Факсимильная подпись на различных документах в 2024 году 2024

Факсимиле может сильно упростить работу компании, а может — стать причиной проблем с налоговиками и привести к недоимке. Расскажем, что такое факсимиле, на каких документах можно его использовать, где хранить и как учитывать.

Что такое факсимиле

Факсимиле — оттиск и точное воспроизведение «живой» подписи руководителя. Клише заказывают в компаниях, которые занимаются изготовлением печатей и штампов. Оттиск изготавливают синего или фиолетового цвета.

Обычно печать-клише используют организации с большим документооборотом. Например, секретарь может вместо директора «подписать» несколько сотен почетных грамот, а помощник бухгалтера проштамповать страховые полисы для новых сотрудников. Но использовать факсимиле для финансовых документов нужно с осторожностью.

Где можно использовать факсимиле

Документооборот с контрагентами.Клише можно применять только при согласии сторон — партнеры подписывают соглашение о подписи документов факсимиле. Если соглашения нет, договор с оттиском могут признать ничтожным.

Чтобы не вызвать подозрения у налоговиков, в соглашении следует указать: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, что и подлинная подпись вышеуказанных лиц». Партнеры могут ставить оттиск на договоры и дополнения к ним, а также на акты выполненных работ.

Пример соглашенияоб использовании факсимиле

Локальные документы.Внутри компании факсимиле ставят:

• на наградных документах — почетных листах и грамотах;
• на служебных и наградных удостоверениях;
• на страховых и медицинских полисах;
• на командировочном удостоверении;
• на приказах по отпускам;
• на текстах разного формата — извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных и поздравительных письмах.

Где нельзя применять факсимиле

Финансовые документы.Какие документы нельзя подписать факсимиле:

• бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
• платежные документы;
• документы налоговой отчетности;
• счета-фактуры;
• авансовый отчет;
• доверенности;
• векселя;
• запросы и заявления в государственные органы;
• заявления граждан и организаций;
• документы, по которым необходимо нотариальное оформление;
• другие документы, имеющие финансовые последствия.

Первичные документы.Особенно опасно ставить факсимиле на первичных документах — это связано с безопасностью компаний. Например, мошенники могут поставить фальшивое факсимиле на накладной и отгрузить товар.

Накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы, подписанные факсимиле, инспекторы могут счесть недостоверными, а расходы — документально не подтвержденными.

Как использовать факсимиле

1. Нельзя применять оттиск подписи на первичных, банковских и финансовых документах, а также на трудовых договорах.
2. Можно ставить факсимиле на локальные документы и на договоры с контрагентами. В первом случае руководитель издает приказ, во втором — стороны подписывают соглашение.
3. Необходимо назначить ответственного работника, который может ставить факсимиле, вместо руководителя. Каждый факт использования печати-клише ответственный сотрудник фиксирует в Журнале учета.

Использование факсимиле

Руководители крупных компаний вынуждены ежедневно подписывать множество документов. Факсимиле — один из способов снять с них эту нагрузку. На каких документах можно ставить такую подпись, а на каких — нет, каковы риски использования факсимиле, рассказывается в нашей статье.

Что такое факсимиле простыми словами

Факсимиле или факсимильное воспроизведение подписи — это точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Выполняется, как правило, путем проставления печати с такой подписью. При помощи факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому принадлежит эта подпись.

Например, секретарь может проставить факсимиле руководителя на нескольких десятках почетных грамот или благодарственных писем.

Юридическая сила факсимиле

• на приглашениях, поздравлениях, почетных грамотах и прочих документах, напрямую не влияющих на финансовые последствия;
• договорах, дополнениях и изменениях к договорам — при условии, что стороны заключили соглашение об использовании факсимиле. Подробнее мы расскажем об этом ниже.

Если компания планирует использовать факсимиле, то рекомендуем разработать локальный акт. В нем необходимо прописать порядок использования такой подписи и привести список документов, на которых она ставится.

Наличие такого штампа, который будет изготовлен методом лазерной гравировки с применением эко-резины, экономит огромное количество времени на рутинное подписание документов. Есть возможность заказать факсимиле с доставкой до двери в день оформления заказа. Достаточно просто прислать скан или фотографию требуемой подписи.

Клише прослужит не менее 10 лет.

Реклама: ООО «СТАРПРИНТ» , ИНН 9701113658

Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Факсимильным воспроизведением нельзя подписывать счета-фактуры и УПД. НК такой возможности не предусматривает. Счет-фактура, оформленный таким образом, считается составленным с нарушением порядка, установленного п. 6 ст.

169 НК, и не может являться основанием для вычета НДС (письма Минфинаот 10.04.2019 № 03-07-14/25364,от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, УФНС по городу Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).

Президиум ВАС в Постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 сформировал правовую позицию по этому вопросу и указал, что возможность факсимильного воспроизведения подписи в счетах-фактурах ни налоговым, ни бухгалтерским законодательством не предусмотрена. Документы должны содержать личные подписисоответствующих лиц, а отступление от этого правила влечет отказ в применении налоговых вычетов.

Аналогичную позицию поддерживает Верховный Суд РФ и федеральные арбитражные суды (определение Верховного Суда от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 по делу№ А26-2242/2020, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 29.04.2021 № Ф04-1680/2021 по делу№ А75-22948/2019).

Таким образом, при рассмотрении подобных споров у налогоплательщика нет шансов отстоять вычет на основании счета-фактуры, подписанного с помощью факсимиле.

Кроме того, нельзя ставить факсимильную подпись:

• на векселях (ст. 1, 75 положения о переводном и простом векселе, утвержденного постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.37 № 104/1341);
• документах, оформляемых в нотариальном порядке (ст. 44 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», утвержденных ВС 11.02.1993 № 4462-1);
• заявках об участии в конкурсе на получение госзаказа и документах, входящих в их состав (письмо Минэкономразвития от 11.06.2010 № Д22-839);
• некоторых других документах, на которых мы остановимся ниже.

Использование факсимиле при подписании договора

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной, если стороны заключили соответствующее соглашение и подписали его живыми подписями (п. 2 ст. 160 ГК).

По смыслу приведенной нормы условие об использовании факсимиле при подписании договора не может в нем содержаться, а должно быть согласовано в отдельном документе, подписанном сторонами собственноручно (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.04.2019 № Ф07-3472/2019 по делу№ А56-55745/2018).

Например, стороны могут заключить рамочный договор и включить в него условие о праве сторон использовать факсимиле. В дальнейшем они вправе проставлять такой аналог подписи на договорах, которые заключают на основании рамочного договора.

Если соглашения нет, но договор подписан факсимиле, суд может признать его либо незаключенным (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 08.09.2011 по делу№ А32-13609/2010), либо недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010№ А02-413/2009).

Если заранее оформить соглашение об использовании факсимиле стороны не успели, можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать, что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее. Желательно привести реквизиты конкретного договора, подписанного факсимиле.

Не рекомендуем в отсутствие соглашения полагаться на такой способ оформления договора, как удостоверение факсимильной подписи оттиском печати компании. Законом он не предусмотрен, а судебная практика по данному вопросу неоднородна. Одни суды приравнивают такие документы к подписанным собственноручно, а другие указывают, что письменная форма договора в данном случае не соблюдена.

Факсимильное воспроизведение подписи можно использовать и при заключении договоров в соответствии с законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с законом № 44-ФЗ, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником закупки и это предусмотрено положением о закупке (письмо Минэкономразвития от 02.09.2016 № Д28и-2252).

Использование факсимиле в актах выполненных работ

Если соглашением сторон допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, то с точки зрения гражданского законодательства это допустимо. При этом нужно учитывать, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется.

Затраты, признаваемые расходами для целей налога на прибыль, должны быть документально подтверждены. Первичные учетные документы, к которым относятся акты выполненных работ, необходимо оформлять с учетом требований ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой в первичных документах должны содержаться, в частности:

• название должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Однако в законе № 402-ФЗ не уточнен конкретный способ совершения таких подписей.

Минфин утверждает, что законодательство не предусматривает использования факсимильной подписи при оформлении первичных документов(актов выполненных работ, накладных, путевых листов). На них должна стоять личная подпись ответственного лица. С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Расходы, которые документально не подтверждены, не учитываются при исчислении налога на прибыль (письма Минфинаот 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951,от 10.06.2021 № 03-11-11/45946).

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Одни суды считают, что первичные документы, на которых проставлено факсимиле, не могут считаться документами, оформленными в соответствии с законодательством (постановления ФАС Дальневосточного округа от 02.04.2014№ Ф03-1016/2014). Другие, напротив, допускают использование факсимиле (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.10.2018 № 17АП-13207/2018-АК по делу№ А60-13839/2018).

Следует отметить, что указанная арбитражная практика рассматривает и другие обстоятельства, влияющие на принятие того или иного решения.

Таким образом, для компании безопаснее, если на актах выполненных работ и других первичных документах будет стоять собственноручная подпись генерального директора или уполномоченных им лиц. В противном случае могут последовать претензии со стороны налоговиков, и свою позицию придется отстаивать в суде.

Использование факсимиле при подписании доверенности

ГК прямо не предусматривает использования факсимилепри подписании доверенности. Статья 160 ГК разрешает его применять при совершении сделок, если это предусмотрено законом или соглашением сторон. А поскольку доверенность — односторонняя сделка, то соглашение сторон в этом случае невозможно: договариваться просто не с кем.

Судебная практика это подтверждает (определения Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.03.2020 № 88-4740/2020).

В судебной практике встречается и другой подход. Так, Седьмой арбитражный апелляционный суд, отклоняя заявление о фальсификации доверенности, указал, что в компании сложилась устойчивая деловая практика оформления документации как с подписанием документов непосредственно руководителем, так и с проставлением факсимиле.

Вывод суда о том, что товар передан истцом представителю ответчика, полномочия которого подтверждались в порядке, соответствующем сложившейся практике их взаимодействия и принятым сторонами в текущей деятельности, является правомерным (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2019 № 07АП-7227/2019 по делу№ А45-38135/2018).

Таким образом, для того чтобы подписывать доверенность факсимиле, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, можно прописать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя компании-покупателя.

Однако наиболее безопасно, чтобы генеральной директор подписывал доверенности исключительно от руки.

Использование факсимиле в кадровых документах

При заключении трудового договора.

Нельзя использовать факсимилепри заключении трудового договора. Этот вывод следует из ст. 67 ТК.

Указанная статья ТК не предусматривает использования факсимиле при подписании трудового договора.

Вообще трудовое законодательство не содержит ни определения понятия «факсимиле», ни порядка применения его в документах, оформляющих трудовые отношения.

Однако трудовое законодательство не содержит и прямого запретана проставление факсимиле на трудовых договорах и других кадровых документах.

Если работодатель ненадлежащим образом оформит трудовой договор с сотрудником либо вообще не оформит его в письменной форме, то трудовые отношения тем не менее возникнут, если сотрудник фактически был допущен и приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. Трудовой договор в таком случае считается заключенным. Таким образом, на возникновение трудовых отношений факт ненадлежащего оформления трудового договора по существу не влияет.

Использование работодателем факсимиле при оформлении трудового договора не станет основанием для признания его недействительным. Однако работодатель в данном случае рискует, потому что трудовая инспекция при проверке может расценить это как нарушение трудового законодательства.

В приказах по личному составу.

Приказы — это распорядительные документы, которые издают в целях оформления решений нормативного, организационного, административного характера. В состав реквизитов приказов по личному составу входит в том числе подпись руководителя компании либо другого уполномоченного лица. Этот реквизит включает в себя название должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись и ее расшифровку (п.

4.22 методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).

По нашему мнению, недопустимо использовать факсимилеруководителя компании в приказах по личному составу (прием работников, их переводы, отпуска, увольнение и прочее).

Однако по данному вопросу есть другая позиция. Трудовым законодательством не установлен запрет на использование факсимиле, а также на законодательном уровне не утверждены унифицированные формы приказов по личному составу с обязательным наличием на них собственноручной подписи. Следовательно, работодатель вправе установить в локальном нормативном акте правомерность подписания факсимиле приказов по личному составу.

В копиях документов.

При выдаче копий документов, связанных с работой, они должны быть заверены надлежащим образом.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, ее расшифровку подписи, дату заверения копии (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)).

В таком случае использование факсимиле также неправомерно.

Нельзя проставлять факсимильную подпись и на других кадровых документах, на которых законодательством предусмотрено проставление подписи, в частности, в трудовых книжках, договорах о полной материальной ответственности, локальных нормативных актах компании.

Факсимиле можно использовать на документах, которые прямо не предусмотрены ТК или на них не предусмотрено проставление подписи и которые не повлекут неблагоприятных последствий для работника в случае злоупотребления правом недобросовестным работодателем. Например, его можно ставить на характеристики, докладные записки, благодарственные письма, уведомления, грамоты и так далее.

Использование факсимиле в банковских документах

К банковским документам относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и так далее.

Для подписания карточки образцов подписей и оттиска печати используется исключительно собственноручная подпись(п. 5.1, 5.2 инструкции Банка России «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов и счетов по вкладам (депозитам)» от 30.06.2021 № 204-И).

При заполнении для предъявления в банк денежного чека нужная информация и подписи вносятся в чек от руки, для этого используется ручка с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов. Название владельца банковского счета, номер банковского счета, полное или сокращенное фирменное наименование банка могут быть указаны на банковском штампе. Подписи уполномоченных должностных лиц компании и оттиск печати (при наличии) должны соответствовать карточке с образцами (пп.

1.8.9 п. 1.8 ч. III приложения к положению № 579-П).

Факсимиле запрещено использовать на платежных и других документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»).

Использование факсимиле при подписании отчетности

Нельзя использовать факсимиле для подписания налоговой декларации. НК разрешает ставить только живые подписи либо электронную подпись. Налогоплательщик (его представитель), подписывая налоговую декларацию, подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации, вызывая этим действием соответствующие правовые последствия.

Воспроизведение подписи на налоговой декларации при помощи факсимиле не подтверждает сведения, указанные в ней(определение ВАС от 02.06.

Налоговая декларация, в которой подпись руководителя организации проставлена посредством факсимиле, не соответствует требованиям налогового законодательства. При таких обстоятельствах у налогового органа отсутствует обязанность ее принимать и производить проверку (пп. 4 п. 19 Административного регламента, утвержденного приказом ФНС от 08.07.2019 № ММВ-7-19/343@).

Бухгалтерская отчетностьфирмы считается составленной после подписания руководителем экземпляра отчетности (п. 8 ст. 13 закона):

• на бумажном носителе — если такая отчетность составлена на бумаге;
• в виде электронного документа, электронной подписью — если бухотчетность составлена в виде электронного документа.

Поэтому бухотчетность, составленную на бумаге, генеральный директор должен подписывать от руки.

Риски использования факсимиле

Подпись лица на документе — его важнейший реквизит, который придает документу юридическую силу. Документы, оформленные с помощью факсимиле, в соответствии с требованиями законодательства создают для сторон сделки такие же правовые последствия, что и документы, подписанные лично. А это означает, что они подтверждают различные юридические факты, в том числе права и обязанности сторон по сделке.

Генеральный директор организации, подписывая документ от руки, может его изучить, проверить наличие всех согласующих виз ответственных должностных лиц, оценить риски и принять взвешенное решение о том, стоит ли его подписывать.

При делегировании полномочий по проставлению факсимиле другому сотруднику возникает опасность, что он может формально отнестись к возложенным на него обязанностям и поставить штамп на документе не глядя. Поэтому нужно тщательно подходить к отбору такого должностного лица.

Чтобы снизить риски, можно установить минимальный перечень документов, которые можно подписывать факсимиле. Например, использовать факсимильное воспроизведение подписи только при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений, или на документах, не влекущих за собой материальную или иную ответственность.

В любом случае решение использовать в своей деятельности факсимиле или нет, каждая компания принимает самостоятельно.

В УК отсутствует статья только за подделку подписи, но имеется более общая норма (ст. 327) подделки документов, печатей, штампов и бланков. При этом незаконное проставление подписи на документе за кого-либо является частью преступления.

• факсимильная подпись
• подписание документов
• кадровые документы
• подписание договора
• отчетность

Машиночитаемые доверенности в 2024 году: 10 вопросов

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это доверенность в электронной форме, в формате XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя (далее — ИП).

Делопроизводство

Предполагалось, что сотрудники организаций или представители ИП могут подписывать документ организации своей ЭП как физического лица, но обязательно сопровождать подписание подтверждением полномочий на подписание документов машиночитаемой доверенностью.

С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами.

Далее планировалось, что с 1 января 2024 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, будут подписывать служебные документы только своей квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП) как физического лица. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.

С течением времени вопросов по теме создания и использования МЧД меньше не становится. Сегодня ответим на десять самых актуальных.

Когда МЧД будут обязательными?

В связи с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с новой формой электронной доверенности в машиночитаемом виде, а также с недостаточной готовностью государственных органов к обмену документами с использованием МЧД, Правительство РФ продлило переходный период по применению КЭП без использования МЧД до 31 августа 2024 г.Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» был принят в целях урегулирования вопроса продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП (далее — квалифицированный сертификат) представителей юридических лиц и ИП без применения МЧД.

Таким образом, во время переходного периода документы можно подписывать:

• КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
• КЭП сотрудника (без МЧД);
• КЭП физлица (только с МЧД).

С 1 сентября 2024 г. документы можно будет подписывать:

• КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
• КЭП физлица (только с МЧД).

Можно ли во время переходного периода получать и использовать КЭП сотрудников?

До окончания переходного периода можно будет продолжать получать и использовать выдаваемые коммерческими удостоверяющими центрами сертификаты ЭП на сотрудников, содержащие данные и о самих сотрудниках, и об организациях. То есть в 2024 году аккредитованные удостоверяющие центры, будут продолжать выпускать на сотрудников компаний КЭП с привязкой к организации, но срок их действия будет ограничен 31 августа 2024 г.

Что требуется, чтобы начать использовать МЧД?

Чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется организовать получение сотрудниками — потенциальными подписантами документов организации, КЭП физических лиц в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и далее оформить на физическое лицо МЧД, подписанную КЭП руководителя организации или ИП.

Как подать отчетность или отправить электронные документы в Федеральную налоговую службу (далее — ФНС России) с использованием МЧД?

При подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник подписывает документы собственной КЭП и прикладывает к пакету файл МЧД. Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС № ЕД-7−26/445@ 3 и уже поддерживается в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое время. Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен письмом ФНС № ЕА-4−26/534@ 4 и также поддержан в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

На сайте ФНС России размещен сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме» 5 , с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его и в дальнейшем использовать по назначению (рис. 1).

Рис. 1. Сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме»

Можно ли не направлять МЧД вместе с документом каждый раз?

Чтобы не направлять МЧД контрагентам каждый раз, можно присоединиться к блокчейн-платформе ФНС России (рис. 2) 6 . Технология распределенного реестра позволяет оперативно уведомлять всех участников блокчейн-сети об изменении статуса доверенности, а также быстро проверять полномочия подписанта.

Рис. 2. Блокчейн-платформа ФНС России по обмену МЧД

Единая технология обмена МЧД через блокчейн-платформу ФНС России успешно опробована в рамках эксперимента, который проходил в течение 2021−2022 гг. Она позволяет создать среду цифрового доверия, где оперативный доступ к актуальным версиям документов для всех участников обеспечивается за счет использования технологии распределенного реестра. Результат эксперимента показал, что такая модель является наиболее стабильной.

Ее применение позволяет унифицировать всю систему оборота МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства во всех секторах экономики за счет единого государственного решения.

В рамках эксперимента у участников были развернуты узлы сети распределенного реестра, в частности, у ФНС России, операторов электронного документооборота (далее — операторы ЭДО), 1С, государственных органов, федеральных служб, банков и многих других организаций. Соответственно, организации, обменивающиеся документами в рамках внешнего юридически значимого документооборота через операторов ЭДО, уже сейчас могут формировать МЧД и регистрировать их в распределенном реестре (рис. 3, 4).

Рис. 3. При выборе опции «Создать xml-доверенность» будет предложено выбрать тип доверенности

Рис. 4. Для использования в документообороте с контрагентами выбираем B2B доверенность и заполняем поля предложенной формы. Номер МЧД будет сгенерирован автоматически

Организация ведет внешний юридически значимый электронный документооборот с контрагентами путем обмена документами через оператора ЭДО. Можно ли уже использовать МЧД при подписании и отправки документов через операторов ЭДО?

Через операторов ЭДО уже можно отправлять документы, подписание которых подтверждено МЧД. Поскольку организации в первую очередь планируют подписывать с использованием МЧД договорные и бухгалтерские документы, переход к новому порядку подписания таких типов документов может строится в следующем порядке действий (Алгоритм).

Алгоритм

Переход к новому порядку подписания документов

Можно ли создавать МЧД в своих информационных системах?

Для удобства работы организаций с МЧД многими вендорами был доработан функционал поддерживаемых ими информационных систем в части взаимодействия с распределенным реестром. Так, функционал МЧД уже сейчас реализован в сервисе 1С-ЭДО, где можно создавать, подписывать, направлять МЧД на регистрацию в распределенный реестр, получать уведомления об изменениях с МЧД.

Работа в сервисе 1С-ЭДО, а значит и с МЧД, доступна из информационных систем 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот и других программ, работающих на платформе «1С:Предприятие» (рис. 5).

Рис. 5. Интерфейс создания МЧД в модуле 1С-ЭДО

Многие ли организации уже используют МЧД?

По данным ФНС России на 1 декабря 2022 г., статистика распределенного реестра по формированию МЧД дает представление о количестве уже выпущенных доверенностей и подписанных с их использованием электронных документов (рис. 6).

Как видите, пока количество выданных доверенностей мизирное — 13 098. Для России это капля в море. Но это только начало использования МЧД!

Рис. 6. Количество выпущенных МЧД и подписанных с их помощью документов

Есть ли единый формат МЧД?

Пока нет. В соответствии с коллективным решением Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты до конца 2022 года должен быть создан единый формат МЧД на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты. Такой формат позволит упростить документооборот как в секторе B2B, так и при обмене документами в государственных органах.

Действует ли классификатор полномочий?

Классификатор полномочий — это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, указываемого в МЧД. Речь идет о полномочиях физического лица при использовании КЭП. Всем полномочиям в классификаторе присваивается уникальный идентификационный номер, помимо которого каждое полномочие в обязательном порядке будет иметь наименование и дату включения в классификатор.

В настоящее время опубликован и уже вступил в силу приказ Минцифры России № 751, вносящий изменения в Порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему (далее — Порядок). А сам Порядок был утвержден приказом Минцифры России № 856. Изменения коснулись места размещения классификатора полномочий, порядка передачи в него перечней полномочий, а также доступа к классификатору.

Размещение, формирование и ведение классификатора полномочий теперь осуществляется в федеральной государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации» (далее — ФГИС ЕСНСИ). Участники электронного взаимодействия направляют перечень осуществляемых ими полномочий посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)». Доступ заинтересованных лиц к классификатору полномочий осуществляется непрерывно с использованием ФГИС ЕСНСИ, в том числе путем предоставления такого доступа с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия.

Классификатор полномочий формируется и будет состоять из справочников. На сегодняшний день он уже включает полномочия, полученные от Минцифры, Минстроя, ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка и других органов.

1 — Федеральный закон № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“» (в ред. от 30.12.2021).

2 — Иванова доверенности: все, что необходимо знать // Секретарь-референт. 2021. № 12. С. 37−41.

3 — Приказ ФНС России № ЕД-7−26/445@ «Об утверждении формата доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме и порядка ее направления по телекоммуникационным каналам связи».

4 — Письмо ФНС России № ЕА-4−26/534@ «О направлении рекомендуемого формата заявления об отзыве доверенности».

Подписание документов факсимильной подписью. Упрощение документооборота или риски и головная боль?

Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации. Но в некоторых случаях может стать головной болью.

Использование факсимильной подписипри подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации. Тем более что ГК РФ допускает использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи. Воспроизводить подпись с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК).

Тем, кто забыл, напомним, что к налоговым отношениям гражданское законодательство не применяется (п. 3 ст. 2 ГК).

Правда, если законодатель не сделает оговорку непосредственно в нормативном правовом акте.

Факсимиле — «белое пятно» на «карте» документооборота

В действующем законодательстве отсутствует определение понятия «факсимиле».

Вопросы применения факсимильного способа подписания документов в настоящее время законодательно не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Встречаются обстоятельства, при которых установлен запрет на использование факсимильной подписи для подписания документов.

Для исключения рисков при применении факсимиле компаниям и ИП следует различать ситуации, когда подписывать документы таким способом можно, а когда — лучше воздержаться.

Минтруд о подписи кадровых документов

Не так давно Минтруд России в письме от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863рассмотрел вопрос использования факсимильной подписив кадровых документах. Ведомство отметило, что такой способ подписания кадровых документов, в том числе трудовых договоров, законодательством не предусмотрен.

Как работодатель, так и работник должны подписать трудовой договор лично (ст. 67 ТК).

ТК РФ допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей. При использовании электронного документооборота такие подписи должны быть оформлены в соответствии с законодательством(ст. 22.1 — 22.3 ТК).

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности и ряда других кадровых документов (ст. 22.3 ТК) посредством информационной системы работодателя работник может использовать:

• усиленную квалифицированную ЭП;
• усиленную неквалифицированную ЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленную неквалифицированную ЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Вместе с тем, положения по электронному документообороту, приведенные в ст. 22.1 – 22.3 ТК, не применяются в отношении:

• трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
• акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказа (распоряжения) об увольнении работника;
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Встречаются ситуации, когда руководитель компании или ИП своим приказом определяет перечень кадровых документов, при подписании которых можно использовать факсимиле. Таким руководителям напомним еще об одном документе — методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов». В пояснениях к порядку документирования в этом документе даны определения понятиям «подпись» и «подписание документов»:

• подпись— это реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;
• подписание документа— выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписьюдолжностного или физического лица.

В п. 4.22 методички сказано, что реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Так что издавая документ об использовании факсимиле, помните о рисках, которые несет такое распоряжение.

Подписание документов, используемых целях налогообложения

Счет-фактура — это документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК.

Счет-фактура:

• подписываетсяруководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации;
• составленный в электронной форме, подписываетсяусиленной квалифицированной ЭП руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Сейчас крайне редко, но бывает встречаются счета-фактуры, на которых проставлено факсимиле. Финансисты неоднократно указывали, что использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК РФ не предусмотрено(письма Минфина России от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951 и др.). Счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, считаются составленными с нарушением установленного порядка в следствии чего не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.

Еще вначале десятых годов Президиум ВАС РФ констатировал, что НК (ст. 169) не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержал подобной нормы и прежний Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (действующий на тот момент), в силу которого документы бухгалтерского учета должны были иметь личные подписи соответствующих лиц.

Отступление же от установленных правил приводит к невозможности использования налоговых вычетов по таким счетам-фактурам (постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 по делу № А33-20240/2009).

Данный тезис был озвучен и в постановлениях АС:

• Северо-Западного округа от 18.03.2021 № Ф07-891/2021 по делу № А26-2242/2020;
• АС Центрального округа от 07.07.2016 № Ф10-2143/2016 по делу № А62-2696/2015;
• в определении ВС РФ от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502 по делу № А26-2242/2020.

В названных документах судьи пришли к выводу о том, что оспоренное решение налогового органа о неправомерном принятии налогоплательщиком вычета по счетам-фактурам с факсимильными подписями не нарушает его права и законные интересы.

Одним из условий принятия к вычету предъявленной продавцом суммы НДС является принятие на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав. Приемка подтверждается первичными учетными документами.

Наличие факсимиле на первичных документах не позволяет экономическому субъекту:

• принять к вычетупредъявленную ему сумму НДС;
• учесть при определении облагаемой базыпо налогу на прибыль расходы, указанные в таком документе.

Ведь расходами в целях главы 25 НК признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК). Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первичных учетных документов для целей бухучета регулируется Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Одним из обязательных реквизитов (п. 6 ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ) является подпись лица (лиц), с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц) (письмо Минфина № 03-03-06/1/81951).

В другом письме от 10.06.2021 № 03-11-11/45946 Минфин указал, что платежные документы и документы, имеющие финансовые последствия, должны быть подписаны собственноручной подписью. На основании этого чиновники заключили, что расходы, указанные в актах выполненных работ, оформленных с использованием факсимильной подписи, не могут быть учтены при определении облагаемой базы по налогу, уплачиваемому при использовании УСН.

О том, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия, указывалось еще в середине нулевых годов действующим в то время МНС России (письмо от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@). При этом руководство министерства уже тогда запретило территориальным ИФНС использовать факсимильные подписи должностных лиц в основной деятельности.

Подписание документов в договорных отношениях и при закупках

Как мы отметили в начале, ГК допускает при совершении сделок использовать факсимиле, в частности по соглашению сторон. Таким образом, если соглашением сторон, например, договором подряда допускается использование факсимиле при подписании акта выполненных работ, с точки зрения гражданского законодательстваэто является допустимым.

Использование факсимильной подписи руководителя на актах выполненных работ по договору подряда будет правомерным, если предусмотрено соглашением сторон. Соглашение об использовании факсимиле может быть включено в договор как одно из его условий или может представлять собой отдельный документ.

Минэкономразвития России, сославшись на ГК (п. 2 ст. 130), в письме от 02.09.2016 № Д28и-2252 констатировало следующее.

Законодательством РФ о закупкахтоваров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц и о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд не предусмотрен порядок использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

В случае же если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с федеральными законами от 18.07.2011 № 223-ФЗ и от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Чиновники при этом отметили, что порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения согласно закону № 223-ФЗ устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия положения о закупке. Если положением будет предусмотрена возможность при заключении договора использовать факсимильное воспроизведение подписи, такой метод при закупочных процедурах будет считаться правомерным.

• #документы
• #электронный документооборот
• #факсимильная подпись

Этот пост написан блогером Трибуны. Вы тоже можете начать писать: сделать это можно здесь.