольнение руководителя организации в связи с принятием уполномоченным органом юрлица либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о досрочном прекращении трудового договора по существу является увольнением по инициативе работодателя.
Статья 3 кодекса запрещает ограничивать кого-либо в трудовых правах и свободах в зависимости от должностного положения. Глава 43 Трудового кодекса, регулирующая особенности труда руководителя организации, не содержит норм, лишающих его гарантии, установленной ч. 3 ст. 81 ТК РФ, в виде общего запрета на увольнение работника по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске (кроме случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем-физлицом).
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» Примечание редакции:Данная позиция была процитирована в письме Роструда от 05.09.2006 № 1333-6.
Как правильно указывать должность сотрудника, замещающего гендиректора
В пункте 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 рассказано, как руководители должны подписывать документы. Не оставили без внимания и лиц, замещающих гендиректоров на время их нахождения в отпуске. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
ПримерИ.О. генерального директора______ Подпись______ И.О. Фамилияили Исполняющий обязанности
генерального директора_____ Подпись_____ И.О. ФамилияНе допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности «Генеральный директор», если документ подписывает иное должностное лицо. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. «ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»(Утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)
Служебное задание защитит расходы перед ФНС и станет доказательством в суде
Служебное задание для командировки в 2022 году оформлять не нужно. Обязательно оно, если это предусмотрено локальным нормативным актом у конкретного работодателя. Действительно ли без этого документа можно обойтись или он все-таки пригодится?
Разберемся, когда служебное задание спасет организацию от претензий ФНС и проигрыша в суде.
Что говорит законодательство
Итак, с января 2015 года, то есть, уже 7 лет, оформлять в обязательном порядке для командировки нужно только приказ. Основание — Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595, скорректировавшее Положение о командировках.
Работодатель на основании ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК, вправе предусмотреть в локальных нормативных актах (ЛНА) требование об обязательном оформлении командировочных документов, в том числе и служебного задания.
В силу положений ТК, ЛНА обязательны к применению.
Можно использовать самостоятельно разработанные формы, либо взять унифицированные № Т-10 и № Т-10а. Если используете свои — их форма должна быть также утверждена ЛНА.
Казалось бы, долой лишние документы — у сотрудников и бухгалтера и так много работы, зачем оформлять еще какую-то лишнюю бумажку? На практике же она может сыграть важную роль.
Вести учет командировок просто в онлайн-сервисе Smartway : от брони отеля и покупки билета до загрузки авансового отчета в 1С, все это и многое другое умеет Smartway.
Запишитесь на демонстрацию
Директор не смог доказать, что ездил в командировки. ФНС верит только документам
Налоговики вправе запросить командировочные документы для обоснования расходов. Речь не только о суточных или покупке материалов для проведения работ в месте командировки. Иногда сам факт того, что командировка состоялась, приходится доказывать проверяющим.
В деле № А57-35275/2020 компании доначислили налоги, ее обвинили в фиктивном документообороте с контрагентами и занижении налогооблагаемой базы.
Всего доначислили 3,5 млн рублейНДС, а также насчитали 1,3 млн рублейпени и 43 тысячи рублейштрафа.
Возможно части этих доначислений удалось бы избежать, если бы компания доказала, что сотрудники (точнее — директор) действительно ездил в командировкив тот самый проверяемый период. Налоговики запросили документы, которые подтверждали командировки, но компания их предоставить не смогла. Объяснила просто — директор в поездках находился лично, денег себе не выдавал, приказы не оформлял, служебные задания тоже, авансовые отчеты не составлял.
Разумеется, это вызвало серьезные сомнения в том, что такие командировки вообще имели место быть, а также, что связанные с ними расходы — реальны.
Организовать рабочие поездки, сохраняя необходимые подтверждающие документы, быстро согласовывать командировки сотрудников и получать подробную аналитику и отчетность руководителю поможет Smartway . Среди наших клиентов Модульбанк, Деловые линии, SOKOLOV, Forbes и другие крупные компании.
Вывод тут можно сделать такой: подтвердить расходы можно разными документами, в том числе “нестандартными”. К примеру, в том же служебном задании была бы четко расписана цель командировки, проделанные работы, проведенные переговоры, результат поездки.
Тут можно провести аналогию с тем, как происходит работа между компаниями и самозанятыми исполнителями. Закон четко говорит, что для подтверждения расходов на услуги самозанятого исполнителя достаточно чека, а вот налоговики так не считают и требуют предоставлять и договоры, и акты, хотя их то как раз формировать не обязательно.
Вот и со служебными заданиями та же история. Составлять их по закону не нужно, но они помогают обосновать расходы и защитить их перед налоговиками.
Избежать субсидиарной ответственности можно, если расходы подтверждены. Срок привлечения — 10 лет
В деле № А27-5936/2018 ФНС привлекала к субсидиарке контролирующее должника лицо (КДЛ), им был единственный участник и руководитель компании. Первая инстанция налоговикам отказала, вторая, наоборот, их требования удовлетворила. Дело разбирала кассация.
Временный управляющий в рамках банкротства возложил на руководителя обязанность передачи документов. Тот ее не исполнил. Управляющий, кроме прочего, запросил:
- авансовые отчеты и иные документы по командировкам ,
- сведения об учете кадров (личные карточки работников, приказы о приеме на работу),
- карточки и оборотно-сальдовые ведомости по счетам 10 и 76 организации.
Вместо оригиналов, в деле в итоге фигурировали выгрузки из 1С. На них отсутствовала подпись директора и печать организации. Речь шла в том числе и о заграничных командировках.
В целом расходы составили 1,44 миллиона рублей.
КДЛ утверждал, что документы были утрачены, но доказать это не мог. Управляющий лишился возможности оценить правомерность спорных денежных переводов. Поэтому кассация решила, что привлечение КДЛ к субсидиарной ответственности правомерно.
Какой вывод?В проверяемый период служебные удостоверения были обязательными. Если вы думаете, что это было слишком давно и сейчас не может никого коснуться, то напомним — согласно Закону о банкротстве (статья 61.14, п. 5) привлечь к ответственности лицо, которое своим действием или бездействием привело компанию к банкротству, можно в течение 10 лет!
Сейчас 2022 год, значит, если вас коснется субсидиарная ответственность в деле о банкротстве, а вы совершили те самые действия, например, в 2012 году, то отвечать придется. А в 2012 служебное удостоверение было обязательным документом и его отсутствие может стать одним из доказательств против вас.
Аналогичная ситуация возникнет, если сейчас в компании принято отчитываться о поездках с помощью служебки, это указано в ЛНА, но руководитель или иной сотрудник, привлеченный к субсидиарной ответственности, его не соблюдал.
Чек-лист по организации командировки
Отправим на электронную почту бесплатно!
Оставьте заявку
Просто укажите ваши контакты и получите полезный чек-лист по организации командировки для сотрудников:
Служебные удостоверения помогают подтвердить судебные расходы
В деле № А02-941/2019 спор был между двумя компаниями по договору подряда. Командировочные задания тут были в общем-то ни при чем, однако, они помогли подтвердить факт заявленных судебных расходов, а также их разумность.
Суду были представлены:
- авансовые отчеты, командировочные удостоверения и служебные задания в обоснование выплаты суточных расходов;
- счета, кассовые чеки и банковские чеки в обоснование проживания в гостинице;
- маршрутные квитанции, подтверждение оплаты и квитанции об оплате сервисного сбора;
- посадочные талоны в обоснование транспортных расходов.
В итоге расходы в сумме 651 292 рубляудалось взыскать с ответчика. Еще один повод не пренебрегать составлением полного комплекта командировочных документов.
Бухгалтеру намного проще работать с командировочными документами и авансовыми отчетами через сервис Smartway . Полный контроль за командировками и расходами на них.
Подобная ситуация рассматривалась в деле № А13-11883/2020 . Организация подала на другую в суд из-за поставки некачественного товара. За свой счет провела экспертизу и, чтобы отнести эти расходы на ответчика, в качестве доказательства представила, в том числе, служебные задания, приказы о направлении работников в командировки, авансовые отчеты, кассовые чеки, подтверждающие расходы на гостиницу, оплату парковки, ГСМ и пр.
Суд пришел к выводу, что работников направляли в командировку для проведения экспертизы некачественного товара, на основании копий командировочных заданий и приказов. Организации удалось доказать обоснованность расходов, которые она хотела взыскать с ответчика.
Выходит, что оформлять служебное задание хоть и не обязательно, но все-таки выгодно для организации. Кроме того, на основании задания формируется отчет о командировке и можно оценить, насколько эффективно она прошла.
- #судебная практика
- #командировочные расходы
- #субсидиарная ответственность
- #smartway
- #направление в командировку
- #служебное задание