Как получить трудовую книжку впервые 2024

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением. Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР.

Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день. Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

• Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
• ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
• ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
• ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
• ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
• ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

• каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
• на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
• должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
• записи формулируются в установленной законом форме;
• последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
• если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

• выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
• отдана родственнику увольняемого;
• переслана с помощью почты;
• сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

1. Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
   • заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
   • вписывание формулировки об увольнении.
2. Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

• составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
• направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

• заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
• в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

• внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
• убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
• получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника.

Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

• Порядковый номер записи.
• Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
• Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
• Реквизиты приказа без сокращений.
• Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Сроки выдачи книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ расчет и выдача трудовой происходит в последний рабочий день сотрудника. Бывают ситуации, когда работник в день увольнения не вышел на работу, например, если он заболел или отказался в этот день прийти и забрать трудовую.

В таком случае уволенному работнику направляется уведомление с просьбой забрать документ или дать согласие на отправку книжки по почте. С момента отправки уведомления руководитель перестает нести ответственность за задержку книжки.

Если работник, получив уведомление, обратился за трудовой книжкой, то работодатель должен вернуть ее не позднее 3 рабочих дней.

Документ можно отослать уволенному сотруднику по почте, если тот дал на то свое согласие и написал заявление на пересылку документа.

В случае смерти сотрудника трудовую могут получить его родственники, предоставив документы для подтверждения родства. Если за книжкой никто не обратился, то руководитель обязан хранить его до востребования.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

1. Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
2. Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
3. Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
4. Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
5. Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
6. Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности.

Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Пример доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

• получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
• убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
• выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр.

Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился.

Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

• Должностным лицам — 1000-5000 руб.
• Предпринимателям без образования юрлица — 1000-5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
• Юрлицам — 30000-50000 руб. или приостановление деятельности на 90 суток.

Выводы

1. Наниматель должен вернуть трудовую книжку в последний рабочий день.
2. Можно выдать документ тремя способами: на руки, по почте (с согласия работника) и по доверенности (с согласия работодателя).
3. Если сотрудник не забрал трудовую, то необходимо направить ему уведомление по почте с просьбой забрать документ.
4. Любая беспричинная задержка выдачи трудовой, приносящая материальный или моральный вред бывшему сотруднику, может грозить штрафами.

Электронная трудовая книжка

В 2024 году каждому гражданину заводят электронную трудовую книжку (ЭТК). Ее ведут отдельно от бумажной или совместно. Рассказываем, как ее оформить, как получить выписку, какие сведения в нее включают.

Электронная трудовая книжка

ЭТК — это цифровой реестр, который ведет СФР на каждого трудоустроенного гражданина. В нем отражают прием и увольнение, перевод, переименования организации и пр.

Данные доступны для скачивания в личном кабинете СФР и на Госуслугах.

Как оформить электронную трудовую книжку самому

ТК заводит работодатель на каждого трудоустроенного работника. Направляя отчет в СФР о кадровых изменениях, система формирует ЭТК на гражданина.

Для оформления гражданину не требуется предпринимать никаких действий, СФР автоматически заводит цифровую ТК официально трудоустроенным гражданам на основании отчетов работодателей.

Что выбрать: электронную трудовую книжку или бумажную

ЭТК ведут независимо от наличия или отсутствия бумажной. Оставить бумажный документ или нет — зависит от предпочтения гражданина. Бумажный вариант оставляют граждане, имеющие большой опыт работы и привыкшие к наличию бумажного документа.

Его наличие не влияет на порядок назначения пенсии, учета стажа и пр.

Если записей немного и опыт небольшой, целесообразно отказаться от бумаги, поскольку этот документ не требуется для дальнейшей деятельности работника.

С какого числа ввели электронные трудовые книжки

ЭТК ввели 1 января 2020 года. Это был переходный год, до 31.12.2020 граждане должны были определиться: оставить бумажную ТК или нет.

Порядок перехода на электронную трудовую книжку

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: ведение сведений о работе на бумаге или в цифровом формате. Для этого требовалось написать заявление на имя работодателя. Если гражданин выбирал бумажный вариант, существующую ТК на бумаге продолжали вести совместно с цифровой. Если выбрали цифровую, в бумажной делали запись об ЭТК и возвращали ее гражданину.

Если гражданин не подавал заявления или принял решение отказаться от бумажной ТК, необходимо в любое время подать работодателю заявление об отказе от бумажной ТК.

Для тех, кто впервые устраивается на работу после 01.01.2021, бумажные ТК не заводят, сведения оформляют в цифровом формате.

Где получить электронную трудовую книжку

Данные из реестра сведений о работе доступны на Госуслугах и в личном кабинете СФР. Если запросить сведения не получается, необходимо обратиться в СФР для получения распечатки с данными из ЭТК.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку

Бумажные ТК сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Бумага добавляет в жизнь бюрократии, государство стремится цифровизировать большинство документов. В случае утери бумажной ТК ее восстановление займет много времени: необходимо собрать справки от бывших работодателей, обратиться в СФР, восстановить записи.

В цифровом формате данные хранит государство. Сведения не потеряются, они доступны в любой момент по запросу гражданина.

Переход на ЭТК позволит сократить объем бумаг и оптимизировать взаимодействие с государством.

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Посмотреть сведения о работе можно на Госуслугах или в личном кабинете СФР.

На Госуслугах необходимо сформировать запрос в разделе «Работа и занятость» — «Выписка из ЭТК».

В личном кабинете появится уведомление о выполнении запроса и файл с выпиской, подписанный ЭЦП.

На сайте СФР запрос доступен в разделе «Справки».

Может пригодиться: как выглядит, зачем нужна и как получить форму СТД-СФР

Заявление на ведение электронной трудовой книжки

Для отказа от бумажной ТК и перехода на цифровую необходимо подать работодателю заявление. Его составляют в свободной форме с формулировкой:

«Прошу предоставлять сведения о моей рабочей деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ ».

Работодатель сделает запись в бумажной ТК о ведении ЭТК и вернет документ работнику.

Сроки на подачу заявления не установлены: гражданин вправе подать его в любое время.

Как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой

Для оформления сотрудника на работу достаточно подписать договор и направить в СФР форму ЕФС-1 (раздел 1 и подраздел 1.1).

Отчет ЕФС-1 направляют не позднее дня, следующего за днем трудоустройства.

Для кадрового учета потребуется выписка из ЭТК о прошлых местах работы, данные необходимы для подсчета стажа в случае ухода сотрудника на больничный. Работодатель не вправе запросить сведения о стаже, сотруднику необходимо самостоятельно запросить данные на Госуслугах в форме выписки из ЭТК.

Как заверить электронную трудовую книжку

При получении выписки на Госуслугах и в СФР ее не требуется заверять. Документ подписан ЭЦП — этого достаточно для придания бумаге юридической силы.

Работодатель вправе выдать выписку о текущем месте работы. Ее оформляют в форме СТД-Р. Выписку заверяют подписью уполномоченного работодателем лица и печатью.

Электронная трудовая книжка не соответствует бумажной, как исправить

Алгоритм зависит от причины ошибки:

• если ошибку допустил действующий работодатель, ему необходимо направить корректирующий отчет ЕФС-1 с верными данными;
• если ошибка допущена бывшим работодателем, необходимо обратиться к нему с требованием о направлении корректирующего ЕФС-1. Просьбу можно передать устно. Если работодатель не отреагирует, напишите заявление с требованием об устранении ошибки. В случае отказа обратитесь в ГИТ;
• если в ЭТК содержатся неверные данные о стаже с прошлых мест работы, до введения ЭТК, обратитесь в СФР для уточнения данных.

Как отказаться от электронной трудовой книжки

Отказаться от цифрового документа нельзя, его по умолчанию ведут на каждого работающего гражданина. Вернуться к бумажной после того, как работник от нее отказался, недопустимо (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

Пока у работодателей сохраняется обязанность по направлению отчетов о кадровых изменениях, ЭТК формируют автоматически.

Электронная трудовая книжка при увольнении

При увольнении работодатель подает сведения в СФР и формирует работнику выписку о сведениях о работе у последнего работодателя.

Данные автоматически вносят в ЭТК.

Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении

В последний рабочий день работодатель выдает сотруднику сведения о работе у последнего работодателя по форме СТД-Р. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н и содержит сведения о датах приема, перевода, увольнения.

Ее выдают на бумаге с подписью и печатью работодателя. Если работник не забрал СТД-Р, форму необходимо направить почтой заказным письмом с описью вложения.

В какой программе ведется электронная трудовая книжка

Любая программа для бухучета формирует сведения в ЭТК: 1С, Сбис, Контур и пр.

В разделе «Отчетность» программа сформирует бланк для направления в СФР. Бланк формируется на основании данных о сотруднике и созданного в программе приказа о приеме на работу.

После создания формы документ необходимо подписать ЭЦП и направить в ведомство.

Так выглядит формирование отчета в 1С:

Форму СЗВ-ТД отменили, вместо нее программа формирует ЕФС-1 — названия отчетов исправят после обновления программы.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Так выглядят данные в ЭТК:

Образец журнала учета электронных трудовых книжек

Журнал учета не является обязательным для работодателей. Его заводят для внутреннего учета.

В журнале отражают факт выдачи сотруднику СТД-Р при увольнении.

Сведения о награждениях в электронной трудовой книжке

Сведения о награждениях в документе не отражают. Законом не установлена обязанность работодателя по передаче сведений о награждениях в СФР.

Эти данные потребуются для получения льгот и подтверждения льготного стажа.

Для этого необходимо предоставить первичные документы о наградах — свидетельства, грамоты, приказы и пр.

Как распечатать электронную трудовую книжку

Выписка из ЭТК приходит в личный кабинет в текстовом формате. Ее необходимо скачать и распечатать на принтере. Специальных бланков документ не требует, достаточно печати на чистом листе А4.

2023-03-23 15:08:13

Не все еще разобрались с электронными трудовыми. Важно понимать — ЭТК ведут абсолютно на всех работников. Для этого не требуется подавать заявление.

Если у вас есть бумажная трудовая, электронную все равно будут вести.

2023-06-13 10:41:42

Вв разделе «Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку» не упоминается о том, что переход на электронную книжку обязателен для некоторых категорий работников. В целом, статья ок, но нужно уточнять некоторые моменты.

2023-06-15 11:36:52
Если я уже имею бумажную трудовую книжку, стоит ли мне переходить на электронную?
2023-06-20 15:27:51

Как получить выписку из трудовой, если она электронная?
2023-06-21 07:20:41

Зануда, вы имеете в виду тех кто устраивается на работу впервые или кого то другого, что за некоторые категории?

2023-06-21 07:21:04
вопросик, вам решать, для работника удобнее бумага, для работодателя цифра
2023-06-21 07:21:18
Коровка Борис, через госуслуги сделайте

2023-06-21 10:34:15
Сделали бы приложение на телефон, куда выгружается своя электронная трудовая. Вот было бы удобно

2023-06-22 10:19:04

Хороший материал, благодарю за тщательную проработку темы! У меня есть вопрос по поводу электронной трудовой книжки: столкнулся с ситуацией, когда по необходимости пришлось распечатать электронную трудовую, но там пропали сведения о награждениях, которые были в бумажном варианте. Как в таком случае действовать, есть ли способы восстановить эти данные в электронной версии, или придется обращаться в органы, где награды выдавались, для их подтверждения?

2023-06-29 17:26:38

давольный, Да, в электронной трудовой книжке действительно не предусмотрено места для сведений о награждениях. Насчет восстановления — лучший способ — обратиться туда, где награждали.

Как оформить электронную трудовую книжку

Молодежь, впервые поступающая на работу, не всегда понимает, что же это за цифровой документ такой «электронная трудовая книжка», как она выглядит, где её получить, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно, да и зачем она нужна. Об этом и поговорим.

Способы оформления ЭТК

Для начала разберемся с терминологией. До 2020 года у любого работающего человека была его бумажная книжка, которая подтверждала его стаж, опыт, повышения по службе, награды и пр. И вот законодатель принял решение «оцифровать» стаж каждого из нас. То есть сведения о работе стали храниться на серверах сначала ПФР, теперь СФР, и эти объемы файлов стали основным инструментом подтверждения стажа. Но для упрощения понимания этого перехода с бумаги на цифру исключительно в обиходе стал употребляться термин «электронная трудовая книжка».

В законодательстве этого термина нет, он стал использоваться, чтобы для работника, кадровика, работодателя был более понятен этот переход. То есть никакой книжки в электронном виде не существует. Есть только гига-,тера- или петабайты информации, из которых в отношении каждого из нас легко вычленить, когда, где и кем человек работал.

Для сведения: что такое электронная трудовая книжка, как с ней работать

Соответственно, когда работник задает вопрос, как оформить трудовую книжку в электронном виде, то фактически на юридическом языке этот вопрос означает, как получить сформированную в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже, хранящуюся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Согласитесь, формулировка «электронная трудовая книжка» более проста для понимания, хотя и не совсем корректна с юридической точки зрения. Для обозначения вышеуказанных сведений будем использовать эту формулировку и мы.

Эта форма при приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении договора заполняется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения). А при переводе, переименовании должности , присвоении разрядов, запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ.

Как оформить электронную трудовую

Итак, в организацию пришел молодой человек, не имеющий стажа. И перед кадровиком встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку впервые поступившему на работу сотруднику.

С 1 января 2024 года работодатели предоставляют в СФР сведения по форме ЕФС-1.

Для этого работодатель заполняет:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Собственно, всё. Теперь у работника есть электронная книжка, и он впоследствии сможет получить выписку из нее.

Что касается того, как оформить сотрудника с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, то здесь процедура та же: подаем сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Важно, что цифровые сведения о работе решили одну серьезную проблему кадровиков, которая была с бумажными документами о стаже.

Например, устраивается в организацию человек и говорит: нет у меня трудовой, заводите. А лет этому человеку далеко за 30. И сомнения у кадровика вполне обоснованны: трудовая где-то есть, а работник её просто не показывает.

А потом выясняется, что работника уже несколько раз с разных мест увольняли по какой-то неприятной статье. Теперь довольно легко проверить слова работника. Если он работал официально, то работодатель не мог не передавать на него сведения в СФР (ПФР) о его стаже.

Если есть сомнения по поводу наличия/отсутствия предыдущего опыта работы, то работодатель вправе предложить работнику оформить электронную трудовую книжку на Госуслугах (вернее, запросить выписку из нее). Выписка делается в режиме реального времени 1 минуту. Всё придёт в личный кабинет. Если в ответе указано, что сведения отсутствуют, значит, работодатель рассматривает этого человека как впервые поступившего на работу, если сведения есть, то кадровик руководствуется ими.

Если нет регистрации у соискателя на Госуслугах, то можно отправить его в МФЦ. Пусть он закажет выписку там.

В целом любой работник вправе получить все имеющиеся в распоряжении Соцфонда сведения о своей деятельности, Например, это потребуется, чтобы устроиться на работу, получить какие-либо социальные льготы и выплаты, подтвердить стаж для получения кредита в банке, подать документы на визу и во многих других ситуациях. Соответственно, и встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку самому себе, то есть как получить сведения о своем стаже для предъявления по месту требования.

Итак, согласно статье 66.1 ТК РФ это справку получают:

• укажите работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя);
• в МФЦ;
• в Социальном фонде;
• на портале Госуслуг.

Информация о стаже формируется по форме СТД-Р. Эта форма и есть материализованное воплощение, собственно, электронной трудовой книжки. Она включает в себя следующую информацию (ст.

66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ):

• СНИЛС;
• ФИО;
• место работы: наименование организации, её регистрационный номер страхователя;
• сведения о выполняемой работе и периодах деятельности: дата приема на работу, должность или профессия, сведения о переводах на другую постоянную работу, о приостановлении и возобновлении действия договора, об увольнении (с указанием статей увольнения);
• реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
• информацию о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем бумажной книжки или переходе исключительно на цифровой формат ведения сведений о работе.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести электронные трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы понадобятся

Но вернемся к работодателю и разберемся, как оформить электронную трудовую книжку работнику и какие документы нужны для этого.

Необходимы только те документы, которые человек и так предъявляет при устройстве в организацию. Перечень этих документов закрытый, он определен в статье 65 ТК РФ . В частности, для заполнения формы ЕФС -1 потребуется паспорт (необходимо указать ФИО, дату рождения), СНИЛС и ИНН. С паспортом обычно вопросов не возникает, ИНН указывается при наличии.

А вот со СНИЛС иногда появляются проблемы.

Например, иногда встает вопрос, как оформить электронную трудовую книжку новому сотруднику, если у него ещё нет СНИЛС.

С 01.04.2019 утратила силу ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, которая полностью была посвящена порядку оформления СНИЛС. В настоящее время новые СНИЛС (зеленые пластиковые карточки) не оформляются. Регистрация в системе персонифицированного учета СФР осуществляется по формам, утверждённым постановлением Правления Пенсионного фонда России от 31.10.2022 № 243п «Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений» .

То есть если у кандидата нет СНИЛС, то работодателю необходимо в рамках ч. 4 ст. 65 ТК РФ зарегистрировать этого работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Но без СНИЛС работодатель не сдаст ЕФС-1. Соответственно, для кадровика быстрее и удобнее будет отправить самого работника в МФЦ, чтобы он стал на учет самостоятельно. Таким образом, к моменту устройства кандидата на работу у него уже появится СНИЛС, так как работодателю оформить электронную трудовую без этого номера не получится.

2023-05-12 10:48:19

С 2020 года кадровики уже разобрались в том, как оформить переход на электронную трудовую книжку, но вопросы всё равно иногда возникают. Особенно если речь идет о некой нестандартной ситуации: например, если у работника нет СНИЛС (допустим, он иностранец) или есть сомнения по поводу предыдущего опыта работы.

2023-05-16 13:36:00

Добрый день! Может ли работодатель до приема конкретного человека проверить, где он работал ранее или будущий работник должен прийти на собеседование с уже распечатанной выпиской из электронной трудовой книжки?

2023-05-17 06:33:40

Работала на двух работах по совместительству. На одной была бумажная трудовая, на другой электронная. Сейчас уволилась с одной, как перенести запись теперь с электронной трудовой в обычную, или они и так будут суммироваться при расчёте стажа?