Как правильно рассчитать сколько дней отпуска положено 2024

Чтобы отправить работника в отпуск, сначала определяют количество отпускных дней. По общему правилу, нужно сложить дни основного и дополнительного отпусков, которые полагаются работнику. Но есть нюансы: исключить праздники, при необходимости перевести рабочие дни отпуска в календарные и др.

Разбираемся, как рассчитать отпускные дни с учетом различных особенностей.

В этой статье:

• Когда нужен расчет дней отпуска
• Расчет календарных отпускных дней
• Пропорциональный расчет отпускных дней
• Подсчет отпускного стажа
• Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях
• Перевод рабочих дней отпуска в календарные
• Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении
• Как накажут за неверный расчет отпускных дней

Когда нужен расчет дней отпуска

Работодатели рассчитывают количество отпускных дней для предоставления ежегодного отпуска и при увольнении работника. Порядок расчета в каждом случае будет разным.

Для большинства работников продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней (с учетом выходных) за рабочий год. Праздники не входят в дни отпуска (ст. 115, 120 ТК РФ, Письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).

Если работник ежегодно отгуливает все 28 дней, проблем не возникает. Сотрудник каждый год берет положенные дни, на него составляют приказ, а бухгалтер рассчитывает отпускные исходя из среднедневного заработка и количества дней отпуска.

Если же работник не отгуливает 28 дней за год, неиспользованные дни не сгорают. Отпуск нужно отгулять полностью, поэтому такие дни переносят на следующий год. Отпуск за прошлые периоды можно включить в график или предоставить по заявлению работника (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Обычно расчетом дней отпуска занимается кадровик. Он же составляет график отпусков исходя из информации по каждому работнику. А вот когда нужно определить компенсацию за неиспользованный отпуск, к расчетам подключается бухгалтер — увольняющемуся сотруднику надо рассчитать и выплатить деньги за неотгулянные отпускные дни.

Важно! Порядок расчета отпускных дней законом не определен. Каждый работодатель разрабатывает свои правила и утверждает их в локальных нормативах.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Расчет календарных отпускных дней

Независимо от того, сколько сотрудником отработано времени в рабочем году, в общем случае ему полагается полный отпуск (п. 2 Письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). При расчете дней отпуска нужно помнить два правила (ст. 120 ТК РФ):

1. Праздничные нерабочие дни не учитываются в отпуске. К примеру, новогодние каникулы: если работник взял отпуск с 1 января на 14 дней, ему нужно выйти на работу только 23 января.
2. Дни ежегодного основного и дополнительного отпусков суммируются. От первого дня отпуска отсчитывают нужное количество дней основного отпуска, а после окончания основного — нужное количество дней дополнительного отпуска.

Если у работника накопились дни оплачиваемого отдыха за несколько лет, прибавьте к текущему отпускному периоду неиспользованный отпуск за прошлые годы.

Пример

Сотрудника приняли на работу 1 августа 2022 года. В 2024 году он отгулял 21 день отпуска за первый год работы — с 01.08.2022 по 31.07.2023.

В декабре 2024 года кадровик составляет график отпусков на 2024 год. В этом графике нужно учесть, что:

1. Сотруднику осталось отгулять 7 дней из отпуска за первый год. Их нужно использовать до 01.08.2024.
2. За второй год сотруднику положен стандартный оплачиваемый отдых — 28 дней.

Работодатель может согласовать с работником разные варианты: или предоставить отпуск за второй год полностью, или частично перенести отпускные дни на следующий рабочий год — с 01.08.2024 по 31.07.2025, или можно отгулять все положенные дни периода 2024/2024 (суммарно это 35 дней) и с августа по декабрь 2024 взять авансом отпуск за третий рабочий год.

Пропорциональный расчет отпускных дней

Если надо рассчитать размер компенсации за неиспользованный отпуск или дополнительный отпуск «за вредность», количество дней определяют пропорционально фактически отработанному времени. Кроме того, пропорциональное предоставление дней ежегодного отдыха возможно, если согласуете с работником разделение отпуска на части (п. 1 ст. 115, ст. 122, п. 1 ст.

123, п. 1 ст. 125 ТК РФ).

Пример

Работник отработал в компании полгода. Ему полагается ежегодный отпуск в 28 дней. Этот отпуск можно разделить на части — использовать по две недели основного отпуска каждые полгода.

Формула расчета отпускных дней пропорционально отработанному времени может быть такой:

Продолжительность отпуска = Установленная продолжительность отпуска / 12 месяцев рабочего года × Число месяцев работы, за которые предоставляется отпуск

Если в результате расчета получилось дробное число — к примеру, 19,5 дней — его можно округлить до большего числа или же присоединить остаток к будущему отпуску. Округлять надо не по правилам арифметики, а в пользу работника: так вы не нарушите его права (Письмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17, Письмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).

Пример

Работодатель согласовал с работником разделение ежегодного отпуска. В июле 2024 года сотрудник отгулял 21 календарный день за 9 полностью отработанных месяцев. Эти дни рассчитали так: 28 календарных дней / 12 месяцев х 9 месяцев работы = 20,99 календарных дней.

Результат расчета округлили до 21 дня в пользу работника.

Подсчет отпускного стажа

Количество накопленных дней отпуска зависит от отпускного стажа. Каждому работнику положены 28 дней отдыха. У нового работника право на отпуск возникает только через шесть месяцев — он сначала должен отработать отпускной стаж.

Такой стаж начинают отсчитывать с первого рабочего дня у нового работодателя.

Отсчет отпускного стажа ведется не по календарным, а по рабочим годам. Так, если приняли нового сотрудника 10 марта 2024 года:

• первый рабочий год — с 10.03.2023 по 09.03.2024;
• второй рабочий год — с 10.03.2024 по 09.03.2025 и так далее.

Важно! Работодатель не обязан отправлять работника в отпуск, как только истекут эти шесть месяцев. Более того, по согласованию с работником можно предоставить отпуск и до того, как закончатся первые полгода работы — авансом (ст.

122 ТК РФ).

Не все периоды учитываются при расчете отпускного стажа:

• периоды работы;
• периоды, когда сотрудник не работал, но сохранял за собой должность — больничный, командировки, ежегодный отпуск, диспансеризация и др.;
• отпуск за свой счет — не больше 14 календарных дней за год;
• отсутствие на работе по вынужденным причинам, например, при незаконном увольнении;
• отстранение от работы, если не прошел обязательный медосмотр не по своей вине;
• служба по мобилизации.

• отпуск за свой счет — свыше 14 календарных дней за год;
• отпуск по уходу за ребенком;
• прогулы.

Пример

Сотрудница устроилась на работу 15 февраля 2021 года. До января 2024 года она работала без отпуска, а с 16.01.2023 написала заявление на отпуск. В 2022 году у нее был больничный — с 05.12.2022 по 19.12.2022.

Рассчитаем количество накопленных отпускных дней с учетом отпускного стажа.

В 2021-2022 годах сотрудница отработала полных 12 месяцев — с 15.02.2021 по 14.02.2022.

В 2022-2023 годах — 11 месяцев (с 15.02.2022 по 15.01.2023), так как больничный включают в расчет стажа.

Всего в расчетном периоде отработано 23 месяца. Число отпускных дней, положенных сотруднице: 28 дней / 12 месяцев х 23 месяца работы = 53,67 дня.

Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях

Расчет отпускных дней пропорционально отработанному времени обязателен для работников со срочным трудовым договором — на срок до двух месяцев или сезонников. Иногда в рабочих днях считают и дополнительный отпуск, в частности, «за вредность» — его определяют в зависимости от стажа в особых условиях труда.

Расчет дней отпуска временных и сезонных работников

Сезонным работникам и сотрудникам, которых приняли на срок до двух месяцев, отпуск предоставляют так — 2 рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 293, 295 ТК РФ). Отпускные дни рассчитывают по формуле:

Дни отпуска = 2 рабочих дня × количество месяцев работы

А вот при заключении срочного трудового договора в других случаях, к примеру, на время декрета основной сотрудницы, продолжительность ежегодного отпуска будет обычной — 28 календарных дней. Если же последний рабочий год неполный, отпуск посчитают пропорционально отработанным месяцам.

Расчет дней дополнительного отпуска

Каждая организация самостоятельно определяет порядок расчета и утверждает его в локальных нормативах. Если допотпуск установлен в рабочих днях, понадобится перевод в календарные дни.

Для расчета дополнительных дней отдыха можно использовать формулу, которую мы рассмотрели выше, подставив в нее продолжительность допотпуска. Так, если работнику положены льготы за работу на Крайнем Севере, ему предоставляют дополнительный отпуск в 24 календарных дня.

Пример

С работником согласовали разделение ежегодного дополнительного отпуска за работу на Крайнем Севере. В июле 2024 года ему предоставили отпуск на 16 календарных дней за 8 полностью отработанных месяцев. Их рассчитали так: 24 дня / 12 месяцев х 8 месяцев работы.

Перевод рабочих дней отпуска в календарные

Работникам предоставляют отпуск в календарных днях. Но в ТК РФ установлены случаи, когда отпуск предоставляют в рабочих днях — сезонным работникам (из расчета два рабочих дня за месяц работы) и тем, с кем заключили срочный договор на срок до двух месяцев.

Есть и другие нормативы, которые закрепляют отпуск в рабочих днях:

1. Дополнительный отпуск работников с вредными условиями труда (Список, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиумом ВЦСПС от 25.10.1974 № 298/П-22). Если применяете этот список, включите его в коллективный и трудовой договор (Письмо Минтруда от 30.11.2018 № 15-1/ООГ-2919).
2. Дополнительный отпуск за работу во вредных условиях при производстве алмазов, сверхтвердых материалов и инструментов из них (Список, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 04.04.1988 № 180/П-4).
3. Ежегодный оплачиваемый отпуск в 18 рабочих дней осужденному на время отбывания исправительных работ (п. 6 ст. 40 УИК РФ).
4. Ежегодный оплачиваемый отпуск судьям (п. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 № 3132-1).
5. Ежегодный оплачиваемый отпуск в 36 рабочих дней (с учетом ежегодного допотпуска за работу в опасных условиях труда) для сотрудников организаций, которые занимаются диагностикой и лечением ВИЧ и для работников, которые работают с материалом, содержащими ВИЧ (Порядок, утв. Постановлением Минтруда от 08.08.1996 № 50).

Важно! Работодатель может ввести и другие случаи дополнительных отпусков в рабочих днях в локальном положении об отпусках (ч. 2 ст.

116 ТК РФ).
Если по нормативам допотпуск установлен в рабочих днях, его надо перевести в календарные. Порядок такого перевода закрепите в локальном акте.

Обычно делают так:

• пересчитывают рабочие дни по шестидневной рабочей неделе — независимо от графика работника;
• учитывают только рабочие дни по графику работника.

Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Отпуск «сезонникам» и «срочникам» с договором до двух месяцев

В счет двух рабочих дней отпуска, которые полагаются за каждый месяц работы, засчитайте только рабочие дни по графику работника.

Если же отработан неполный месяц, округлите в пользу работника. В законе такой порядок не прописан, но работодателя не накажут, если он будет действовать в пользу сотрудника. За отработанную половину месяца или меньше можно предоставлять один день отпуска, за отработку больше половины — два дня. Общие календарные отпускные дни посчитайте с первого по последний день отпуска за исключением праздников (ч. 1 ст.

120, ст. 291, 295 ТК РФ).

Пример

Сотрудника приняли для выполнения сезонных работ в период с 01.06.2023 по 30.11.2023. Он работает пять дней в неделю и отдыхает в субботу, воскресенье.

С 01.11.2023 работник взял оплачиваемый отпуск за полгода работы. Ему положено 12 рабочих дней — по 2 дня за каждый отработанный месяц. В ноябре есть один нерабочий праздник — 04.11.2023.

С учетом графика работы и праздника последний день отпуска выпадает на 17.11.2023. Фактически общий период отпуска составит 17 календарных дней.

Отпуск по документам, действовавшим до ТК РФ — до 01.02.2002

Отсчитайте от даты начала отпуска количество рабочих дней этого отпуска по графику шестидневки, где воскресенье выходной (Письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ).

К примеру, так считают отпускные дни за вредные условия труда по спискам из Постановления № 298/П-22. Правильность таких расчетов для судей подтвердил ВС: поскольку единого механизма расчета нет, работодатели должны руководствоваться нормативами, которые действовали до ТК (Определение ВС от 25.11.2005 № 75-В05-8).

Пример

Работнику с 1 ноября 2024 года предоставили ежегодный дополнительный отпуск за вредность — 12 рабочих дней. От 01.11.2023 отсчитали 12 дней по календарю шестидневной рабочей недели, исключая нерабочий праздник 04.11.2023. Последний день отпуска — 15.11.2023.

Получается, что работнику предоставили дополнительный отпуск на 15 календарных дней.

Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении

Дни неиспользованного отпуска считают по специальному алгоритму.

Шаг 1. Считаем отпускной стаж. Отсчет ведется с первого рабочего дня в организации.

Шаг 2. Определяем период, за который нужно заплатить компенсацию. Не полностью отработанные месяцы нужно округлить: работа меньше половины месяца не учитывается, а половину и больше принимают за полный месяц.

Платите компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени, если отпускной стаж равен:

• 5,5 месяцев — по любой причине увольнения;
• от 5,5 до 11 месяцев — если увольнение не связано с особыми обстоятельствами: ликвидация, сокращение штата, призыв на военную службу (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169 в ред. от 20.04.2010).

Платите компенсацию в полном размере за год, если отпускной стаж равен:

• 11 месяцев и больше — по любой причине увольнения;
• 5,5 месяцев и более — если увольнение связано с особыми обстоятельствами.

Важно! Роструд полагает, что правило о полной компенсации распространяется на работников, которые проработали в компании меньше года. А за второй рабочий год компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени (Письмо от 04.03.2013 № 164-6-1). А вот Минтруд считает, что полная компенсация положена работникам, которые отработали в организации не менее 11 месяцев как в первом, так и в следующих годах работы (Письмо от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).

Закрепите выбранный вариант в коллективном договоре.

Шаг 3. Рассчитываем количество отпускных дней, которые накопил работник с начала работы в компании. За один полностью отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска: 28 календарных дней отпуска / 12 месяцев в году (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Пример

Работник устроился в компанию 15 февраля 2024 года, а 15 июля 2024 года решил уволиться. Он полностью отработал 5 месяцев. Ему положено 11,67 дней: 28 дней / 12 месяцев х 5 месяцев работы.

Шаг 4. Вычисляем количество использованных дней отпуска за все время работы. Эти данные можно взять из раздела VIII личной карточки Т-2. Другой вариант — поднять кадровые приказы и выписать дни отпуска для конкретного работника.

Шаг 5. Рассчитываем число неиспользованных отпускных дней. Для этого применяем формулу (Письмо Минтруда от 28.10.2016 № 14-1/В-1074):

Число дней неиспользованного отпуска = Количество дней отпуска с начала работы — Количество дней использованного отпуска

Пример

Сотрудник начал работать 15 июля 2020 года. Он увольняется 20 июля 2024 года по собственному желанию. Периодов, которые не входят в отпускной стаж, у него нет.

Прав на дополнительный отпуск тоже не возникало. За время работы сотрудник отгулял:

• в 2021 году — 20 календарных дней;
• в 2022 году — 36 календарных дней;
• в 2024 году — 14 календарных дней.

Бухгалтер сделал расчет дней неиспользованного отпуска для компенсации:

1. Вычислил стаж работы сотрудника в компании — 3 года и 6 дней. Излишек в 6 дней исключили из расчета и округлили отпускной стаж до 3 лет (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
2. Рассчитал количество накопленных дней отпуска с начала работы — 84 дня (28 дней х 3 года).
3. Определил количество использованных дней отпуска с начала работы — 70 дней (20 дней + 36 дней + 14 дней).
4. Рассчитал количество дней, которые нужно компенсировать при увольнении — 14 дней (84 дня — 70 дней).

При увольнении работнику заплатят компенсацию за 14 неиспользованных дней отпуска.

Как накажут за неверный расчет отпускных дней

За неправильный расчет отпускных дней работодателю грозит материальная и административная ответственность (п. 1, п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). А если предоставить работнику отпуск меньше положенного, он может потребовать компенсацию морального вреда (ст.

237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Если работодатель впервые нарушил правила, его могут привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

За повторное нарушение придется заплатить больше (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 3 лет;
• для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей;
• для организаций — от 50 000 до 70 000 рублей.

Работник вправе заявить о моральной компенсации. Работодатель и работник могут согласовать сумму возмещения. Если же стороны не смогли согласовать компенсацию, ее размер определит суд.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Как рассчитать отпускные

За время ежегодного отпуска сотруднику положены отпускные, которые выплачивает работодатель. Сумма отпускных не равна зарплате, бухгалтер рассчитывает их по другим правилам. Подготовили пошаговую инструкцию для расчета отпускных с примерами.

Правила расчета отпускных

На основной ежегодный оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники. Работодатель должен оплатить время отдыха, такая выплата называется «отпускные».

Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно определить:

1. Продолжительность расчетного периода.
2. Заработок сотрудника за расчетный период.
3. Средний дневной заработок.
4. Итоговую сумму отпускных.

Рассмотрим подробно по шагам, как рассчитываются отпускные.

Телеграм-канал: 55 334 читателя

Бизнес-секреты: новости, анонсы событий, советы предпринимателей

Подписаться

Шаг 1. Определяем продолжительность расчетного периода для отпускных

По каким правилам определять расчетный период, зависит от того, сколько отработал сотрудник у работодателя: больше года или меньше.

Сотрудник отработал больше года. Расчетный период для отпускных — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска.

Первый рабочий день Марины Соколовой — 22 мая 2022 года. Марина берет отпуск с 10 июля 2024 года. Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующие июлю, — с 1 июля 2022 по 30 июня 2024.

Точно так же определяют расчетный период, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, если бы отпуск Соколовой был с 29 декабря 2024 года по 16 января 2024 года, за расчетный период взяли бы дни с 1 декабря 2022 по 30 ноября 2024.

Сотрудник отработал меньше года. Значит, расчетный период — все отработанное время. Например, Николая Старовойтова приняли на работу 10 марта 2024 года, а с 15 сентября 2024 года он идет в отпуск.

Значит, расчетный период — с 10 марта по 31 августа 2024.

Какие дни исключают из расчетного периода: примеры

Из расчетного периода надо исключить дни, когда сотрудник:

• получал средний заработок, например был в командировке или в оплачиваемом отпуске. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
• болел;
• был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет;
• был в отпуске за свой счет;
• использовал дополнительные оплаченные выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• был в простое по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора. Например, из-за отключения электричества или забастовки, хотя в ней не участвовал;
• был освобожден от работы с полным, частичным сохранением зарплаты или без оплаты.

Рассмотрим на примере.

Инженер Артем Гладышев работает в ООО «Веселые ребята» три года. С 14 ноября 2024 года уходит в отпуск.

У Гладышева есть такие периоды, которые нужно исключить:

— с 1 по 22 августа 2024 года — командировка;

— с 23 по 31 августа 2024 года — отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам.

Расчетный период для начисления отпускных — с 1 ноября 2022 по 31 октября 2024. Из этого периода нужно исключить дни командировки и отпуска за свой счет. Получается, весь август 2024 года не учитываем.

Другой пример, если в расчетном периоде человек болел.

Менеджер Юлия Васнецова работает в ООО «Стелс» два года. С 7 февраля 2024 уходит в отпуск. Она болела:

— с 24 по 29 декабря 2024 года;

— с 11 по 18 января 2024 года.

Расчетный период Васнецовой — с 1 февраля 2024 по 31 января 2024. Из него исключаем время, когда Юлия болела. А вот праздничные нерабочие дни с 1 по 8 января входят в расчетный период.

Бывает, что весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить, — например, в случае декрета. Тогда берут предшествующий период, равный расчетному: 12 месяцев до всех исключаемых периодов.

Антонина Спиридонова работает в ООО «Атмосфера» четыре года, уходит в отпуск 14 ноября 2024.

У Спиридоновой есть такие исключаемые периоды:

— с 7 марта по 24 июля 2022 года — отпуск по беременности и родам;

— с 25 июля 2022 года по 13 ноября 2024 года — отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.

По общему правилу расчетный период для Антонины — с 1 ноября 2022 по 31 октября 2024. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных берут дни с 1 марта 2021 года по 28 февраля 2022 года — 12 месяцев, предшествующие месяцу ухода в отпуск по беременности и родам.

Еще один частный случай — нужно исключить все дни в расчетном периоде, а в предшествующем периоде человек попросту не работал в компании или у ИП. Тогда в расчет берут дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, — до даты начала отдыха.

Например, Илья Агулов работает в компании с 13 марта 2024 года:

• с первого же дня и по 30 августа Илью отправили в командировку;
• с 1 по 30 сентября он ушел в учебный отпуск;
• с 1 по 30 октября Агулова снова отправили в командировку.

С 24 ноября 2024 года Илья решил взять отпуск, директор был не против. Тогда его расчетный период будет с 1 по 23 ноября 2024 года.

Шаг 2. Определяем заработок сотрудника за расчетный период

Чтобы рассчитать заработок, нужно определить, какие выплаты учитываются за это время, а какие — нет.

Выплаты, которые нужно учитывать, — это деньги, которые считаются платой за труд. К ним относят:

• зарплата, которую начислили за отработанное время;
• гонорары, авторские вознаграждения;
• надбавки и доплаты — например, за выслугу лет, совмещение профессий;
• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда. Это районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
• премии и вознаграждения. Но тут есть особенности, о них — дальше.

При расчете отпускных нужно учесть премии — годовые, полугодовые, квартальные, ежемесячные, разовые. Но только в том случае, если они отвечают одновременно двум условиям:

1. Служат вознаграждением за труд. Например, премия за выполнение плана.
2. Предусмотрены трудовым договором или локальным нормативным актом организации, например положением об оплате труда.

Другие виды премий — например, к юбилею, за выслугу лет или ко дню рождения компании — не учитывают при расчете.

Как учитывать премии при расчете отпускных

Вид премии	Как учитывать	Сколько премий можно учесть
Годовая	Учитывают, если начислили за предыдущий год. Например, сотрудник идет в отпуск в 2024 году, а годовая премия была начислена за 2022. Когда начислена премия — в расчетном периоде или вне его, — не имеет значения	Одну годовую премию
Полугодовая, ежеквартальная	Учитывают, если начислили в месяце, который входит в расчетный период	Две полугодовые премии и четыре ежеквартальные за один и тот же трудовой показатель
Ежемесячная	Учитывают, если начислили в месяце, который входит в расчетный период	12 ежемесячных премий за один и тот же трудовой показатель
Разовая	Учитывают, только если их начислили в одном из месяцев расчетного периода	Все премии

Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени.

Выплаты, которые нужно исключить. Это суммы, начисленные за такие периоды:

• за сотрудником сохраняли средний заработок — например, во время командировки или оплачиваемого отпуска. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
• сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
• сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• сотрудник не работал из-за простоя по вине бизнеса или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора, например из-за приостановки деятельности компании или ИП;
• сотрудник не участвовал в забастовке, но из-за нее не мог работать.

Еще при расчете отпускных не учитывают выплаты социального характера и те, что не связаны с оплатой труда. Например, материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.

Разберем на примере.

Сергей Котов работает в ООО «Ладога» с 1 марта 2024 года. С 1 по 14 июля 2024 года Сергей берет отпуск. Расчетный период — с 1 марта по 30 июня 2024.

С 14 по 18 апреля он был в командировке. Общая сумма выплат за расчетный период — 275 000 ₽. Командировочные — 5000 ₽. Командировочные в расчет не берем.

Дальше переходим к следующему шагу — рассчитаем средний заработок для отпускных.

Шаг 3. Считаем средний дневной заработок для отпускных

Чтобы определить средний дневной заработок, надо учитывать, отработал сотрудник расчетный период полностью или нет. Третья ситуация — у человека вообще нет отработанных дней.

Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок определяют по формуле:

29,3 — среднемесячное число календарных дней. Это фиксированное значение.

Расчетный период отработан не полностью. Средний дневной заработок рассчитывают по такой формуле:

Число календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце определяют так:

С 15 июня 2024 года Матвей Волков идет в отпуск. Расчетный период для начисления отпускных — с 1 июня 2022 по 31 мая 2024.

С 24 по 26 мая 2024 года Матвей болел. Его заработок в расчетном периоде за минусом пособия по болезни — 448 000 ₽.

Считаем календарные дни для начисления отпускных:

— в полностью отработанных месяцах: 11 мес. × 29,3 = 322,3 д.;
— в мае: 28 д. / 31 д. × 29,3 = 26,46 д.

Средний дневной заработок Матвея: 448 000 ₽ / (322,3 д. + 26,46 д.) = 1284,55

Нет отработанных дней. Это ситуация, когда расчетный период полностью состоит из исключаемых дней и сдвинуть его некуда. Тогда среднедневной заработок определяют из оклада:

Рассмотрим на примере. Евгений Сидоров работает в ООО «Альфа» с 1 марта 2024 года. Его оклад — 52 000 ₽. С 1 марта до 31 мая Сидоров был в командировке.

С 1 по 11 июня идет в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Расчетный период — с 1 марта по 31 мая, он полностью состоит из исключаемого времени. Сдвинуть расчетный период некуда, раньше Сидоров не работал в ООО «Альфа».

Значит, средний дневной заработок определяется из оклада Евгения: 52 000 ₽ / 29,3 = 1774,74 ₽.

Шаг 4. Рассчитываем итоговую сумму отпускных

Когда проделали все шаги выше, отпускные считают по формуле:

Разберем сразу на примерах.

Первый пример. С 12 мая 2024 года Олег Тихонов идет в основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней.

Расчетный период — с 1 мая 2022 по 30 апреля 2024. Он отработан полностью, исключаемых дней нет. За расчетный период Олегу начислили 670 000 ₽.

Средний дневной заработок Тихонова: 670 000 ₽ / 12 мес. / 29,3 д/мес = 1905,57

Итоговая сумма отпускных: 1905,57 ₽/д × 28 д. = 53 356,1 ₽.

Второй пример. Рассмотрим еще вариант, когда сотрудница берет ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком.

Ольга Дмитриева пять лет работает в компании «Дачные истории». С 17 апреля 2024 года идет в основной оплачиваемый отпуск на 15 календарных дней.

Исключаемые периоды у Дмитриевой:

• с 7 марта по 24 июля 2022 — отпуск по беременности и родам;
• с 25 июля 2022 по 15 апреля 2024 — отпуск по уходу за ребенком.

Стандартный расчетный период — с 1 апреля 2022 по 31 марта 2024. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому берем расчетный период с 1 марта 2021 года по 28 февраля 2022 года.

Заработок Дмитриевой за это время — 799 400 ₽. У нее нет периодов и доходов, исключаемых из расчета.

Средний дневной заработок: 799 400 ₽ / 12 мес. / 29,3 д/мес = 2273,61 ₽/д.

Итоговая сумма отпускных сотрудницы: 2273,61 ₽/д × 15 д. = 34 104,15 ₽.

Налоги и взносы при выплате отпускных

Со всей суммы отпускных нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Страховые взносы нужно начислить в месяце исчисления отпускных. Например, сотрудник уходит в отпуск с 1 июля, а отпускные ему начислены в июне. Значит, отпускные войдут в облагаемую базу по страховым взносам в июне.

Взносы в налоговую нужно перечислять ежемесячно до 28-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 28‑е число выпадает на выходной, крайний срок — следующий рабочий день.

НДФЛ удерживают в день выплаты отпускных наличными или на карту сотрудника.

Уплатить НДФЛ нужно:

• до 28-го числа текущего месяца — за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
• до 28 января — за период с 1 по 22 января;
• не позднее последнего рабочего дня календарного года — за период с 23 по 31 декабря.

Компании на ОСН могут учесть отпускные в налоговых расходах. Взносы включают в расходы ежемесячно — по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.

А компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» учитывают отпускные в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату перечисления в бюджет.

Бухгалтерский учет отпускных

ИП не обязаны вести бухучет, поэтому могут пропустить этот раздел.

В бухгалтерском учете отпускные отражают в зависимости от того, создает компания резерв на оплату отпусков или нет. Он нужен для равномерного распределения расходов на выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов с них.

Резерв обязаны создавать все компании, кроме тех, что ведут упрощенный бухучет. Например, это субъекты малого предпринимательства.

Дальше разберем, как начисляются отпускные в бухгалтерском учете в зависимости от резерва.

Проводки, если бизнес создает резерв на оплату отпусков

Как рассчитать отпускные в 2024 году и что делать, чтобы увеличить сумму

Отпускные — это выплата, представляющая из себя средний дневной заработок, умноженный на количество дней отдыха сотрудника. При этом нерабочие и праздничные дни, входящие в срок отпуска, не оплачиваются. Каждому человеку положен ежегодный оплачиваемый отпуск, и работодатель обязан выплатить отпускные минимум за три дня до его начала, если заявление подано за семь рабочих дней, либо в течение первых трех дней отпуска. Отпускные рассчитывает бухгалтерия, однако знать, по какому принципу происходит расчет, стоит всем.

Отпускные не равны зарплате. При расчете первых берутся все совокупные рабочие доходы — оклад, премии, надбавки, выплаты за особые условия труда. Единственное, в расчет не берутся выплаты по больничному листу и отпускные за предыдущий период.

Поэтому сумма за один день отпуска может быть как больше, так и меньше, чем среднедневной заработок только от зарплаты.

Когда сотрудник может взять отпуск

• людям с инвалидностью — они должны отдыхать в год не менее 30 дней;
• военнослужащим и росгвардейцам: 30–45 дней в зависимости от выслуги лет;
• педагогам: 42–56 дней в году;
• научным сотрудникам, которые работают в научных госучреждениях: 48 дней в году отдыхают доктора наук, 36 дней — кандидаты;
• судьям, прокурорам, сотрудникам Следственного комитета: 30 дней;
• спасателям: 30–45 дней;
• несовершеннолетним работникам: 31 день.

При этом суммировать дни отдыха по разным основаниям нельзя. Например, работающий в НИИ доктор наук с инвалидностью выбирает только один отпуск — 30 дней по инвалидности или 48 дней как доктор наук.

Дополнительный же отпуск прибавляется к основному. Он полагается отдельным категориям работников:

• занятым на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
• подписавшим трудовой договор с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• имеющим особый характер работы, например военнослужащим или сотрудникам МВД.

Какие выплаты включают в расчет, а какие не учитывают при расчете отпускных

Не все выплаты от работодателя включаются в зарплату, поэтому некоторые не учитываться при расчете среднесуточного заработка.

Что учитывается при расчете отпускных:

• зарплата по окладу;
• зарплата по тарифу;
• сдельная зарплата
• комиссионные вознаграждения;
• выплаты процента от прибыли компании;
• зарплата, выданная в неденежной форме;
• надбавки и доплаты к тарифным ставкам;
• гонорар или авторское вознаграждение;
• премии.

Что не учитывается:

• командировочные;
• декретные пособия;
• больничные;
• ранее выданные отпускные;
• материальная помощь;
• возмещение за питание и прочее;
• оплата путевок или обучения.

Как рассчитать количество дней отпуска

За 12 месяцев работы сотрудники на общих основаниях получают 28 дней отпуска. Значит, за полный месяц набирается по 2,33 дня. Сотруднику, отработавшему не весь календарный месяц, в отпускной стаж будет включаться:

• полный месяц, если сотрудник работал половину дней или более;
• этот месяц вообще не учтется в расчетах, если сотрудник отработал менее половины месяца.

Если сотрудник трудится неполный рабочий день, это не влияет на его отпускной стаж. Он имеет право на полноценный отпуск длительностью не менее 28 календарных дней.

Пример расчета. Вадим отработал в компании семь месяцев — с января по июль. 7 июля он решил взять отпуск на все дни, которые накопил. В его случае это:

2,33 × 6 = 13,98 дня. Отпуск не округляется, поэтому Вадим сможет пойти в отпуск на 13.

Июль не включается в расчет, так как это меньше половины месяца. Если Вадим возьмет отпуск после 15 июля, то дней будет на 2,33 дня больше, то есть 16,31 дня (16 полных суток).

Порядок расчета отпускных в 2024 году

За расчетный период при вычислении среднего заработка берется год, предшествующий тому месяцу, в котором человек планирует взять отпуск. То есть если сотрудник с нормированным графиком работы берет отпуск в августе 2024 года, то расчетный период — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2024 года.

В коллективном договоре и других трудовых договорах может быть предусмотрен другой период расчета, если он не ухудшает положение сотрудника.

Пример расчета. Жанна планирует в отпуск на семь дней в августе 2024 года. Ее оклад не менялся за последние 12 месяцев и составляет 50 тыс. рублей.

Дважды она получала премию в размере оклада, то есть 100 тыс. рублей. Соответственно, среднедневной заработок составит:

(Оклад × 12 месяцев + Сумма премии) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 12 месяцев + 100 тыс. рублей) / 351,6 рабочего дня = 1 990,89 рубля.

Это среднесуточный (среднедневной) заработок Жанны. Следовательно, за семь дней отпуска она получит:

1 990,89 рубля × 7 дней = 13 936,23 рубля.

Пример расчета с периодом нетрудоспособности. Коллега Жанны — Оксана зарабатывает столько же и тоже получила премию в 100 тыс. рублей. Однако в октябре 2022 года она была на больничном восемь дней, за который она получила компенсанцию в 5,2 тыс. рублей.

Получается, что полностью Оксана отработала только 11 месяцев, или 322,3 календарного дня.

Считаем количество календарных дней, приходящихся на отработанный период в октябре: (31 — 8)/31 × 29,3 = 21,73.

Значит, общее количество отработанных дней Оксаны составит: 322,3 + 21,73 = 344,03 дня.

Соответственно, среднедневной заработок Оксаны составит:

(Оклад × 11 месяцев + Сумма премии — больничные) / Отработанные рабочие дни за расчетный период = (50 тыс. рублей × 11 месяцев + 100 тыс. рублей — 5,2 тыс. рублей) / 344,03 = 1 874,25 рубля.

А отпускные за семь дней составят:

1 874,25 рубля × 7 дней = 13 119,75 рубля.

Расчет отпуска для сотрудников с гибким рабочим графиком

Если человек работает неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, то меняется и формула расчета. Например, сотрудник проработал не все месяцы полностью. В этом случае сначала нужно определить, в скольких месяцах человек работал все дни и это количество месяцев умножить на 29,3. Затем нужно по отдельности рассчитать количество рабочих дней в месяцах, отработанных не целиком по такой формуле:

30, 31 или 28 дней в зависимости от месяца — 20 нерабочих дней х 29,3 / 30.

Этот расчет нужно произвести по всем не полностью отработанным месяцам. Далее результаты суммируются и зарплата за отчетный период делится на это число. Так мы получаем среднесуточную зарплату, которая умножается на количество дней отпуска.

Обратите внимание, что в продолжительность отпуска сотрудника с гибким графиком входят выходные дни, попадающие в этот период. А вот нерабочие праздничные дни не засчитываются в отпускной период.

Особенности расчета отпускных при увольнении

При увольнении работника по собственному желанию или по инициативе работодателя компания обязана выплатить все отпускные за накопленные дни отпуска. Никакие заявления для этого не потребуются. Это происходит автоматически.

Формула расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска в этом случае простая: средний заработок умножается на количество оставшихся отпускных дней. Среднесуточный доход при этом вычисляется по стандартной формуле, как и при расчете отпускных.

Обратите внимание: работнику, проработавшему 11 месяцев, компенсация полагается за полный год.

Что делать, чтобы отпускные были больше

Выгоднее всего брать отпуск в том месяце, в котором больше рабочих дней, ведь чем меньше дней в месяце, тем они дороже. А вот месяцы с официальными праздниками лучше не захватывать — они не включаются в число дней отпуска и не оплачиваются. Поэтому, если, например, взять отпуск в январе, можно потерять от 10% до 20% дохода.

В конце декабря можете получить хорошие отпускные и достаточно долго отдохнуть. В этом случае впереди будут новогодние каникулы, уже не входящие в отпуск, а зарплату за январь вам при этом начислят в полном объеме.

Главное — запомнить: если за расчетный период у вас были периоды-исключения, то вы получите чуть меньше отпускных, рассчитанных по упрощенной формуле. И наоборот: выходить в отпуск лучше после того, как в организации выплатили премию или повысили зарплату. Тогда эти суммы будут учтены при расчете отпускных.

Как получить отпускные: процедуры и сроки

Работодатель обязан выплатить сотруднику отпускные минимум за три календарных дня до отпуска. Если этот день выходной или праздник, то деньги переведут в предшествующий ему рабочий день.

Отпускные приходят на зарплатную карту. Выгоднее тратить эти деньги с карты, по которой вы получите повышенный кэшбэк.