Документооборот в учреждении 2024

с 2024 года будут введены новые правила документооборота. Документооборот можно будет вести в электронном виде. Расскажем кого это затрагивает, какие документы попадают под обновления , а какие нет

Кадровое дело

Новые правила документооборота 2024

Минтруд вводит новые правила к составу и формам документов.

Согласно ч.1 ст. 22.2 ТК РФ теперь работодатель принимает решение о ведении электронного документооборота: создавать, подписывать и хранить документы можно в электронном виде, не дублируя в бумажном варианте.

С 1 марта 2024 года согласно ч.8 ст. 22.1 ТК РФ применяются единые требования к составу и формам электронных документов.

Требования Минтруда к электронным документам

Всего в этот список вошли 122 документа с указанием статей ТК РФ и кода документа.

Таблицу с наименованиями документов можно посмотреть здесь.

Все документы разделены на группы: приём на работу, рабочее время и время отдыха, оплата труда, охрана труда, образование работника, социальное партнерство, персональные данные, изменение условий трудового договора, прекращение трудовых отношений и иные документы.

Unknown block type: table

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Unknown block type: table

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду «статья 133.1 ТК РФ»

Unknown block type: table

Требования по формату электронных документов:

• основная часть документа в формате PDF/A-1A;

• приложения к основной части документа (при наличии), представленных в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.;

• электронная подпись основной части документа и приложения;

• машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа;

• описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.

Штрафы за неправильное оформление электронных документов будут такими же, как и для бумажных.

Для ИП и малых предприятий — 30-40 тыс. руб.,

для среднего и крупного бизнеса — 100-200 тыс. руб.

Организация документооборота

Несмотря на новые правила по работе с документами, не все разрешено вести в электронном формате. Мы подготовили для вас список документов, необходимых кадровому работнику на 2024 год:

Как перейти на электронный документооборот

1. Прописать в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

1. Изучить схему бумажного документооборотаи перевести ее в электронный формат. Обратить внимание на то, сколько сотрудников задействовано, кто имеет право подписи, какие этапы и где возникают задержки документов. Это позволит ответственным за документацию видеть, на каком этапе ведется работа с нужным документом, кто с ним работает и предотвратить затерянность документов или задержку.

1. Оформить электронную подписьдля сотрудников, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи у руководителя еще нет, ему нужно обратиться в налоговую по этому вопросу. Остальные сотрудники могут приобрести свои подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.

1. Определиться с работой ЭДО, а именно каким техническим решением воспользоваться:

онлайн версия сервиса подойдет для 100 и менее документов в месяц;

интеграция ЭДО в учетную систему компании будет удобнее, если объем документов большой.

1. Выбрать оператора ЭДО. Спросите у контрагентов, с какими операторами они уже работают и определитесь с лучшим для себя.

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

1. Подключение контрагентов. После принятия компанией приглашения в сервисе можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Что это значит для бизнеса

Электронный документооборот (ЭДО) можно вести на сайте «Работа в России» или в собственном информационном сервисе вашего бизнеса.

Если вы ведете ЭДО в кадровой учетной программе, то, скорее всего, функционал к 1 марта будет доработан, и вам что-то делать из-за введения новых требований не придется.

Повышение квалификации сотрудников

У нас в институте ЕВИДПО есть около тысячи курсов, на которых можно обучить в кратчайшие сроки любого работника. А по окончанию курса будет выдан вот такой документ:

Итоги

С 1 марта 2024 года вводят новые правила по работе с документами. Теперь к составу и форме электронного документа применяются единые требования.

Всего в список документов, которые могут быть только в электронном варианте (без бумажного аналога) состоит из 122 документов с указанием статей ТК РФ и кодов документов. Список можно посмотреть здесь.

Переход на ЭДО бюджетных учреждений в 2024 году

Многих бухгалтеров-бюджетников пугает применение электронной первички. Но если разбирать приказы Минфина внимательно, то бояться особо нечего.

График ЭДО 34 Кб

Не все сразу

С 1 января 2024 года все государственные и муниципальные учреждения при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета должны применять формы электронных документов, утвержденныеприказами Минфина от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н.

При этом учреждения могут применять и привычную «бумажную» первичку, утвержденную в составе приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Практически все утвержденные Минфином формы электронной первички лишь дополняют привычный документооборот учреждений, а не заменяют «бумажные» документы.

Поэтому лучше подготовиться к тому, что придется вести и ЭДО и «бумагу». По каким новым правилам нужно переходить на ЭДО смотрите на курсе «Все новые правила 2024 для бухгалтеров».

Постепенное вытеснение «бумаги» начнется только с 2024 года, когда учреждения начнут применять формы электронной первички, утвержденные приказом Минфина от 07.11.2022 № 157н. Этим приказом Минфин дополнил перечень форм, утвержденных Приказом № 61н, новыми шестью электронными формами.

Тема очень широкая, мы постараемся рассказать подробнее о формах в других статьях.

Условия для ЭДО

Применение ЭДО зависит не только от того, есть ли необходимое ПО на компьютере пользователя, но и от устойчивости каналов связи.

Бухгалтер не сможет ни принять, ни создать электронную первичку, если учреждение будет отключено от электричества (что вполне может произойти, например, в сельской местности, где работы по устранению аварии могут занять больше времени, чем в городе), или связи, а также в случае поломки оборудования.

Напомним, что согласно п. 3 ст. 9 закона о бухучете первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. В случае форс-мажорной ситуации документ нельзя будет составить ни при совершении, ни после окончания факта хозяйственной жизни.

Кроме того, сотрудники учреждения должны иметь доступ к рабочему месту, на котором они смогут создать электронный документ. Обеспечение некоторых учреждений современными компьютерами тоже местами под вопросом.

Поэтому, необходимые организационно-технические условиядля существования ЭДО рекомендуем закрепить в локальном акте, например таким образом:

Приказ (выдержка)

1. Применение ЭДО в учреждении обеспечивается при одновременном соблюдении следующих условий:

• установка бухгалтерской программы, поддерживающей использование электронных первичных документов и их электронных образов;
• наличие устойчивого канала интернет-связи на рабочим месте сотрудников со скоростью не менее 100 Мб/сек;
• бесперебойное поступление электричества на рабочие места сотрудников учреждения;
• выделение отдельного рабочего места с доступом к ЭДО всем сотрудникам.

Отсутствие хотя бы одного из указанных условий может стать достаточным основанием для применения документооборота первичных учетных документов на бумажных носителях.

Решение о применении первичных учетных документов на бумажных носителях принимает главный бухгалтер после уведомления руководителя учреждения.

Приведенная выше выдержка из локального акта позволяет выполнить требованияЗакона о бухучетенезависимо от обстоятельств.

Таким образом, в учреждении будет обеспечена непрерывность ведения бухучета в течение рабочего времени независимо от внешних факторов.

Ответственные за составления документов лица

Внедрение ЭДО вовсе не означает, что только бухгалтер будет работать с электронной первичкой. Бухгалтер – лишь «конечный потребитель» в цепочке ЭДО.

Разберем это на примерах.

Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512)

Согласно Методическим указаниям, утвержденным приказом Минфина № 52н, решение о командировании ф. 0504512 заполняет работник (подотчетное лицо) или иное лицо, уполномоченное на его заполнение.

В учреждениях таким уполномоченным лицом, как правило, является работник отдела кадров. Именно кадровик подписывает простой электронной подписью(ПЭП) показатели подраздела 1.1 раздела 1 «Условия командирования» таблицы «Место и сроки командирования».

Далее в создании решение о командировании ф. 0504512 участвует руководитель структурного подразделения, финансист и руководитель учреждения.

Бухгалтер в этой форме указывает справочную информацию о суммах задолженности по ранее выданным работнику в подотчет денежным средствам и представленным им отчетам.

Полностью оформленное решение о командировании (ф. 0504512) руководитель утверждает и подписывает ЭЦП.

Аналогичным образом происходит оформление:

• изменения решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
• решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• изменения решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).

Отметим, что решение о командировании (ф. 0504512) и вышеназванные формы применяют для оформления в электронном виде решений работодателя о направлении работника в служебную командировку и расчета размера командировочных расходов.

То есть решение о командировании ф. 0504412 можно оформлять взамен традиционной «бумажной» формыПриказа о направлении в командировку (ф. 0301022). Но электронную форму можно создать и при наличии «бумажного» приказа ф. 0301022, если его создание предусмотрено графиком документооборота.

Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)

Согласно Методическим указаниям, утвержденным Минфином приказом № 61н, учреждения применяют такую ведомость в случае подключения к ГИС «Электронный бюджет»или ведомственной информационной системы, обеспечивающей администрирование доходов бюджетов и (или) ведение бухгалтерского учета.

Учреждения, которые не подключены к ГИС «Электронный бюджет»или ведомственной системе, данные формы использовать не смогут. Аналогичные указания о применении ГИС «Электронный бюджет» или ведомственной информационной системы даны и в отношении акта о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436), решения о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф.

0510445).

Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518)

Эту заявку нужно применять для формирования в электронном виде расчета потребности в финансовом обеспечении расходов закупки товаров (работ, услуг) для собственных хозяйственных нужд.

Но, если такая потребность уже рассчитана и определена, например, в плане-графике закупок, то использовать такую форму в целях бухучета не целесообразно.

Другим словами, если внимательно проанализировать Методические указания Минфина, утвержденные приказами № 52н и № 61н, то окажется, что для организации ЭДО учреждению нужно всего 5-8 форм из утвержденного Минфином перечня электронной первички.

Вот эти формы и нужно указать вграфике ЭДОв 2024 году.

Примерный график ЭДО учреждения в 2024 году

• электронный документооборот
• ЭДО
• приказ Минфина
• ведение бухучета

Как изменится электронный документооборот с 2024 года для бюджетного учета

Объясняем, что нового будет в ЭДО и чего ждать дальше.

С 2024 года в силу вступают положения приказа Минфина России от 15.04.2021 года № 61н. По этому приказу все субъекты учета государственных финансов обязаны перейти на электронный вариант оформления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.

Состав новых документов

• Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)
• Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)
• Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)
• Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)
• Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442)
• Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433)

2. для учёта начисления доходов, в т.ч. для администраторов и главных администраторов доходов бюджета:

• Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)
• Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432)
• Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837)
• Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838)

3. для отражения движения дебиторской и кредиторской задолженностей:

• Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)
• Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета _______ (ф. 0510437)
• Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)
• Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446)

4. для организации инвентаризации:

• Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)
• Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)
• Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)

Кроме того, с 2024 года будут использованы в работе регистры учета:

• Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213)
• Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095)
• Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)

Научим всему, что необходимо для работы в 2024 году на ОСНО. Вы сможете вести учет организаций и подразделений, сдавать отчетность без ошибок и штрафов, брать клиентов на бухгалтерское обслуживание. От первички до отчетности: экспертный курс и официальное удостоверение о профподготовке.

Посмотрите бесплатно урок и записывайтесь.

Требования подписям новых электронных документов

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью либо простой электронной подписью.

Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения или уполномоченного им лица.

Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, ответственный за формирование электронного документа не заполняет.

Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них и квалифицированной ЭП.

В электронных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет руководитель учреждения (уполномоченное лицо).

В случае, если документ требует подписание комиссионно, то правила приказа № 61н требуют заполнения Листа голосования, который также содержится в формах приказа № 61н.

Лист голосования подписывается членами комиссии простой ЭП и председателем комиссии ЭЦП. При подписании членами комиссии листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отображаются подписи членов комиссии.

Квалифицированные ЭП, помимо руководителя, потребуются для главного бухгалтера, кассира и председателей комиссий.

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

До 8 сентября действует 77% скидка на курс с официальным удостоверением о повышении квалификации. , начало обучения 11 сентября

Алгоритм перехода на ЭДО с 2024 ода

В бухгалтерских программах (например, в 1С:БГУ) есть возможность с 2024 года перейти на ЭДО. Для этого в конфигурации БГУ прописываются роли пользователям, ответственным за оформление и подписание электронных документов, которые путем доступа в программу под своим логином и паролем могут осуществить заполнение документа и подписание его простой ЭП, а при необходимости и наличии ключа и сертификата – квалифицированной ЭП.

При переходе к использованию электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо провести подготовительные мероприятия организационного и технического характера.

Мероприятия организационного характера

1. определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов, идентифицировав, кто из них подписывает простой, а кто квалифицированной электронной подписью
2. определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете
3. внести дополнения в график документооборота, правила документооборота и технологию обработки учетной информации, информацию об особенностях порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов
4. разработать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных ЭП
5. разработать регламент обеспечения архивного хранения электронных документов с наделением данных функций соответствующих сотрудников учреждения
6. инструктаж работников (ответственных лиц и членов Комиссии) на предмет порядка работы в программных продуктах, позволяющих заполнять и подписывать электронные документы

Мероприятия технического характера

1. обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью
2. дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц, подписывающих электронные документы (членов комиссии, ответственных лиц и пр.)
3. подготовить рабочие места с доступом в программу бухгалтерского учета, где должностные лица будут формировать электронные документ (при отсутствии облачной системы)
4. подготовить сервер, жесткие диски или предусмотреть иные варианты хранения электронного архива в двух экземплярах для обеспечения сохранности электронных документов, например на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, в информационной системе архива (см. п. 7.1 Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24)?

Сложности перехода

Многие учреждения не смогут перейти полноценно на приказ 61н. Почему? На это влияют:

• условия низкой компьютерной грамотности ответственных сотрудников учреждений, которые должны самостоятельно заполнять электронные документы, их недостаточная организационная дисциплина;
• ограниченность бюджетов организаций госсектора на обновление и настройку программных продуктов, а также закупку дополнительных мощностей для работы и хранения электронного архива.

Обращаем внимание, что переход наприказ № 61нявляется обязательным с 2024 года.

Однако в приложении № 5 п. 6 приказа № 61н указано, что в случае отсутствия организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов и регистров учета применяются формируются на бумажном носителес одновременным представлением бухгалтеру электронного образа (скан копии) такого документа.

Поскольку Минфин России постепенно вводит еще документы в приказ № 61н, которые начнут использоваться с 2024 года (приказ Минфина от 28.06.2022 г. № 100н), то организационно выгоднее и по трудозатратам, и по ресурсозатратам взять паузу: т.е. с 2024 года, формировать документы по приказу № 61н на бумаге, подписывать «живыми» подписями и в бухгалтерию передавать бумажный вариант и его скан-копию.

Для сведения рисков замечаний со стороны контрольных органом рекомендуем:

• направить руководителю служебную записку о необходимости организации перехода на ЭДО;
• совместно со ИТ-специалистами, контрактной службой и пр. компетентными работниками собрать информацию в виде коммерческих предложений о стоимостной оценке настройки программных продуктов и стоимости компьютерной техники для обеспечения перехода на ЭДО;
• сформировать заключение, что отсутствуют технические возможности для реализации ЭДО в 2024 году.

• бюджетный учет
• ЭДО
• переход на ЭДО
• электронный документооборот

Автор: Мария Беляева, старший преподаватель Департамента общественных финансов Финансового университета, член Института профессиональных бухгалтеров России, член Института внутренних аудиторов