Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а содержит мнение специалистов.
Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации. Однако законодательно вопросы применения такого способа подписания документов в настоящее время не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Есть лишь несколько ситуаций, когда установлен прямой запрет на использование факсимильной подписи для подписания документов.
Поэтому для исключения рисков при применении факсимиле учреждению важно различать ситуации, когда можно его применять при подписании документов, а когда — нельзя.
В действующем законодательстве отсутствует определение понятия «факсимиле».
Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена.
Статьей 67 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) определено, что трудовой договор работодатель должен подписать лично.
Трудовой кодекс также допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (статьи 22.1 — 22.3 ТК РФ).
Пунктом 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов» разъяснен порядок применения «факсимиле» для подписания кадровых документов. В этом пункте пояснено, что реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Заместитель директора
Департамента оплаты труда,
трудовых отношений и
социального партнерства
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Законодательством не предусмотрена возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в т. ч. трудовых договорах. Последние работодатели должны подписать лично. ТК РФ допускает применение работодателем и работником электронных подписей при использовании электронного документооборота.
В Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» разъяснен порядок применения факсимиле для подписания кадровых документов.
Реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 марта 2024 г. N 14-6/ООГ-1863
журнал «Нормативные акты для бухгалтера», 17 апреля 2024 г. N 8
журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера», май 2024 г. N 5
журнал «Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера», май 2024 г. N 5
Вестник образования России, июнь 2024 г. N 11
Факсимильная подпись быть или не быть 2024
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
18 сентября 2024
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 марта 2024 г. № 14-6/ООГ-1863 О применении факсимильной подписи в кадровых документах, если такой порядок подписания закреплен в приказе
Обзор документа
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 марта 2024 г. № 14-6/ООГ-1863 О применении факсимильной подписи в кадровых документах, если такой порядок подписания закреплен в приказе
20 апреля 2024
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел в пределах компетенции обращение и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом, а содержит мнение специалистов.
Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи при подписании документов, несомненно, упрощает документооборот любой организации. Однако законодательно вопросы применения такого способа подписания документов в настоящее время не урегулированы. Не определен и статус документа, подписанного факсимильной подписью. Есть лишь несколько ситуаций, когда установлен прямой запрет на использование факсимильной подписи для подписания документов.
Поэтому для исключения рисков при применении факсимиле учреждению важно различать ситуации, когда можно его применять при подписании документов, а когда — нельзя.
В действующем законодательстве отсутствует определение понятия «факсимиле».
Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена.
Статьей 67 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) определено, что трудовой договор работодатель должен подписать лично.
Трудовой кодекс также допускает возможность применения работодателем и работником электронных подписей, оформленных в соответствии с законодательством, при использовании электронного документооборота (статьи 22.1 — 22.3 ТК РФ).
Пунктом 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» разъяснен порядок применения «факсимиле» для подписания кадровых документов.
В этом пункте пояснено, что реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
| Заместитель директора Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства |
Т.В. Маленко |
Обзор документа
Законодательством не предусмотрена возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в т. ч. трудовых договорах. Последние работодатели должны подписать лично. ТК РФ допускает применение работодателем и работником электронных подписей при использовании электронного документооборота.
В Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов» разъяснен порядок применения факсимиле для подписания кадровых документов. Реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?
Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.
Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO
Первичные учетные документы должны содержать личные подписи ответственных лиц
Из документа:
Письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042
<. >факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. <. >.
Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11
Президиум ВАС РФ решил, что факсимиле нельзя использовать в счетах-фактурах
Из документа:
Письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33
<. >Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Кодексом не предусмотрено.
Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. <. >.
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .
Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным 4 .
Документы бухгалтерского и налогового учета
Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.
Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.
Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.
Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13 . Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету 14 .
Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен 15 .
Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ.
Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым.
Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.
Факсимиле вместо подписи: когда можно применять, как учитывать и хранить
Применение факсимиле экономит время и помогает снять лишнюю нагрузку с руководителя и ответственных сотрудников. Но важно знать, в каких случаях можно использовать такой способ подписания документов, а в каких — это запрещено законом. Разберем подробно.
Что такое факсимиле
Факсимильная подпись (факсимиле) — это оттиск печати, который воспроизводит собственноручную подпись человека, или цифровое изображение подписи ( скан-образ ), которое вставляют в электронный документ.
С помощью факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому эта подпись принадлежит.
Например: с помощью факсимиле секретарь может проставить подпись руководителя на сотню поздравительных писем или почетных грамот.
Заказать факсимиле для физических документов можно в любой специализированной компании, которая занимается изготовлением штампов и печатей.
Изготовить цифровой вариант можно самостоятельно, а затем подписывать документы внутри программы ( например, такая функция встроена в Adobe Reader и 1С ).
Где можно применять
Согласно ч. 2 ст. 160 ГК использование факсимиле допускается в случаях:
- предусмотренных законом;
- иными правовыми актами;
- соглашением сторон.
Например: инвалиды по зрению вправе применять факсимиле, которое заверено нотариусом и подтверждено специальным свидетельством, при совершении операций с наличными в банках (ст. 14.1 закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ).
Компании и ИП вправе использовать факсимиле в локальных документах .
Так, если руководитель принял решение об использовании факсимиле, он должен издать приказ (распоряжение). В приказе прописывают все ситуации, в которых можно применять факсимиле, указывают лиц, ответственных за работу с оттиском и его хранение. Можно разработать отдельное положение о порядке хранения и использования факсимиле на предприятии.
Внутри предприятия подписывать с помощью факсимиле можно следующие документы:
- уведомления, извещения, приглашения различного формата;
- благодарственные и поздравительные письма;
- служебные удостоверения и пропуски;
- почетные грамоты и наградные удостоверения.
Кроме того, бизнес вправе применять факсимиле в документообороте с контрагентами. Но в этом случае стороны должны зафиксировать свое согласие в письменной форме.
Согласие можно прописать в договоре с контрагентом (дополнительном соглашении) или заключить отдельное соглашение.
Пример условия о применении факсимиле в договоре:
Если организация планирует вести работу с контрагентом в рамках нескольких договоров, можно составить отдельное соглашение об использовании факсимиле для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом.
Организовать хранение большого объема документов помогает Делис Архив . Специалисты собирают бумажные документы от контрагентов и курьерских служб, контролируют их качество, полноту и сроки поступления. Затем все документы сканируют и добавляют в облако или электронный архив.
Где применять запрещено
Согласно ч. 2 ст. 2 ГК гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основаны на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, включая налоговые и финансовые отношения .
Нельзя использовать факсимиле при подписании:
- налоговой и бухгалтерской отчетности;
- уведомлений, заявлений и запросов в налоговую и другие государственные службы;
- первичную учетную документацию (накладные, акты выполненных работ и т. д.);
- документы по кассовым операциям (приходные и расходные ордера, листы кассовой книги);
- счета-фактуры, авансовые отчеты;
- доверенности;
- векселя;
- платежные поручения и прочие финансовые документы;
- документы, которые требуют заверения у нотариуса.
Кроме того, нельзя использовать факсимиле для подписания кадровой документации. Хотя четкие требования о запрете на применение факсимиле ТК не установлены, но Роструд отдельно подчеркивает этот момент в своих разъяснениях.
Как хранить и учитывать факсимиле
Цифровое изображение подписи лучше хранить на компьютере ответственного сотрудника, который защищен паролем и закрыт от доступа посторонних лиц.
Физическое клише хранят в сейфе . Порядок учета оттисков подписи законом не установлен. Но можно использовать тот же порядок, что и для учета штампов и печатей: завести журнал учета и отмечать в нем даты выдачи и возврата клише.
Доверьте хранение документов Делис Архив . Вы сможете не только сэкономить место, но и предотвратите вероятность порчи или утери документов, избежите риска разглашения персональных данных и коммерческой тайны.
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию
Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:
- #ГК РФ
- #факсимильная подпись
- #подписание документов
- #Делис Архив