Путевой лист на месяц — документ, позволяющий в десятки раз сократить расход бланков и время на их заполнение. А в кризис важна любая экономия. Насколько законен и применим в учете такой документ?
По каким правилам указывать в нем информацию?
Вам помогут документы и бланки:
- Что говорит закон
- Два набора реквизитов
- Требования к бланку
- Семь подсказок по путевому листу
- Итоги
Что говорит закон
До 2021 года законодательство не запрещало оформлять путевки на разный срок. Выписывали их на один день или несколько дней, декаду и даже месяц. К примеру, можно было первого числа оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц и использовать путевку на протяжении 30 (31) дней.
Многодневная путевка позволяла водителю совершать разные рейсы и смены в течение месяца с проставлением необходимых отметок и маршрутов.
Можно ли выписывать путевой лист на месяц в 2024 году? Прямого разрешения или запрета по путевому листу на месяц в законодательстве мы не найдем. Как следует из п. 3 Состава сведений и порядка заполнения листов, утвержденных приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, путевой лист может быть оформлен как на один день, так и на несколько.
При этом, если лист оформляется на несколько дней, то там фиксируются даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
С 01.09.2023 приказ № 390 действует в новой редакции (в ред. приказа от 05.05.2023 № 159). В числе прочего в правилах закреплена возможность оформления одного путевого листа на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей). О других нововведениях читайте здесь.
В то же время дополнений о возможности оформлять один путевой лист на несколько дней, если это не один рейс, мы в поправках опять не увидели.
Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о нюансах заполнения путевых листов в различных ситуациях. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.
Таким образом, правомерны следующие допустимые периоды действия путевки:
По этим правилам выходит, что в одной путевке нельзя объединять несколько рейсов, если они совершены в разные смены. При этом можно выписывать путевой лист на месяц, если рейс будет длиться такой период времени.
С трактовкой законодательства о том, можно ли оформить путевой лист на месяц, разобрались. Далее расскажем, что учесть при внесении данных в месячный путевой лист.
Два набора реквизитов
В первую очередь обозначим набор сведений, без которых путевой лист утрачивает официальный статус, что приводит к невозможности использования автомобиля. Чтобы выполнять свои функции в полном объеме, путевка должна включать следующую информацию:
С 01.09.2023 в сведения о водителе добавлены:
- серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
Показания одометра (полные километры пробега) вносятся с 01.09.2023 при выпуске транспортного средства на линию, по его возвращении с линии по завершении последнего рейса, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя, если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на одно ТС.
Чьи подписи должны быть в путевом листе с 1 сентября 2024 года, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ бесплатный.
Наличие в путевке информации по списку Минтранса законно допускает автомобиль к использованию, а реквизиты из бухгалтерского закона позволяют обоснованно отражать авторасходы в учете.
Узнайте больше о применении актуальных реквизитов в путевом листе изтематической публикации.
Требования к бланку
Минтранс предоставил компаниям и ИП возможность самостоятельно разрабатывать для себя форму путевки. Единственное условие — присутствие в ее составе обязательных сведений, о которых мы рассказали в предыдущем разделе.
К этому условию Минфин добавил свое: чтобы отражать на основе путевки авторасходы в учете, самостоятельно разработанную форму нужно утвердить приложением к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина от 06.10.2008 № 106н).
Не запрещено брать за основу унифицированную форму, но придется ее дополнить недостающей информацией из обязательных списков.
Скачайте ниже по ссылке бланк путевого листа легкового автомобиля на месяц по унифицированной форме:
Семь подсказок по путевому листу
Заполнить путевой лист помогут следующие рекомендации:
Информация о маршруте — необязательная для путевки информация, но для налогового учета расходов на ГСМ и иных эксплуатационных авторасходов ее желательно указывать подробно. Формулировки «По городу» или «По заданию» не позволяют установить конкретный маршрут следования, а значит, не получится подтвердить связь между поездкой и деятельностью компании/ИП, направленной на получение дохода.
Как заполнить путевку, покажем на примере. Исходные данные:
У ПАО «Главное строительное управление» несколько филиалов по России. Для проведения комплекса проверок в рамках внутреннего аудита начальнику ревизионного отдела выделили легковую машину Geely Emgrand X7 с водителем Тарасенко С. Г.
Путевку оформили сразу на месяц — такой период отводился для контрольно-надзорных мероприятий.Форму бланка специалисты компании самостоятельно разработали и утвердили приложением к учетной политике. В маршруте поездки четыре населенных пункта по месту расположения офисов управления филиалами.
Скачайте образец путевого листа на месяц на нашем сайте ниже по ссылке:
Скачать образец
Итоги
Закон позволяет выписать путевой лист на срок более одного дня, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня или смена приходится более чем на один календарный день. Форму листа можно разработать самостоятельно, включив в нее необходимый набор сведений из приказа Минтранса и закона о бухучете.
Путевые листы: новые требования с марта 2024 года
С 1 марта 2024 г. в новой редакции изложена ст. 6 Устава автомобильного и городского наземного электрического транспорта (далее — Устав), посвященная путевым листам.
Главное новшество этой статьи заключается в возможности оформления электронных путевых листов. Также уточняется, что путевой лист оформляет собственник (владелец) транспортного средства, а если оно предоставлено по договору аренды с экипажем, то путевой лист оформляется арендодателем.
Во исполнение требований статьи вышел и также применяется с 1 марта 2024 г. Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ „Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“, и порядка оформления или формирования путевого листа». В этом документе новшеств уже гораздо больше по сравнению с его предшественником — Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Новые сведения в путевом листе
Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН.
Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.
Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).
Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
перевозки для собственных нужд;
Поле «Сведения о виде сообщения» может принимать значения «городское», «пригородное» или «междугородное».
В новом Приказе четко оговорено, что путевой лист может оформляться более чем на один календарный день. Тогда в нем нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Это дает возможность организации и ИП разработать удобный бланк путевого листа, рассчитанный на комфортный срок использования.
В организации утвердить его необходимо приказом об учетной политике.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2024 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Электронный путевой лист
Применение электронных путевых листов факультативно.
Формат такого документа разрабатывается ФНС России, свой использовать нельзя.
Пп. 27 ч. 1 ст. 2 Устава относит электронный путевой лист к категории электронных перевозочных документов наряду с электронной транспортной накладной, электронным заказ-нарядом, электронной сопроводительной ведомостью, электронным договором фрахтования, электронным заказом и электронной заявкой.
Это означает, что при оформлении и обмене электронными путевыми листами нужно руководствоваться одноименной ст. 18.1 Устава.
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Все подписанты файлов обмена должны обладать хотя бы одним из указанных видов подписей и применять их;
обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия осуществляется посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО и никаким иным способом;
В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе (п. 1 ст. 10 Устава, п. 15 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв.
Приказом Минтранса № 390).
Вносить исправления в электронный путевой лист нужно в общем порядке, предусмотренном для электронных документов. Допускается исправление путем составления нового (исправленного) документа; новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного путевого листа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первоначальный документ (п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»).
Хранить электронные путевые листы необходимо в форме электронных документов, распечатка не обязательна и не может заменить оригинал (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021). Срок хранения в общем случае составляет 5 лет, а если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредные и опасные условия труда водителя, срок его хранения увеличивается до 50 лет (п. 553 Перечня, утв.
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов
«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.
2192.
6 новых требований к оформлению путевых листов в сентябре 2024
В 2024 году дважды корректировались правила оформления путевых листов: с марта и сентября. Корректировки нельзя назвать существенными, тем не менее, они важны. Из-за неправильно оформленных путевых листов налоговики могут «снять» расходы».
Все расходы, которые учтены при расчете налоговой базы по прибыли должны подтверждены первичными документами(ст. 252 НК), на основании которых делается вывод об их экономической целесообразности. Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством, с учетом правил ст.
9 закона «О бухучете».
Если сделка проходит с участием иностранного партнера в качестве подтверждающих документов могут быть представлены документы, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.
В том числе применимы такие: таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором. В бухучете расходы на ГСМ относят к расходампо обычным видам деятельностии учитываются в составе «Материальных затрат» по п. 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации».
Способ учета расходов на ГСМ — это один из обязательных пунктов учетной политики компании, где указывается, будет ли компания нормировать эти расходы. Нормы списания могут быть разработаны самостоятельно или взяты из распоряжения Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р.
Если нормы расходов по ГСМ руководство компании утверждать не планирует, ГСМ можно списывать по фактическим затратам(письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). В налоговой базе по прибылирасходы на содержание и обслуживание служебного транспорта любого вида (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп.11 п. 1 ст. 264 НК).
Пройдите курс Новые правила бухгалтерского учета 2024-2024: как быстро внедрить все 7 ФСБУ в работу.После курса вы забудете о претензиях налоговиков к учету, сможете грамотно изменить учетную политику и с легкостью применять федеральные стандарты. Научитесь настраивать работу с самым сложным ФСБУ «Аренда» в 1С.
Цена:4 990 ₽ 👉или от 416 ₽ в месяц— рассрочка без переплаты 🤯. Срок действия акции: до 27 августа 2024 года.
Путевой лист: дополнения 2024 года
Документ, на основании которого бухгалтер списывает расходы на ГСМ и которые подтверждает расходы на приобретение топлива, служит путевой лист.
Порядок оформления этого документа утвержден приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Порядок оформления путевых листов изменился с марта 2024 года. Путевые листы разрешили вести в электронном формате и добавили в них несколько важных реквизитов.
6 изменений в оформлении путевых листов с 1 сентября 2024 г
- при выпуске автомобиля на линию;
- при возвращении автомобиля с последнего рейса или при выполнении последнего заказа;
- при приеме-сдаче автомобиля следующему водителю по окончании смены предыдущего водителя, если оформлено нескольких путевых листов на бумаге на один автомобиль.
3.Сведения о водителе (водителях) должны включать:
- фамилию, имя, отчество (при наличии);
- серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством).
4.Количество путевых листов можно отрегулировать самостоятельно:
- Оформлять один путевой листа на один рейс, если длительность рейса превышает рабочий день (смену) водителя (водителей);
- Оформлять несколько путевых листов на бумаге на один автомобиль отдельно для каждого водителя;
- Оформлять один путевой лист на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель совершает несколько рейсов;
- Вносить изменения в сведения о водителе (водителях), о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, при формировании электронного путевого листа.
5.Если проводится дистанционный медосмотр, в путевой лист вносится: дата, время и результат проведения предсменного, предрейсового медосмотра, отметки медработника, проводившего осмотр, с указанием его ФИО, наименования медорганизации и собственноручной подписью на бумаге либо УКЭП в электронном путевом листе. Результатами медосмотров являются медицинские заключения.
6.В электронных путевых листах дата и время выпуска автомобиля на линию, дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного техконтроля, показания одометра должны быть заверены УКЭПответственного за выпуск автомобиля.
- ЭДО
- путевой лист
- первичные документы
- электронный путевой лист
- изменения2023
- ГСМ
- учет расходов
- налоговая база по налогу на прибыль