Обновления законодательства в 2024 году вносят большие изменения в бизнес-процессы компаний. Вступают в силу новые требования к выдаче и использованию сертификатов электронной подписи (ЭП). Рассказываем, что меняется для руководителей и сотрудников организаций и для чего понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД).
В этой статье:
- Что такое МЧД
- Требования к МЧД
- Передоверие в работе с МЧД
- Классификатор полномочий
- Порядок работы с ЭП
- КЭП руководителей
- КЭП сотрудников
- Сроки внедрения МЧД
- Как выпустить МЧД
- Вопрос-ответ
Начните работать по новым правилам
Выпустите МЧД и подписывайте документы подписью физлица в Диадоке
Что такое МЧД
Поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ вступают в силу в 2024 году. Суть изменений в том, что вместо сертификатов ЭП юрлица, в которых указывались данные сотрудника и организации, будут использоваться сертификаты ЭП физлица. В них содержатся только личные данные сотрудника, без привязки к компании.
Чтобы такая подпись имела юридическую силу, она должна использоваться вместе с электронной доверенностью.
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность от имени руководителя организации, которая передает сотруднику определенные полномочия на совершение действий. Каждая МЧД составляется по утвержденному формату, поэтому информационная система может автоматически проверять данные в доверенности. Именно этим электронная доверенность отличается от бумажной.
В остальном их назначение одинаково — уполномочить сотрудника на выполнение определенных действий.
Полномочия по ведению документооборота обычно передают бухгалтеру, секретарю или менеджеру — человеку, которому чаще всего необходимо ставить подписи от лица организации.
С 1 сентября 2024 года обязательно использовать электронную подпись физлица и МЧД. Чтобы вы успели адаптироваться к изменениям, выпустим дополнительный сертификат физлица вместе с сертификатом на сотрудника юрлица. Подробнее
Требования к МЧД
В соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, создавать доверенность необходимо в электронном виде в формате xml. А подписывать МЧД необходимо квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица или ИП.
Тот же приказ Минцифры описывает информацию, которую необходимо указать в документе:
- наименование и номер;
- сведения о доверителе для физлица или ИП;
- сведения о доверителе для российского и иностранного юрлица;
- сведения о представителе;
- дату совершения и срок действия;
- перечень полномочий с идентификаторами по классификатору;
- идентифицирующие сведения об информационной системе для проверки данных о досрочном прекращении действия;
- усиленную квалифицированную электронную подпись;
- возможность передоверия.
Передоверие в работе с МЧД
В машиночитаемую доверенность, которую руководитель выпускает на сотрудника, можно включить полномочие на передоверие. Это закреплено в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Тогда у доверенного лица появится возможность передавать свои полномочия другим сотрудникам организации. Например, МЧД с правом передоверия на подписание документов оформляется на главного бухгалтера компании, а он передает свои полномочия заместителю.
При подписании документов на основании такой МЧД обязательно прикладывать всю цепочку доверенностей, выданных в порядке передоверия (до корневой) или данные о ней, чтобы можно было отследить весь путь наделения лица полномочиями.
Большинство доверенностей, выданных в порядке передоверия нужно заверять у нотариуса. Исключения — доверенности, выданные руководителем юрлица, потому что он действует от организации напрямую, не по доверенности. Под исключение попадают и руководители филиалов и представительств юрлиц, хоть они и действуют по доверенности. Это закреплено в ст.187 ГК РФ.
Остальные доверенности должны быть нотариально заверены. То есть, например, доверенность с правом передоверия, которую руководитель выдает главному бухгалтеру, заверять не нужно. А вот МЧД, которую главный бухгалтер на основании своей доверенности выдает бухгалтеру по зарплате, необходимо заверить.
Если не указывать срок действия МЧД с передоверием, то согласно ст.186 ГК РФ, она будет действовать на протяжении года. При этом дата совершения (создания) доверенности должна быть указана в обязательном порядке. Но есть важный нюанс — доверенность, выданная в порядке передоверия, теряет свою силу вместе с корневой доверенностью.
То есть она не может быть выдана на срок больший, чем основная доверенность.
Классификатор полномочий
Минцифры формирует классификатор полномочий, которые будут указываться в МЧД и закреплять права доверенных лиц. С помощью классификатора информационная система головного УЦ сможет обрабатывать и определять полномочия в автоматическом режиме. Уже выпущен Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856, который будет регулировать действие классификатора.
Планировалось, что сам перечень появится в марте 2024 года, но пока этого не произошло. Скорее всего, ФНС выпустит его в апреле.
Подписание электронных документов в Контур.Диадоке отвечает всем требованиям законодательства
Порядок работы с ЭП
Дополнения и корректировки в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ вносят изменения в привычный порядок обработки документов. Меняются не только требования к сертификату электронной подписи сотрудников, но и руководителей.
КЭП руководителей
С 1 января 2022 года руководители коммерческих организаций и ИП могут обращаться за получением КЭП только в удостоверяющий центр ФНС или к ее доверенным лицам. Руководители кредитных организаций и государственных органов получают сертификаты ЭП в УЦ Центробанка и Казначейства, соответственно.
Доверенное лицо не сможет забрать сертификат электронной подписи за своего руководителя. Необходимо прийти самостоятельно, чтобы подтвердить свою личность, и принести с собой токен. Это физическое устройство, похожее на флешку, на которое записывают сертификат ЭП.
Токен можно купить в удостоверяющем центре или специализированном магазине.
Ключ сертификата электронной подписи невозможно скопировать с одного токена на другой или в реестр. Один сертификат используют только на одном компьютере.
Чтобы не посещать ФНС, руководитель может обратиться к доверенному лицу ФНС — АО «Аналитический центр». Сделать это можно в офисах УЦ Контура. Подробная инструкция о получение сертификата доступна по ссылке.
Сертификаты электронной подписи руководителя, которые были выпущены не в УЦ ФНС до 1 января 2022, больше не активны. У последних таких сертификатов срок истек 31 марта 2024 года.
К обмену документами в Контур.Диадоке можно подключиться с сертификатом электронной подписи из любого аккредитованного УЦ. Руководитель может получить такую подпись до конца 2021 года
КЭП сотрудников
Поправки в Федеральном законе № 63-ФЗ изменили привычный порядок. До 1 сентября 2024 года работники могут использовать сертификаты электронных подписей юрлица. После окончания переходного периода сотрудники должны работать с сертификатами ЭП физлица, в которых указаны только их данные и нет реквизитов организации.
Выдачей занимается любой аккредитованный УЦ, для бюджетных организаций — УЦ Федерального казначейства. Сертификат электронной подписи физлица является персональным. Это значит, что работник может использовать его не только в рабочих, но и личных целях.
Но подписывать документы в организации им не получится — такую подпись не примут ФНС, ФСС и другие органы. Дополнительно придется выпустить машиночитаемую доверенность, подписанную руководителем. При обработке электронного документа в компании работник будет прикладывать к нему сертификат ЭП и МЧД.
Сроки внедрения МЧД
19 декабря 2022 года был подписан Федеральный закон № 536-ФЗ, который перенес переход на МЧД на 1 сентября 2024 года.
У организаций и их руководителей есть время подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями по новым требованиям. Компаниям важно успеть внести доработки в учетные системы и скорректировать бизнес-процессы.
Как выпустить МЧД
Чтобы выпустить машиночитаемую доверенность на сотрудника, руководитель может воспользоваться:
- Сервисом Контур.Доверенность. Достаточно следовать инструкции.
- Сайтом реестра машиночитаемых доверенностей ФНС. Процесс выпуска доверенности на сайте интуитивно понятен.
- Требованиями к форме доверенностей, опубликованными в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. На них можно опираться, чтобы создать МЧД в собственной информационной системе.
- Действующими форматами МЧД. В марте 2024 года был опубликован единый формат (МЧД 003), который позволяет работать с документами и для B2B-, и для B2G-обмена. Им уже можно пользоваться, при этом предыдущий формат доверенности от ФНС (МЧД 002) также актуален.
Специалисты Контур.Диадока помогут подготовиться ко всем изменениям в обработке электронных документов
Вопрос-ответ
Будут ли действовать старые сертификаты ЭП в 2024 года?
Сертификатами ЭП юрлица, выданными сотрудникам в 2022 и 2024 годах, можно будет подписывать документы до 1 сентября 2024 года. Руководители тоже смогут работать со старыми сертификатами до истечения срока их действия, а новые должны получать уже в УЦ ФНС или ее доверенных УЦ.
Как проверить срок действия сертификата электронной подписи?
Самый простой способ — зайти в личный кабинет своего удостоверяющего центра. Все выпущенные сертификаты должны храниться там с прописанными сроками. В Удостоверяющем центре Контура для этого есть вкладка «Действующие».
Что такое классификатор полномочий в МЧД?
Полномочия в МЧД — это действия, которыми руководитель наделяет своего представителя для работы с документами. По классификатору руководитель сможет быстро назначать необходимые права для работы с документами должностному лицу.
Требования и порядок формирования к этому списку прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Сведения о полномочиях будут передавать для хранения в информационную систему головного удостоверяющего центра, фиксируя уникальный идентификатор, название и дату включения в классификатор. Получить сведения заинтересованные лица смогут на портале Госуслуг.
Где заполнять информацию о МЧД в УПД, счет-фактуре и накладной?
В Письме от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@ ФНС рассказала, как нужно указывать данные о машиночитаемой доверенности в действующих форматах документов, которые еще не были обновлены. В них не предусмотрено специальное место для сведений о доверенности, поэтому необходимо использовать свободные информационные поля.
В письме упоминаются форматы нескольких документов: счета-фактуры и УПД, корректировочных документов, товарной накладной, акта выполненных работ, акта приемки с расхождениями. Инструкции по заполнению полей каждого документа доступны по ссылке.
Может ли МЧД быть в бумажном виде?
Именно машиночитаемая доверенность — нет. Ее необходимо хранить в электронном виде. МЧД или ее реквизиты прикрепляются к документу вместе с сертификатом ЭП.
Машиночитаемые доверенности
Обновления законодательства в 2024 году вносят большие изменения в бизнес-процессы компаний. Вступают в силу новые требования к выдаче и использованию сертификатов электронной подписи (ЭП). Рассказываем, что меняется для руководителей и сотрудников организаций и для чего понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД).
В этой статье:
- Что такое МЧД
- Требования к МЧД
- Передоверие в работе с МЧД
- Классификатор полномочий
- Порядок работы с ЭП
- КЭП руководителей
- КЭП сотрудников
- Сроки внедрения МЧД
- Как выпустить МЧД
- Вопрос-ответ
Начните работать по новым правилам
Выпустите МЧД и подписывайте документы подписью физлица в Диадоке
Что такое МЧД
Поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ вступают в силу в 2024 году. Суть изменений в том, что вместо сертификатов ЭП юрлица, в которых указывались данные сотрудника и организации, будут использоваться сертификаты ЭП физлица. В них содержатся только личные данные сотрудника, без привязки к компании.
Чтобы такая подпись имела юридическую силу, она должна использоваться вместе с электронной доверенностью.
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность от имени руководителя организации, которая передает сотруднику определенные полномочия на совершение действий. Каждая МЧД составляется по утвержденному формату, поэтому информационная система может автоматически проверять данные в доверенности. Именно этим электронная доверенность отличается от бумажной.
В остальном их назначение одинаково — уполномочить сотрудника на выполнение определенных действий.
Полномочия по ведению документооборота обычно передают бухгалтеру, секретарю или менеджеру — человеку, которому чаще всего необходимо ставить подписи от лица организации.
С 1 сентября 2024 года обязательно использовать электронную подпись физлица и МЧД. Чтобы вы успели адаптироваться к изменениям, выпустим дополнительный сертификат физлица вместе с сертификатом на сотрудника юрлица. Подробнее
Требования к МЧД
В соответствии с приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857, создавать доверенность необходимо в электронном виде в формате xml. А подписывать МЧД необходимо квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица или ИП.
Тот же приказ Минцифры описывает информацию, которую необходимо указать в документе:
- наименование и номер;
- сведения о доверителе для физлица или ИП;
- сведения о доверителе для российского и иностранного юрлица;
- сведения о представителе;
- дату совершения и срок действия;
- перечень полномочий с идентификаторами по классификатору;
- идентифицирующие сведения об информационной системе для проверки данных о досрочном прекращении действия;
- усиленную квалифицированную электронную подпись;
- возможность передоверия.
Передоверие в работе с МЧД
В машиночитаемую доверенность, которую руководитель выпускает на сотрудника, можно включить полномочие на передоверие. Это закреплено в статьях 17.2 и 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ. Тогда у доверенного лица появится возможность передавать свои полномочия другим сотрудникам организации. Например, МЧД с правом передоверия на подписание документов оформляется на главного бухгалтера компании, а он передает свои полномочия заместителю.
При подписании документов на основании такой МЧД обязательно прикладывать всю цепочку доверенностей, выданных в порядке передоверия (до корневой) или данные о ней, чтобы можно было отследить весь путь наделения лица полномочиями.
Большинство доверенностей, выданных в порядке передоверия нужно заверять у нотариуса. Исключения — доверенности, выданные руководителем юрлица, потому что он действует от организации напрямую, не по доверенности. Под исключение попадают и руководители филиалов и представительств юрлиц, хоть они и действуют по доверенности. Это закреплено в ст.187 ГК РФ. Остальные доверенности должны быть нотариально заверены.
То есть, например, доверенность с правом передоверия, которую руководитель выдает главному бухгалтеру, заверять не нужно. А вот МЧД, которую главный бухгалтер на основании своей доверенности выдает бухгалтеру по зарплате, необходимо заверить.
Если не указывать срок действия МЧД с передоверием, то согласно ст.186 ГК РФ, она будет действовать на протяжении года. При этом дата совершения (создания) доверенности должна быть указана в обязательном порядке. Но есть важный нюанс — доверенность, выданная в порядке передоверия, теряет свою силу вместе с корневой доверенностью.
То есть она не может быть выдана на срок больший, чем основная доверенность.
Классификатор полномочий
Минцифры формирует классификатор полномочий, которые будут указываться в МЧД и закреплять права доверенных лиц. С помощью классификатора информационная система головного УЦ сможет обрабатывать и определять полномочия в автоматическом режиме. Уже выпущен Приказ Минцифры от 18.08.2021 № 856, который будет регулировать действие классификатора.
Планировалось, что сам перечень появится в марте 2024 года, но пока этого не произошло. Скорее всего, ФНС выпустит его в апреле.
Подписание электронных документов в Контур.Диадоке отвечает всем требованиям законодательства
Порядок работы с ЭП
Дополнения и корректировки в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ вносят изменения в привычный порядок обработки документов. Меняются не только требования к сертификату электронной подписи сотрудников, но и руководителей.
КЭП руководителей
С 1 января 2022 года руководители коммерческих организаций и ИП могут обращаться за получением КЭП только в удостоверяющий центр ФНС или к ее доверенным лицам. Руководители кредитных организаций и государственных органов получают сертификаты ЭП в УЦ Центробанка и Казначейства, соответственно.
Доверенное лицо не сможет забрать сертификат электронной подписи за своего руководителя. Необходимо прийти самостоятельно, чтобы подтвердить свою личность, и принести с собой токен. Это физическое устройство, похожее на флешку, на которое записывают сертификат ЭП.
Токен можно купить в удостоверяющем центре или специализированном магазине.
Ключ сертификата электронной подписи невозможно скопировать с одного токена на другой или в реестр. Один сертификат используют только на одном компьютере.
Чтобы не посещать ФНС, руководитель может обратиться к доверенному лицу ФНС — АО «Аналитический центр». Сделать это можно в офисах УЦ Контура. Подробная инструкция о получение сертификата доступна по ссылке.
Сертификаты электронной подписи руководителя, которые были выпущены не в УЦ ФНС до 1 января 2022, больше не активны. У последних таких сертификатов срок истек 31 марта 2024 года.
К обмену документами в Контур.Диадоке можно подключиться с сертификатом электронной подписи из любого аккредитованного УЦ. Руководитель может получить такую подпись до конца 2021 года
КЭП сотрудников
Поправки в Федеральном законе № 63-ФЗ изменили привычный порядок. До 1 сентября 2024 года работники могут использовать сертификаты электронных подписей юрлица. После окончания переходного периода сотрудники должны работать с сертификатами ЭП физлица, в которых указаны только их данные и нет реквизитов организации.
Выдачей занимается любой аккредитованный УЦ, для бюджетных организаций — УЦ Федерального казначейства. Сертификат электронной подписи физлица является персональным. Это значит, что работник может использовать его не только в рабочих, но и личных целях.
Но подписывать документы в организации им не получится — такую подпись не примут ФНС, ФСС и другие органы. Дополнительно придется выпустить машиночитаемую доверенность, подписанную руководителем. При обработке электронного документа в компании работник будет прикладывать к нему сертификат ЭП и МЧД.
Сроки внедрения МЧД
19 декабря 2022 года был подписан Федеральный закон № 536-ФЗ, который перенес переход на МЧД на 1 сентября 2024 года.
У организаций и их руководителей есть время подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями по новым требованиям. Компаниям важно успеть внести доработки в учетные системы и скорректировать бизнес-процессы.
Как выпустить МЧД
Чтобы выпустить машиночитаемую доверенность на сотрудника, руководитель может воспользоваться:
- Сервисом Контур.Доверенность. Достаточно следовать инструкции.
- Сайтом реестра машиночитаемых доверенностей ФНС. Процесс выпуска доверенности на сайте интуитивно понятен.
- Требованиями к форме доверенностей, опубликованными в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. На них можно опираться, чтобы создать МЧД в собственной информационной системе.
- Действующими форматами МЧД. В марте 2024 года был опубликован единый формат (МЧД 003), который позволяет работать с документами и для B2B-, и для B2G-обмена. Им уже можно пользоваться, при этом предыдущий формат доверенности от ФНС (МЧД 002) также актуален.
Специалисты Контур.Диадока помогут подготовиться ко всем изменениям в обработке электронных документов
Вопрос-ответ
Будут ли действовать старые сертификаты ЭП в 2024 года?
Сертификатами ЭП юрлица, выданными сотрудникам в 2022 и 2024 годах, можно будет подписывать документы до 1 сентября 2024 года. Руководители тоже смогут работать со старыми сертификатами до истечения срока их действия, а новые должны получать уже в УЦ ФНС или ее доверенных УЦ.
Как проверить срок действия сертификата электронной подписи?
Самый простой способ — зайти в личный кабинет своего удостоверяющего центра. Все выпущенные сертификаты должны храниться там с прописанными сроками. В Удостоверяющем центре Контура для этого есть вкладка «Действующие».
Что такое классификатор полномочий в МЧД?
Полномочия в МЧД — это действия, которыми руководитель наделяет своего представителя для работы с документами. По классификатору руководитель сможет быстро назначать необходимые права для работы с документами должностному лицу.
Требования и порядок формирования к этому списку прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Сведения о полномочиях будут передавать для хранения в информационную систему головного удостоверяющего центра, фиксируя уникальный идентификатор, название и дату включения в классификатор. Получить сведения заинтересованные лица смогут на портале Госуслуг.
Где заполнять информацию о МЧД в УПД, счет-фактуре и накладной?
В Письме от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420@ ФНС рассказала, как нужно указывать данные о машиночитаемой доверенности в действующих форматах документов, которые еще не были обновлены. В них не предусмотрено специальное место для сведений о доверенности, поэтому необходимо использовать свободные информационные поля.
В письме упоминаются форматы нескольких документов: счета-фактуры и УПД, корректировочных документов, товарной накладной, акта выполненных работ, акта приемки с расхождениями. Инструкции по заполнению полей каждого документа доступны по ссылке.
Может ли МЧД быть в бумажном виде?
Именно машиночитаемая доверенность — нет. Ее необходимо хранить в электронном виде. МЧД или ее реквизиты прикрепляются к документу вместе с сертификатом ЭП.
Машиночитаемая доверенность: что это и как работать с МЧД в 2024 году
С 1 сентября 2024 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты юрлиц. Когда срок действия старых электронных подписей закончится, нужно будет использовать электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность.
В этой статье:
- Что такое МЧД или электронная доверенность
- Сроки введения машиночитаемых доверенностей
- Принципы работы МЧД и содержание доверенности
- Как передоверять машиночитаемую доверенность
- Что еще появится в машиночитаемых доверенностях
- МЧД в налоговой отчетности уже работает
- МЧД в Росстате, таможне и Честном ЗНАКе
- Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами
- Сервис Контура для работы с доверенностями
- Зачем вводят МЧД
Что такое МЧД или электронная доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно название, более разговорное — электронная доверенность.
Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.
МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически.
Чего не получится сделать со скан-копией.
Поэтому МЧД нужно создавать в специальных сервисах. Например, в Контур.Доверенности. В нем вы сможете формировать, отзывать, отслеживать актуальность и управлять всеми МЧД вашей компании.
Директор компании подписывает МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП, а далее — ЭП). Когда сотрудник будет сдавать отчетность или заверять счета-фактуры, он приложит МЧД к пакету подписанных документов.
Машиночитаемую доверенность должен подписывать руководитель. Получите электронную подпись директора с нашей помощью.
Сроки введения машиночитаемых доверенностей
С 1 сентября 2024 года удостоверяющие центры перестанут выдавать сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлиц. Когда истечет срок действия старых, документы от имени компании нужно будет подписывать сертификатом физлица и прикладывать к ним машиночитаемую доверенность.
Пока сертификат юрлица действует, сотрудники могут использовать два варианта:
- Подписывать документы сертификатом юрлица на площадках, которые не перешли на новые правила работы.
- Использовать подпись физлица в системах, которые принимают машиночитаемые доверенности. Сейчас МЧД можно использовать в электронном документообороте с контрагентами, ФНС, СФР, Честном ЗНАКе, ФТС, Федресурсе, ГИИС ДМДК.
После того, как сертификат юрлица перестанет действовать, останется только один способ — сертификат физлица плюс машиночитаемая доверенность. Поэтому откладывать переход на МЧД не стоит. Поскольку в любой момент может измениться состав наделенных полномочиями сотрудников, а получить после 1 сентября 2024 года сертификат юрлица не получится.
Чтобы сотрудники могли удобно работать в переходный период в Контуре, к сертификату с реквизитами юрлица для сотрудника, мы дополнительно выдаем подпись физлица.
Принципы работы МЧД и содержание доверенности
Порядок работы с МЧД еще дорабатывается.Ниже расскажем то, что уже известно про машиночитаемые доверенности на данный момент.
Выпуск доверенностей
Руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью — личная ЭП физлица не подойдет.
Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).
Пример заполнения машиночитаемой доверенности в сервисе Контура. Указываются сроки действия доверенности, данные сотрудника и компании.
Хранение доверенностей
МЧД может храниться в разных системах — в зависимости от того, в какой системе директор подписал доверенность, куда МЧД будут передавать и как настроена работа с МЧД в организации.
Подходят информационные системы:
- операторов ЭДО, в том числе Контура;
- федеральных органов исполнительной власти (ФНС, ПФР, ФСС и других);
- аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ), в их числе и Контур;
- УЦ ФНС, Казначейства или Центробанка;
- головного удостоверяющего центра (ЕСИА);
- система, в которой происходит подписание документов, например, собственная ИС организации или сервис Контура;
- системы аккредитованных доверенных третьих сторон (пока не существует).
Руководитель должен подписать доверенность электронной подписью перед тем, как передать в систему.
Отправка и использование доверенностей
Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами:
- отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет.
- указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе.
Получатель машиночитаемой доверенности может проверить:
- срок действия доверенности;
- полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
- электронную подпись директора, которой подписана МЧД.
Отзыв доверенности
Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно.
Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.
У машиночитаемых доверенностей есть общие требования к содержанию. Их устанавливает приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В общих чертах, в доверенности должны быть:
- информация о МЧД — название и номер, срок действия;
- данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);
- данные представителя и полномочия, которые он получает;
- возможность передоверия;
- электронная подпись, которой подписана МЧД.
Как именно МЧД будет выглядеть, может отличаться от системы к системе. Единый формат доверенности разрабатывает Минцифры РФ, но он будет носить рекомендательный характер.
Чтобы работать с доверенностями было удобно, Минцифры РФ разработало единый формат МЧД. Его уже поддержали крупные игроки рынка и многие ФОИВ. Но пока единый формат носит рекомендательный характер.
Пока требования к МЧД не стали едиными для каждой системы, вы всегда можете обратиться за помощью к экспертам Контура. Они помогут разобраться во всех тонкостях.
Как передоверять машиночитаемую доверенность
Руководитель может выдать сотруднику МЧД, позволяющую наделять полномочиями и выдавать МЧД другим лицам (что позволяет руководителю не подписывать все МЧД компании). При этом действуют правила:
- Самостоятельно выдать МЧД с правом передоверия может руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица (ст.187 ГК РФ). Заверять такую МЧД у нотариуса ему не понадобится.
- В других случаях необходимо заверить у нотариуса МЧД, выданную в порядке передоверия. Например, если бухгалтер передоверяет доверенность другому сотруднику — нужно обращаться к нотариусу.
Главное — в цепочке передоверия МЧД всегда есть сама первая, «родительская» или «корневая» доверенность. Если она перестанет действовать, то и все передоверенные тоже перестанут работать.
Это основные моменты передоверия МЧД. Практические нюансы — читайте в материале Контур.Диадока.
Что еще появится в машиночитаемых доверенностях
Полномочия в доверенности можно указать в свободной форме либо взять из классификатора полномочий. Классификатор — это перечень наиболее распространенных полномочий. Полномочия в нем можно будет найти по номеру или названию.
Ознакомиться с классификатором — через Госуслуги.
Пока классификатор полномочий находится в разработке. Как именно он будет выглядеть, можно оценить на примере недавно созданного классификатора ФНС.
МЧД в налоговой отчетности уже работает
Сдавать налоговую отчетность можно с машиночитаемой доверенностью. Порядок работы с МЧД описывает приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.
Необходимо отправить МЧД в ФНС один раз до отправки отчетности. Оформить доверенность можно на уполномоченного работника или обслуживающую бухгалтерию. Эта схема похожа на отправку бумажной доверенности, только все процессы переведены в онлайн.
Использовать МЧД с налоговой отчетностью уже можно в Контур.Экстерне.
Аналогичный порядок работы с МЧД запущен и в Социальном фонде России (СФР). Организация до сдачи отчетности отправляет МЧД в СФР. Когда Фонд примет доверенность, у нее появится номер — этот номер нужно будет указывать при передаче отчетов.
МЧД в Росстате, таможне и Честном ЗНАКе
Планы по использованию МЧД есть у некоторых госпорталов. Например, у Росстата и Росреестра. Однако пока форматов доверенностей для этих ведомств нет.
Система маркировки Честный ЗНАК, система Федресурс и портал Федеральной таможенной службы (ФТС) реализовали работу с МЧД, но не в полном объеме.
До 1 сентября 2024 года сотрудникам и уполномоченным лицам можно оформить ЭП юрлица. С ней они смогут действовать от имени организации: сдавать отчетность, участвовать в госзакупках, подписывать договоры.
Использование электронной доверенности в ЭДО с контрагентами
Машиночитаемую доверенность можно применять при документообороте между компаниями. Принцип создания доверенности такой же, что и для отчетности — перед отправкой МЧД руководитель должен подписать ее своей электронной подписью.
Сервис Контура для работы с доверенностями
Контур создал свой сервис для работы с машиночитаемыми доверенностями — Контур.Доверенность.
В сервисе можно создавать, подписывать, передавать, проверять и отзывать МЧД. Другие возможности появятся позже, после утверждения дополнительных нормативно правовых актов по МЧД. Команда сервиса планирует добавить в сервис доверенности для отчетности в налоговую и ФСС.
А также поддержать форматы доверенностей, которые будут появляться в других системах.
Контур.Доверенность позволяет управлять всеми МЧД организации в одном месте. Директор может подписывать их, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия. Если он не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника.
Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.
Скриншот из сервиса Контур.Доверенность. Видны все МЧД компании, кому они выданы и когда заканчиваются.
Сервис уже можно использовать для обмена документами с контрагентами (B2B-отношения), например, в Диадоке. А также есть возможность интегрировать его во внутрикорпоративную систему или другой сервис — с помощью API Контур.Доверенность.
Зачем вводят МЧД
Первые машиночитаемые доверенности начали использовать с марта 2022 года. Именно тогда изменились правила работы с электронной подписью — изменился тип электронной подписи, которую должны будут использовать сотрудники (нововведения 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Электронные доверенности законодатели ввели, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях. Ранее сотрудники подписывали документы компании двумя способами:
- использовали электронную подпись юрлица — в ней указывались и данные сотрудника, и его принадлежность к компании. Способ безопасный, однако не всегда позволял проверить все полномочия сотрудника и срок этих полномочий;
- использовали дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Этот способ очень рискованный, поскольку любой, кто имел доступ к ключу директора, мог совершать любые действия от лица организации, в том числе финансовые махинации или ликвидацию компании.
По новым правилам сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.
Управлять всеми МЧД компаниями поможет сервис Контур.Доверенности. В нем можно создавать, отправлять и отзывать МЧД, следить за их актуальностью и полномочиями сотрудников