Документы предоставляемые при приеме на работу 2024

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 65 ТК РФ

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

(в ред. Федерального закона от 01.12.2014 N 409-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

(в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

(в ред. Федерального закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

(абзац введен Федеральным законом от 23.12.2010 N 387-ФЗ)

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

(абзац введен Федеральным законом от 13.07.2015 N 230-ФЗ)

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

(в ред. Федеральных законов от 01.04.2019 N 48-ФЗ, от 16.12.2019 N 439-ФЗ, от 14.07.2022 N 240-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

(часть пятая введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ; в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Какие документы могут потребовать при устройстве на работу?

При устройстве на работу нужно представить паспорт, трудовую книжку, документ об образовании и иные документы. Запрещается требовать документы помимо предусмотренных законодательством, однако гражданин может представить их добровольно.

Перечень обязательных документов

При устройстве на работу работодатель вправе потребовать (ч. 1 ст. 65, ч. 2 ст. 331 ТК РФ; п. 3.1 ст.

52 Воздушного кодекса РФ; пп. «а» п. 1 ст. 3 Закона от 01.04.2019 N 48-ФЗ; п. 9 ч. 1 ст. 10 Закона от 09.02.2007 N 16-ФЗ; п. 83 Административного регламента, утв.

Приказом МВД России от 07.11.2011 N 1121; п. 53 Административного регламента, утв. Приказом МВД России от 24.10.2016 N 665; Письмо МВД России от 26.07.2018 N 1/8552, Минтруда России от 06.07.2018 N 14-2/10/В-4658, Минкомсвязи России от 06.07.2018 N АК-П13-062-14725):

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые или гражданин поступает на работу на условиях совместительства;
3. документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
4. документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
6. справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию, например, с педагогической деятельностью — в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России;
7. справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые такому наказанию (например, работа, непосредственно связанная с обеспечением транспортной безопасности, или работа по должности специалиста авиационного персонала), — в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МВД России.

При заключении трудового договора перечисленные документы, по общему правилу, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если работодатель использует электронный документооборот (ст. 22.2 ТК РФ).

Перечень дополнительных документов для отдельных категорий работников

В отдельных случаях с учетом специфики работы при заключении трудового договора необходимо предъявить дополнительные документы, в частности (ч. 3, 4 ст. 63, ст. ст. 65, 283, 324, 327.3 ТК РФ; ст.

2, п. 4 ст. 13, п. 1 ст. 13.3 Закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ; п. 1 ст. 8 Закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ; п. 11.3 Перечня, утв.

Приказом Минтруда России N 988н, Минздрава России N 1420н от 31.12.2020; Постановление Правительства РФ от 22.07.2013 N 613; п. 3 Приложения к Приказу Минпросвещения России от 18.09.2020 N 508; Доклад, утв. Рострудом):

1. письменное согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 15 лет;
2. разрешение или письменное согласие органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим возраста 14 и 15 лет соответственно;
3. справку о характере и условиях труда по основному месту работы — для внешних совместителей при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
4. медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — для лиц, привлекаемых на работу в указанные районы и местности из других территорий;
5. договор (полис) ДМС, а также разрешение на работу или патент — для временно пребывающих в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства, за некоторыми исключениями;
6. разрешение на работу или патент — для временно пребывающих в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства, за некоторыми исключениями;
7. разрешение на временное проживание или вид на жительство — соответственно для временно или постоянно проживающих в РФ иностранных граждан, за некоторыми исключениями;
8. сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей) — для лиц, претендующих на замещение должностей в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ;
9. характеристику обучающегося и справку о периоде обучения, выданные организацией, осуществляющей образовательную деятельность, в которой он обучается, — для лиц, обучающихся по образовательным программам высшего образования, при допуске их к занятию педагогической деятельностью по общеобразовательным программам.

Обратите внимание! При устройстве на работу работодатель не вправе требовать от вас представить документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Вместе с тем вы можете представить их по своей инициативе (ч.

3 ст. 65 ТК РФ).

Перечень дополнительных документов, представляемых по инициативе работника

К документам, которые может дополнительно затребовать работодатель и которые гражданин может предоставить по собственной инициативе, относятся:

• свидетельство о присвоении ИНН. Налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в налоговый орган налоговой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия (Письмо МНС России от 27.02.2001 N БГ-6-12/169@), поэтому свидетельство о присвоении ИНН к обязательным при устройстве на работу документам не относится;
• свидетельства о рождении детей. Эти документы потребуются, если гражданин планирует получать вычеты по НДФЛ, пользоваться гарантиями и компенсациями, предусмотренными для работников, имеющих детей (ст. ст. 254 — 263, 264 ТК РФ; пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);
• сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС РФ для выплаты страхового обеспечения (ч. 13 ст. 13 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

«Электронный журнал «Азбука права», актуально на 23.01.2023

Другие материалы журнала «Азбука права» ищите в системе КонсультантПлюс.

Наиболее популярные материалы «Азбуки права» доступны в мобильном приложении КонсультантПлюс: Студент.

Какие документы нужны для трудоустройства

При устройстве на работу нужны три основных документа

Список документов для трудоустройства зависит от того, работал человек раньше или устраивается впервые:

Соискатель уже где-то работал	Соискатель устраивается на работу впервые
— Паспорт; — СНИЛС; — бумажная трудовая книжка или форма СТД-Р	— Паспорт; — СНИЛС

СНИЛС. Если у работника нет СНИЛС, вы должны его получить. Направьте в социальный фонд анкету по форме АДВ-1.

В ответ из фонда придет уведомление АДИ-РЕГ.

Документы со сведениями о стаже. Если соискатель со стажем не предъявит ни СТД-Р, ни бумажную трудовую книжку, его можно оформить на работу, но нельзя будет учесть его предыдущий стаж. Поэтому надо посоветовать такому работнику получить СТД-Р на последнем месте работы или форму СТД-СФР в МФЦ, социальном фонде или через Госуслуги.

Если берете на работу человека с бумажной трудовой книжкой и он хочет перейти на электронную, действуйте так:

1. Внесите в его трудовую запись о приеме на работу.
2. Возьмите с соискателя письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
3. Сделайте запись о переходе на электронную книжку в бумажной и выдайте ее на руки.

Если соискатель впервые устраивается на работу, оформлять ему трудовую книжку не нужно.

Какие еще документы могут потребоваться

В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы — например, если сотрудник хочет получать налоговые вычеты или если он военнообязанный. Рассказываем, что еще можно запрашивать.

Документы для налогового вычета. Если работник хочет, чтобы на новом месте ему предоставляли стандартные вычеты по НДФЛ, например на детей, он должен предъявить справку о доходах с прежней работы и подтверждающие документы, например свидетельство о рождении.

Документы воинского учета. Их должны предъявить мужчины от 18 до 27 лет, которые не зачислены в запас, — то есть еще не служили — и военнообязанные. Военнообязанными считаются:

• мужчины, которые отслужили и состоят в запасе;
• мужчины, которые не служили, потому что освобождены от призыва;
• мужчины, которые прошли альтернативную гражданскую службу;
• мужчины и женщины, которые отучились на военных кафедрах и в военных вузах;
• женщины с военно-учетной специальностью — например, медсестры.

Мужчины от 18 до 27 лет, которых не зачислили в запас, должны предоставить вам удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. А военнообязанные — один из трех документов: военный билет, временное удостоверение или справку, выданную вместо военного билета.

Справка об отсутствии судимости. Ее нужно потребовать, если устраиваете человека на работу, к которой по закону не допускаются лица с судимостью. Вот сферы, куда нельзя устроиться с судимостью за определенные преступления:

• педагогическая и образовательная деятельность;
• пассажирские перевозки и такси;
• работа в организациях, где есть непосредственный контакт с детьми, например детская больница, оздоровительный лагерь, развивающий детский центр;
• авиационный персонал;
• транспортная безопасность.

Медицинское заключение. Если человек будет работать в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а сам он до этого проживал в других регионах, нужно получить медицинское заключение о том, что ему не противопоказано жить и работать на Севере.

Документы об образовании или квалификации. Их можно запросить, если для работы требуются определенные навыки. Например, у человека, который устраивается на работу водителем, должны быть водительские права нужной категории.

А для главного бухгалтера страховой компании обязательно высшее экономическое образование.

Требовать от работника письменное заявление о приеме на работу не обязательно, ведь будет оформлен трудовой договор. Но если вам так удобнее, то пусть работник напишет заявление.

Особые случаи

Если принимаете на работу внешнего совместителя, иностранца или подростка, список документов будет отличаться.

Прием на работу внешнего совместителя. Запись о совместительстве в трудовую книжку не вносите. Это всегда делает основной работодатель на основании копии приказа или трудового договора о работе по совместительству.

У внешнего совместителя, который принимается на работу с вредными или опасными условиями труда, надо потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Если там они тоже вредные, такого совместителя нельзя брать на работу.

Прием на работу иностранцев. Документы, которые работодатель должен попросить у иностранного гражданина, зависят от статуса будущего работника.

1. Временно пребывающие в РФ, то есть те, кто находится в стране без вида на жительство или временного разрешения, кроме граждан стран ЕАЭС, обязательно предоставляют национальный паспорт и патент — без него они не имеют права работать в России.
2. Постоянно или временно проживающие в РФ предъявляют вид на жительство либо национальный паспорт с отметкой о разрешении на временное проживание в РФ. Патент для работы им не нужен.
3. Граждане стран — членов ЕАЭС предъявляют только национальный паспорт.
4. Лица, получившие в РФ временное убежище, предоставляют свидетельство о предоставлении временного убежища.

Прием на работу 14-летнего подростка. Помимо основных документов, он должен предъявить письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.

Помните, что несовершеннолетним нельзя устанавливать испытательный срок и у них сокращенная продолжительность рабочего времени:

• для лиц до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
• от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю.

Эти нормы сокращаются еще как минимум вдвое, если несовершеннолетний в течение учебного года совмещает работу с учебой, кроме периода каникул. Факт учебы нужно подтвердить справкой из учебного заведения.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.