Формирование отгрузочных документов к документации первичного порядка это важный этап в товарно-денежных отношениях. Договор и акт приема-передачи это далеко не все, что требуется при передаче имущественных ценностей от одного лица к другому (по статье 223 ГК РФ). Участники во время подписания договоренностей вправе определять как, где и кому будет осуществляться переход имущества.
В этом процессе может участвовать и третий фигурант в качестве промежуточного звена, передающего объекты в конечный пункт (покупателю). Все участвующие в сделке юрлица или физлица должны получить на руки официальные бумаги для доставления груза и осуществления его отгрузки на месте. Отсутствие одного из них может послужить не на руку кому-то из сторон при возникновении спорных вопросов и подачи искового заявления в суд. Заполнение таких бланков требует соблюдение законодательства, поскольку многие из этих форм унифицированы на уровне государства.
Причем принципы перехода ТМЦ по рассматриваемым здесь документам актуальны как в пределах РФ, так и при международных перевозках.
Отгрузочные документы — это какие
При организации перевоза важным аспектом становится формирование необходимой документации. Под основные виды таких бумаг попадают финансовые, транспортные и разрешительные. Цепочка ключевых событий такова: заключение договора между двумя фигурантами сделки, его исполнение (то есть доставление заказанного в срок и в нужное место). Но по адресу прибытия приходится совершать действия поставки и разгрузки, что также требует наличия конкретных документов. По ст.506 ГК, поставщик обязан отгрузить товар покупателю либо третьему лицу.
Поэтому подписанных договоренностей и акта приема-передачи будет недостаточно. Требуются отгрузочные документы.
Финансовые бумаги
К таковой относят счета-фактуры и инвойсы – коммерческие счета. Формулировка и оформление подобных товаросопроводительных бумаг ложится на продавца (грузоотправитель).
Комсчёт или «CI»
Здесь указывается тип товаров, их качество и количество, а также единица измерения и общие цены. Сюда же включены названия и адреса участников. Такие документы доказывают, что купля-продажа свершилась.
В ней определяется налогооблагаемая сумма для таможни и создается дебиторскую задолженность.
Счёт-проформа
Это так называемый proforma invoice – предварительный задокументированный подсчет по передаваемым предметам и предоставляемым услугам. Он направляется от продавца к покупателю по условиям сделки и не требует совершения платежей. Применяется и в мировой практике (при товарообмене между странами).
Не имеет стандартизированной по законодательству формы и не содержит информационную справку по расценкам.
Разница между платформами и коммерческими счетами
Первые обычно используются, когда сама доставка и проплата за нее еще не осуществлена. Это не «чек» на оплату, так как экспортер не заводит кредит у себя по бухгалтерии, а импортер — дебет. Но такие бланки описывают товар и его стоимость, чем схожи со вторым типом документов. Последние же выдаются, чтобы дать таможенным сотрудникам максимум информации по применяемым ввозным пошлинам и правам на ввоз ТМЦ за границу. Они имеют юридическую легитимность и значимы для налогового учета.
Соответственно служат фактическим счетом для совершения оплат.
Консульский счёт-фактура
Consular invoice является коммерческими и прописываются отправителем (иностранным экспортером) с обязательной заверкой от консульства того государства, где расположен покупатель. Цель составления — предоставить компетентным госорганам в стране прибытия данные о таможенной стоимости доставляемых изделий, а также демпинг. И осуществить, таким образом валютный контроль.
Товаросопроводительные документы
Не вся обсуждаемая далее документация имеет стандартный вид. Цель их составления — идентификация товара (по всем товарным категориям с их свойствами и количеству единиц). Сюда же включена и информация об участвующих фигурантах, о специфике процесса перевозки и оплате за доставку. Документальный комплект собирается с подстройкой под конкретную ТМЦ-продукцию.
Дополнительные документы включаются по желанию сторон.
Контрольный упаковочный лист
Отгружаемое сопровождается Packing list, прикрепляясь к инвойсу. Здесь содержится весь список поставляемых ТМЦ с указанием товаромест для всего (коробы, ящики, палеты и пр.). Стандартизированного формуляра здесь нет, поэтому каждая организация разрабатывает свой.
Так бланк продавца может отличаться от используемых покупателем экземпляров. Но второй обычно принимает высылаемую ему бумагу в любой форме. Логистическим компаниям она также необходима.
В обязательном порядке она нужна и таможенным органам при пересечении границы.
Накладная на груз
А точнее — на сам товар. Значит, это ТОРГ12 для отпуска и передачи. При помощи данного документа приобретатель сверяет отгружаемую продукцию (по количеству, объему, качеству и пр.) с приведенной в нем информацией.
Реализатор и отправитель в свою очередь учитывает так имущество, оставшееся на складе.
Товарно-транспортная
Когда выдача ТМЦ происходит через самовывоз, обсуждаемая здесь документация не потребуется. Они нужны только при транспортировке до заказчика. Если в этом задействована транспортно-логистическая компания, то документальные оригиналы предоставляются и ей. В них всегда указываются реквизиты перевозчика, транспортного средства и экспедитора.
Обычно доставка совершается с помощью автомобильного транспорта. Тогда применяется два вида бланков: 1-Т и форма, приложенная к ПП № 272 от 15.04.2011 г. о правилах перевозок автотранспортом (приложение 4к). При авиа- и ЖД-перевозках используются иные унифицированные формуляры: ГУ-27 / ГУ-29-О и AWB соответственно.
Грузовая накладная
Это Т-накладная (отличается от обсуждаемой ранее ТТ-накладной). Она требуется согласно ПП №272 от 11 года. Зачастую ее выписывает грузоотправитель (но бывает и иначе, если это предусмотрено соглашениями сторон).
Составляется обычно на одну партию. На несколько, если перевоз осуществляется единовременно одним транспортом. Отлична от предыдущей отсутствием товарного раздела. Какими отгрузочными документами оформляется отгрузка товара на склад покупателя с использованием авиасообщения?
Это так называемая AWB-накладная. Но она лишь описывает перевозимое имущество, а не легитимизирует этот процесс.
Сквозной коносамент
- перевозчик расписывается здесь за грузополучение, описывая визуальное состояние товара по прибытии;
- этим подтверждается исполнение условий договора;
- также выполняется товарораспорядительная функция.
Connaissement смешанной перевозки
В мировой практике так обычно называется мультимодальная грузоперевозка несколькими видами транспорта. Не только водного, но и наземного. То есть транспортировка морем является только частью общего пути.
Международная транспортная накладная
CMR — главный документ для автомобильной грузопоставки через границу другого государства. Он представляет собой соглашение между отправителем, транспортирующим предприятием (с наземным транспортом) и грузополучателем. CMR-накладная имеет универсальный характер, так как в ней представлены понятные для представителя любой страны сведения.
Она подтверждает легальность проводимого перевоза. При отсутствии ЦМР правоохранительные органы могут арестовать перевозимые ТМЦ. Здесь отмечается каждый этап, происходящий с грузом.
Будь то передача его экспедитору или конечному получателю. Соответственно так определяется и материальная ответственность лиц в определенный момент времени.
Свидетельство о происхождении
Это бумага о сертификации товара, которая отражает и место его производства. Соответствующие госорганы вносят сюда пометки об изготовлении на территории конкретного государства. Также включается и описание товарных характеристик.
В РФ его выдает торгово-промышленная палата. В зависимости от страны-приобретателя здесь проставляется маркировка. Есть также общий формат для некоторых территорий.
Сертификат формы А
Certificate of Origin form A – это универсальный международный документ, котирующийся во многих державах. На таможне он используется для идентификации места происхождения товара. Приобретающая сторона получает по нему льготы и бонусы при растаможивании.
Здесь следует различать несколько понятий:
- страна, где ТМЦ изготовлялись;
- преимущественного изготовления — если они выпускались на разных иностранных производствах (преимущество определяется по тому, кто внес больший вклад в стоимость изделий — обычно более 50%);
- точка доставки означает, откуда заказ вывозился получателю (может отличаться от первых двух).
Заявление о контроле места назначения
Destination control statement делается отправителем и оно отмечается на коммерческих фактурных счетах, коносаментах, авианакладной и в прочих бумагах об экспортировании. Оно необходимо для сопровождения процесса поставки до конечного пункта. Никакой специальной формы оно не имеет и составляется для соблюдения прибытия в конкретную геологическую точку.
Какие документы нужны при отгрузке покупателю товара относительно его качества
Эта документация требуется не только для перечисления характеристик продукции, но и для сверки с получаемой по факту.
Сертификат проведения приёмки третьей стороной
Некоторые приобретатели хотят увидеть свидетельство о проверке незаинтересованным лицом. Затраты на подобные процедуры зачастую несут они же (если иное не оговорено в договоре).
Четыре вида таких операций:
- предпроизводственный контроль для определения качественных параметров сырья и отдельных компонентов, которые производитель будет использовать в процессе работы;
- взятие проб или образцов с линии на производстве (помогает найти недостатки до отгрузки или до фактического получения брака);
- контролирование материальных ценностей при загрузке контейнеров на доставку;
- проверка в порту по прибытии (визуально и при использовании инструментария).
Сертификат испытаний или качества материалов
Для отдельных товарных категорий (химпродукты и сырье) их поставщик предоставляет химсертификаты, с указанием показателей по составу, кислотности, вязкости и пр. Эти сведения выводятся при содействии независимой лаборатории, выбранной самостоятельно сторонами (до отправки или после). Металлические предметы доставляются при проведении сертификации свойств этих материалов.
Общие правила создания первичной документации
Какие документы нужны при отгрузке товара для покупателя это далеко не единственно важный вопрос. Немаловажно соблюдать и принципы их заполнения и оборота. С точки зрения законодательства, надо брать во внимание ст.
9 ФЗ 402 о бухучете от 11 года.
Здесь указаны обязательные разделы, включаемые в документ:
- Наименование.
- Дата написания.
- Упоминание лица, составившего конкретную бумагу.
- Наличие и характер хозяйственной жизни.
- Размер натурального и финансового измерения (с указанием измерительных единиц).
- Перечисление должностей тех людей, которые совершают сделку и отвечающих за ее оформление и корректное исполнение.
В конце стандартно ставятся подписи людей (из шестого пункта). Для этого прописываются их фамилии и инициалы либо другие идентифицирующие их реквизиты.
Кто принимает участие в транспортных перевозках
Основные два лица: грузоотправитель и получатель. Но чтобы, доставить товар по месту назначения сюда же привлекаются штатные водители или компании-транспортировщики. И им, в свою очередь, тоже представляются такие оригиналы документов, как и сторонам совершаемой сделки.
Сторонний транспортировщик может доставлять груз морем, воздухом или по земле. В первых двух случаях и доставка собственными силами обычно в принципе затруднительна.
Документы предоставляемые при поставке товара 2024
7 сентября 2024 Регистрация Войти
9 октября 2024
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
18 сентября 2024
Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Новости и аналитика Правовые консультации Госзакупки Каков порядок приемки товаров, работ, услуг с 01.01.2022 (электронное актирование)? Какие документы должен представить поставщик при передаче товара (если передача осуществляется по адресу заказчика, по адресам филиалов)? Кто должен подписывать данные документы? Что делать, если уже на этом этапе товар принимается частично или не принимается? Какие документы (сканы) должен приложить поставщик (исполнитель, подрядчик) к электронному документу в ЕИС?
Должны ли эти сканы быть подписаны живыми печатями поставщика, заказчика? Должны ли прилагаться акт приема-передачи, накладная, счет, счет-фактура, или какие-то из этих документов заменяют друг друга? Может ли заказчик распространить требования типового контракта на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения в части приемки товаров, работ, услуг на иные закупки?
Каков порядок приемки товаров, работ, услуг с 01.01.2022 (электронное актирование)? Какие документы должен представить поставщик при передаче товара (если передача осуществляется по адресу заказчика, по адресам филиалов)? Кто должен подписывать данные документы? Что делать, если уже на этом этапе товар принимается частично или не принимается? Какие документы (сканы) должен приложить поставщик (исполнитель, подрядчик) к электронному документу в ЕИС?
Должны ли эти сканы быть подписаны живыми печатями поставщика, заказчика? Должны ли прилагаться акт приема-передачи, накладная, счет, счет-фактура, или какие-то из этих документов заменяют друг друга? Может ли заказчик распространить требования типового контракта на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения в части приемки товаров, работ, услуг на иные закупки?
19 апреля 2022
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Заказчик самостоятельно определяет порядок приемки исполненного по контракту. При этом он может установить в контракте любые не противоречащие закону условия, за исключением тех случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами. В частности, по нашему мнению, заказчик может использовать при формировании проектов контрактов для осуществления закупок товаров, работ, услуг, в частности, условия типового контракта, утвержденного приказом Министерства здравоохранения РФ от 18.01.2021 N 15н, в той части, в которой это не противоречит действующей редакции Закона N 44-ФЗ, специфике закупаемых товаров, работ, услуг и фактическим условиям исполнения контракта.
Обоснование позиции:
Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон N 44-ФЗ) основан в том числе на нормах ГК РФ (ч. 1 ст. 2 этого Закона), и контракт в силу п. 3 ч. 1 ст.
1, пп. 8, 8.1 ч. 1 ст. 3 Закона N 44-ФЗ является гражданско-правовым договором. Поэтому нормы Гражданского кодекса РФ должны применяться к отношениям по контрактам, поскольку иное не предусмотрено нормами Закона N 44-ФЗ (смотрите также ответ на вопрос N 81 приложения к письму Минэкономразвития России от 30.09.2014 N Д28И-1889).
Исполнение контракта осуществляется в соответствии с гражданским законодательством и Законом N 44-ФЗ, на что и указано в ч. 1 ст. 94 этого Закона. Таким образом, Закон N 44-ФЗ устанавливает только некоторые особенности исполнения контрактов.
В свою очередь, согласно п. 1 ч. 1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ исполнение контракта включает в себя комплекс мер, реализуемых после заключения контракта и направленных на достижение целей осуществления закупки путем взаимодействия заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем; далее — контрагент) в соответствии с гражданским законодательством и Законом N 44-ФЗ, в том числе приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта, предусмотренных контрактом.
В соответствии с п. 1 ч. 13 ст. 34, ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ в контракт включается обязательное условие, в частности, о порядке и сроках осуществления заказчиком приемки поставленного товара, выполненной работы (ее результатов) или оказанной услуги в части соответствия их количества, комплектности, объема требованиям, установленным контрактом, а также о порядке и сроках оформления результатов такой приемки. Приемка исполнения по контракту осуществляется в порядке и в сроки, которые установлены контрактом, и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии — подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо заказчиком в те же сроки направляется контрагенту в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа. Следовательно, заказчик определяет порядок приемки исполненного по контракту самостоятельно (смотрите также письма Минфина России от 24.07.2020 N 24-03-10/64858, от 20.09.2019 N 24-03-07/72565).
При этом заказчик может установить в контракте любые не противоречащие закону условия.
Учитывая, что ни ГК РФ, ни Закон N 44-ФЗ (в том числе в редакции Федерального закона от 02.07.2021 N 360-ФЗ (далее — Закон N 360-ФЗ), вступившего в силу 01.01.2022) не содержат требований к порядку приемки исполненного по контракту, а ч. 13 и ч. 14 ст. 94 Закона N 44-ФЗ (в редакции Закона N 360-ФЗ) предусматривают лишь порядок формирования и подписания документа о приемке с использованием единой информационной системы в сфере закупок (далее — ЕИС), а также обязательные требования к содержанию такого документа, полагаем, что заказчик, руководствуясь п. 2 ст. 1, пп. 1, 2, 4 ст.
421 ГК РФ, вправе предусмотреть в контракте участие в процедуре приемки непосредственных получателей товаров, в том числе подписание ими сопроводительных документов, представленных контрагентом*(1).
Поскольку заказчик при формировании проекта контракта самостоятельно определяет порядок поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, порядок и сроки приемки исполненного по контракту и при этом если применение условий типового контракта, типовых условий контракта для заказчика не является обязательным с учетом положений ч. 12 ст. 8 Закона N 360-ФЗ, то он, исходя из специфики конкретной закупки и своих потребностей, вправе по своему усмотрению установить в контракте условия о том, какие документы должен представить поставщик (исполнитель, подрядчик, далее — контрагент) при передаче товара (результата работ), услуг, кто должен подписывать такие документы, какие документы должен прикрепить в качестве приложений контрагент к документу о приемке в ЕИС, должны ли прилагаться к документу о приемке в ЕИС товарные накладные, счета, счета-фактуры, а также условия об оформлении документа о приемке в ЕИС как по каждому получателю в отдельности, так и об оформлении одного документа о приемке после исполнения контрагентом контрактных обязательств в полном объеме (подробнее об этом смотрите в материале: Вопрос: Как заказчику в соответствии с Законом N 44-ФЗ после 01.01.2022 провести приемку товаров и сопутствующих работ (услуг), если получателей товара по контракту несколько? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2022 г.)).
Особо отметим, что электронное актирование в обязательном порядке применяется с 01.01.2022 при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, в том числе закрытых электронных процедур (за исключением случая, предусмотренного п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона N 44-ФЗ). В остальных случаях применение электронного актирования является правом заказчика.
Общий порядок осуществления электронного актирования в ЕИС установлен ч. 13, ч. 14 ст. 94 Закона N 44-ФЗ и заключается в том, что стороны подписывают структурированный документ о приемке, сформированный с использованием ЕИС, который должен содержать сведения, указанные в п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ. Указанный документ формирует контрагент. При необходимости в документ о приемке могут быть внесены исправления в порядке, установленном ч. 14 ст.
94 Закона N 44-ФЗ (подробнее об этом смотрите в материале: Энциклопедия решений. Исполнение контракта по Закону N 44-ФЗ. Приемка товаров, результатов работ, услуг).
Как нам известно, в рамках использования функциональных возможностей ЕИС пользователям для формирования, редактирования, удаления, подписания доступны следующие документы:
— документ о приемке (документ с функцией документа о приемке товаров (выполнении работ), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей стороны);
— счет-фактура и документ о приемке (документ с функцией счета-фактуры, используемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и функцией документа о приемке товаров (выполнении работ), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей стороны);
— счет-фактура (документ с функцией счета-фактуры, используемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость)*(2).
При этом, как следует из п. 2 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, к документу о приемке, предусмотренному п. 1 этой части, могут прилагаться документы, которые считаются его неотъемлемой частью. При этом в случае, если информация, содержащаяся в прилагаемых документах, не соответствует информации, содержащейся в документе о приемке, приоритет имеет предусмотренная п. 1 ч. 13 ст.
94 Закона N 44-ФЗ информация, содержащаяся в документе о приемке. Таким образом, контрагент вправе при формировании документа о приемке в ЕИС прикрепить к документу о приемке иные неструктурированные юридически значимые документы о приемке товаров, работ, услуг по форме, предусмотренной условиями контракта, и подписать их электронной подписью *(2).
Сформированный с помощью ЕИС и подписанный контрагентом документ о приемке не позднее одного часа с момента его размещения ЕИС автоматически направляется заказчику на подписание (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Документ о приемке в срок не позднее двадцати рабочих дней, следующих за днем его поступления в порядке, установленном п. 4 и п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, подписывается заказчиком (членами приемочной комиссии (при ее создании)) и размещается в ЕИС, либо формируется с использованием ЕИС, подписанный заказчиком (членами приемочной комиссии) мотивированный отказ от подписания документа о приемке с указанием причин такого отказа.
Документ о приемке, мотивированный отказ от подписания документа о приемке не позднее одного часа с момента размещения в ЕИС направляются автоматически контрагенту, который в случае получения мотивированного отказа вправе устранить причины, указанные в таком мотивированном отказе, и направить заказчику документ о приемке в порядке, предусмотренном ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ (п. 6, п. 7 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Датой приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (п.
8 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Учитывая вышеизложенное, а также то, что условиями типового контракта на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения, утвержденного приказом Министерства здравоохранения РФ от 18.01.2021 N 15н, (далее — Типовой контракт) предусмотрены формирование и подписание контрагентом структурированного документа о приемке в ЕИС вместо товарной накладной, акта приема-передачи товара по контракту (этапу) или акта об исполнении обязательств по контракту (этапу) на бумажных носителях (абзац седьмой п. 5.3 (вариант 1) и п. 6.7 Типового контракта), на наш взгляд, заказчик может использовать при формировании проектов контрактов для осуществления закупок иных товаров, работ, услуг условия указанного Типового контракта в той части, в которой это не противоречит действующей редакции Закона N 44-ФЗ, специфике закупаемых товаров, работ, услуг и фактическим условиям исполнения контракта.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пилипенко Эльвира
Ответ прошел контроль качества
4 апреля 2022 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Например, аналогичный порядок приемки предусмотрен разделом 3 типового контракта на поставку продуктов питания (Приложение N 1 к приказу Минсельхоза России от 19.03.2020 N 140), разделом 6 типового контракта на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения (Приложение N 1 к приказу Минздрава России от 18.01.2021 N 15н). По нашему мнению, указанный порядок не противоречит положениям Закона N 44-ФЗ в редакции, вступившей в силу с 1 января 2022 года.
*(2) Подробно с информацией о работе с документами о приемке можно ознакомиться в материалах:
— Руководство пользователя «Реестр документов об исполнении контракта (ЛК Заказчика)», размещенное в личном кабинете заказчика в разделе «База знаний — Контракты и договоры — Реестр документов об исполнении контракта»;
— Руководство пользователя «Электронный документооборот в процессе исполнения государственных и муниципальных контрактов (ЛК Поставщика)», размещенное в личном кабинете участника закупок в разделе «База знаний — Документы о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме» на официальном сайте ЕИС в разделе «Документы — Материалы для работы в ЕИС — Электронное актирование в ЕИС».
Также для ознакомления с функционалом по формированию и подписанию документов о приемке в ЕИС в сфере закупок Федеральным казначейством подготовлен обучающий видеоролик «Электронное актирование в ЕИС в сфере закупок. Обязательность применения с 01.01.2022» (смотрите письмо Межрегионального операционного УФК от 28 декабря 2021 г. N 95-09-11/10-640 «О применении электронного актирования с 01.01.2022»).
Как принять товар в 2024: инструкция по приемке для магазина, склада
В статье разберем следующие вопросы:
Документальное оформление поставок
Порядок приемки товара
Недостача, недопоставка, пересортица
Расхождения
Ошибки при поставках
Розничная и оптовая торговля
Важно знать, как принимать товар на складе или в магазине. Основные правила прописываются в договоре поставки, а также поставка оформляется по требованиям законодательства РФ. мы расскажем про процесс приемки товара по качеству и количеству, оформление документов и порядок действий при выявлении несоответствий.
Обязанности сторон при приемке товара
В процессе приемки товара заказчику следует:
- Гарантировать соответствие количества и качества продукции условиям договора.
- Поручать приемку только ответственному лицу, обычно кладовщику.
- Уведомлять поставщика письменно о некачественных товарах и требовать их замену.
- Хранить излишний или дефективный товар до согласования дальнейших действий.
- Обеспечить документальную фиксацию процесса приемки.
Поставщику следует:
- Поставлять продукцию в соответствии с условиями договора поставки, с правильным количеством и качеством.
- Проверять полномочия лица, принимающего товар.
- Принимать акт о расхождении количества продукции по требованию клиента.
- Заменять товар, не соответствующий требованиям.
- Составлять акт о расхождении количества и направлять его заказчику.
По сути, заказчик должен обеспечивать правильную приемку товара и своевременно информировать поставщика о несоответствиях, а поставщик обязан обеспечивать правильное качество и количество товара, а также поддерживать документирование процесса приемки.
Документальное оформление поставки
- Если ваша деятельность связана с налогом на добавленную стоимость (НДС), то при оформлении приемки используйте товарно-транспортную накладную (ТТН) в сочетании с счетом-фактурой.
Основным документом будет ТОРГ-12 — товарная накладная. При перевозке товара со склада поставщика на ваш склад, используется товарно-транспортная накладная, которая отличается от товарной накладной наличием раздела о транспорте и отсутствием описания товара. Эти документы могут одновременно служить как доказательство получения товара получателем и как подтверждение поставки поставщиком, поэтому они оформляются в двух экземплярах.
Подробнее про товарную накладную и ТТН рассказывали в этой статье.
Второй документ — счет-фактура. Если вы плательщик НДС, необходимо собирать счета-фактуры для каждого входящего товара. Без них вы не сможете учесть НДС.
Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и ген директора.
При возврате товара следует запросить у поставщика скорректированный счет-фактуру, так как НДС будет учитываться только по части товара, которая вам поставлена.
- Для случаев, когда в стоимость включены услуги перевозки, используйте универсальный передаточный документ (УПД) вместе с товарно-транспортной накладной (ТТН).
Универсальный передаточный документ (УПД) включает все необходимые данные, требуемые как для счетов-фактур, так и для других первичных документов. УПД по сути объединяет функции товарной накладной и счета-фактуры, и может использоваться вместо них.
Инструкция: Порядок приемки товара по качеству и количеству
1. Подготовьте помещение
Перед тем как начать приемку товара, рекомендуется:
- Обеспечить наличие свободного места на полках и стеллажах.
- Разграничить зоны для избежания путаницы между уже размещенным и новым товаром.
- Подготовить инструкцию для сотрудников о процедуре приемки товара и разместить ее на видном месте.
2. Проведите первичную проверку
Первичная проверка включает в себя следующие этапы:
- Проверка транспортного средства на предмет повреждений.
- Контроль температуры и других условий перевозки.
- Проверка целостности упаковки, наличия пломб и маркировки.
О любых обнаруженных повреждениях или нарушениях целостности упаковки необходимо сразу сообщить поставщику.
3. Проведите проверку товара по количеству
При проверке товара по количеству сотрудник обязан:
- Проверить упаковку и контейнеры, произвести пересчет, взвешивание товаров.
- Сопоставить коды маркировки из накладной с фактическими.
- Проверить содержание документации: информацию о поставщике, цены, наименования товаров.
При любом несоответствии следует немедленно уведомить поставщика или соблюдать установленный договором срок. Важно, чтобы наименования на упаковке, в сертификатах соответствия и сопроводительных документах совпадали, иначе возможны штрафы.
Помимо других этапов приемки, при получении алкогольной продукции необходимо подтверждение в системе ЕГАИС.
Если все документы соответствуют факту и верно заполнены, ставится печать организации и подпись. При обнаружении недостачи процесс приемки приостанавливается, осуществляется повторный подсчет и взвешивание, после чего составляется протокол о недостаче.
Для дальнейшей проверки потребуется доставить груз в нужное место и произвести его распаковку.
4. Проведите проверку товара по качеству
Проверка по качеству включает в себя следующие шаги:
- Сравнение с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой.
- Визуальный осмотр изделий по их внешнему виду, текстуре, основной комплектации.
- Оценка продуктов, склонных к быстрой порче, на наличие запаха.
Существует два метода проверки: полная и выборочная. При полной проверке распаковываются все грузовые места без исключения. При выборочной проверке проверяются лишь некоторые места, детали которых могут быть оговорены в договоре поставки.
При повреждении транспорта или упаковки всегда следует проводить полную проверку.
Какие товары покупатель имеет право не принимать?
- Товар, который просрочен или не соответствует указанным срокам годности в договоре.
- Импортный товар без русифицированных этикеток (согласно Закону о защите прав потребителей).
- Товар без обязательных документов, таких как инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия, технический паспорт, или комплектующие (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).
- Изделия с повреждениями, царапинами, вмятинами, или дырками (в соответствии с Гражданским кодексом РФ).
В случае, если товар не соответствует условиям договора, покупатель должен документально зафиксировать несоответствие и предъявить претензию поставщику.
5. Заключите договор или составьте протокол о расхождениях
Необходимо поставить свою подпись в сопроводительных документах, наложить печать и передать представителю поставщика или перевозчику. Процедура приемки считается завершенной, когда стороны подписывают акт о приемке товаров или соглашение без замечаний и разногласий.
Согласно требованиям, этот документ должен содержать следующие элементы:
- дата и место составления;
- регистрационный номер;
- наименование продукции, количество, комплектацию и цены;
- информацию о участниках сделки — поставщике и заказчике;
- полные имена ответственных лиц с обеих сторон;
- подтверждение завершения сделки и отсутствия разногласий;
- подписи и печать.
Если выявятся дефекты или недостачи, необходимо составить акт о расхождении в течение 5 дней после поставки. Для выявления недостатков, которые невозможно обнаружить сразу при приемке, у вас есть 4 месяца.
Документирование расхождений в количестве и качестве товаров может быть выполнено в разной форме, но удобнее воспользоваться предварительно подготовленными формами, такими как ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 для импортных.
6. Заполните приходную накладную и внесите информацию о приеме продукции в базу данных
С использованием данных из накладной поставщика создается приходная накладная для учета продукции. Товарно-транспортная накладная необходима для подтверждения процесса передачи продукции между сторонами договора, включая списание у поставщиков и оприходование у заказчиков.
Сроки приемки
Сроки приемки обычно обозначаются в договоре поставки. Иначе действуют нормы, представленные в инструкциях П-6 и П-7.
Приемка по количеству:
- В открытой или поврежденной упаковке, либо без нее — немедленно при получении;
- По весу брутто или количеству мест — немедленно при получении;
- По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте — в течение 10 дней;
- По весу нетто или количеству единиц товара в каждом месте, в случае скоропортящейся продукции — в течение 24 часов.
Приемка по качеству:
- Скоропортящийся товар — в течение 24 часов;
- Товар от поставщика из того же города — в течение 10 дней.
- При доставке товара из другой местности допускается установить срок до 20 дней для обычной непересылаемой продукции.
В случае затруднительных климатических условий в регионе, временные рамки расширяются: для пищевой продукции — до 40 дней, для галантерейных и хозяйственных товаров — до 2 месяцев.
Недостача, недопоставка, пересортица
Можно выделить следующие виды количественных расхождений:
- Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.
- Недопоставка — когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.
- Излишки — количество товарных единиц превышает указанное в договоре.
- Пересортица — товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.
В случае любого несоответствия, необходимо проверить, имеются ли указания по процедуре обработки расхождений в договоре поставки. Если их нет, следует руководствоваться действующим законом.
Обязательно уведомьте поставщика о выявленных расхождениях и документируйте это. Для этой цели используются два типа документов: акт о расхождении и претензия.
Документы следует направить на юридический адрес поставщика или с помощью электронного документооборота, в зависимости от договоренностей о сотрудничестве. Также можно добавить расчет неустойки.
Акт о расхождении
Формирование акта о расхождении по количеству и качеству возможно в произвольной форме, но удобнее использовать предоставленные формы: ТОРГ-2 для отечественных товаров и ТОРГ-3 — для импортных.
Бланк заполняется лицом, несущим материальную ответственность, в присутствии представителя компании-поставщика, с согласия компании-поставщика можно составить акт и без их непосредственного участия.
Претензионное письмо
В этом документе можно в свободной форме указать, какое количество товара было заказано и сколько из него фактически было доставлено.
В тексте претензии обычно прописывают:
- Дата поставки
- Информация о договоре
- Реквизиты сопроводительных документов
- Суть выявленного несоответствия
- Требования: замена товара, дополнительная поставка, возврат средств и так далее, если это предусмотрено в договоре.
Скачать бесплатно Шаблон Претензионного письма
Корректировка товарной накладной
Если вам был поставлен товар, но в накладной есть ошибки или что-то было упущено, строки с такими позициями вычеркиваются. Каждое изменение должно быть подтверждено подписью лица, принимающего товар на складе или в магазине, корректировки также вносятся в счет-фактуру.
Расхождения: что делать? Инструкция
Покупатель обязан согласовывать все свои действия с поставщиком. Оптимально, если эти действия заранее зафиксированы в договоре поставки.
- Если имеется недостача или недопоставка:
- Потребовать доставку недостающего товара при следующей поставке.
- Отказаться от продолжения поставки и вернуть предоставленный аванс.
- В случае, если покупатель решает приобрести недостающий товар у другого поставщика, требовать компенсацию расходов.
- Претендовать на другие условия, если они предусмотрены в договоре поставки.
- Когда имеются излишки:
- Вернуть излишек поставщику.
- Вернуть всю партию товара, если это соответствует условиям договора.
- Принять всю партию товара, включая излишек, если такое право предоставлено директору компании.
- При пересортице:
- Принять всю партию товара.
- Отказаться от приемки полной партии товара.
- Принять только необходимое количество обоих видов товаров, остальное вернуть.
Ошибки поставщика при поставках
Все расхождения возникают из-за нарушений, допущенных поставщиком в рамках договора.
Иногда возникают случаи, когда невозможно устранить недостатки, и в таких ситуациях покупатель имеет право односторонне расторгнуть договор.
Считается, что нарушение условий договора поставщиком является существенным, если:
- недостатки невозможно устранить в разумный срок для покупателя;
- нарушение сроков поставки имело место неоднократно.
Касательно покупателя, нарушение условий договора считается существенным в случае:
- многократных нарушений сроков оплаты;
- постоянной невыборки товаров.
Для осуществления одностороннего расторжения следует учесть наличие в договоре положений, касающихся ответственности сторон за ненадлежащее исполнение обязанностей. Это освещается в ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44.
Алгоритм одностороннего расторжения выглядит следующим образом (на примере нарушения условий поставщиком):
- В течение 3 дней с момента принятия решения о расторжении, покупатель отправляет заказное письмо поставщику с уведомлением о расторжении договора и разъяснением причин такого решения;
- В течение 10 дней поставщик обязан устранить нарушения;
- Если нарушения устранены в срок, не превышающий 10 дней, то покупатель обязан отменить свое решение согласно ч. 14 ст. 95 ФЗ № 44. Если такое решение не отменено, оно вступает в силу на 11-й день.
Как автоматизировать процесс поставки?
Процесс поставки можно упростить, снижая нагрузку на сотрудников. Для автоматизации процесса приема поставки товара на складе можно предпринять следующие шаги:
- Внедрить систему считывания штрихкодов. Использовать терминал сбора данных с встроенным сканером штрихкодов и сканер штрихкодов для быстрого и точного считывания кодов с упаковок товаров.
- Интегрировать сканер штрихкодов с ККТ, компьютером или POS-терминалом. Обеспечить автоматическую передачу считанных данных о товарах в систему учета и базу данных, минимизируя ручной ввод информации.
- Внедрить принтер этикеток. Использовать принтер для быстрой маркировки товаров этикетками, содержащими необходимую информацию, такую как штрихкод, наименование, описание, цена и артикул.
- Реализовать товароучетную систему. Интегрировать программное обеспечение для учета товаров, которое будет автоматически обрабатывать данные, собранные с помощью сканеров и терминалов, обновлять информацию о наличии и автоматически формировать отчеты.
- Оптимизировать процессы и обучить персонал. Обеспечить обучение сотрудников использованию новых технологий и систем, чтобы гарантировать эффективную и точную автоматизированную приемку товаров на складе.
Где обучить Специалиста по розничным продажам
Институт ЕВИДПО предлагает более 20 курсов по оптовой и розничной торговле. Обучаем в кратчайшие сроки. По итогам выдаем диплом о профессиональной переподготовке: