При нарушении работником трудовых обязанностей работодатель вправе потребовать с него письменные объяснения причины своего поступка в формате объяснительной записки. Писать ее — это право сотрудника, а не обязанность, поэтому он может отказаться от дачи объяснений. В таком случае перед тем как наложить на провинившегося дисциплинарное взыскание, работодатель составляет акт об отказе давать объяснения.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Коротко о порядке наложения взыскания
Под грубым нарушением трудовых обязанностей законодательство подразумевает: прогул, разглашение охраняемой законом тайны, появление на рабочем месте в состоянии опьянения, хищение на рабочем месте чужого имущества, нарушение требований охраны труда. Все это указано в п. 6 ст. 81 ТК РФ.
Работодатель может применить к сотруднику один из трех видов взысканий: к ним относятся замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Это необходимо для поддержания трудовой дисциплины на предприятии.
В первую очередь работодатель обязан потребовать от сотрудника объяснения. Если по окончании двух рабочих дней объяснительная записка не будет предоставлена, то составляют соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).
Его функция — подтвердить, что объяснений действительно не поступило, нарушение трудовых обязанностей имело место и дисциплинарное взыскание в данном случае не является безосновательным.
Важно! Если сотрудник все-таки предоставил объяснительную, то работодатель может не применять взыскания, если причина проступка этому способствует. Однако непредоставление не препятствует наложению наказания.
Если работник сразу же отказался писать объяснительную записку, то руководству не обязательно ждать два дня. Исходя из судебной практики работодатель может составить акт сразу после отказа сотрудника.
Документ составляет специально созданная для этого комиссия. В нее должно входить не менее 3 человек. Обычно это кадровый специалист, бухгалтер, юрисконсульт.
Если в организации существует профсоюз, то в составе комиссии должен быть представитель профсоюзного органа. Одним из членов комиссии также должен быть непосредственный руководитель нарушителя.
Как правильно составить акт
Утвержденной нормативно-правовыми актами формы этого документа не существует. Акт пишут в произвольной форме, но необходимо отразить в нем следующую информацию, чтобы в дальнейшем он имел юридическую силу:
- Наименование организации или предприятия, где произошел инцидент.
- Название документа: акт об отказе давать объяснения нарушению трудовых обязанностей.
- Номер документа, если таковой ему присваивается.
- Город или другой населенный пункт, где находится компания.
- Дата составления и подписания документа.
В крупных организациях с большим количеством сотрудников, как правило, разработан собственный бланк акта. Документ формируют на компьютере, желательно использовать фирменный бланк. После распечатывания бумаги в ней ставят свои «живые» подписи члены комиссии и сотрудник-нарушитель.
Если нет возможности составить машинописный акт, то не запрещается писать его от руки. Нужно использовать белую бумагу формата А4. Допускать орфографические и грамматические ошибки, описки и помарки запрещается.
В противном случае необходимо взять чистый лист, а прежний уничтожить.
Как правильно исправить ошибку в акте
Если после того, как акт был распечатан и подписан, в нем были найдены сведения с фактическими ошибками, то их необходимо исправить. Это делается стандартным способом: аккуратно зачеркивают слово или фрагмент текста с ошибкой, сверху пишут правильный вариант, рядом ставят отметку «Исправленному верить» и после этого ответственный за составление бумаги сотрудник ставит свою подпись в знак подлинности изменений.
О чем важно помнить работодателю
Когда акт передается руководителю предприятия или организации, то он после ознакомления с документом принимает решение, какое наказание наложить на провинившегося сотрудника.
Работодателю нужно принять во внимание, что работник может оспорить дисциплинарное взыскание. Вот почему нужно подойти к рассмотрению ситуации объективно. Важно проверить, не вышел ли срок давности по таким наказаниям и не был ли сотрудник наказан ранее за подобное поведение.
Эти факторы могут повлиять на возможность дисциплинарного взыскания и на степень его тяжести соответственно.
Акт об отказе писать объяснительную
Составление акта об отказе писать объяснительную происходит в тех случаях, когда сотрудник организации совершает какой-либо проступок, но не желает давать по его поводу каких бы то ни было разъяснений.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
При этом значимость самого нарушения определяется вышестоящим начальником – если он, руководствуясь законодательством РФ и внутренними нормативно-правовыми актами компании, счел его достаточно серьезным, то он имеет все основания для того, чтобы запросить с подчиненного объяснения.
Давать их или нет, каждый работник решает самостоятельно – по закону составление объяснительной является не обязанностью, а правом сотрудника и никто не вправе принуждать его к этому.
Порядок дачи объяснений за проступок
Любое нарушение, произведенное работником, должно быть зафиксировано в специальном акте. Данный документ составляется его непосредственным начальником с привлечением как минимум двух свидетелей (также сотрудников организации).
В акте должно быть зафиксировано:
- время,
- место совершенного проступка
- суть проступка.
Далее руководитель обязан потребовать с подчиненного объяснения. При этом работник имеет право давать их как в устном, так и в письменном виде.
Письменные необходимы лишь в том случае, если они позволяют проанализировать и оценить вескость и уважительность причин проступка и могут напрямую повлиять на строгость возможного наказания.
По закону период для запроса и дачи объяснительной записки может определяться внутренними нормативными положениями компании, но в любом случае, он не должен превышать срок в один месяц.
Если работник пишет объяснительную, то в дальнейшем она либо служит обоснованием для того, чтобы освободить его от наказания, либо становится основанием для приказа о наложении дисциплинарного взыскания.
Если же сотрудник отказывается давать письменные объяснения, то через три дня работодатель имеет право составить соответствующий акт.
Роль объяснительной
Значение объяснительной переоценить сложно – она помогает руководству предприятия понять мотивы совершения проступка и определить степень вины нарушителя.
И хотя наличие объяснительной записки со стороны работника не обязывает работодателя освобождать его от наказания, в ряде случаев, если повод к совершению проступка был достаточно веским и уважительным (например, заболевание близкого родственника, форс-мажорные обстоятельства и т.д.) и к объяснительной прикладываются подтверждающие документы, руководитель не имеет права накладывать дисциплинарное взыскание.
Зачем нужен акт
Роль акта об отказе писать объяснительную записку также довольно проста и понятна: этот документ, являясь доказательством совершения проступка и отсутствия раскаяния со стороны провинившегося работника, дает полное право руководству предприятия принять меры по его наказанию.
Дисциплинарное взыскание имеет три наиболее распространенных формы:
- замечание,
- выговор,
- увольнение.
Именно одно из них и указывается в приказе со стороны директора. Чем тяжелее нарушение, тем ответственность за него серьезнее.
Кто составляет акт
Обычно акт об отказе писать объяснительную составляет начальник того структурного подразделения, в котором трудится допустивший нарушение работник.
Чтобы акт обрел законную силу, нужно привлечь к его написанию других сотрудников фирмы, как свидетелей отказа.
Говоря иными словами, для составления акта формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек, в которую обязательно должен входить непосредственный руководитель работника, и, к примеру, юрисконсульт и секретарь фирмы.
Закон никак не определяет перечень представителей работодателя, которые могут удостоверять факт совершения проступка и отказа писать объяснительную, поэтому на каждом предприятии комиссия назначается в индивидуальном порядке.
При наличии в организации профсоюзного органа, в комиссию необходимо включать и его представителя.
Образец акта об отказе писать объяснительную
На сегодня нет единого унифицированного образца составления акта об отказе писать объяснительную записку, поэтому сотрудники компаний вольны писать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы.
Однако есть некоторые данные, указывать которые в акте обязательно:
- номер, дату, место составления документа,
- название организации,
- должность, фамилию, имя, отчество провинившегося работника,
- состав комиссии, удостоверяющей отказ от дачи объяснений,
- причина, по которой от работника требовалось написание объяснительной и ссылки на соответствующий закон.
Объем акта не ограничен, поэтому основной раздел может быть дополнен и любыми другими сведениями.
Как оформить акт
Как к информационной части акта, так и к его оформлению никаких особых требований законодательство не предъявляет: документ можно печатать на компьютере или писать от руки, на простом чистом листе или на фирменном бланке компании.
Важно соблюсти лишь одно условие: акт должен быть подписан непосредственным составителем, а также членами комиссии, которые присутствовали при его создании.
Желательно получить и автограф провинившегося работника, а при его отказе, следует сделать в документе соответствующую отметку.
Заверять документ печатью не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица на уровне закона освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия.
Акт достаточно составить в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать нужно количество копий.
Как и сколько времени хранить акт
После завершения всех процедур с использованием акта, он передается в архив предприятия, где должен храниться на протяжении периода, установленного законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании для таких документов (но не меньше трех лет), затем его следует утилизировать в определенном порядке.
Могут ли заставить написать объяснительную?
В случае совершения проступка сотрудником, работодатель требует объяснения в письменной форме. Положение о том, что работодатель обязан сделать это, содержится в 129 статье ТК РФ. Поводами к объяснению могут служить различные жизненные обстоятельства, например, прогул, аморальное поведение, пребывание в состоянии опьянения, несоблюдение мер по охране труда и т.д.
На работе заставляют писать объяснительную – эту фразу можно услышать от сотрудника любого предприятия.
Анализ трудового законодательства дает основания говорить о том, что норма, которая обязывала бы работника писать объяснительную записку, отсутствует. Если человек не дорожит работой, он может уволиться с работы. Многие работодатели, как показывает практика, при возникновении конфликтных ситуаций, предлагают уйти по собственному желанию.
Но большинство работников предпочитает написать объяснение в целях защиты своих прав.
Что означает объяснительная записка для работодателя?
Факт того, что начальник заставляет писать объяснительную, не должен вызывать у сотрудника удивления. Этот документ выступает основанием наложения на работника мер дисциплинарного взыскания. Многое зависит от того, что напишет работник в записке.
Форма документа
Закон не предъявляет особых требований к документу. На практике он составляется в письменном виде, многие организации имеют специальные бланки для написания объяснения. Работнику на это дается два дня. Что должно быть отражено в документе? В верхней части пишется, кому адресует гражданин записку, с указанием организации, фамилии, имени и отчества руководителя.
Кроме того, гражданин должен записать и свои данные, чтобы работодатель понимал, от кого он принимает объяснение. В середине пишется фраза «объяснительная записка». В основной части работник излагает причины, которые побудили его совершить неправомерное действие.
Если это прогул, то необходимо указать сопутствующие ему обстоятельства; аморальное поведение на работе также должно быть объяснено. В любом случае, грамотное изложение причин произошедшего явления, прежде всего, в интересах работника. Внизу гражданин ставит дату написания объяснительной записки, а также Ф.И.О.
На основании записки работодатель принимает решение о мерах воздействия на сотрудника.
В случае, если работник решил, что начальник его незаконно уволил, либо принял решение не в его сторону, он всегда может обжаловать нарушение своих прав. Защитой нарушенных трудовых прав занимаются уполномоченные государством органы. В их число входит Трудовая инспекция, Прокуратура, суд.
Внутри предприятия могут быть созданы комиссии, занимающиеся индивидуальными трудовыми спорами. Работник имеет право обратиться туда.
Работники, которые совершили проступок по уважительной причине, обычно добиваются справедливости. Не факт, что работодатель заинтересован в этом. Поэтому для работника важна строгая последовательность действий в написании объяснительной записки, а главное – доказательства того, что объяснение было отдано работодателю.
Для этого лучше создать две копии записки, отдать их на проставление отметки о вручении в канцелярию предприятия.
Что делать, если заставляют писать объяснительную?
Ответ прост: написать записку. Лично, от руки или на ПК (предпочтительный способ для людей с плохим подчерком). Не обязательно, что работодатель намеренно желает уволить работника за какое-либо нарушение.
Если его не было, то объяснительная записка может служить защитой для работника, особенно, если к бумаге он приложит документы, оправдывающие его, либо документы, которые подтверждают, что человек говорит правду.
Перед тем как написать объяснение, следует тщательно продумать его текст. Не секрет, что эта процедура волнующая для большинства работников. Но стоит успокоиться и внимательно продумать текст записки.
Так как объяснительная записка относится к документам, подчиняющимся правилам деловой переписки, юмора, шуток и вольготного общения, в ней быть не должно.